社会责任控制程序(管理体系内部审核控制程序).doc

1 目的 定期审核公司社会责任管理体系，验证社会责任管理体系运行和相应的结果是否符合行业社会责任管理标准的要求和公司社会责任管理体系文件的规定，保证社会责任管理体系有效实施和保持。2 范围 本程序适用于公司内部开展的社会责任管理体系审核。3 职责3.1管理者代表负责领导内部社会责任管理体系审核工作，批准审核计划，任命审核组长和组员，审批审核报告。3.2 办公室为本程序的归口管理部门，质控部协同办公室完成审核，a) 制定年度内部质量审核方案；b) 组织实施内部社会责任管理体系审核；c) 保存有关的审核记录；d) 跟踪纠正措施完成情况，组织内审员进行效果验证。3.3 受审核部门经理职责a) 积极配合审核组工作；b) 针对审核组提出的不符合项制定并实施相应的纠正措施。3.4 审核组长职责a) 制定审核计划；b) 组织审核组编制检查表c) 组织审核员实施现场审核d) 编制审核报告3.5 审核员职责 根据审核组长安排编制检查表，实施现场审核并向审核组长汇报情况，负责填发“不符合项报告”。4 工作程序4.1 年度内审方案的管理4.1.1 当对全公司整个社会责任管理体系进行内部审核时，管理者代表是内部审核方案的管理者。当对某部门或过程进行内部审核时，由管理者代表授权一名管理人员作为内审方案的管理者。4.1.2 内审方案管理者的职责：a) 编制内部审核方案，包括： 确定内审方案的目的、范围和期限； 审核的依据； 审核的频次； 审核的范围； 审核的方法； 审核组成员选择及其审核员能力评价和培训的安排； 资源的需求（如是否需外部专业机构指导等）； 内审的评价方式等；b) 制定职责和程序，并确保资源的提供；c) 确保内审方案的实施；d) 保存适当的内审方案记录；e) 监视、评审和改进内审方案。4.1.3 公司发生下列情况时，应由管理者代表决定增加审核的频次：a) 公司社会责任管理体系运行有明显问题或问题较多时；b) 公司发生重大健康安全事故或相关方社会责任投诉连续发生时；c) 在第三方社会责任管理体系认证前一、二个月；d) 公司的经营政策、经营策略、组织结构、产品结构发生重大调整时；e) 市场发生重大变化时；f) 社会责任因素适用的法律法规和其他要求发生重大变化时；g) 利益相关者有合理的要求时；h) 公司发生重大社会责任事故时。i) 社会责任管理标准发生重大修改时；j) 管理者代表认为有必要进行审核的其它情况。4.1.4 质控部协助管理者代表或其他审核方案管理者具体组织管理和实施审核方案，保存记录，并与各方面保持联系。4.2 审核准备4.2.1 成立审核组 根据年度内审方案，由管理者代表任命审核组长和审核组成员，组成审核小组。审核组长全面负责审核工作。4.2.2 审核组长负责编制“管理体系内部审核计划”，经管理者代表批准后，应在审核前三日内将具体审核计划下发至各被审核部门，委派的审核员（资格内审员）应与被审核部门无直接责任关系。4.2.3 收集、审阅文件 全面覆盖性审核，审核组在审核前一周集中，收集、熟悉文件。目的在于：熟悉情况，掌握要求，为实施审核做好依据性准备。在熟悉文件的同时，检查审阅文件的符合性，如发现文件不符合，应做好记录且不能作为审核依据。4.2.4 编制审核检查表内审组长根据审核实施计划的安排，组织内审员编制“审核检查表，作为现场审核提纲。4.3 审核的实施4.3.1 首次会议4.3.1.1 首次会议由审核组长召集，公司级领导、审核组全体成员、受审核部门的经理参加并签到。4.3.1.2首次会议由审核组长主持，一般半小时，会议主要内容：a) 向受审核部门的负责人介绍审核组成员；b) 重申审核的范围和目的；c) 简要介绍实施审核所采用的方法和程序；d) 审核组长声明审核有关事宜及时间安排；e) 确认审核组和受审核部门之间末次会议和中间数次会议的日期和时间；f) 明确受审核部门在审核期间的资源保障。4.3.1.3首次审核会议的会议记录由审核组负责整理。4.3.2现场检查4.3. 2.1 审核员按照审核检查表上的检查项目逐项检查，认真做好记录。检查可根据其必要性采取面谈、查阅文件、观察现场操作情况三种方式获取证据。4.3. 2.2 对于面谈获得的信息应通过实际观察、测量和记录等其他方式予以验证。在检查中，审核员首先要确认检查的项目是否有明确的规定和要求，相关的质量活动是否有明确的、切实可行的程序，并应检查实施情况。4.3.2.3 在审核过程中，审核组长认为有必要时，可以适当地调整审核员的工作任务和审核计划。4.3.2.4 当发现有不符合项时，审核员应及时填写“不符合项报告”，并要求受审核部门经理或相关人员对不符合事实予以确认。4.3.3审核结果的汇总分析4.3.3.1审核员应将所有检查结果记录在审核检查表上，并从以下几个方面进行汇总分析：a) 从发现的不符合项来汇总分析；b) 从发展趋势来分析。将上次内审时发现的不符合总数及其构成与这次的相比较或从对上次纠正措施完成的情况及有效性的分析来看质量管理是否进步；c) 总结部门社会责任管理工作的优点。4.3.3.2在所有工作都被审核之后，审核组应进一步整理、审核检查结果，确定不符合的性质和严重性。4.3.3.3 不符合项的提出应当按照审核所依据的标准或其他相关业务文件中相应条款的要求，社会责任管理体系审核中可能发现以下三种不符合：a) 体系性不符合：社会责任管理体系文件与有关的法律、法规、质量保证标准、合同等要求不符，不能满足要求；b) 实施性的不符合：公司的文件规定未得到有效实施；c) 效果性的不符合：由于实施不够认真或某些原因而未能达到规定的效果。4.3.3.4审核组长应和受审核部门负责人一起复核检查结果。所有认为不符合的检查结果都应得到受审核部门的确认。4.3.3.5审核组确定并填写“不符合项报告”。4.3.4末次会议4.3.4.1 审核结束时，在起草审核报告之前，审核组长组织召开末次会议，参加人员与首次会议相同，并签到。4.3.4.2 末次会议由审核组长主持，向受审核部门负责人通报审核结果，说明不符合报告的数量和分类，并使受审核部门能够清楚地理解审核结果。4.3.4.3 末次会议的记录由审核组负责整理。4.3.5审核报告和记录4.3.5.1审核报告的编制管理体系内部审核报告是内部审核的总结，由审核组长负责编写，并对审核报告的准确性和完整性负责。审核报告内容包括：a) 审核目的和范围；b) 受审部门和日期；c) 实施审核所依据的文件、程序和标准；d) 审核员姓名及签字；e) 审核情况及审核结论4.3.5.2审核报告的分发a) 审核报告由审核组长提交管理者代表审批后，向受审核部门负责人提供审核报告的复印件。除此之外的分发应由审核组长提出并经管理者代表批准。b) 审核报告一般应在审核结束后十日内发布。如审核报告不能在规定期限内发布，应向管理者代表和受审核部门说明推迟发布的理由，并确定新的发布日期。4.3.5.3审核记录的保存审核报告及相关记录应依据记录控制程序的规定妥善保存，保存期5年，相关记录包括：a) 年度审核方案；b) 管理体系内部审核计划；c) 审核检查表；d) 不符合报告；e) 管理体系内部审核报告。4.4 纠正措施4.4.1 纠正措施要求的提出 审核组负责找出并确定不符合项，受审核部门负责制定并实施纠正不符合项或消除其产生原因所需的纠正措施，具体执行纠正和预防措施控制程序。4.4.2 纠正措施建议的认可与批准受审核部门负责人提出的纠正措施的建议经办公室的认可后，报管理者代表 批准后实施。4.4.3纠正措施计划的实施 受审核部门负责人负责制定纠正措施计划并组织实施，征得办公室同意后，在商定的期限内完成，具体执行纠正和预防措施控制程序。4.4.4纠正措施的跟踪和验证 审核组负责对各受审核部门提出的纠正措施实施情况进行跟踪，当纠正措施的实施计划完成后，审核员应验证纠正措施的有效性并在“不符合项报告”的纠正措施验证一栏中签字。4.5 年度审核总体评价管理者代表应监视、评审和改进内审方案的实施情况，并将内审方案和全年审核情况进行总体评价的结果提交管理评审会议评价。4.6 内部社会责任管理体系审核记录由办公室按记录控制程序进行管理和控制。5相关文件5.1纠正和预防措施控制程序5.2 记录控制程序5.3 文件控制程序6相关记录6.1 年度内部审核方案6.2 管理体系内部审核计划6.3 审核检查表6.4 不符合项报告6.4管理体系内部审核报告