社会责任控制程序(文件控制程序).doc

1 目的本程序规定了对文件的编制、审批、发放、使用、更改、作废、回收及销毁等控制要求，以确保对社会责任管理体系有效运行起重要作用的各个场所都能及时得到并使用相应文件的有效版本。2 范围本程序适用于与社会责任管理体系有效策划、运行和控制有关文件（包括适当范围的外来文件）的控制。3 职责3.1 总经理负责审批公司社会责任管理方针、目标、社会责任管理手册和程序文件及公司级管理文件。3.2 副总经理负责审批分管部门制定的作业文件。3.3 办公室负责社会责任管理体系文件的控制管理工作。3.4 质控部负责社会管理体系的编号、确定分发范围、控制修订状态，检查社会责任管理体系文件有效使用情况。4 工作程序4.1 文件类别 a) 社会责任管理手册；b) 程序文件；c) 工作文件：包括作业文件和管理文件；d) 外来文件；e)记录表格。4.2 文件编号 a ) 社会责任管理手册（Quality Manual） XX/SAM001 2010版本（以年代号表示） 社会责任管理手册代码 公司代码b) 程序文件(Management Procedures) XX / SAP-2010公司代码版本（以年代号表示）本部门主控程序文件序列号程序文件代码部门代码 c) 作业文件(Work Instruction)XX / WI- -2010公司代码版本（以年代号表示）本部门主控作业文件序列号作业文件代码部门代码c) 记录表格(Record and Charts)XX/ RC-本部门记录表格列号部门代码记录表格代码公司代码 4.3 文件的编制与审批4.3.1 社会责任管理体系文件由办公室组织、质控部起草，并按办公室规定的格式和要求进行编排。4.3.2质控部部长负责审核文件的适用性和有效性，办公室负责审查文件的符合性及与其他社会责任管理体系文件是否协调一致。如文件涉及多个部门，由质控部负责各相关部门负责人参与共同确定文件的适用性并进行会签，并按以下审批权限进行审批：a) 任管理手册、程序文件、公司级管理性文件由总经理审批；b) 指导文件由部门经理审核后报分管副总审批；4.3.3完整的文件应注明编写人、审核人和批准人，并注明发布日期和生效日期，如是修订的文件应注明最后一次修订日期。4.4 文件的标识与发放控制4.4.1社会责任管理体系文件应字迹清楚，标识清楚，可以文件编号、文件名称、文件分发号作为标识进行追溯并控制。有效的社会责任管理体系文件应有“受控”标 识，以防止复印件的流传造成文件失控。4.4.2办公室建立“社会责任管理体系文件清单”，并按照上述规定的编号规则给定文件编号并与相关部门确定文件的分发范围。文件的分发范围应满足对社会责任管理体系有效运行起重要作用的工作岗位，得到相应文件的有效版本。4.4.3 办公室根据确定的分发范围分发社会责任管理体系文件，建立社会责任管理体系文件发放控制记录，文件发放时由部门文件管理员进行登记签名领取。4.4.4当社会责任管理体系文件破损严重影响使用时，使用部门应向办公室申请更换。申请更换部门应填写“文件领用申请表”，经部门经理签字后，向办公室提交申请并交 回破损文件，办公室批准后换发新文件。换发文件的分发号仍沿用原文件分发号，办公室作相应记录后，将破损文件交办公室按公司规定销毁。4.4.5社会责任管理体系文件丢失时，使用部门应向办公室提交书面补发文件申请，填写“文件领用申请表”，并在申请中阐明原因。办公室在补发文件时应给定新的文件分发号，并注明丢失文件的分发号作废，必要时将作废文件的分发号通知相关部门，防止误用。4.4.6需要扩大文件使用范围或增补文件时，由办公室组织相关部门制作，并加盖“受控”印章后登记发放，部门不得自行翻印复制。4.5文件的管理4.5.1所有文件的收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁等均应严格遵照公文处理规定执行。4.5.2对外提供社会责任管理体系文件时应由部门向办公室提出申请，办公室报经总经理批准后方可对外提供。4.6文件的更改4.6.1操作部门制定的管理性文件可自行修改，修改时应通知办公室并保证所有涉及分发手册的更改。其它社会责任管理体系文件需更改时，更改申请部门应填写“文件更改申请表”并注明更改原因，经更改部门经理签字后按审批权限报请公司领导审批。4.6.2文件更改的审批，一般应由该文件的原审批人（岗位）进行审批。4.6.3文件更改时应考虑更改可能会对其他文件带来的影响，申请部门更改前应与可能受更改影响的各部门中进行沟通，以确保社会责任管理体系文件的相互协调。4.6.4社会责任管理体系文件更改时，办公室发出“文件更改通知单”，部门文件管理员负责将本部门所使用的文件按要求进行更改，并将原社会责任管理体系文件统一交收回交办公室，以确保工作现场有效文件的使用。4.7文件的保存与归档4.7.1社会责任管理体系文件的归档应符合文书档案管理规定的有关要求。4.7.2社会责任管理体系文件经审核批准后，原版文件由办公室妥善保存。为防止存入光盘的文件丢失，所有存入光盘的文件均应有备份，以光盘贮存的文件也应进行标识。4.7.3社会责任管理体系文件由使用部门妥善保存在环境适宜、防火、防潮、防虫蛀鼠害的条件下，确保文件不受损坏。必要时，部门应建立相应的文件目录清单以便于管理。4.7.4 统一归档的文件或资料（非保密）需经文档管理负责人批准后方可查阅文件。如需临时借阅文件，应在申请表中注明，借阅文件应在指定的日期归还文件，到期不归还由文档管理人员负责收回。原版文件一律不外借，以防止文件丢失或损坏。4.8 文件的评审定期评审。在每次内审结束后或管理评审会议前，由管理者代表组织有关部门对社会责任管理体系文件的有效性、适宜性和充分性进行评价，并决定相关文件修订与否。不定期评审。文件使用部门如发现社会责任管理体系文件的有效性、适宜性、充分性有缺失之处时，可向管理者代表提议召集会议，进行文件评审。对文件评审后意见的处理按本程序“文件的更改”条款执行。4.9 文件的回收与销毁a) 文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版，换发新文件，原版次文件同时作废。b) 作废的社会责任管理体系文件由办公室会同办公室根据文件发放记录收回并记录。收回的作废文件由办公室按公司规定统一销毁或另行处理。c) 对出于法规和（或）保留信息的需要而留存的档案文件和资料，应由使用部门应对这些文件进行明显标识，加盖“参考资料”印章后与有效文件隔离保存。4.10 外来文件的控制4.10.1 需要受控的外来文件包括：a) 适用的社会责任相关国家法律、法规；b) 上级机关下发的文件；c) 政府各行业主管部门下发的文件等。4.10.2 办公室负责识别、收集和控制与公司管理体系有关的法律法规和行业标准等通用外来文件的管理，并建立外来文件发放记录。应经常通过网络、标准出版 社目录、与主管单位联系等渠道，使以上外来文件能够得到及时补充和更新并确保各部门及时得到有效版本。对于法律法规及其他要求文件的控制详见法律法规和其他要求识别与合规性评价控制程序。4.10.3 公司收到的外来文件，如直接用于公司生产经营方面的，报公司领导审阅、签批，并确定发放范围，办公室根据批示，决定向相关部门采取发放、借阅或纳入相应文件等方式进行管理并保持发放记录。4.10.4 各部门应建立“外来文件清单”，每年六月底更新并报办公室备案。4.10.5 已失效的外来文件不得与有效文件混放，应从工作现场撤出并及时交回发放部门。可作为参考资料的，加盖“参考资料”印章后与有效文件隔离保存。5、 相关文件法律法规和其他要求识别与合规性评价控制程序公文处理规定文书档案管理规定6、相关记录文件会签审批表文件更改申请表文件更改通知单文件领用登记表社会责任管理体系文件清单外来文件清单