文件和记录控制程序B[1].0.doc

文件名称文件和记录控制程序编号DH-02CX-01- 2009版本B.0页次共9页编制审核批准1 目的 对体系规定的文件和记录进行控制，确保文件和记录规范化和有效性，避免使用失效文件或作废文件，为体系有关的活动有效开展，提供准确的依据。2 范围 适用于本公司体系运行过程中文件和相关记录与体系有关的任何媒体形式的文件，包括适当范围的外来文件。3 职责 3.1文控中心是文件和记录的归口管理部门,负责文件控制和管理3.2 记录的填写人应对所填内容的真实，正确和完整性负责。3.3 各部门主管负责督导、检查本部门文件和记录收集和保管工作。4 程序 4.1体系文件的分类（食安体系） 4.1.1食安体系 食品安全管理手册 程序文件 操作指导书，前提方案、HACCP方案等 记录 外来标准及有关法律法规文件b) 产品技术文件，包括： 工艺文件、工艺规程、工装图纸等； 检验过程、检测器具、机器设备的有关技术资料； 外来技术标准.专业标准及其他供参考的技术资料.4.1.2质量体系l 质量管理手册l 程序文件和记录l 操作指导书，操作规范，规章制度，职务说明书以及记录l 外来文件及相关法律法规文件4.2文件的标识对所有文件都应进行适当的标识，以确保在使用场合能获得唯一有效的现行版本的文件。同时对文件的更改和现行修订状态得到识别，确保在使用的文件为适用的有效版本。文件的标识分三种：a. 文件编号：确保文件唯一性；b. 文件版本号：确保文件的现行有效性；c 文件的更改和现行修改状态标识：受控、非受控、作废文件，确保文件的准确性。4.3 文件的编号规则4.3.1 食品安全管理体系文件 DH XXXX XX XXXX 顺序号发布年份 文件级别：01 SC（一阶文件：食品安全管理手册） 02 CX（二阶文件：程序文件）03 HACCP（HACCP方案） 、OPRP（操作性前提方案）、PRP（前提方案）、GL（管理类文件）、JS （技术类文件）公司体系文件代号 外来文件编号规则： WL XXX 顺序号 外来文件代号4.3.2 质量管理体系文件 DH XXXX XX XXXX 顺序号发布年份 文件级别：01 QM（一阶文件：质量管理手册） 02 CX（二阶文件：程序文件）03 GL（管理类文件）公司体系文件代号4.4文件的编写与审批4.4.1食安体系文件a)食品安全管理体系文件（手册和程序文件）由食品安全小组长组织相关部门或编写班子编写，食品安全小组长审核，董事长批准发布。b)餐饮部技术文件由行政总厨或专业人员编写（设计），餐饮部总监审核，食品安全小组组长负责批准发布。c)其他部分的技术类文件有部门具体操作人员编写（设计），部门经理总监审核，食品安全小组组长负责批准发布。d)其他管理（规章、制度）由相关部门编写，部门负责人审核，经董事长批准发布。4.4.2质量体系文件a)一阶质量手册由质量部人员编写，管理者代表批准，董事长审核。b)二阶文件扎口部门主管负责编写，职责部门经理批准，各事业部总经理审核。c)三阶文件，由扎口部门主管负责编写，职责部门经理批准，各事业部总监审核。4.4.3体系文件的新增与修改换版均按此办法执行。所有体系文件都应按相关标准规定格式编写，做到规范、清晰易于识别和检索。4.5文件发放4.5.1文件分受控文件和非受控文件。受控文件发放时由文控中心加盖“受控”印章外，还须注明发放编号，并填写文件新增/更改申请表。非受控文件不盖印章不编号。发放编号：总经理01，副总经理02，餐饮部03，行政管理部04，市场部05，质量部06，资材部07，设施部08 环境事业部苏州 09 国际会务部 10 （外埠驻点项目文件分发号为：各项目名称）4.5.2受控文件更换或补充发放时，应填写文件复制/更换申请表，可经文控员备案后按规定要求办理。4.5.3文件领用人在文件发放回收一览表上签名领取注有发放编号和加盖“受控”印章的文件；每份文件都有不同的发放编号，以便追溯。4.5.4非受控文件发放时，应填写文件分发回收记录表，领用人也要签收，但需注明是非受控文件。4.5.5公司所有文件印章应在程序文件中留样存档：外来文件参考文件作废章留样区受控文件章留样区 4.6文件更改4.6.1文件因各种原因不适用需要更改时，应由文件更改者填写文件新增/更改申请表，写明更改原因和证据，填写文件新增/更改申请表中需要注明更改前后的版本号，依据“4.4文件的编写与审批”办法执行。4.6.2文件更改时应注明更改标记和更改生效日期，并按文件中的适用范围发放更改后的文件，同时收回旧版文件，并将旧版文件销毁作废。4.7文件的换版与作废及借阅4.7.1文件小范围修改，做次数变更处理，如从A0到A1；结构调整或重大变更进行换版处理，如从A0到B0；当修改次数已达到3，再次修改时进行换版处理，如从B3到C0。4.7.2换版后的原文件交文控应回作废。需作资料保存的作废文件，须经该文控中心负责人批准并加盖“参考文件”印章后方可留用。超过保存期限的质量记录也应按本款规定办理销毁。4.7.3文件借阅作业：各部门若有特殊需要，需借阅参考，应由部门填写文件借阅申请表说明借用缘由，交文控中心确认，由文控中心借出相关文件。部门内部文件如有需要，需借出使用的，也以此办法执行。4.8文件的管理4.8.1文件由文控中心建立档案，便于查阅。4.8.2归档的受控文件应列入受控文件清单中。不论文件以何种媒体形式归档，都应登记编号，明确标识。4.8.3只有盖有红色“受控文件”印章的文件才是有效的体系文件，复印后印章转黑则不再是受控文件，只能作为参考使用，不能作为作业标准。所有未盖受控章的文件均视为不受控文件。受控文件在使用中必须妥善保管，不可随意涂改，损坏或遗失，有此类情况发生时要及时通知文控人员，受控文件尽量放在作业者方便取阅的地方。 4.8.4文件贮存应有适宜的环境，并便于存取和检索，必须防止变质、蛀腐、损坏和丢失。4.8.5文件的保存期限应满足产品寿命，法规和相关方的要求。4.8.6外埠驻点如合约结束撤场后，期间发行文件编号自动注销，文控保存的原始文件加盖“参考文件”章后归档保存，公司总部不另行更改文件与记录控制程序来说明此驻点文件事宜，期间发行的所有受控文件均按照“文件分发回收一览表”中的记录明细如数缴回公司，文控中心人员加盖“作废”章后进行统一销毁。如外埠驻点不能完整提供“文件分发回收一览表”中的文件时，文控中心人员根据“文件分发回来一览表”对外埠驻点负责人开具“文件缺失单”外埠驻点负责人签字确认后归还文控中心归档保存。4.8.7体系文件的统一标准a)文件表头统一用公司的固定格式，标准Logo如下：字体大小除了文件名称字体的大小为三号字体外，表头中的其余字体均未小四号宋体。（具体详见附件二）b)所有体系文件的的字体为：宋体；文件标题字体大小为：小四号，加粗，正文部分：小四号。段落行距为：1.5倍行距。4.9外来文件的控制4.9.1收集外来文件时，需识别其适用性，办公室控制分发，以确保其有效性，防止使用作废文件，对已作废的文件要盖“作废”章4.9.2外来文件分发办法与受控三阶文件相同（外来文件分发时加盖的是“外来文件印章”）4.9.3文控中心负责跟踪收集国家、地方、公司标准及法律、法规的最新版本，以确保文件正确性。4.10文件的评审4.10.1每年一次各部门要对文件进行评审，由质量部负责汇总，对评审后确定有问题的文件进行修改或需要更新，没有问题的可以继续使用。评审后文件的修改或更新，办法与“4.4文件的编写与审批”办法相同5、记录的控制：5.1 记录的标识5.1.1记录标识的编制规则： JL XXX 顺序号记录代号5.1.2记录标识的版本记录的更改也需有版本的控制。版本控制具体可按4.7文件的换版与作废及借阅执行。记录的版本号统一编制在记录表单的右下角。5.2 记录的填写5.2.1填写记录应做到项目完整，内容真实客观，数据准确，字迹端正清晰，不得随意涂改。已经形成的记录表格在使用过程中需要更改时应向文控中心提出，必要时应填写文件新增/更改申请表交文控中心调整，尚未调整前继续沿用，并在更改处签名，经批准后方可实施。5.2.2如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，签上更改人的姓名及日期。各相关栏目负责人签名不允许空白。5.2.3记录的格式要求：一般不作强行规定要求，各部门视工作需要可自行规定，一旦确认后不得随意更改，如需更改须经文控中心审批。5.3 记录的保存、归档5.3.1各部门必须把所有记录分类，依日期顺序整理好并编目，存放于通风、干燥的地方。各部门按规定的期限保存记录。5.3.2文控中心依记录清单，将本公司所有与管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号、保存期限，版本号等内容。5.3.3 各部门可以根据工作的需要来确定记录的保存期限，一般的记录表单保存期限是年，特殊记录如需永久保存的话只要注明便可，电子档的记录保存方法同上。（记录的保存期限应满足产品寿命、法律法规和相关方的要求。）5.4 记录的查阅查阅、借阅记录文件需经保管部门负责人同意。5.5 记录的销毁记录如超过保存期限或因其他特殊情况需销毁时，填写文件与（记录）销毁申请登记表由本部门主管审核后将申请表与需作废的记录一起交回文控中心，与文控中心负责人一起销毁对应文件并在文件与（记录）销毁申请登记表的监督栏签字确认。6、.相关记录：受控文件清单 JL-016 外来文件清单 JL-011文件补发申请表 JL-? 文件分发回收记录表 JL-014文件（记录）销毁申请登记表 JL-015文件新增/更改申请表 JL-013记录清单表 JL-010文件借阅申请单 JL-?文件缺失单 JL-?附件一：文件管理流程图：流程图相关文件或记录文件的制订/修订相关部门文件新增/更改申请表核准相关部门N文件新增/更改申请表行政管理部文件的发行 Y文件控制总表文件分发回收记录表文件的使用/管理使用部门文件记录清单相关部门是否废止 N 文件（记录）销毁申请登记表行政管理部文件的销毁 Y文件记录清单文件分发回收记录表附件二：（文件表头格式）文件名称编号版本页次编制审核批准1、 目的；（使用宋体小四号加粗）1.1（使用宋体小四号字体）2、范围；（使用宋体小四号加粗）2.1（使用宋体小四号字体）3、职责：（使用宋体小四号加粗）3.1（使用宋体小四号字体）4、正文 （使用宋体小四号字体）