[管理学]浪潮GS集团财务讲义.doc

km浪潮GS集中管理软件培训讲义2008-05 目 录简单介绍浪潮软件特点3一、基础设置31、操作系统的选择32、IE浏览器版本要求及IE设置43、ActiveX控件的下载74、系统登录85、更改用户密码97、职责维护108、用户维护129、其他系统维护功能13二、总账131、基础设置132、科目定义163、核算关系定义174、余额初始185、限制条件定义196、常用账务定义功能197、总账系统设置20三、日常账务处理221、制单222、凭证审核233、凭证记账244、凭证打印格式定义245、凭证打印256、账表查询257、往来查询278、辅助查询299、期末处理29四、 报表321)报表定义322)报表计算353)报表校验354)报表审核35五、 固定资产371)固定资产系统简介及主要功能372)操作流程393)操作步骤详解433.1用户登陆433.2初始项目设置443.3日常业务613.4相关查询86六、系统维护常识113简单介绍浪潮软件特点1、 浪潮GS管理软件是基于INTERNET的新一代财务管理软件，特点是数据集中、管理集中、应用方便。2、 数据集中：与CS结构的旧财务软件不同，浪潮财务管理软件的数据不再存放在各个核算实体的PC机上，而是集中存放在集团总部的专业机房中，由信息中心派专人进行维护。各核算单位的会计人员通过专线访问，像我们上SOHU.SINA等网站是一样的。这样，财务数据不会因为客户端的变化而改变，真正保证了数据的安全。在信息中心专业服务器的支持下，软件运行速度也会有明显提高。3、 管理集中：数据的集中存放直接催生管理的集中。在旧有的软件模式下，上级领导对下级会计信息的查询只能通过固定周期的报表来实现，对财务数据的全面性、真实性难以掌握。在浪潮GS管理软件中，会计科目、报表等等都由总部统一掌控，总部可以做到零时间、零距离查询，即上级领导可以查询到下级单位做的每一张凭证。真正体现集团管理的优越性。4、 应用方便：当数据集中、管理集中以后，带给各实体单位的方便也是显而易见的。从软件维护上说，今后各实体单位的会计人员不必费心去备份数据、修理机器，因为所有的数据备份全部由总部统一完成。一、 基础设置1、操作系统的选择推荐采用以下这两种操作系统：Windows2000 Professional或WindowsXP Professional 或 home 。不推荐采用以下这几种操作系统：WindowsMe、Windows98、Windows95等9X系列。2、IE浏览器版本要求及IE设置1）IE浏览器版本要求要上网使用财务软件，首先要保证所使用的计算机与集团公司财务服务器网络联通，同时所使用的计算机中已经安装了IE浏览器（Internet Explorer），请勿使用腾讯TT或者火狐等非系统自带浏览器；并且IE浏览器的版本要求是IE 6.0。打开IE浏览器，点击最右侧的帮助下拉菜单，点击菜单最下边的关于Internet Explorer功能，如图所示：点击图中窗口所示的菜单最下边的关于Internet Explorer功能，就会看到IE浏览器的详细版本信息：如果您计算机上的IE版本低于6.0，那么就需要将低于6.0版本的IE浏览器升级到IE 6.0版本。2）IE浏览器的设置如果您的系统中安装了针对IE的扩展插件，请您一定要把这些插件全部卸载。如下列表中提到的插件，都会对系统稳定性、安全性带来隐患，并且造成GS软件可能无法正常运行。3721网络实名3721上网助手3721中文邮3721升级包CNNIC通用域名Google Toolbar新浪IE通新浪点点通搜狐工具栏搜狐视频播放器百度搜索伴侣百度搜霸SEXXX拨号程序MSN ToolbarAdobe Stream卸载这些插件，可以使用360安全卫士软件，该软件的下载地址为： WWW.360SAFE.COM IE 的设置： （1） 打开Internet Explorer； （2） 找到“工具”里面的“internet选项” ；（3） 选择“安全”标签，点击”受信任的站点” ，然后点击“站点”按钮，如图所示：选择受信任站点（4） 在“将该网站添加到区域中”输入 ；（5） 然后将“对该区域中所有的站点要求服务器验证（https:）”前的对勾去掉，点击添加即可。如图所示：把钩去掉把钩去掉选择“自定义级别” ，把“组件” 全部选成“启用” ，然后“确定” ，如下图：全部选择启用3、ActiveX控件的下载在使用浪潮GS财务软件的过程中，需要下载一些必要的ActiveX控件。这些必要的控件只是在第一次使用浪潮财务软件的某一些功能时，才需要下载，而且只需要下载一次。下载这些必要的ActiveX控件的实现方式是：当用户通过IE浏览器打开某项需要控件的功能时，会自动弹出如下图所示的页面：在出现的下载ActiveX控件提示窗口中，点击按钮“是”，否则此ActiveX控件无法安装，相关的软件功能无法使用。下载时，系统可能会弹出如下图所示的提示窗口，点击按钮“安装”，否则此ActiveX控件无法安装，相关的软件功能无法使用。4、系统登录在IE的地址里面输入系统登陆地址：http:/ 60.190.151.186:6000/cwbase/sys/userlogin/index.asp，点击回车。页面打开后，点窗口上方的收藏è添加到收藏夹，将此页面保存在收藏夹内。以后打开IE后直接点收藏夹中的浪潮软件即可。在【用户】中输入用户编号，【口令】处输入密码，【日期】设置为财务日期，并在应用里选择【天城集团正式】，点击“确定”即可进入GS管理软件。注： 此处“日期”指财务日期，比如，要处理2008年1月份的业务，即需要将日期设置为2008年1月的某一天;“用户”为集团层设置的用户编号，每个用户编号唯一。5、更改用户密码集团将各操作员的用户密码初始设置为“aaaaaa”，为了保证财务数据的安全性，建议在登录系统后，修改您的用户密码。修改密码，点击页面右上方钥匙形状的按钮： 选择图中所示按钮后，弹出如下图所示窗口，在其中输入原密码和新密码，确定即可更改密码。注： 密码设置规则为，用户密码至少六位数字或字母的组合，且密码首位必须是字母。7、职责维护a) 浪潮软件当中提出了职责的概念，所谓职责，就是指用户承担的角色，拥有相应的业务权限，并承担其责任。简单说就是单位当中的各个岗位。b) 首先要设置功能权限，即一个岗位可以干哪些工作，进入基础管理系统管理系统维护职责维护。点击增加可以看到一个新的界面，以下是对界面当中关键项目的描述：【编号】：职责的编号，职责编码为组织机构编码加职责流水号。例如会计处的单位标识号是000，那么股份公司的职责编号就按照00001、00002、00003的格式排下去。【职责名称】：定义的职责的名称。例如出纳岗、报表岗等等。【核算单位】：职责对应的单位。表示该职责可以处理哪个单位的业务。若选择单位，则该职责只能做这一个单位的业务，若不选择单位，则该职责相当于系统管理员。通常，大家在这个地方只能选择本单位。【对应部门、部门名称】：输入该职责所属单位的部门。若选择一个部门，则该职责只有这一个部门的数据权限；如果不选择部门，该职责可以拥有该单位的多个部门权限。【对应模块】：定义职责所包含的模块。即该岗位可以做那些业务。通常可选择的模块有：系统、报表、总账、往来、辅助、工资、固定资产、现金流量表、预算、财务分析。如果该职责是个固定资产岗，那么此处仅仅在固定资产模块打勾即可。【功能权限】： 指上面所选的模块下的具体的功能，如果这个岗位只能制单，那么此处可以仅在制单上打勾。3、在界面的下方，第四个按钮叫做数据权限。在对职责设置功能权限以后，需要设置一下数据权限。功能权限指的是一个岗位可以干什么工作，而数据权限指的是一个工作可以对哪些部门、哪些科目、哪些报表去做。比如，我们设置一个报表岗，可能只需要他去计算资产负债表，而不希望他看到损益表，那么，我们在上面的功能权限中，设置报表计算的功能，然后去数据权限中，只选择资产负债表。8、用户维护c) 用户指的是具体的工作人员。d) 进入基础管理系统管理系统维护用户维护。我们增加一个用户。以下是对用户信息项目的描述【序号】：用户的顺序号。【用户编号】：用户的编号，登录界面需要输入的用户代码即为在此定义的用户的编号。规则同职责定义一样，用户编码以姓名拼音编码，两字姓名以拼音全拼编码，三字姓名以姓氏全拼加名字第一位字母编码，四字姓名编码规则与三字相同。 如：张三编码为zhangsan，张小三编码为zhangxs，司徒浩南编码为situhn。【用户名称】：定义的用户的名称。【用户口令、口令确认】：输入数字或字母，不得小于6位。确认口令要求与口令输入的一致。【用户类型】：用户所属类型，例如处长、科长、职员等。【所属单位】：用户对应的单位。表示该用户可以处理哪个单位的业务。【起始日期、截止日期】：定义用户的有效期。如果客户端的机器日期不在有效期内，则该用户登录时，系统将提示“用户使用期限已经超出有效期”。【允许登录日期】：控制在一周之内的某一天该用户是否可以登录。【允许登录时段】：控制在一天之内的某时（按小时划分）该用户是否可以登录e) 用户定义完毕后，需要定义用户的职责，即用户所在的岗位，点击下方第四个按钮，去为用户选择一个岗位。9、其他系统维护功能f) 【系统锁管理】：提供系统锁的查看，清除功能。系统在一些重要操作时，为避免访问冲突，要自动设置系统锁。例如取凭证编号时，生成某些编码的内码时，打开报表时，都要对系统进行加锁，通过查看锁的时间可以了解锁的性能。有一些因为系统非正常退出造成的锁，系统在短时间内无法清除，可人工清除。g) 【系统监控】：系统对每一功能的进入进出时间都进行记录，并且对操作的重要数据进行记录。可以通过设置查询日期、时间、用户、职责进行查询。h) 【在线用户监控】：可以监控当前在线的用户、他们正在操作的功能，以及IP地址、机器名等信息。可以对非法的站点进行注销、禁止登录等控制。二、 总账1、基础设置 1、【部门定义】打开基础管理基础数据组织公司部门定义 注意：会计核算处选择核算部门编码3位，各单位按流水号自行编写2、【员工定义】注意：增加人员的时候在会计核算处搭上员工编码4位，各单位按流水号自行编写3、【往来单位定义】“基础管理”子系统，“基础数据”模块。“往来”部分，“往来单位定义”。“新增”：增加往来单位，引入内部单位内部单位以开头，加四位流水号，由集团统一预设；外部单位以2位识别码+4位流水号由各单位自行添加.。4、【专项核算定义】针对某一专项核算类别，定义相应的专项核算，其中专项核算类别是由集团系统管理员在“专项核算分类定义”中设置的。系统中可以两次定义专项核算，一个是由集团系统管理员在“专项核算定义”中定义专项核算，另一个是由普通公司用户在“专项核算定义”定义。这两者的定义是有区别的：登录用户不同。专项核算性质不同。由系统管理员定义的专项核算属于公有专项核算，其他公司需要继承这些专项核算；普通公司用户在辅助模块中定义的专项核算属于私有专项核算，其他公司可以使用这些专项核算。专项核算维护权限不同。系统管理员进入“专项核算定义”功能，可以对所有的专项核算进行维护。即不仅可以对公有专项核算，还可对私有专项核算进行修改、删除；普通用户进入“专项核算定义”功能，只能对本公司增加的专项核算进行维护，而对公有专项核算和其他公司定义的私有专项核算没有维护的权利。专项核算类别两位编码，专项核算编码为两位类别编码加四位物料编码，按流水号编写，各单位自行添加2、科目定义 打开：财务会计总账定义科目定义 选择自己公司使用的科目体系具体科目参见科目定义表1、项目说明：【科目编号】：采用42233科目级次。【科目名称】：会计科目的名称，其中一级科目的名称必须采用财政部规定的名称。系统允许科目名称可以为汉字或英文字母，最多可为30个汉字或60个字符。【科目属性】：即账户类别。确定科目是属于资产类、负债类、所有者权益类、成本类还是损益类。【助记码】：给科目自定义的代码，首位必须是字母，做凭证时可直接录入科目的助记码，借此弹出相应的科目，简化录入。【科目性质】：该选项是对于明细科目而言的，有三个选择项可供选择：普通科目、借方栏目和贷方栏目。【账页格式】：有四种格式：金额账、数量金额账、外币金额账、数量外币金额账。只有设置为核算数量、核算外币、核算数量外币的科目才能分别设置为数量金额账、外币金额账、数量外币金额账。【余额方向】：账户余额的方向，如资产类科目其余额方向一般在借方。【现金科目】：现金科目设置有三个作用：（1）必须将现金、银行存款科目设置为现金或银行存款，否则不能查询出纳的有关账页。（2）确定编制现金流量表中的现金或现金等价物科目，否则不能得到现金流量的相关数据。（3）用于货币资金赤字告警，通过该选项确定货币资金科目。【日记账】：选择该项是为了可以每日结账、计算余额。如现金和银行存款科目一般可设置为日记账。【银行账】：用于银行对账的科目如银行存款科目选择该项，这样在制单时要求输入结算方式、结算号，以便于对账。其它科目一般不选择该项。【期末结平检查】：成本损益类、费用类科目可进行设置。在进行月末结账时，系统自动检查是否结平，若有未结平科目，则提示。【核算数量】：确定是否核算数量，金额账格式也可以选择该项，只是数量信息不在金额账页上显示。【引用】：对于使用相同科目体系的单位都能看到其他单位定义的私有科目，但是并不能使用。如果在制单时能够使用其他单位的私有科目，需要执行“引用”功能。【科目复制】：可以实现科目的快速增加。 2、需要特别注意的几个问题i. 此次科目按照单位的不同性质设置多套科目体系。集团统一的科目体系已经预设好。ii. 在GS管理软件当中，科目是作为一个体系存在的，所有单位的科目按照一个规则（即科目的编号），存放在一起，存放的时候科目的编号是唯一的。所以就产生了公有科目和私有科目的概念。3、核算关系定义打开：财务会计总账定义核算关系定义辅助核算是浪潮特有的账务处理方法，分为个人核算、部门核算、单位核算、专项核算核算以及其他的自定义的辅助核算。 使用的方法，如果一个科目设置为辅助核算了，那么，在制单时，不但要选择这个科目，而且在制单界面的下方，还有选择这个辅助核算的具体对象。比如：应收账款设置为单位往来，那么我们在制单时要在制单的界面下方选择此比应收账款是针对哪一个单位的。 这样做的好处是将明细科目给独立出来，大大压缩了科目的数量，而且查询也方面，例如应收应付都设为单位往来的话，我们可以直接查询到一个单位的应收和应付账款的合计，不必再手工相加。 注意：1）制单以后不可更改辅助的性质。2）总部设置的辅助请各公司不必更改。3）辅助可以多选。4）各公司可以自行添加辅助，对其他人不造成影响。4、余额初始我们此次初始化工作录入的是2007年12月底的余额。余额录入时上级科目是自动累加下级科目的数据，对于有辅助的，数据是从下面的辅助核算录入的。5、限制条件定义 “财务会计”子系统“总账”模块 “定义” “限制条件定义”限制条件定义方便会计业务的处理，它将使受限的科目、往来单位、专项核算、核算项目在该公司制单时，按鼠标右键帮助中不再显示。若直接输入相应的编号，系统将提示“此科目不存在或是受限科目！”等信息。6、常用账务定义功能1、 【限制条件定义】：由于是集团管理，对于核算实体而言许多科目或者辅助会有一些用不到的，比如费用类，为了在制单的时候提高效率，我们设计了限制条件定义功能，将不需用的科目、辅助在此处屏蔽掉。2、 【凭证类型定义】：此次全部设置为记账凭证，凭证字为“记”3、 【常用摘要定义】：在日常制作凭证的过程中，会出现一些内容基本固定，每月频繁使用的摘要。系统可以将这些常用摘要保存起来，在凭证制作时选择调用，而不用逐字录入，这将大大提高业务处理的效率。常用摘要分“公用”和“个人”两种。公用摘要是在本单位所有人都可以用的摘要；私有摘要谁定义谁能用。统一提供了将个人摘要转为公用摘要的功能。4、 【凭证模板定义】：单位在日常填制凭证过程中，经常会出现凭证完全相同或大部分分录相同的情况。系统可以将这些常用凭证存储起来，在制作凭证时随时调用，而不必逐笔输入凭证了。这将会大大提高业务处理的效率。凭证制作时，选择“按模板增加”，快速生成凭证，然后修改使其符合当时会计业务需要。 7、总账系统设置项目说明：1、凭证选项【凭证日期序时】：选择该项后，同一类凭证将实行序时编号，即凭证编号较大者的凭证日期必定大于或等于凭证编号较小的日期。【凭证必须完整】：选择此项，在制作凭证时，只有当该凭证的各项内容都填写完整后，才允许保存该凭证。如果不选择该项，用户做不完凭证时也可以保存，特别适用于制作数据量大的分页凭证时，临时中断制作的情况。建议用户慎用该项选择。【货币资金赤字警告】：选择此项 “现金科目”的贷方发生数大于当前借方余额，系统将发出警告提示，但凭证仍可以存盘。系统计算是否出现赤字时，有预记账功能，即包含没有记账的凭证。【凭证套打】：指在已经印刷好的凭证表格上，在指定位置打印凭证的各项数据，不打印表格线。此处不要打勾。【必须输入数量单价】：选择此项，制作凭证时对核算数量的科目要求必须输入数量单价信息。【允许任何人修改不完整凭证】：选择此项，对于不完整凭证，允许非原制单人进行修改。否则，只有原制单人可以修改。【允许修改凭证编号】：选择此项，则制单人可以修改凭证编号；若此项不选，则只能默认系统自动形成的编号，不能修改。【录入辅助信息摘要】：如果科目进行辅助核算，选择此项，则在凭证辅助信息输入时需录入摘要；若此项不选，则辅助信息中不显示摘要一栏。【制单/记账】：该选项表示在制单和记账时显示凭证的范围。可以选择“只显示本人所做凭证”或“显示所有凭证”。2、辅助核算【往来单位快速查找方式】制单时按右键弹出往来单位帮助，该选项可以确定按哪种归类方式弹出往来信息，以提高往来单位查找速度。系统提供了“按地区”、“按类别”、“全部显示”、“临时选择”四种方式供用户选择。i) 其它【财务主管】：输入本单位财务主管的姓名，在制作凭证打印格式时，可进行设置，使其自动填入制证指定位置。【本位币】：设置本位币的编号、名称及币符。【数据精度】：指软件中金额、数量、单价保留几位小数。【分级连接符】：在凭证显示与凭证输出时科目级数之间的连接符，默认为“-”，可根据自己的需要进行修改。三、 日常账务处理1、制单“财务会计”子系统，“总账”模块。“凭证”部分，“制单”。增加、修改、保存、删除凭证：编辑菜单，业务处理菜单查询凭证：查看菜单增加、修改、删除、复制分录、辅助信息：凭证分录菜单，辅助菜单不退出制单界面进行科目、辅助字典定义：字典定义菜单2、凭证审核1、“财务会计”子系统，“总账”模块。“凭证”部分，“审核”。 制单和审核人的姓名不能为同一个人，3、凭证记账2、“财务会计”子系统，“总账”模块。 “凭证”部分，“记账”。 只有审核以后才能记账。4、凭证打印格式定义3、“财务会计”子系统，“总账”模块。“定义”部分，“输出格式定义”。5、凭证打印4、“财务会计”子系统，“总账”模块。 “凭证”部分，“打印”。账务制单时，可以使用编辑下的打印凭证6、账表查询5、 科目余额表科目余额表是会计查询中最常用的一个表。科目余额表综合记录了所有会计科目在各会计期间的金额、数量、外币等项目的期初余额、本期发生额、累计发生额、当前余额等信息。 主要可以查询：1) 查询任意一级科目的余额，可以是本年任意会计期间的发生情况，包括数量和外币。2) 查询相关账务信息，由表联查明细账联查凭证。3) 如果选定的科目进行辅助核算，可以联查辅助余额表。注意：v 如果以普通单位用户登录，则只能查询本单位的科目余额表；如果以合并单位用户登录，则可以查询该合并单位或属于该单位的所有下级单位的科目余额表，或者同时并列查询多个单位的情况。如果查询的是多个单位的余额表，则可以选择是查询汇总结果还是罗列结果。合并单位科目余额表数据来源于其下级单位数据。6、 二维余额表二维余额表是将不同级次上的科目按对称原则重新排列，形成二维表格。二维余额表的使用是为了便于比较分析。主要用于成本费用类科目，例如在建工程，二级设置的是项目名，三级设置的都是材料费、安装费、人工费等等，那么我们把纵向选成二级科目，横向选成3级科目，7、 三栏式明细账三栏式明细账可以查询各明细科目的年初余额、选定会计期间的期初余额、各月发生额合计和期末余额。8、 多栏式明细账查询任意一级明细科目的发生情况，查询的方式与三栏账不同，是以多栏账的格式，把指定科目的下级作为分析栏目形成多栏账。多栏账的查询可以分为借方多栏账、贷方多栏账、及借贷多栏账。可根据已有的多栏账账簿格式进行查询，也可以根据临时定义进行查询。 9、 序时账 序时账又称日记账，它是以会计分录的形式序时记录经济业务的簿籍。10、 其他日记账 其它日记账是指除现金、银行存款外，在科目设置中设置为“日记账”的科目，在日常的账务处理中，有些非现金、银行存款科目要求进行日记账管理，本功能专为这些科目提供日记账查询。7、往来查询11、 个人往来可以查询某个人的往来余额表、个人三栏明细账、个人属性余额表、个人三栏明细账等。个人余额表查询的是本单位某员工往来情况的余额个人三栏明细账查询的是本单位某员工往来明细情况个人属性与个人往来相同，12、 单位往来1） 单位余额表：查询某个往来科目在各个往来单位中的发生情况。可以按单位类别、地区查询某个科目在各个往来单位的发生情况。2） 单位二维余额表可以查询单位在各个往来科目中发生情况。若单位往来核算科目不仅使用单位往来核算，而且还进行部门核算，则可以查询：某个部门的某个往来单位的往来核算科目发生情况；若单位往来核算科目不仅使用单位往来核算，而且进行产品核算，可以查询：某产品的某往来单位的往来核算科目发生情况。3） 股份单位按上市要求，要披露关联交易信息。此功能即根据往来单位中的设置将关联交易查询出来。普通单位可以查询，合并单位也可以查询。8、辅助查询13、 部门余额表：部门余额表查询某个核算科目在各个部门中的发生情况14、 部门科目余额表： 部门科目余额表查询某个部门在所有科目中的发生情况15、 部门二维余额表：部门二维余额表可以查询一个科目在某个或某些部门中的发生情况。如查询产品销售收入在销售一部和销售二部中的发生情况。若部门核算同时核算了数量或外币，同时可以查询数量和外币的发生情况16、 部门收支明细表查询部门的收支情况。在查询时可以任意选择部门也可以任意选择科目。如查询各个销售部门的收入、成本、费用情况。也可以选择某几个销售部门，查询它们收入、成本、费用情况。也可以选择收入、成本、费用中的某一项或几项，查询某几个部门的情况17、 部门三栏账部门三栏账查询某个部门在某一个核算科目中的发生情况18、 分析部门多栏账分析部门多栏账是以多栏账的格式查询部门核算的各种数据，以部门作为分析栏目，分析某单位、某个核算科目的发生情况19、 分析科目多栏账分析科目多栏账是以核算科目作为分析栏目，分析某个部门的发生情况，如分析销售一部的收入、成本、费用的发生情况。9、期末处理20、 规则凭证定义每到月末，财务人员都需要做一些固定的业务凭证，例如计算本期产品成本并结转产成品；根据产品销售收入结转销售成本；将本期各种收入及费用结转利润等。这些凭证，业务性质固定，凭证内容不变，每月变动的只是金额数据。为了减少财务人员的工作量，提供了该功能。规则凭证定义步骤：第一步 增加凭证，注册业务内容。各项目介绍如下：【编号】：系统给予每一张规则凭证的顺序号，不能进行修改。【摘要】：该凭证的凭证摘要。【凭证类型】：该凭证所属的凭证类型。【生成级别】：控制凭证自动生成时的顺序，按级别由大到小逐个生成。【生成周期】：指该凭证自动生成的周期期限，分为：每会计期间一次；每年一次；任意。【是否自动生成】：控制月结时是否自动生成。【是否允许修改】：控制生成的凭证是否允许修改。第二步 增加分录，即录入该凭证的每条分录的科目。各项目介绍如下：【摘要】：录入该笔分录的摘要内容。【科目编号】：该笔分录使用的科目，可点击右键从帮助列表中选择。【记账方向】：该笔分录的金额发生方向，可点击下拉列表选择“借”或“贷”。【金额公式】、【外币公式】、【数量公式】、【外币编号】：定义该笔分录的取数公式及使用币种，该工作在下一步中完成。第三步 定义数据公式在定义公式的时候，系统提供了直接从凭证上取数的函数，另外若需要定义其它公式，可点击“增加公式”按钮。各项目介绍如下：【系统函数】：选择该公式的取数来源，如选择“报表取数”或“科目金额”取数等。【会计实体】：显示本单位的编号。【会计年度】：指明取数的年度。【会计期间】：指明取数的期间。【科目编号】：定义取数的科目。【数据对象】：取该科目该期间的余额或发生额等，如“产品销售收入”科目取“本期贷方发生”，即本会计期间贷方发生数。第四步 将数据公式填入对应分录公式定义完后，在分录的公式栏点击鼠标右键，弹出菜单中出现所定义过的公式，选择后公式编号会自然填到对应分录中。若结转凭证的科目对应了辅助核算，如专项核算、部门核算等，可以针对辅助核算有关原始凭证分录定义公式。21、 规则凭证生成必须在记账以后才能生成规则凭证22、 结转凭证定义主要完成对应结转的凭证定义，对于月末结转的凭证，有规律且简单的，通过规则凭证定义虽也能完成，但显得复杂，因此提供该功能完成那些科目对科目结转的凭证定义。如收入、费用转利润等。项目说明：【凭证类型】：确定生成的结转凭证的凭证类型。【生成周期】：确定结转凭证生成的周期。有每会计期间一次和每年一次两种选择。【摘要】：确定结转凭证的摘要。【转出科目】：确定将余额转出来的科目。【转入科目】：确定将转出科目余额转进来的科目。【转出范围】：确定转出科目的范围，选择相应明细科目即可23、 结转凭证生成必须在记账以后才能生成规则凭证24、 平衡检查在每个会计期末可以对账务资料进行平衡检查。检查内容包括：总账与明细账、总账同部门账、总账同专项账、总账同往来账等之间的平衡检查。这一功能由系统自动执行，并返回检查结果。登录的用户只能对本单位余额表进行平衡检查。25、 月结与反月结月末结转步骤：第一步：月结的前提条件：自定义凭证一般在月结前生成。月结前，本会计期间凭证必须都已经记账。结转日期应为本期最后一天。上一个会计期间已经关闭。第二步：平衡检查。检查总账同明细账、总账同辅助核算明细账、总账之间是否平衡。第三步：显示检查报告。第四步：进行月结处理。月结后，当前会计期间为下一期间，会计日期为下一期间的第一天，如果在最后一个期间，则不更改。本会计期间的状态置为“关闭”。如果下一个会计期间尚未打开，则自动打开下一个会计期间。如果是本年度最后一个会计期间，则将辅助原始凭证中本年度中已经进行银行对账初化的科目对应的凭证分录还未转入单位日记账的全部转入到单位日记账中去。同样处理往来核销的单据。同时系统会提示是否要年结，如果选择，那么将进行年末结转。月结后不能再对以前期间进行业务处理（即不能增加、删除、修改凭证），也就是已经关闭的期间不能进行业务处理。反月结就是将会计期间重新打开即可。四、 报表1) 报表定义1、 新建报表新建一张报表，需要首先设置表的各种参数信息，主要的要素如下基本参数：【报表编号】：为十二位字符以内的数字、字母、汉字等任意组合的字符串，编号不能为空，在格式定义之后，不能对报表编号修改。【模版选择】：可以选择任何一张已存在的报表作为模板。【报表名称】：新建表名称，不能为空。系统将根据输入的表名确定主标题行内容。【报表版本】：同一张报表，可以有不同的版本，默认值1.0 【版本说明】：对该版本的说明信息，若是升级版，一般要有版本升级的详细说明。格式参数：【标题行数】：由主标题和副标题组成，主标题默认为报表名称，副标题反映单位名称、报表时间、以及金额单位等。系统缺省值为2。【表头行数】：表头即列标题名称。系统缺省值为1【表尾行数】：表尾即报表的注释项目。系统缺省值为2。【表体行数】：表体即表的具体内容，表格内除了表头内容以外的所有项目内容和数据就是表体。系统缺省值为30。【报表列数】：报表总列数。系统缺省值为10。其他参数：【上报编号】：该表在上报时的编号，可以和该表的报表编号相同。【报表类型】：可以选择年报表、季报表、月报表、日报表、模板表、分析表。注意：v 其中，如果是日报的话，那么历史数据是不保存的，年报、月报、季报都保存；模版表指该表作为模版保存，可为建立其他报表提供模版；分析表用于报表的分析功能。【报表类别】：是对报表的分类。类别是在报表字典报表类别划分里面定义的【保护属性】：在“公有”和“私有”中选择其一。如果选择私有，则该报表格式只能创建单位使用，其他单位不允许使用；如果选择公有，则其他单位也可以使用该报表。2、 定义公式将视图转入到通用公式状态点击页面工具栏FX按钮，会出现以下页面其中，系统函数是数据的来源，是取自报表、科目、专项等等。根据选择的数据源，右边的界面也有所不同，下面的操作符和数学符号，是具体的运算符号。例如，取科目1001的借方发生额我们在系统函数当中，取科目金额然后在会计实体选择本单位（如果是私有报表，就选本单位，如果是公有就空着，表示所有单位都可以用），科目编号选1001，取数对象按照需要的对象选择，如下图年度、期间、条件、行列编码都可以空着，表明是默认的，即在哪一月打开就取哪个月的金额。确认无误后，点击形成公式，然后在“公式一栏”就会出现公式，然后点确定即可。从报表、专项取数的操作基本相同3、 报表数据单元关联报表的格式和公式定义完毕以后，还需要定义一下报表是从哪里取数。由于GS管理软件是全集团统一管理，所以取数的“最大范围”也就是全集团，当然，这个范围是根据用户自己的权限来控制的，作为核算实体的会计人员来讲，此处的关联，就是将新建的报表同自己的单位关联起来，告诉软件你需要的数据来源于哪个单位。 打开报表报表字典报表数据关联，可以看到左边是各个报表，右边是取数来源即所谓的数据单元的列表。列表左边的是已经选中的单元，右边的是没有选中的单元，对于核算实体的用户来说，右边只有自己本公司的单元名称。4、 添加职责里面的报表数据权限报表的格式定义完毕，也指明了是从哪里取数，但是此时还是无法打开报表，因为我们软件是默认用户对于新增的报表是没有权限的。我们需要到前文所讲的职责维护，选中需要更改的职责，例如报表岗，然后在左边模块名称里面选报表，下面选数据单元权限，在右边选中新增的报表，这样，这个岗位的用户就对这个报表有权限了。2) 报表计算打开报表报表操作打开报表，左边选需要打开的报表，右边选需要取数的数据单元，也就是数据来源于哪里，然后点确定。打开报表以后，选择视图数据状态，然后点击数据计算本表即可。或者，到报表报表数据报表计算，选择需要计算的报表计算即可。此外还可以自定义自动计算。3) 报表校验打开报表报表操作打开报表，左边选需要打开的报表，右边选需要取数的数据单元，也就是数据来源于哪里，然后点确定。打开报表以后，选择视图数据状态，然后点击校验本表即可。或者，到报表报表数据报表校验，选择需要校验的报表校验即可。4) 报表审核为防止计算完或输入完数据的报表，被其他操作员误修改，系统提供了对数据的保护功能。报表数据审核意在控制报表的数据是否可以修改，包括其他形式的修改，如计算、接收等。选择数据单元，然后点击“应用”按钮，则显示出引用该数据单元的所有报表，这时可以选择报表打上审核标志，这样这些报表在审核期间所定义的数据单元中的数据将不能修改。【全部通过勾稽关系】：选择该项目，表示如果该数据单元报表通过了报表校验，则系统自动打上审核标志。【本级审核】：普通单位只能对本单位的数据单元的报表进行“本级审核”。【上级审核】：合并单位只能对下级单位的数据单元进行上级审核，并且相应的数据单元必须已做本级审核标志。上级单位做上级审核后，此数据单元的报表不能做本级取消审核。注意：v 审核标志对正在打开的报表不起作用。v 会计期间显示登录的会计日期所属的期间，允许修改。v 修改完本级审核或上级审核标志后，必须保存。5) 报表汇总打开报表报表数据报表汇总该窗口的左边显示登录职责所拥有报表汇总权限的报表，右边显示与报表相关联并且来源方式是汇总依赖的数据单元。选择报表所对应的数据单元，然后点击“汇总”，则系统对所选会计期间的报表所对应的数据单元按照该单元定义的计算公式进行汇总求和。汇总完毕后，若想查询汇总结果，则需打开该汇总数据单元报表进行查询。注意：v 报表汇总可以选择多个数据单元同时进行汇总。v 会计期间默认为登录的期间，但可以修改，从而汇总其他会计期间的报表。v 若选择只汇总审核的数据选项，表示只对已进行报表数据审核的数据单元进行加总。6) 报表调整打开报表报表数据报表调整该窗口的左边显示登录职责所拥有数据计算权限的报表，右边显示与报表相关联并且来源方式是计算