某机械公司报销管理制度[修改].doc

某机械公司报销管理制度第一章 总则第一条 为了加强公司的财务管理工作，统一各部门的报销程序及规定，提高财务管理水平，结合公司的具体情况，特制定本制度。第二条 本制度适用于公司所有员工。第二章 日常费用报销及程序第三条 日常费用主要包括业务招待费、差旅费、办公用品费、邮政电讯费、交通费、培训费、其它日常费用。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。第四条 费用报销一般程序1、 报销人整理报销单据、资料并填写对应费用报销单。（1） 报销人必须提供相应的合法票据。发票必须有收款单位盖章，分接待地点按面额从小到大的顺序排列，用粘贴单粘贴整齐，若某些场所确实不能开具发票则需说明情况，附上该场所收据并用同类同额发票补足。（2） 填写报销单应严格按单据要求项目认真填写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。（3） 其它有关报销事宜的相关资料。2、 部门经理审核签字。3、 财务会计进行复核。4、 交费用审批权限的责任人批准。5、 出纳人员根据完整单据和审批完备的报销凭证付款。第五条 业务招待费指各部门因业务需要而进行公关、接待所开支的必要费用，包括招待用餐、赠送礼品和娱乐活动开支等。1、 由于工作需要必须进行业务招待，接待人员必须事先填写业务应酬费申请表申请招待费用，写明招待事由、招待人数、陪同人员、费用预算，经批准后，方可进行接待工作。2、 招待费用的报销，严格按照公司招待费用报销程序、报销标准执行，超出部分不予报销。3、 外工地安装过程中的招待费用：（1）宴请费用根据相关制度的规定，所有发生的招待费用都要在招待费用清单上登记，超过金额部分必须进行申报，发生的招待费用原则上应有正式发票，如确实无法取得发票，也应提供收据，每次招待后填写外工地安装招待费报支清单，报销时同时应提供每次招待人数、职级、原因等招待费用清单及外工地安装各项费用申请表报财务部审核后报销。（2）需要购买礼品时，项目经理必须事前填写外工地安装各项费用申请表或礼品采购申请单后向项目部负责人申请，在申请表上说明原因，注明金额、交际对象、人数等，待批准后方可实施。项目经理回公司报支时，附经批准的外工地安装各项费用申请表及外工地安装交际费用报支清单、礼品采购申请单进行审核报销。如果没有事先的申报，公司将不给予审核报支。 第六条 差旅费指各部门日常业务中出差所发生的长途交通费、住宿费、伙食费定额补助、市内交通定额补助以及境外出差定额补助等。1、拟出差人员首先填写出差申请表，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由部门经理批准后，根据费用支付授权审批权限进行审批。 2. 借支差旅费：出差人员将审批过的出差申请表交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。 3. 出差人员持审批过的出差申请复印件，到行政管理部订票（原则上费用超过2000元一律用支票支付，特殊情况不能用支票的，需事先书面说明情况，经审批人签字后报财务备案）。4、出差人员应在回公司后七个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写差旅费报销单。（1）实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返回时间为准，12：00以后出发（或12：00以前到达）以半天计，12：00以前出发（或12：00以后到达）以一天计。（2）住宿费、交通费报销时必须提供发票，如住宿费还需附有旅馆盖章的结算清单，限额标准内据实报销；超出标准部分由员工自行承担。（3）伙食补贴实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。（4）部门之间联合出差应该按部门分开报销，如果不能分开，必须列清各部门的费用，并由各相关部门出差人和负责人签字确认。（5）每次出差发生的费用只能一次报销，不能分次报销。员工出差期间发生的业务应酬费应另行张贴费用报销单，并与差旅费同时报销。（6）出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。（7）如有借款，必须写明借款金额以及超支补差或应交余款金额。（8）对长期驻外人员、项目现场安装作业人员的差旅费用标准按照公司相关外派人员管理办法执行:A 原则上工人上下班以自行乘坐公交车为主，无公交车的以包车接送的也应有包车合同。项目经理在签包车合同时应事先填写外工地安装各项费用申请表后向项目部负责人请示，内容包括接送价格/每次，人员、车牌、保险等，经同意后方可包车，回公司报销时应提供包车合同及租用日期、车票及外工地安装交通费报支清单。B租住旅馆的工人住宿标准每人不超过40元/天，并由居住班组在住宿费报支清单上签字确认，项目经理住宿标准为6080元/天。旅馆发票至少附有旅馆盖章的住宿结算清单，租民房居住的要填写外工地安装各项费用申请表，经项目部负责人批准同意后与房主签订租住合同，报支时旅馆发票贴于差旅报支单后并附外工地安装住宿费用报支清单。租民房费用报支时凭租住合同、租房收据及外工地安装住宿费报支清单；对于超过旅馆住宿标准的，项目经理应事先填写外工地安装各项费用申请表，经项目部负责人批准后住宿。回公司报支时如无批准同意的申请表，超过部分由个人自理。（9）新招聘的外地专业人员（非应届毕业生）报到时的单程路费（以硬卧费用标准为限，人力资源部批准的特聘人员除外）及行李托运费（按每人XX公斤）予以定额报销，其他费用不予报销。6、 国内差旅费报销标准一览表 单位：元/人、天出差人员类别出差地点住宿费用标准伙食补贴市内交通费标准长途交通凭票报销普通员工一类地区可乘坐汽车、普通火车硬座或硬卧、动车二等座或硬卧二类地区市外周边地区当日往返无锡市范围内中层所有地区 可乘坐飞机其他高层一类地区二类地区高层人员所有地区 实报实销（1） 一类地区：北京、上海、深圳三个城市；二类地区：其它城市和地区；市外周边地区：距无锡50公里以内的地区，出差天数计算方法：出发当天和返回当天都计算在内，但住宿费按实际住宿天数计算。（2） 高层人员：公司总经理；其他高层：公司总经理以外聘用并任命高层。（3） 长途交通费包括往返外地的长途汽车费、火车费、机票费，以及往返机场与出差地或公司办公地的汽车费，实报实销。高铁、动车票除高层人员以外仅报销二等座位票。返目录返目录返目录返目录返目录（4） 飞机乘坐标准：中层以下人员因特殊情况乘坐飞机的，须经公司总经理书面批准，否则按乘机费用总额的60报销；特定情况下除外，如坐飞机比其它交通工具更经济时。飞机乘坐标准：公司总经理可乘坐商务舱，其他人员限乘经济舱，特殊情况乘坐商务舱由公司总经理批准。（5） 住宿费在标准限额内凭住宿发票报销，按实际住宿天数计算，超出部分不予报销。对于多人一同出差，提倡同性合住，中层（含）以下人员多人（同性）一同出差，原则上应安排二人间或三人间住宿，且每人住宿费开支标准比单人住宿标准相应降30%。7、 国外差旅费开支一览表出差地点出国人员级别住宿费凭票报销出差定额补助适用地区一类地区普通职员、中层英国、巴黎、彼得堡、莫斯科、东京、大阪、迪拜（其中欧元标准适用欧盟国家）其他高层人员二类地区普通职员、中层其他国家和地区（其中欧元标准适用欧盟国家）其他高层人员三类地区普通职员、中层泰国、马来西亚、柬埔寨、越南、缅甸、印尼其他高层人员四类地区普通职员、中层香港澳门地区其他高层人员所有地区高层人员凭票报销凭票报销（1） 出差欧盟国家（上列1-2类地区），住宿标准及出差补助按欧元标准计算，非欧盟国家，住宿标准及出差补助按美元标准结算。（2） 公司派往境外学习和培训并统一安排住宿者，每人按人民币xx元/天标准给予出差定额补助。（3） 受境外客商邀请出国，已由邀请方承担（支付）费用的、属于由国家、省、市外事外贸部门组团赴国外参观和贸易洽谈和受组织单位邀请派往境外参加属于旅游性质的观光考察的出国行为，不适用上述标准。（4） 境外出差借款报销必须折算成相应人民币金额，外币折算汇率以实际兑换汇率为准，经办人需提供相应的外币兑换凭据。若无凭据证明，折算汇率以业务发生的当月1号中国银行外币卖出价为准。第七条 交通费指部门因日常业务需要在市内发生的交通费用。1、 员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经行政部车辆管理人员同意后可以乘坐出租车；市内因公外出的出租车、公交车费用应根据实际发生并取得的相应车票据实报销。2、 公车出差发生的过路过桥费报销时，需注明往返时间及地点。第八条 邮政电讯费指公司或公司各部门因日常业务运作需要安装、使用、修理电话、传真、互联网、邮寄、快递等支出的一切费用。1、为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准。 2、固定电话费、传真费、互联网费用：公司为员工提供工作必须的固定电话、传真、互联网，并由公司统一支付费用。不鼓励员工在上班期间打私人电话。3、邮寄、快递的收、发，由行政管理部统一管理。（1）各部门将需要邮寄、快递的信件、物品放到行政管理部指定地点，并在发送登记薄上登记、签字，明确邮寄地址、姓名、事由等相关信息。（2）门卫统一接收邮寄、快递至公司的信件、物品等，做好相应的登记后，通知各部门相关人员领取，并让领取人签字确认。4、除移动电话费外，其它所有的邮政电讯费用由行政管理部统一报销支付，行政管理部每月制作邮政电讯费用统计表交财务部，统计表必须将实际发生的费用按部门进行分摊。第九条 办公用品的计划、预算报批、领用，见公司办公用品管理制度，并由供应部根据采购预算计划到财务部报销。 第十条 培训费、其它日常费用的报销1、 培训费由公司人力资源部统一管理，具体见公司培训管理制度。2、其它日常费用的报销由使用部门的有关人员按日常费用报销程序执行。第三章 工薪福利及相关费用支付制度及程序第十一条 工薪福利等支出包括工资、奖金、社会保险及各项福利等。 第十二条 工薪福利支付程序 1、工资支付程序：（1）每月由人力资源部将本月经公司总经理审批后的工资支付标准（含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息）转交财务部并办理支付手续；（2）财务部通过银行代发形式支付工资；（5）员工到人力资源部领取工资条并与工资卡内资金进行核实。2、员工奖金支付按公司绩效管理制度执行。 3、社会保险及住房公积金支付程序：（1）住房公积金由人力资源部经公司总经理审批后到财务部申请转帐支票支付； （2）社会保险金先由人力资源部进行社保申报，再由财务部协助人力资源部办理银行托收手续，财务部收到银行托收单据应交人力资源部专人签字确认，若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。 （四）其他福利费支出由活动主办部门按审批后的支付标准填写报销单经部门经理签字确认财务经理进行财务复核报总经理审批，并根据审批后的报销单及支付标准到财务部办理报销手续。第四章 专项支出财务报销第十三条 专项支出主要包括固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。 第十四条固定资产的购置报销按公司固定资产管理制度相关规定执行。 第十五条 其他专项支出报销制度及流程 1、 费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用）支出。 2、主管部门负责人根据实际需要提出预算方案（含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等），经分管副总审核后，报总经理批准；如费用支出超过xx万元，须经董事长审批。 第五章 借款管理第十六条 借款相关规定1、个人借款仅限于应届毕业生生活费、员工生活及特殊困难借款；2、应届毕业生生活费借支原则上限额1000元，转正后分两个月归还。3、因特殊原因需办理3000元以上个人生活借款时，应书面申请，交由单位负责人审批后办理。4、差旅费借款。出差借款填制“借款申请单”，附上经审批的“出差申请表”（注明还款期限），按程序办理借款。5、为了某个明确目的（因公购物、承办活动、支付零星款等）而发生的借款。需提供经批准的书面申请及费用预算明细，费用预算要求清楚、全面、客观，借款的使用必须做到“专款专用专还”，借款人应在活动结束或费用发生后7日内一次性办理报销冲账手续，并“多退少补，结清余款”。 6、备用金借款。有备用金借款的人员应在每月及时报销费用，在账龄较长、财务需要清理时积极配合。并且要求在年度结束前全部清还，并根据下一年度业务需要申请下一年度备用金。7、公司员工调离、辞退或辞职时，必须到财务部办理借款清理手续，未办理借款偿还、清缴手续的员工，人力资源部将不予办理其他有关手续；8、直接支付给外单位的劳务费、咨询费、广告费、材料费、货款及其它代垫款等一律不能以个人借款的形式支付，必须由财务统一对外转账付款。第十七条 借款程序及罚则1、借款程序经办人 直接领导 财务审核 审批 付款财务对借款逐笔、按时间做备查登记，作为清理及超期罚款的依据。2、借款所需单据为借款申请单和有关证明材料3、罚则（1）严格执行“专款专借、及时报账，清前款借新款”的原则。旧款未清且无正当理由的，财务部一律不予再借新款。（3）各部门及个人对因自身过失导致的借款损失承担赔偿责任。（4）财务部按月清理个人借款情况，对于业务已完成但逾期未清偿借款者，每月10日前通知借款人及时还款。借款人对借款余额有异议，应及时与财务部沟通反馈，无反馈意见视同默认借款余额。借款人应在通知之日起三日内（遇节假日顺延）还款或办理续借手续，违反规定且无正当理由的，按借支金额进行相应扣罚，罚款标准如下： 逾期个人借支扣罚标准 单位：元/次逾期本金1000元以下10005000元500010000元10000元以上扣罚金额10%且不低于505%且不低于1004%且不低于2503%且不低于500第七章 预付款管理第十八条 预付款是指因承办某些专项业务，或采购类需预先全部、部分支付款项(后取得货物或劳务发票)而形成的款项。1. 设备、模具等资产类预付款必须附相关合同、投资立项审批文件、招标审批表、招标记录表等文件，付款进度超过合同总金额的50%以上时，应索取全额发票。2. 原材料采购预付款需附采购合同、采购相关审批文件等，预付款时间不应超过3个月。3. 费用类预付款需付合同及费用支出批文，预付款时间不应超过1个月。4. 财务人员对预付款分户、逐笔登记台帐进行管理，台帐内容包括供应商名称、合同编号、合同金额、付款方式、付款进度、收到发票时间、经办人等信息，以对预付款进行有效管理。5. 款项预付后，对预付款遵循“谁经办，谁跟踪，谁负责”原则管理，经办人应及时索取发票冲账。预付款逾期1个月未冲账且无正当理由的，如果经财务部督促仍无法取得发票核销预付款的，则财务部将该笔预付款转为经办人的个人借款管理。第八章 费用报销相关规范第十九条 单据使用规范1、借款申请单：主要用于借款申请；2、差旅费报销单：主要用于因公出差发生费用的报销；3、支出申报单：（内部报账）主要用于偿还借款、发票报销、发票冲账；4、付款申请单：（对外付款）主要用于对外支付的各项款项、根据协议需预付的各款项；5、粘贴单：主要用于经办人粘贴各项费用的单据，以便审核和装订。第二十条 报销发票要求1、费用报销的发票是财务收支的法定凭证，是会计核算的原始依据。票据必须真实、合法、完整。即：费用支出必须与实际发生的经济业务相符，严禁伪造、变造凭证；费用支出取得的原始凭证必须合规合法，必须是国家财政部门认可的税务发票或财政收据，如发现伪造的假票据应拒付或要求退款；费用支出取得的原始凭证，其内容必须完整，票据内容（如发生日期、摘要、数量、单价、收款单位、经办人等）应按要求如实填写完整，并取得购物小票或明细清单（发票上已有明细的除外），有收款(开票)单位盖章，大小写金额必须一致；2、飞机、车、船票：日期、地点、票面金额清楚，盖有发票专用章，界线正确（以划界最明显的大写金额为核报金额）；住宿费发票正面必须有出票日期、入住和退房日期、住宿费用项目、单价、总金额等；发票发生时间必须为相应业务期间；3、若发票遗失，需出具说明并由部门领导签字确认并扣除所遗失发票金额的5%-20%予以处罚。第二十一条 报销单填写和票据的粘贴要求1、填写报销单字迹要工整、内容要分项和完整（报销日期、报销部门、报销人姓名、报销内容、大小写金额等）、计算要正确，报销单据上需注明完整的预算项目名称。2、 不同性质票据（如包含业务费、办公费等）必须分类粘贴，不得混贴。粘贴的票据必须整洁、平整、规范，以左上角为准，向右、向下厚度均匀；粘贴的票据应保证金额、日期、印戳清晰可见；粘贴的票据不得超出报销单所覆盖的范围，超出部分需裁减或折叠整齐；票据粘贴只许用胶水，不得使用订书钉、别针和回形针。单据的粘贴应保证财务人员能够复核报销金额和核实票据的真伪。增值税发票等有装订孔的发票，请将其边缘剪掉（由于增值税发票抵扣联需交税务会计认证报税，故抵扣联无需粘贴，仅需用回形针夹好即可），发票必须真实、足额，不足者缺少部分不予报销。其他附件依次按顺序粘贴整齐即可。3、 发票报账核销预付款或个人借款的，应在相应报销单的右上角注明“核销预付款”或“核销个人借款”字样以及核销金额。如报账人与借款人不一致，应特别注明“核销××借款”字样，并由被核销借款人确认。专项费用借款核销还需注明借款的项目名称，并冲销对应的专项借款，不得跨专项冲账。第二十二条 费用报销责任界定1、报销人的责任报销人对所报销项目的真实性、准确性、及时性负责，单据及附件应合法、完整。各项报销发票、资料必须齐全并按要求粘贴，否则财务部有权拒绝报销。2、直接领导的责任（1）负责审查费用项目申请及批准手续，报销金额是否控制在开支标准和预算之内。（2）对所报销项目的真实性、合理性、必要性负责，各项附件合法性、完整性负责。（3）部门负责人对报账项目的真实性、必要性负责，并对部门费用支出是否控制在预算范围负责。3、财务审核人员的责任（1）负责审查单据的合法性、真实性、填报准确性、及时性，报销内容和开支标准是否符合有关标准。（2）审查报销项目审批手续的完整性。4、 审批者的责任审批者对报销项目的真实性、必要性、费用总体的合理性负责。第二十三条 费用报销及时性、规范性要求1、及时性：为确保每月费用发生情况在账面真实反映，保证各月费用预算与执行的匹配性，贯彻费用核算管理的权责发生制原则，各种费用必需及时报销。（1）日常费用报销：业务完成后，经办人员必须在七个工作日内报销相关费用。（2）其他费用报销按合同规定月结的供应商，请相关责任人于月结日之后7日前将上月单据传递至财务部审核。对未规定结算时间的供应商，在达到付款时间后的7日内将单据传递至财务部审核。财务部将对各部门超期报销的情况进行考核，对超期报销的费用将减额报销：超出7日至15天内未填单报销的，按核实报销额九折处理；超出15天至30天的，按核实报销额八折处理；超出30天以上，按核实报销额七折处理；超出45天，视为费用自理，不予报销。2、规范性：对于填单不规范的经办人，财务将定期进行通报处罚。（1）报销人营私舞弊、弄虚作假，不予报销不真实部分，同时对报销人处以作假报销额的50%，且不低于100元/次的罚款；对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额50%-100%但不低于100元/次的罚款。（2）部门负责人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，予以违规报销金额10%-50%但不低于50元每次的罚款。（3）出纳、会计等财务审核人员审核不严使公司造成严重损失的，对财务审核人员按损失金额5%-15%罚款，但不低于100元/次的罚款。第九部分 附则第二十四条 本制度由公司财务部负责制订、修订并解释。第二十五条，本制度由总经理批准，自颁布之日起正式执行。