记录控制程序.doc

记录控制程序1.目的 通过对公司安全标准化所有记录的规范和控制，确保记录的真实性，连续性和有效性，为提供符合要求及质量、环境体系的有效运行提供客观证据，并能及时查询和追溯。2 适用范围 本程序文件适用安全管理体系运行量符合要求的记录的控制。3.职责3.1办公室为记录控制归口管理部门。3.2 各职能部门负责相关职责范围的记录表格的收集、填写、保管与贮存，对记录的真实有效性负责。4.工作程序4.1记录的标识记录的标识规定如下：a) 记录名称：记录名称应与记录内容相一致 b) 记录编号4.1.1记录的编号方式：R/ NF- X - XX 顺序号部门代码 企业代号 记录代号4.2记录表格的编制4.2.1记录的格式由相关部门根据实际需要进行设计。表格设计应做到简便易操作，内容要齐全，一般可包括记录的名称、内容、日期、记录的部门、责任人和传递范围等。4.2.2在合同规定顾客有要求时，采用合同规定或顾客提供的格式。4.2.3由办公室统一对记录进行编号，经管理者代表审批后，确定为正式表格投入使用。4.3记录的检索、保存期限、存放、保护和传递a）为便于检索，办公室负责建立公司 “安全标准化记录清单”并确定各类记录的保存期限、保存部门，各类记录表式应保留一份清样交办公室存档。b）所有的记录空表格由办公室统一管理，各职能部门根据实际需要领用。c）各部门文件管理人员负责收集和管理本部门形成的记录，并进行分类、汇总、编目、保存，以实现对记录准确快速的查阅，检索方便。d）各部门应保护好本部门所形成的记录，要防止丢失和损坏。纸质记录要做到防水、防潮、防光、防虫、防火、防尘、防盗等。传真等热敏纸作为记录时，应将其复印保存。电子媒介应防止计算机病毒侵害。4.4所有记录应及时填写，做到字迹清晰、内容完整、真实可靠、不涂改。如记录确实有误时，在错误记录上划一横线，以示作废，但能辨认出作废记录的内容，在错误记录上方填写更正的内容，并签名确认。 签字应按表格所规定的人员亲笔签名，不得由他人代签。4.5记录的借阅、查阅a) 公司内部因工作需要查阅、借阅记录时，须经文件管理员或相关部门负责人同意，必要时，应办理相关登记手续。b) 公司各职能部门的记录，均属内部资料，如顾客或其他人员出于法律证实、认证等目的需要查阅、借阅、复制记录时，须经文件管理员或相关部门负责人同意，必要时，须经主管领导同意，并办理相关登记手续。c) 借阅、查阅人员不得在记录上任意画线或做其他标记,不得擅自撕页、拆散、涂改、污损、转借或丢失记录，如发生上述情况,由相关部门追究借阅者的责任。4.6记录的使用部门要妥善保管好常用的表格，应贮存在适宜的环境里并是安全可靠的固定地点，以防损坏或丢失。4.7记录的保留和处置按记录的保存期由使用部门保留记录，对超过保存期的记录由各使用部门填写文件销毁清单交办公室审核，报管理者代表批准，由授权人执行销毁。5 相关文件5.1 文件控制程序6.相关记录6.1安全标准化记录清单