存货管理流程及制度[全文].doc

存货管理流程及制度 河南起重机器有限公司存货管理流程及制度目 录11管理目标 12适用范围 13相关职责 24原材料入库管理规范 243></a>.1外购入库流程及规范： 54.2自制入库 64.3领用退回入库及换领其他材料 74.4委托加工入库 74.5盘盈入库 74.6调拨入库 84.7其他入库 85原材料出库管理规范 85.1销售出库 105.2生产领料 165.3退货流程 165.4委外加工出库 175.5盘亏损毁 176仓库管理规范 176.1账目的管理要求 186.2实物的管理要求 196.3期末盘点制度 206.4长期待用及积压物料的管理及上报 管理目标为了进一步规范公司材料仓库管理，明确出入库手续办理程序，提高办事工作效率，防范和降低企业经营风险，确保公司财产安全与完整。适用范围豫飞重工集团河南起重机器有限公司存货仓库。相关职责物资采购处：负责和供应商洽谈、签订采购合同，录入金蝶采购合同及收料通知单，通知公司品质管理处对来料进行检验，同时通知仓库保管员办理收料入库手续。对不合格材料拿出退换等处理意见，及时处理不合格材料、积压材料、报废材料，减少库存占用资金。品质管理处：负责进厂物料的来料检验工作，及时出具来料检验报告单。仓储管理科：负责原材料仓库实物的摆放等管理工作。办理物料的出入库手续，登记各种出入库账目，认真做好日常管理和核算工作，定期盘点，按时编报各类报表。生产计划处：根据销售订单生产情况计算仓库缺货情况，及时编制采购申请单申请购买所缺材料，保证生产进度。根据生产班组实际需求材料情况下达物料定额领用清单，仓库保管员根据物料定额领用清单办理限额发料。财务管理处：负责存货成本的结算工作。负责监督检查金蝶物流单据的执行情况。车间及班组：根据生产需求按规定编制生产领料单或红字领料单。严格按照物料定额领用制度领用物料。其他部门：根据实际需求按要求编制采购申请单及领料单。原材料入库管理规范外购入库流程及规范：外购入库流程：4.1.1采购申请单4.1.2采购合同（订单）4.1.3收料通知单4.1.4质检单4.1.5外购入库单4.1.6采购发票（费用发票）。采购申请。采购申请分为三类（补货采购申请、生产需求申请、部门个别需求申请）。补货申请由仓库保管员根据日常材料结余情况申请采购。材料结余数量小于日常使用最低库存数量时，仓库保管员可手工编制采购申请单，由仓库管理科科长批准后，交物资采购处由物资采购处审核后根据采购要求及时安排相关采购事宜；生产需求申请由生产计划处根据实际生产需求手工编制采购申请单，有生产计划处处长批准，生产副总审批后，交物资采购处由物资采购处审核后根据采购要求及时安排相关采购事宜；部门个别需求根据部门实际需要手工编制河南起重机器有限公司请购单，部门主管批准后（大额采购需要主管副总或总经理审批），交物资采购处由物资采购处审核后根据采购要求及时安排相关采购事宜。无审批完整的采购申请单物资采购处采购员不能擅自采购物品。采购合同（订单）。物资采购处根据审批完整的采购申请单和供应商洽谈订货并签订采购合同，由采购管理处主管领导签字审批，要求所有采购事项都必须签订采购合同（临时性的零星采购可使用简易合同,合同只需标注完整的采购内容即可）。然后根据采购合同录入金蝶采购合同（订单）。录入金蝶采购合同（订单）时采购合同内容要按照供货单位名称、物料名称、规格型号、数量单位和单价等单据项目逐一、完整填写，其中能够取得增值税发票的物料，单价应填开不含税单价，否则填写含税单价。将纸质采购合同按照金蝶电脑单据编号统一打号并按顺序按月装订存档。金蝶采购合同（订单）录入要做到在签订合同之日起两个工作日内完成录入工作。收料通知单。需要质检的材料。物资采购处根据实际采购到货情况，在货物到时根据金蝶采购合同（订单）及实际到货名称、规格型号及数量在金蝶中编制金蝶收料通知单，并打印金蝶收料通知单一式三份（第一联交品质管理处、第二联交仓库保管员、第三联为存根联）。在卸货前将打印好的三联金蝶收料通知单送到品质管理处，有质检员签字确认（要注明签字日期及时间）后，再将第二联交给仓库保管员。质检员签字时间后8个工作小时内必须检验完成并编制检验单。质检单。质检员在收到金蝶收料通知单并签字确认后8个工作小时内必须检验完成手工编制检验单（一式三联：第一联存根联、第二联财务联、第三联仓库联）并将检验单两联（仓库联和财务联）交给仓库保管员。合格材料入库流程。经品质管理处质检员检验合格并开具材料合格质检单的原材料仓库保管员按规定在当日办理入库手续。不合格材料处置办法。质检不合格的材料质检员开具材料不合格质检单，交给仓库保管员和物资采购处采购员。采购员接到不合格质检单后必须在两个工作日内拿出解决方案，并根据质检情况编制长期待用、积压、不合格、报废物品处置表，物资采购处部门负责人审批后上报主管副总进行审批并处置。不合格产品在待处置期间将实物放置在待检区，仓库不做正式入库手续，但是需要根据长期待用、积压、不合格、报废物品处置表上不合格产品数量建立手工待检区备查账登记待检区所放置的材料数量。外购入库单。仓库保管员在签收质检单当日必须办理入库手续，确保及时更新库存。仓库保管员根据金蝶收料通知单和材料合格质检单自动生成金蝶外购入库单，并打印外购入库单（一式五联），将四联（财务联、物资采购处结算联、供应商联）外购入库单和质检单交给物资采购处采购员。仓库保管员必须妥善按顺序保存金蝶外购入库单存根联，月末装订成册存档备查。采购发票（费用发票）。物资采购处采购员根据合同要求向供应商索要发票，在办理完成入库手续30个工作日内将采购发票（费用发票）和质检单、金蝶外购入库单交给财务管理处材料会计，由材料会计签收，并作入库核算处理。外购入库其他注意事项集团子公司之间的正常购销业务可参照外购入库流程及规范和豫重字201245号豫飞重工集团内部购销结算流程文件进行。自制入库自制材料或部件入库时，由各分厂统计或调度填开自制物料入库通知单，并由品质管理处质检员检验合格后在通知单上签字并交给仓库保管员，仓库保管员据以办理入库手续，在金蝶中按要求编制金蝶产品入库单，并将自制物料入库通知单按顺序保存，月末装订成册存档备查。期末由财务管理处成本会计计算自制材料或部件的实际成本，并填写物料价格（不含税成本价）。领用退回入库及换领其他材料合格品退回。车间及安装服务处因多领、改制等原因造成已经领用的合格材料需要退回仓库的，由退货班组将材料送到相应仓库，由仓库保管员根据退货实物名称编制红字领料单在单据上注明退回原因，并将领料单录入金蝶系统。如果仓库保管员对退回物品的质量是否合格存在异议，可要求退回单位先请品质管理处检测。不合格品退回。车间在使用过程中发现物料不符合质量标准或安装服务处在售后服务过程中发现材料不符合质量标准需要退回仓库再处理的物料，由退货单位根据退货实物名称编制红字领料单并在单据上注明退回原因，经主管领导签字后，送品质管理处经过质检员检测，并注明不合格原因后签字确认。退回部门将退回材料和红字领料单送到相应仓库，仓库保管员收到完整材料和手续后办理退库，并在一个工作日内将红字领料单录入金蝶系统。退回的不符合质量标准的材料，不能和正常使用的材料放在一起，要放在仓库规划的待检区。仓库保管还需要根据退回材料情况同时编制长期待用、积压、不合格、报废物品处置表，由仓储管理科科长批准后交给物资采购处相应业务员签收。物资采购处业务员签收后三个工作日拿出处置意见，物资采购处部门负责人审批后上报主管副总进行审批并处置。换领其他材料。需要换领其他材料的业务必须按照先退后领的原则进行。首先将不用的材料按照合格品退出的步骤将材料退回仓库及金蝶系统，然后按照生产领料的步骤再进行领料。不得实物直接交换，账面不做处理。委托加工入库委托加工材料或部件加工完成入库时，仓库保管员应根据委托加工合同（协议）规定的有关条款对入库材料或部件进行验收，无误后填开“委托加工物资入库单”。盘盈入库仓库保管员按照仓库盘点制度对实物进行清点，出现实际盘盈情况应该编制存货盘点表由仓储管理科科长签字批准后再报主管副总批准，通过审批后再根据实际盘盈情况录入金蝶盘盈入库单进行调整账面数量及金额。调拨入库公司内部仓库之间物料的调拨：调出仓库保管员编制内部调拨单，填写清楚调拨物料的名称，规格型号及调拨数量。调出和调入仓库保管员同时在内部调拨单上签字，经过仓储管理科科长签字批准后，根据内部调拨单进行实物交割。集团内部子公司间的物料调拨：调入物料视同外购，按照外购入库流程及制度进行。调出物料视同销售，按销售出库流程及制度进行。其他入库业务经理暂存。因业务需要业务经理的材料在公司仓库暂存的需要主管副总批准仓库保管员才允许材料实物放入仓库。在放置时应该和公司物品区分开，并制作标牌标示清楚代管材料名称、规格、数量及放置时间。此类物品不办理入库手续，不需要质检，只登记手工备查账记录其数量，不在金蝶系统做任何处理。供应商质量保障备补材料。对因物料质量原因，供应商提供的物料中包括“质量保障备补数量”时，原材料仓库应在填开待检物料暂收单上注明，备补数量不得办理正式入库，但需要建立待检物料备查账登记数量。如实收数量大于合同中采购数量时，以合同数量为准，多出数量（仍存放暂存区）通知物资采购处门将货物退回。原材料出库管理规范销售出库产成品发货管理市场处开发货单市场处领导财务处稽核财务处领导成品库发车门岗放行、公司严格按照合同规定时间组织生产，按时交货，生产订单下达前购货方或业务经理必须按照原始合同约定的预付款足额（原始合同无预付款或预付款不足协议价30%的，由业务经理将差额补齐或打借款单）将预付款打到本公司账上，提请财务处审核，总经理签批后，方可投产。、发车时业务经理该合同账面金额应有足够发车款，市场处方可开具发货通知单（一式五联）经市场部领导签字后与财务处帐相核对，核对无误后，财务领导签字，方可盖章发货；如业务经理账面上余款不足且无资金垫付时，需根据发车金额与回款金额差额打借款单，借款单上要注明借款金额，当月利息金额及借款事由，还款计划，借款期限一个月，并按1.5%利率收取当月利息，逾期按5%月利率计息，由本人和经办人签字，并提供相应担保人，借款单需由销售副总、财务副总、总经理、董事长签批后财务处盖章发货。、业务经理发货前有前笔借款到期不归还的原则上不允许再次发车，坚决杜绝老账不还再借新帐的情况发生。（可建立业务经理信用额度，超过借款额度不予借款）。、每月月底市场部人员要和合同组发货人员核对当月实际发车情况，提货单已开但实际未发货的，应及时开具红字提货单并由双方签字确认后交于财务部和市场部各一联冲减业务经理帐。、如发货时该合同协议价未定，经销售副总、财务总监、总经理签字后可先发货，该合同帐上应有一定量的余额作为协议价保证，核价室应于15日内核准协议价，核价后合同组应及时向市场部及财务部发通知以便准确核算业务经理欠款。若账面金额不够者，市场部及时补办借款单手续。库存材料或部件对外转让销售时，应由相关部门填写实物销售清单，经部门领导审核批准后到公司财务管理处办理出货手续。公司财务根据实物销售清单填开实物销售出库凭证，并加盖发货专用章。仓库保管员根据财务盖章后的实物出库凭证据以发货，并将根据出库单录入金蝶销售出库单。向集团内子公司调拨仓库物料（即：其他分公司领用我公司物料）的情况视同销售行为，按销售出库制度进行。（可参考：豫重字201245号文件豫飞重工集团内部购销结算流程） 生产领料 生产车间领取物料时，应根据生产计划处下达的生产通知单和物料定额清单，通知分厂车间统计员，由统计员填开领料单，领料人持领料单到仓库领取物料。领料单填开内容要完整，书写要规范。填写要求如下：分厂领料的领料单必须由分厂统计填开，如分厂统计请假或不在公司，由副厂长代开。其他部门领料由领料人填开。领料单填开内容要完整，书写要规范。填写要求如下：领料部门：应填开某车间(分厂)某班组，不得只填写班组或个人姓名，而不填写车间(分厂)名称。例如：结构厂双二班、设备管理处等全称。领料日期:填写开具领料单日期。制造合同号：制造号填写和客户签订合同的合同号。合同号必须填写准确、完整，不能只填后几位。如果是单个合同号领料，在领料单上只填写此合同号即可；如果两个或两个以上合同号，并且所有合同号的规格型号完全一张，即领用材料及数量都相同，可以只填开一张领料单，但是合同号必须按要求标示（标示要求：连续的合同号用“”标示，例如：12118321211835表示1211832、1211833、1211834、1211835四个连续的合同号；不连续的合同号用“、”标示，例如：1211832、1211835表示1211832、1211835两个合同号。）；一张领料单上不能填写两个或两个以上合同号领用不同的材料或合同号领用数量不一致。具体要求如下：为了更完整、更准确的记录存货出入库信息，从即日起外购入库单 、 生产领料单等出入库单据中合同号更改为必录项。必须录入（从预设合同号中选取）完整合同号才能保存单据。根据需要新增了六个特殊用途的合同号。具体设置和使用规则如下：一、入库单：1、入库时有明确合同号：在录入外购入库单或产品入库单等入库类单据中合同号项目时有明确合同号的必须录入纸质入库单上的完整合同号。2、入库时没有明确合同号：购买劳保、工具、等在入库时不能确定具体使用合同号的也要录入指定合同号（合同号代码：20.001 名称：用途待定）。在出库时根据实际用途在领料单中指定合同号，计入成本或费用。二、出库单：1、领用材料直接用于产品生产，即：领用的材料属于产品组成部分，出库单上应根据实际使用产品录入完整准确的产品合同号。2、领用材料不属于直接用于产品，不能计入某个产品的合同号。在录入合同号参照以下合同号规则录入：合同代码合同名称适用范围注意事项20.002劳保领用各部门领用的劳保用品。如纱布口罩、肥皂、帆布手套、洗衣粉、工装、线手套、绝缘鞋等20.003机物消耗各部门领用的用于生产所需的易损件、消耗品，如弹性磨盘、角焊机药碗、枪头三通、高压氧气管、磨光机片、乙炔割嘴 、电气（阻燃）胶布/防水胶布、黑胶布、多功能插排、石笔小、丙烷自动割嘴、拐尺、白镜片、布块、磨光机、导电嘴、通针、送丝软管、钢架尺、柒毛刷、切割机片、盒尺、透明胶带、乙炔管、砂纸、柴油等20.004维修费用各部门领用的用于厂区基础建设维修的各种材料20.005售后费用各部门领用的用于安装、售后维修的各种材料20.006管理费用行政部门领用材料计入管理费用合同号。属于行政部门的有：市场部、财务、技术、企管、质检、仓库、生产计划处等生产计划处领用的柴油应归于机物料消耗；20.007辅料生产部门领用焊材、油漆等辅料直接用于生产的应计入辅料。其他部门领用根据领料用途不同计入不同的合同号。如：设备厂维修使用计入维修费用、安装服务处领用计入售后费用、行政部门领用计入管理费用。 领料用途：简要说明领用材料的用途。材料名称和计量单位填写应统一，规格型号填写要完整。实领数量：根据设计需求填写领用数量，超出设计需求的领料需要生产副总或主管副总签字方可领料。如果领料单上有多个合同号，实领数量用“单个合同号所需数量”*“合同号数量标示”。例如：1211832-1211835领用YC1*6电缆，每个合同号领用50米。料单填开如下： 制造合同号：1211832-1211835 领料用途：合同配线名称 规格型号 单位领料数量电缆 YC1*4 米 50*4领料人：实际领料人在领料人栏签字。部门领导：除领料人签字外，必须由部门签字审批。发料人：仓库保管员在发料后在发料人栏签字确认。领料单填写好经部门领导签字审批后不得私自涂改、添加项目，如需变动请作废原单重新填开。如果领料单填开不符合要求仓库保管员有权利拒绝发料。各生产班组对不需用的物料应及时退回公司原材料仓库，并由核算员填写“红字”领料单办理物料退仓手续。生产车间根据物料定额清单领取的物料不足以生产所需时，应到仓库办理补料。补料时，应通知成本核算员填写“补料单”（领料单改为补料单字样），并需经生产计划处审核签批后方可领取。公司其他部门到仓库领用物料或零配件，应填写“领料单”经部门领导签批后到仓库办理领料。其中领用劳保用品或工具类物料，必须经副总及以上领导审核签批后方可领取。保管人员应认真审核所有领料单和出库单，对于填写不规范或不符合公司规定要求的领料单和出库单有权拒绝发料。仓库发料应按以下原则控制物料发放：各生产班组正常生产所领物料，领料单须由领料部门经办人签字，同时由负责人签字，保管方可发料。主要原材料应依照生产计划处下达的产品制造物料清单进行发料。凡领用各类工具和劳保用品，除部门负责人签批外，还须由主管副总及以上领导审核签批，仓库保管员方可发料。其中工具类重复领用时，必须以旧换新。各生产班组领取的各种工具，仓库保管员应建立管理台账，按照领用部门及班组分别登记，进行管理。对于承包班组领取的各种工具，如若丢失应按价赔偿。正常报废的工具要以旧换新。退货流程对于外购材料或部件，经质量检验部门检验确认为不合格时，质检员应及时填写不合格检验单并通知仓库保管员和物资采购处采购员，物资采购处采购员在接到不合格质检单一周内将货物退回供应商。若超出规定时间未能将货物退回时，将视不同情况对直接责任人按照应退货物价值的一定比例给予处罚，从应发工资中扣除。退货时：在未办理正式入库手续之前发生的退货，采购员只需根据不合格质检单，通知供应商，要求供应商退货或者换货。账面不用做任何数理。对已办理入库单后发生的退货，仓库保管员在上述程序办理退货通知的同时，应以“红字”填开实物入库单，将原入库单按照退货数量冲回。保管员根据红字入库单，引用源入库单冲销生成金蝶红字入库单。委外加工出库对于材料或配件需委托外部加工办理出库时，应由生产计划处填开“委托加工物资出库单”，经公司制造副总签批后，连同委托加工合同到公司财务部办理出货手续。仓库保管员根据财务盖章后的出库凭证据以发货。盘亏损毁仓库保管员按照仓库盘点制度对实物进行清点，出现实际盘亏情况应该编制存货盘点表由仓储管理科科长签字批准后再报主管副总批准，通过审批后再根据实际盘亏情况录入金蝶盘亏损毁单进行调整账面数量及金额。仓库管理规范账目的管理要求严格履行出入库制度，对无效凭单或审批手续不健全的出、入库作业请求有权拒绝办理，并及时向上级反映。严禁白条、借条等其他形式代替出入库手续收发物料。出入库单据要准确、及时的录入到金蝶系统，做到日清月结。正常单据录入金蝶系统时间不得超过2个工作日，特殊单据当月必须解决并录入完成。每月25日17:00前必须将所有出入库单据录入金蝶系统。及时登记相关帐薄，做到数字清晰、名称规格型号齐全，及时结出余额，保证帐卡物一致。建立物料流转明细卡制度。每种物料对应建立物料流转明细卡。物料流转明细卡上载明物料名称、编号、规格、型号、有效期限等信息。物料所有收发记录都要及时在卡上逐笔登记，并结出余数，要求做到帐卡物一致、实物数量可视化、账目清晰化。妥善保管出入库凭单和有关报表、帐簿，不可丢失。库管员调动工作时，一定要办理交接手续，由上级监交，只有当交接手续办妥之后，才能离开工作岗位。移交中的未了事宜及有关凭单，要列出清单三份，写明情况，双方与上级签字，各保留一份。做好保密工作实物的管理要求确实做好安全保卫工作，严禁闲人进入库区。对因工作需要出入库人员按规定进行盘查。 未经办理领料手续，任何人不得以任何名义从仓库内拿走物料，亦不得在货架或货位中乱翻，库管员有权制止和纠正其行为。在实物付出时要坚持执行先进先出、易损先发的原则；对于有保管期限的材料要在有效期内发出；积压材料在不影响使用的前提下优先发放；实发数量必须等于或小于批准数量，不得大于批准数量。仓库保管员，原则上应以物料的属性、特点和用途规划设置仓库，并根据仓库的条件考虑划区分工，合理有效使用仓库面积。物料堆放的原则是：本着“安全可靠、作业方便、防潮防火”的原则合理安排货架位置，如需落地堆放的按规定地距、墙距、垛距、顶距堆放。按物料品种、规格、型号等结合仓库条件分门别类进行堆放，要做到货号明显、成行成列、文明整齐、收发作业和盘点方便。建立码放位置图、标记、料位卡并置于明显位置。物料流转明细卡要把物料所有收发记录都要及时在卡上逐笔登记，并结出余数，要求做到帐卡物一致、实物数量可视化、账目清晰话化。库存物料在装卸、搬运过程中根据物料要求搬运，避免搬运损失，保证完好无损。仓库环境卫生要每日清扫并作好保持工作，每次作业完毕要及时清理现场，保证库容整洁。各种库存物料应按规定区域合理摆放，标识齐全，准确无误。同时，应做到库区清洁卫生和物料清洁，达到“6S”管理标准。做好各种防患工作，确保物料的安全保管。预防内容包括：防火、防盗、防潮、防锈、防腐、防霉、防鼠、防虫、防尘、防爆、防漏电。确实做好防火安全工作，库区内严禁吸烟、携入易燃易爆物品和明火作业。对库区的电灯、电线、电闸、消防器具、设施要经常检查，发现故障及时维修排除，不得擅自挪动或挪用消防器具。期末盘点制度每月25日17:00前必须将所有出入库单据录入金蝶系统。每月25日为库存物料盘存基准日，仓库保管员应认真做好库存物料盘存工作。盘点按照月度抽盘、季度全盘的原则进行，仓库保管员月度末26日-28日对各自负责的仓库物料进行抽盘，抽盘种类比例不得低于所负责仓库存货总种类的30%。季度末仓库保管员应对所负责仓库所有物料进行全面盘点。在盘点过程中财务管理处需要派人进行监督。盘点完成按时编报存货盘点表、库存月报表、库存物料盘盈亏计算表和长期待用、积压、不合格、报废物品处置表。对于出现的盘盈或盘亏，应认真查找原因，经本部门领导审核签字确认后，上报集团经审部审批，批准后方可进行调账处理。所有报表原版和电子版在29日17:00前上报财务管理处。长期待用及积压物料的管理及上报对于长期待用（库存超3个月）、积压（库存超过1年）和报废的物料或部件，仓库保管员应在每月月末盘点后单独列出长期待用、积压、不合格、报废物品处置表，书面通知公司生产计划处和物资采购处，生产计划处和物资采购处共同商议在15个工作日内拿出解决方案，部门主管签字后反馈给仓库保管员。如可以退货的由物资采购处门与供应商交涉办理退货事宜；可以替代使用的生产计划处安排生产部门及时领用。长期待用及积压物料的管理及上报细则可参考豫重字【2013】20号文件豫飞重工集团呆滞品处理规则相关规定执行。 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