赣州毅德商贸物流园开发有限公司出差管理制度.doc

会签记录项目部门姓名日期编写财务部王谦2012-06-21审核/会签审批变更履历版本变更内容描述修订人修订日期V1.0<此处简单说明本次对文件进行的变更>赣州毅德城出差管理制度1. 目的 适应公司业务的发展，加强公司出差费用的规范化管理，指导员工报销真实、必要、合理的出差费用。 2. 适用范围 公司所有员工应遵照执行。 3. 相关定义 . 出差 出差指：员工离开常驻工作地外出公干。 . 常驻工作地 常驻工作地指：员工人事归属的工作地点。具体判断原则如下： . 员工因任命、借调等原因被外派到异地办公机构工作，自报到之日起即为常驻， 以新的工作地为常驻工作地。 . 预期派往同一地点连续公干三个月以上的，自到达之日起为常驻，以新的工作地为常驻工作地。 . 原为临时出差、预期不超过三个月而实际连续出差超过三个月的（回公司开会、述职等不影响出差的连续性），从第四个月起即为常驻，以新的工作地为原常驻工作地。 . 员工在某一区域内长期流动工作，因以相对稳定的工作地为常驻工作地。外派、借调到公司以外其他单位工作的人员，以外派、借调工作地为常驻工作地。 4. 员工及主管的责任 . 员工应承担以下责任 . 合理制定出差计划和预算，出差前交主管领导批准，因特殊原因无法提前审批的，应与主管领导及时沟通。 . 本着节约的原则，在各项出差费用发生之前，对发生的出差费用进行合理的估计； 保证费用的真实性，如实申报本人所发生的出差费用及相关补助，严禁私费公报。 . 整理费用发票，写明费用性质及事项，正确填写费用报销单。 . 对于财务部门的询问及问题反馈，及时予以回答和处理。 . 主管应承担以下责任 . 立足公司利益，对部门的出差需求进行合理有效的控制，避免不必要的出差。 . 对员工所报销费用的真实性、必要性、合理性进行全面审查，确保所报销的各项费用符合本制度的规定。 . 对员工提交的费用报销单据及时进行审核。 . 对部门员工常驻工作地信息的合理性、真实性进行监督管理。 . 对财务部门反馈的员工报销问题予以重视。 . 公司所有员工均应熟悉本制度，采取适当的措施确保遵循本制度。 5. 团体出差 两人以上（包括两人）出差视为团体出差, 团体出差应指定一人，负责整个出差过程的机票预订，酒店预订及报销等事务。 6. 差旅费 差旅费是指：员工外出公干期间为完成预定任务所发生的必要、合理的费用，包括： 旅途交通费，市内交通费，住宿费，餐费，以及其它公务杂费等。 完成出差任务后，由于个人原因选择在出差地停留或去往其他地方的，公司不再承担相关的住宿费、市内交通费和餐费，仅承担标准范围内的、合理的单次回程费用， 出差员工也不享有出差补贴。 不同级别的人员出差，应按照相应级别标准出行，具体标准见附件一。 . 交通费 1） 旅途交通费 . 旅途交通费主要包含飞机票、轮船票、火车票、长途汽车票、机场巴士票及附带的机场建设费、人身意外保险等。员工乘坐火车的行程在4小时以上的，可购卧铺票。 . 旅途交通费应凭票据实报销，员工不允许乘坐出租车跨城市出差，前往交通不便的地方，可以申请公司派车，若需要自驾车前往的，在费用报销时需特别注明。 . 从公司或住所乘出租车往返机场、火车站、长途巴士站发生的交通费，可以据实报销。 . 员工出差目的地如果属于总经办规定的可以乘坐火车前往的地点，员工应选择乘坐火车前往。 2） 市内交通费 . 员工在所在市内公干，可以使用出租车或其他公交车辆(尽量选择公交车辆) 相关费用据实报销费用。报销时需要在报销单上注明外出事项的内容或性质，以便审批检查。 . 接待用车考虑节约成本采用包租车辆的，报销时需特别注明事项的内容， 乘车人员等。 . 包租车辆须遵循安全、经济的原则，因私用车的费用应注明并在报销金额中予以扣除。 . 住宿费 . 公司副经理级（含）以上的员工，可单人入住一间酒店房间；其他级别同性别员工应两人共住一间酒店房间。 . 酒店住宿应取得原始发票与房间流水清单，房间内个人消费的项目，如零食，餐饮，洗衣，保健等项目，如有发生，应由员工个人承担，公司不予报销。 . 酒店住宿费中已包含早餐费用的，可以包含在住宿费中进行报销，其他餐饮支出，按餐费报销标准执行。 . 参加会议的，邀请函注明食宿统一安排的，按会议组织机构的住宿安排报账，未注明的按本通知标准执行。. 餐费 . 餐费是指对员工出差期间发生的餐费，包括伙食、杂费等。具体报销标准见附件一。 . 员工在出差地由当地公司负责招待餐食的，不得额外报销餐费。 . 员工出差遇节假日或法定长假，经相关主管批准后，方可享受餐费报销。 . 异地出差由我司工作人员请客户用餐或进行访谈活动的，所发生业务招待费用需按照业务招待费性质进行报批，不纳入差旅 费用。 . 无票据证明出差起止时间时，报销需提供其他能证明的材料，并报直接主管签字确认。 . 专程申请公司车辆前往出差地，可享受餐费报销，但公司至出差地3 小时车程以内且当天返回的除外。 . 员工在出差期间当天餐费标准按照100 元/人/天报销。 . 公务杂费 . 员工外出公干发生的公务杂费主要包含邮电费、行李托运费、购票手续费、文件复印费、传真费等，需凭票据实报实销。 . 员工报销因公话费时，须提交电话费清单（话时记录、电话号码），据实报销。 . 员工因工作调动发生的托运行李等费用，可实报实销。 . 出差补助 员工在出差期间可享受50 元/人/天的出差补助，按照在异地住宿过夜的天数进行计算，员工可凭票报销。 7. 差旅费报销程序 1) 出差人员需事前填写“出差申请表”，经部门负责人审批后方可出差，特殊情况下来不及办理手续的，出差返回后应予以补办，否则不予报销差旅费。 2) 短期出差的，员工出差回公司后，应在1 周内报销差旅费，长期出差的，可以每月报销1 次,相关单据应邮寄回公司财务部，并在报销单上注明出差的目的地和事项。 3) 对符合上述差旅费开支范围和标准的，本部门负责人初审，由财务人员复审， 公司总经理核准方可报销，超差旅费开支标准的单独报公司总经理批准。 4) 出差及报销流程 申请人按照要求填写“费用报销单”（附件二），并将经批准的“出差申请表”、发票、酒店流水清单等原始凭证附于“费用报销单”后，提交部门负责人审核。 部门负责人对于出差费用的真实性、合理性，费用性质与金额等进行审核。 财务部对于费用是否符合公司管理制度，费用是否超出标准，发票金额是否足额等合规性进行检查。对于符合财务标准的费用报销，报送总经理审批。 对于超出费用标准的报销申请，财务部将退回申请人补充说明原因，经部门主管领导及总经理批准后报销。经审核批准的费用报销，财务部审核所附凭证的真实性，会计检查报销人是否存在预付款与未清借款，如有则在报销金额中扣除，并将借款进行核销。 财务部出纳将款项支付给收款人，收款人在报销单上签收确认。8. 罚则 . 差旅费报销必须在“差旅费报销单”上填写详细行程，不够填写的必须另加纸张填写差旅行程，并由主管签字确认，手工发票需填写取得的时间、地点以及事项，否则不予报销，事后再补办手续的扣罚报销金额的20%。 . 费用报销内容必须真实，对一切故意弄虚作假行为，一经查实处以虚假报销金额十倍罚款，并予以通报。 . 在不同报销人之间的报销单据如因工作需要而存在连票的，必须事先进行书面说明，并经总经理在其票据背面签名确认，否则视同虚假票据予以处罚。 附件一职位级别总经理副总经理高级经理至副经理副经理以下火车软卧软卧硬卧高铁（含动车）一等座二等座二等座长途汽车据实报销据实报销据实报销轮船二等舱三等舱三等舱飞机经济舱经济舱经济舱公务杂费据实报销据实报销据实报销出差补助:元/天无5050餐费标准:元/天境内据实报销100100境外据实报销200200市内交通费标准:元/天境内据实报销据实报销据实报销境外据实报销据实报销据实报销住宿费标准: 元/天一线城市800500400二线及以下城市600400300境外据实报销700600注：1.一线城市包括：北京、上海、广州、深圳、杭州；超出上述费用标准的支出，需单独报公司总经理批准；附件二出差申请单 编号：申请人 申请时间部门是否派车外出时间返回时间外出地点是否订机票出差人员事由及说明部门负责人行政负责人总经理审批