谈依照新版《法定计量检定机构考核规范》编制质量体系文件应注意的问题.doc

谈依照新版法定计量检定机构考核规范编制质量体系文件应注意的问题 摘要：JJF1069-2012法定计量检定机构考核规范自2012年6月正式实施以来，各法定计量检定机构均以新版的考核要求修编质量管理体系文件， 本文从法定计量检定机构考核规范的主要变化内容，结合计量工作的特点及编制体系文件时的体验，谈谈县级机构编制新版的质量管理体系文件应注意的问题。 关键词：法定 计量检定机构 质量体系文件 编制 计量是国民经济的重要技术基础，关系经济发展、科技进步、人身健康、财产安全和环境保护等各个领域。随着经济全球化的发展，各国的法定计量检定机构都面临着新的形势和新的要求。随着计量监督范围的扩大，法定计量检定机构承担了用能产品能效标识检测、商品包装计量检验等一些新的为计量监督提供技术保障的工作，同时对型式评价也提出了更高的要求，为适应新的国家标准和技术规范、社会环境的需要，国家对JJF1069-2007法定计量检定机构考核规范进行了修订，并于2012年颁布实施JJF1069-2012法定计量检定机构考核规范。 本所根据新的考核规范要求组织人员编写质量管理体系文件，并按照管理体系文件实施管理，形成：“人人有职责，事事有程序，作业有标准，体系有监督，不符合有纠正”的完善管理体系。 笔者根据编写过程中的体验谈谈应注意的几个问题。 一、参与编写的人员要统一意见，明确新旧法定计量检定机构考核规范（以下简称规范）的主要变化内容。 在JJF1069-2012法定计量检定机构考核规范实施指南中，对JJF1069-2007与JJF1069-2012两者主要内容的变化进行了详细的论述，质量体系文件参与编写的人员除了熟知这些变化的同时，对增加的条款是否适合本单位实际要统一意见。例如：在JJF1069-2012法定计量检定机构考核规范中，增加用能产品能源效率标识计量检测项目，对型式评价也提出了更高的要求，但本所为县级法定计量检定机构，不具备对新计量器具型式评价的考核资格，且目前不具备用能产品能源效率标识计量检测项目的检测，因此在编制质量体系文件时应该将此项内容略去。又如，在组织与管理中，增加了“业务管理实现信息化，系统运行可靠”的业务管理要求，对于本所而言，实现业务管理信息化系统一体化模式目前还无法实现，但是单位已有设想，那么在编制这一条时，可加上条件性的限制，即规定目前的业务管理仍以目前的多模块分割式的信息录入形式，同时又增加一条，一旦业务管理变更为业务管理信息化系统一体化模式，本所将以新的业务管理信息化系统作为业务管理模式，并在质量体系文件中后面相关内容中做出对应的规定，这样编写以保证文件化的管理体系文件与现实运行的管理体系相一致。如此这样，一旦统一了意见，各编写人就明白自己如何编制相应分配的内容，不至于质量体系文件前后内容冲突。 二、结合计量工作的特点，切合本单位实际，制定质量方针和质量目标。 质量方针是组织的最高管理者正式发布的该组织的质量宗旨和方向，是最高管理者对本组织的指导思想和承诺。质量目标是通过各种活动所能达到的总体目标，是可测量和可量化的。质量方针和质量目标是质量管理体系的导向。制定质量方针和质量目标能为组织提供关注的焦点，帮助组织使用其资源达到这些预期的结果，成为组织内全体职工的工作准则和价值取向，也是最高管理者将组织引向何处的决策方向，同时质量目标的实现表明了产品的质量达到了预期结果，证明了质量管理体系运行有效。 依照JJF1069-2012法定计量检定机构考核规范编制质量体系文件，最高管理者应首先切合计量工作的职能和本单位实际，明确本单位的质量方针，制定与本单位计量工作相适应、与质量方针相一致并可以量化和测量的质量目标，并在此基础上建立各部门的分解质量目标系统，列出质量体系要素与部门职能分配表，同时各部门在充分理解质量目标精神的基础上，积极贯彻落实，加强产品实现过程中各环节的管理与控制，明确责任，才能保证质量管理体系有效运行。 三、编制质量体系文件的过程中要注意各文件之间的对应性、符合性和协调性。 首先应注意质量体系文件编制的系统性和对应性，对质量体系文件结构进行策划，并覆盖JJF1069-2012法定计量检定机构考核规范全部相关要素的要求和规定。 质量体系文件分三个层次，分别是质量手册、程序文件、作业指导书。质量手册是机构的纲领性文件，反映一个组织的系统特征，对影响产品质量形成过程的各要素作出统一的规定。程序文件是为进行某项活动或过程所规定的途径，是质量手册的支持性文件，他包括了质量体系中采用的全部要素的要求和规定。所以质量手册中对某一要素的描述，在程序文件中就有对应此要素的活动或过程的要求和规定。而作业指导书是实际操作的指导。表单及记录是属于程序文件及作业指导书追溯的依据。因此，这三层文件是相互依存，一一对应的。 在依据JJF1069-2012法定计量检定机构考核规范编制质量体系文件时，除了按照考核规范构建质量手册的文件框架，同时注意在编制程序文件时映射质量手册对应的规定和要求，为防止出现不对应的情况，方法可采取编制考核规范与手册条款、程序文件及记录对照表的方式一一列出考核规范各条款、质量手册与考核规范对应条款、与质量手册对应的程序文件、与程序文件对应的记录文件。依照此表编制就可以达到质量管理体系文件在编制过程中既不偏离考核规范的条款要求，又能使质量手册的规定和要求在程序文件中有对应的活动及过程，同时又有相关的记录可以作为追溯，使整个质量体系文件实现一一对应。 其次是注意编制的符合性。质量体系文件的编制应符合本单位的业务流程，具体的控制要求以满足本单位需要为度，而不是越多越严就越好，就是说要适度。太严苛了，即达不到管理的效果，也容易引起职工的反感，激化矛盾，难以实现预期的目标。当然也不能定的太低。总之就是要适度。通过清楚、准确、全面和简单扼要的表达方式，实现唯一的理解，所有文件的规定都应保证在实际工作中能完全做到。 第三就是注意质量体系文件编制的协调性。 文件和文件之间应相互协调，避免产生不一致的地方。从整体结构上来讲，针对编写具体某一文件时，应该紧扣JJF1069-2012法定计量检定机构考核规范中的相关条款，明确文件的目的、范围及相关要求的信息，在本单位的质量体系文件中尽量不要描述与之范围之外的活动，以免产生歧义。 质量体系文件中的所有规定除了围绕考核规范、技术标准、管理制度的要求，同时要在文件中描述出组织机构中各部门及岗位的地位和作用。也就是说某项活动中目的和范围是什么，由组织机构的哪一部门、哪一个岗位来执行，这就需要有一个明确的组织机构图。组织机构框图是最常见的表现部门、岗位、职工关系的一种图表，形象的反映了组织内各机构、岗位上下左右相互之间的关系，她是组织机构的直观反映，也是对该组织功能的一个侧面诠释。所以，通过组织机构图明确组织内部各部门组成及各部门职权和功能关系。从而明确质量手册中相关规定和要求的执行机关。有助于各关系接口的协调衔接。所以质量体系文件之间的协调亦是组织机构中各部门及各岗位职能关系的体现，所以编制中要注意结合组织机构图， 认真处理好各个过程的接口，避免各个活动的不协调或职责不清。 第四就是编写质量体系文件的文字要求。 在编写质量体系文件时，一方面职责要分明，语气要肯定，不要使用“大致”、“基本” 、“可能”之类模棱两可的词语，另一方面质量体系文件整体结构清晰，文字简明，文风一致，遵循“最简单、最易懂”的原则，不要使用晦涩难懂的语言，影响质量体系文件的宣贯。 四、加强内部质量体系的审核 体系文件编写完成后，要试运行一段时间，这方面各单位可以根据自己的实际情况，规定试运行的时间。试运行过程中，一方面要加强体系文件的宣贯力度，保证过程中的每一个环节、每一环节上的管理人员都能明确知道自己的工作范围和职责权限，这是保证文件化的质量体系文件运用到实际的管理工作中能有效运行的关键；另一方面要加强各部门之间的沟通与交流，对运行中提出的问题加以汇总。新的质量管理体系运行过程中肯定会存在各种问题，各部门之间的配合十分重要，作为最高管理者应注意加强部门间的关系协调，保证质量管理体系的试运行基本通畅，对存在的问题，及时予以记录。 质量管理体系阶段性运行结束后，应召开一次内部审核会议，对试运行阶段存在的问题进行讨论，达到各部门的共识，统一各部门的意见，为文件化的质量管理体系文件的实施提供保障。因此，此次内审尤为重要，是考核文件化的质量管理体系文件与本单位实际工作是否相适应的重要工作。审核结束后，修改不适应本单位的条款，对质量管理体系运行的效果给予评价， 最后由单位最高管理者批准实施。 总之，JJF1069-2012法定计量检定机构考核规范编制计量检定机构质量体系文件，应明确JJF1069-2007与 JJF1069-2012的内容和要求的变化，编制过程中要制定切合本单位实际的质量方针和质量目标，确立组织机构关系，明确岗位设置和各岗位职责，注重体系文件之间的对应性、符合性和上下左右岗位关系的协调及文件之间的协调性。加强内部审核，寻找质量提升的途径，只有这样，才能编制出符合考核规范，符合单位实际的真正行之有效的管理体系文件，才能真正在其指导下使机构的管理体系运行正常。 参考文献： 1JJF1069-2012法定计量检定机构考核规范实施指南， 2012 2JJF1069-2007法定计量检定机构考核规范实施指南， 2007 3JJF1001-2011通用计量术语及定义，2012 作者简介： 缪云，女，1969年1月出生，现在在沙湾县质量与计量检测所工作，高级工程师， 2001年国家注册棉检师、2004年国家注册质量工程师、2011年国家一级注册计量师.