办公室管理规划.doc

草拟人：gengjingyan校准人：办公室管理规划V1. 0目录1.办公室管理总则42.办公室环境管理42.1办公室环境管理内容42.2办公室环境管理目标52.3办公室环境管理方法7S管理体系63.办公物资采购、调配管理83.1办公物资管理范围和主旨83.2办公物资管理制度设立83.3办公物资管理权限与责任94.文档管理94.1公司纸质文档管理要求104.2公司电子文档管理要求105.办公经费的预算编制、调配及管控115.1办公经费预算的编制125.2办公经费预算的调配及管控手段136.人事协调及管理146.1人力资源规划146.2人力资源招聘与配置156.3员工流动管理166.4员工培训管理176.5劳动关系管理177.培训/会议组织177.1公司员工培训管理177.2公司会议组织管理198.日常事务及日常接待208.1员工着装仪表规范208.2员工工作行为规范218.3办公室考勤制度218.4印章管理228.5发文管理228.6接待管理229.应急事务及安全预防、管理2310.公司制度制定、完善及执行241. 办公室管理总则办公室最基本的职能是事务管理和政务服务工作。根据我公司目前的发展状况，办公室的主要职能总结如下： 办公室环境管理 办公物资采购、调配管理 文档管理 办公经费的计划、调配及管控 人事协调及管理 培训/会议组织 日常事务及日常接待 应急事务及安全预防、管理 公司制度制定、完善及执行 其他临时事务本文将对办公室工作的以上职能进行阐述和规划，但各项职能各自所需的支撑性规范制度条款将另行编制。2. 办公室环境管理2.1 办公室环境管理内容办公室作为公司的主要办公和来访接待环境，其直接直观地体现了公司的管理理念和企业形象是否具备先进性、高效性，办公室环境管理的主要内容如下： 办公室视觉环境管理办公室视觉环境管理包含：办公室整体布局规划、办公室整体的统一和洁净（地面、墙面、天花板、前台背景、卫生间、会议室等），办公桌椅的整洁及统一。办公设备的摆放，电源线缆的安全摆放、绿植或鱼缸的维护，灯光及日常采光的调整等。 办公室听觉环境管理办公室听觉环境管理包含：员工工作语言和言辞的统一，公司座机铃声的统一，会议室的噪音消除，与室外噪音隔离等。 办公室空气环境管理办公室空气环境管理包含：办公环境温度及湿度适宜，空气保持通风流通，保持空气新鲜，无异味，禁烟管理等。2.2 办公室环境管理目标办公室环境管理将优化人文环境和职能环境，达到整洁舒适、规范统一、高效高品质、安全无隐患的总体目标，具体体现如下：1）办公室布局应按工作流程、职能和职位进行安排，讲究合理有序，错落有致，功能清楚，互不干扰，尽可能腾出更大的空间。经理室、财务室、会议室、会客室、办公区、洗手间的设立应遵循一定的空间规范和风水原理。2）办公室地面、墙面、天花板以及门板、桌柜椅、空调、冰箱的颜色应搭配协调、色调统一和谐。前台背景、办公区、会议室的装饰、布置及颜色应与公司VI视觉识别系统保持一致、明朗，办公室整体颜色不应杂乱。3）办公室桌椅朝向应统一，摆放对走道没有干扰阻碍，桌椅规格、样式及颜色应一致并协调。桌面电脑、电话、文件架等样式、规格、颜色尽可能保持一致。桌面保持干净整齐无杂物，员工离区时，办公桌椅应摆放整齐。4）办公设备如打印机、传真机、装订机等应统一摆放至方便使用管理且对办公区域、走道不构成阻碍的区域，电源线缆应整齐有序地摆放在安全、隐蔽的暗角，不应杂乱外露。5）绿植鱼缸应保持生气活力，无水露外溢，缸体干净，照明及温度恒定，相关鱼具用品不应摆放外露。6）公司办公区域的照明用灯颜色统一，灯光分布均匀光线无死角无强光，确保所有灯具正常使用。窗户位置应无遮挡物，窗帘透亮无积灰，关闭或打开时应统一角度无凌乱。7）员工着装应遵循与公司CI形象识别系统的一致，并且干净整洁，除周五外尽可能穿着深色职业装。8）除对国外业务外，公司员工工作语言应统一使用标准普通话，办公区域内员工工作言词将严格遵守员工守则和文明用语，禁止大声喧哗。9）公司座机电话铃声统一，员工手机应避免使用个性过强的铃声。10）办公区域应保持安静，尽可能关闭朝闹市一侧的窗户与室外杂音做到隔离。会议室在会议期间应关闭会议室门，与办公区域互不干扰。11）办公室内的空气保持新鲜流通，空调应定期清洗，厕所保持洁净无异味，办公室区域定期除尘消毒。全办公室区域禁烟，并且员工应保持个人清洁卫生无异味。12）夏季确保空调的正常运行，冬季保障暖气的正常使用，通过空调、暖气或加湿器让办公室的温度、湿度保持一个恒定舒适的状态。2.3 办公室环境管理方法7S管理体系为确保公司能够达到办公室环境管理目标，并且能够做到持之以恒不断推进，办公室环境管理将严格采用7S管理方法，对人、对事、对物进行精益规划及管理。 SEIRI 整理公司将制定标准，对办公区域内的所有物品、设备进行区分。必要工作物品将统一归类、按功能性区分、配发和摆放；对无必要物品将清出办公区域并归类存放至统一的库房或储物柜，尽可能大的腾出办公室的使用空间，提升办公区域内工作物品的使用价值和使用效率。对工作物品的使用额度或损耗额度定期审查，决定其最佳摆放位置和日常用量，并定期检查及保持。 SEITON 整顿办公区域按工作的职能、流程和职位作出最佳划分定位，严格按照公司的VI视觉识别系统搭配公司的装修、装饰和办公区域内物品的色调协调统一，优化办公环境的整洁度，让办公区域一目了然，提高工作效率。保持对办公区域内的物品整齐、归类摆放，明确数量统一标识，按工作流程对物品摆放的区域进行最佳分配，精确放置方式，做到明确、易取（易用）、易还原恢复，并设立还原恢复标准，让每个工作人员严格执行。 SEISO 清扫办公区域应保持洁净无卫生死角，对个人办公桌面、墙面、地面、垃圾桶的洁净度严格要求，细致到办公设备的洁净度都做定期检查。前台、会议室、走廊、卫生间等公共区域应时刻保持洁净无杂物无异味，一发现有脏污立即清扫处理干净。公司对办公区域建立清扫责任区，将责任落实到个人，设立清扫基准规范，并写入员工制度守则，定期实行检查。 SEIKETSU 清洁将前面三项工作制度化、规范化，制定考评方式和奖惩方式，实行定期检查，并贯彻执行与维持结果。 SEITSUKE素养制定员工守则，按公司的CI形象识别系统规范员工的着装、仪表及行为举止、礼仪等。定期对员工进行培训和组织团体活动，提升员工精神素养，培养员工按规则办事，养成良好习惯，营造团体精神。 SAVETY安全对办公室内可能存在的隐患如水、电、门窗等定期排查，严格规范电源线缆的走线，确保办公设备的正常安全使用，设立办公室安全工作规范。定期培训提升员工卫生、安全意识，建立办公室防伤病、防污、防火、防水、防盗、防损等安保措施，争取有效预防措施，发现隐患予以及时消除，给员工制造安全、舒适的工作环境。 SAVE节约对公司的各项办公物品进行严格管控，实施合理的领用/配发登记制度，并限定使用额度以规范员工的成本控制意识，提倡环保、节能。建立废旧办公耗材循环再利用体系和回收、报废体系，提升办公用品使用效能。培养员工主人公心态，让他们能够更合理应用公司资源。办公室7S管理体系适用于公司全体员工，公司将秉着“人人积极参与，事事遵循标准”的原则，鼓励员工成立管理小组，制定计划并逐步推行，最终确保办公室7S管理体系持之以恒运行。3. 办公物资采购、调配管理3.1 办公物资管理范围和主旨办公物资管理范围涵盖办公区域的设备、家具等固定资产；各种批量材料、特殊物资、日常办公用品及零用物资等。办公物资管理主旨是让公司办公物资的使用和管理在合理节约的前提下，更好地满足公司的运营需求。3.2 办公物资管理制度设立为使公司办公物资管理合理化及规范化，满足公司需求，合理节约开支，特需设立办公物资管理制度，该制度将主要涵盖以下几点： 办公物资采购管理规范每年度公司各需求部门应按实际运营情况编制本部门的常规性物资需求计划，计划须细分到月到人。办公物资采购管理执行遵循按办公运营实际需要出发，根据需求部门的物资需求计划严格编制采购预算，采购流程上报公司主管领导审批，采购过程中广泛比价询价，按质按量进行物资采购，并将每笔采购记录档案。临时性物资采购除遵循以上原则外，需求部门应事先上报公司主管领导审批，在审批通过后再提交办公室采购负责人，由办公室采购负责人提交财务部审批，在得到财务部门对该采购项目拨款后才能进行该项采购。 办公物资保管、领用和配发管理规范公司设立办公室物资管理负责人和物资存放柜，对办公物资进行细致分类，编号并记录档案。同时办公物资管理负责人应有效使用管理库容，定期整理盘点、动态调整，保持常备物资的合理性。公司各需求部门对办公物资的领用需明确使用需求，应在各部门编制的需求计划中的预算内领用，每次领用按要求填写领用单据并提交公司主管领导审批。办公室物资管理员对办公物资的每笔领用手续进行审核，并进行记录跟踪，同时按汇总各部门当月办公物资的领用情况，编制“月度办公物资领用汇总表”提交至公司管理层，以便公司管理层对各部门的办公物资是否超出预算进行管控。办公室物资管理员定期对办公耗材类物资的使用、损耗情况进行巡查，准确预估月使用量，对即将超出当月使用预算的耗材进行告警和及时发放补额，保证办公耗材的损耗在预算控制范围内实现节约盈余。 办公室物资维护和报废制度办公室物资管理员将对所有办公物资进行分类编号和标识，对公司员工进行办公物资的使用、维护培训，根据办公物资领用和使用情况将办公物资维护责任落实到个人，对于公共使用的办公物资管理，办公室物资管理员将承担保管、维护的主要责任。公司设定标准进行定期检查考评，维护的主要标准除办公物资能够正常投入运营使用外，还应将是否保持办公物资的高效便捷纳入考评范围。员工对办公室物资的使用应倡导“小心爱护、修旧利废、节约环保”，无论是办公设备、办公耗材还是常规消耗品，都应尽可能延长或循环使用寿命、达到物尽其用。公司设立合理的办公物资维修、报废各项标准，在衡量维修费用小于新购成本时应坚持维修使其能够重新投入使用，当维修费用接近新购成本或维修时间、空间严重影响办公运营时应尽快将该项物资报废处理，并重新购买填补。3.3 办公物资管理权限与责任办公司物资管理权限分别指：办公物资审批权限，办公物资使用权限，办公物资采购权限，办公物资配发权限、办公物资维护权限。办公物资管理责任为办公物资库存维护责任，办公物资使用维护责任，办公物资采购责任，办公物资投入审批责任。公司将明确办公室物资管理的各项权限和责任，建立配套的管理流程和各项管理细节措施，各项办公物资购买、投入、使用及维护将严格执行办公物资管理制度守则。4. 文档管理公司文档管理作为办公室管理中的重要环节，将按文档载体和文档类型进行详细分类并制定相对应的管理方法。考虑到文档种类涉及销售、财务、行政等多个部门，公司将从文档的产生、使用对象来划分文档管理归属的部门权限，文档管理制度的设定将充分参考各部门的实际文档运用管理情况，其工作涉及分类、标识、存档、更新、流通及调阅，五个步骤。4.1 公司纸质文档管理要求公司目前纸质文档主要涵盖：标书、报价、公司资质文件、合同、公司宣传彩页、传真、通知及其他内部管理文件。在鼓励无纸化办公的前提下，公司各部门纸质文档管理应实现以下要求：1） 分类：公司各部门应对纸质文档进行有效、无效性辨别。对有效性文件应细致，无效性纸质文档应作废并纳入废纸循环利用或销毁范畴。2） 标识：各部门应对所负责的纸质文档按类别归类，同时进行名称标识、时间年份标识、重要性标识和时效性标识，关键性文件应标识具体的负责人名字，标识应简练清晰。3） 存档：办公室管理人员应为各部门提供专门的文档存放柜（或柜区），除机密性文件外，各部门纸质文档应统一存放在各自的文档存放柜（或柜区）中，不能存放在个人处。纸质文档在存档中应按类别及年份顺序归放，标识一致对外方便调阅管理。过期失效且无意义文档应尽快清出存档区。各部门文档存放柜（或柜区）的保管和维护由各部门指派专员负责，办公室管理人员提供必要的管理协助。4） 更新：纸质文档的更新管理遵循分类、标识、存档规范，在进行文档新旧替换时，如旧文档已完全失效，应尽快清出存档区。文档管理专员应定期主动对文档进行更新维护。5） 流通及调阅：原则上除机密性文档外，部门内人员有权因工作随时调阅文案存档。除公司管理领导外，任何跨部门的文档流通及调阅应事先得到相应部门主管的同意。4.2 公司电子文档管理要求公司对电子文档的管理分为集中管理和个人管理，在办公室管理规划中，仅针对电子文档集中管理做要求，电子文档个人管理请参考各部门职能管理规范守则（如财务制度管理守则，销售人员管理守则等）。未来公司将考虑建立管理更为细致的电子文档管理系统以适应公司运营发展需要。 公司将设立网络公共盘以方便对电子文档的存放和管理，具体参考以下办法执行：1） 分类和标识：各部门在网络公共盘建立各自的文件夹，并设立名称。各部门须对电子文档进行有效性和无效性辨别，只有有效性文档才能导入网络公共盘存放。各部门应对导入网络公共盘的电子文档细致分类，在部门文件夹下按类别建立子文件夹并将相对应类别的电子文档导入，电子文档分类方法可由各部门根据自身运营情况来设立，分类原则是一目了然，易于查阅。导入的电子文档应明确信息标识，方便查阅。2） 存档和更新：电子文档存放的网络公共盘设立在运行良好、内部网络畅通、常时间开放的计算机主机上，该主机不设置密码以便随时支持电子文档管理。除公司管理领导外，各部门只对自己所负责的电子文档存放文件夹有添加、删除、修改的权限，为防止公司电子文档外流，网络公共盘存放的主机应安装防护软件或断绝物理网络作为专用主机使用。各部门内部的关键性类别文件夹应设立密码，并且该密码只由该部门人员管理，密码软件由公司统一安装。各部门的所有人员都有责任对各自的电子文档进行定期检查、维护和更新，电子文档务必保持准确性和时效性。3） 流通及调阅：除公司资质文件、市场彩页、厂家资料、电子流程单据、行政通知、内部制度、等公共性文档支持公共查阅，公司不支持跨部门查阅电子文档资料，如行政人员无权限查阅销售人员投标报价文件，销售人员无权限查阅财务人员的账务文件。除公司管理领导外，部门之间的电子文档调阅应征得相应部门主管的同意后，单独调出所需电子文档供使用人员查阅。各部门的关键性类别文件夹密码需上报公司管理领导，以便公司高层查阅管理。5. 办公经费的预算编制、调配及管控办公经费专指公司为了正常运营而对办公场所及办公人员所需物资或事务的资源投入，其支出范围涵盖办公场所物业费、检修费、水电费、邮电费、印刷费、其他资本性支出（如办公设备/耗材购置费）和其他专项支出（如招聘费、会议费、培训费）等，不包括因销售事项支出费用（如差旅、招待）和财务事项支出费用（如劳务费、税金）。办公经费管理制度将根据办公室管理总则中的办公室环境管理规范守则、办公室物资管理规范守则、培训/会议管理规范守则、日常事务管理规范守则等公司制度标准来设立。5.1 办公经费预算的编制办公经费预算将根据实际工作需要和精打细算的原则进行编制，追求准确性、真实性和合理性。办公经费预算编制工作涉及到公司各部门管理的各个方面，集预测与决策为一体，编制方法参考如下：1） 前期收集汇总：办公经费管理人员将对公司上一年度各部门的办公经费开销进行收集汇总，并对开销进行细致分析，区分常规性日常办公开销和专项性办公开销。对上一年度的超额性开销或低于常规标准的办公开销要了解原因，避免走入分析误区。2） 分析和总体预估：办公经费管理人员须结合公司的运营情况、人员变动等背景对上一年度的办公开销进行细致分析，并根据公司的下一年度战略发展进行办公经费总体预估，预估的原则应是根据公司未来一年的发展做稍微的合理性超前，以避免不能匹配公司未来办公运营的需要。3） 各部门上报需求：办公经费管理人员制作办公经费预算表格供各部门填写，各部门对目前各自的运营情况进行精准判断，根据实际的需求预估及填写，如销售人员应对未来一年中平均每个月的项目有基础判断，每个项目平均需要多少份投标文件，平均每份投标文件需要多少页纸，以此来判断未来一年在消耗纸张方面的开销。特殊的专项办公经费开销应提前明确出来，不划作常规性日常办公开销预算。4） 汇总讨论：办公经费管理人员对各部门所报上来的办公经费预算进行汇总，并分别与各部门主管进行讨论及确定最终预算额度。所确定的最终办公经费总预算不应超过原办公经费管理员根据上一年度办公经费开销和未来公司运营规划作出的总体预算预估。如有超过应要求各部门重新审核提交。另外，办公经费管理人员应对公司整体办公经费预算进行保密，各部门只有权限知道对应本部门的办公经费开销预算。5） 编制及上报：办公经费管理人员根据各部门最终确定的预算额度，以月为时间长度单位按部门、需求类别来编制办公经费预算表，明确出下一年度每个月的各项办公经费开销预算规划。最终的办公经费预算将提交至公司主管领导审批，如审批通过，将把各部门的审批结果分别告知各部门主管；如审批未通过，办公经费管理人员将就未审核通过的部分或部门经费预算开销与对应的部门主管进行再次讨论和编制，直至办公经费预算编制成功并审核通过为止。6） 编制时间和修正：办公经费预算每年度编制一次。办公经费管理人员将每月定期跟踪实际开销与预算开销的匹配性，在每半年进行一次修正，修正过程将再次与各部门主管进行细致讨论，确保修正过的预算更加贴合实际需求，并对实际办公经费开销形成规范和约束。5.2 办公经费预算的调配及管控手段 遵循厉行节约的原则办公经费支出须厉行节约，所有的办公经费支出前提是在预算范围内，公司原则上不对预算范围外的办公经费支持进行审批，如有临时性预算外开支需做必要性说明并得到公司主管领导的审批。 量入为出，合理开支所有员工的办公经费支出须遵守公司办公室物资管理规范守则和公司日常事务管理规范守则等公司制度。正常情况下没有预算就不能申请，没有审批就不能支出，支出就按制度标准来执行。员工应不铺张浪费，自觉提升工作效率，节约每一分公司资源。对于类似于培训费、会议费或大型设备购置等专项性办公经费支出，在每次支出之前办公经费管理员及采购管理人员应对支出专项的明细进行细致了解和对比，并作详细记录。因专项性办公经费支出的可控性不如常规性办公经费支出，所以在不降低质量和效率的前提下，尽可能删减专项性办公经费支出项。 跟踪预警，定期考评办公经费管理员将以月为时间单位对经费开支进行定期跟踪，对即将超出经费预算的类别科目或部门进行预警。同时设立标准，按季度进行办公经费开支考评，公司鼓励员工节约办公经费开支，倡导员工之间相互传递节约经验，并将按节约下来的办公经费一定的比例作为对节约行为的奖励。 关于部门之间的办公经费预算调拨公司办公经费管理制度不支持部门之间的办公经费预算调拨、转赠等行为，各部门的办公经费开支须严格按各自的预算执行。6. 人事协调及管理公司人力资源管理由人力资源规划、人力资源招聘与配置、绩效管理、薪酬管理、员工流动管理、员工培训管理、劳动关系管理工作构成。在公司未正式设立人事部门之前，除绩效管理、薪酬管理工作外，公司人力资源的管理工作将放入办公室管理工作责任范围内。6.1 人力资源规划人事管理部门深入了解公司的发展方向，有远见地预先制订详细而系统的人力资源计划，明确公司的组织机构，同时争取得到公司管理高层的支持，以此保证公司在不同发展时期，随着组织结构的调整，人员也相应调整，不同岗位上始终都有最合适的人员。人力资源规划须以公司总体战略发展目标为制定依据，将包含以下四个部分：1） 招聘计划：人事管理部门须对公司未来的战略发展目标深入了解，并向各部门了解各类人力需求和人员流动变化，根据针对公司发展规划计算本年度所需人才，并计划考察出可有内部晋升调配的人才，确定各年度必须向外招聘的人才数量，确定招聘方式，寻找招聘来源。同时应将对所聘人才如何安排工作职位，并防止人才流失列入计划范围。2） 培训计划：公司对员工进行定期的培训，人事管理部门将按照公司的业务需要和公司的战略目标，根据公司各部门人员现状、岗位素质要求、实际工作和未来工作需要，以及公司的培训能力，合理地建立专业人员培训计划、部门培训计划、送选进修计划。培训计划应包括：培训申请部门、培训时间和地点、培训内容和型式、培训教师及教材、费用预算、受训人员等几项内容。3） 考核计划：因为公司各部门分工的不同，对于人员的考核方法也不同，在提高、公平、发展的原则下，公司将对根据员工对于公司所作出的贡献作为考核的依据。根据公司目前实际运营情况，此处计划职能不列入办公室管理工作范围内。 4） 发展计划：公司各部门应主动配合人事管理部门，根据公司发展战略目标提出各自的人力发展规划，包括外部招聘和内部提升。人事管理部门应协助公司管理高层在结合公司发展目标前提下，设计核心骨干员工职业生涯规划和职业发展通道，以达到提高职业忠诚度和工作积极性的作用。6.2 人力资源招聘与配置人力资源招聘与配置以人力资源规划为指导方案，坚持效率优先、确保质量的原则。人事管理部门在人力资源招聘与配置中承担以下职责：1） 根据人力资源规划拟定人力招聘标准，招聘标准将与各部门结合实际需求拟定，各部门将提供科学明确的岗位说明书作为参考。2） 了解人力资源市场，对岗位进行分析，对计划招聘的同行业人力资源岗位在市场上的薪水细致了解，并上报至公司管理领导供制定岗位薪酬提供参考。3） 负责招聘渠道的扩展和管理，尽量拓展招聘渠道，整合资源，为公司降低招聘成本。4） 负责甄选、面试符合公司岗位需求的潜在职位人选，根据岗位的种类不同和需求程度设计规范的面试结构。同时在甄选的过程中，要善于发现有发展潜力的人选，建立人才储备库。5） 协助公司管理高层为员工构建职业生涯规划体系，根据每个员工的特长，建立符合员工自身特长的职业规划，使每个员工的职业生涯目标与组织发展目标一致，让新员工迅速地成长并安定下来。6） 岗位的招聘应具有时效性，如长时间未能招聘到合适人选，应尽快改善招聘方式、渠道或标准，关键急需岗位可考虑从内部挑选合适人才进行培养。6.3 员工流动管理员工流动管理是指从社会资本的角度出发，对人力资源的注入、内部流动和流出进行计划、组织、协调和控制的过程。员工流动管理的目的是确保组织人力资源的可获得性，满足组织现在和未来的人力需要和员工的职业生涯需要。员工流动可以分为流入、内部流动和流出三种形式。 员工流入员工流入即指新进员工进入需求岗位，人事管理部门应为新进员工提供熟悉工作岗位环境、培训指导等协助，并为其办理相关入职手续。 内部流动内部流动指公司内部人员的职务晋升或调动。当公司内部有更高岗位可提供给公司内部人员时，人事管理部门将协助主管部门进行内部人员甄选，并协助办理相关手续，同时尽快通过调动或招聘填补原岗位的空缺。当公司需要进行内部人员岗位调动，人事管理部门应向调动员工说明原因，帮助其尽快在新岗位安定，并协助其对职业生涯规划做修正。 员工流出员工流出分为非自愿性流出（如解聘或公司精简人员等）和自愿性流出（如主动辞职）两种。非自愿流出是公司为了更好地发展而进行的岗位人员调整或组织机构调整导致的解聘员工行为，当非自愿员工流出发生时，人事管理部门应主动向解聘员工说明原因争取其的理解，避免引发劳动关系纠纷等一切不良后果出现，协助办理相关离职手续。员工自愿性流出将是企业的损失，其行为将会对公司的正常运营产生影响，当发生员工主动离职时，人事管理部门及相应主管部门应主动向员工了解原因，协商是否存在改进的可能性，在挽留员工的同时避免该员工的个人离职引发群体性离职。在员工离职后，人事管理部门应及时向在职员工发出该员工离职的通告，通告中应回避该员工的离职原因，避免离职员工对在职员工的影响。员工的自然流出如退休、伤残、死亡，人事管理部门应按相关法规协助员工或员工家属办理相关手续。人事管理部门有权对所有类型的员工流出核实其在职时使用的办公物资，有权要求其在岗位工作交接完成并得到确认后才允以离职。在员工自愿性流出发生后，人事管理部门应尽快对空缺岗位进行招聘补充。6.4 员工培训管理人事管理部门负责全公司共同性培训课的举办和岗前培训、体系培训；公司长期及年度培训计划的制定、审议、汇总、呈报；培训计划实施情况的督导、跟踪、培训费用总预算的编制及培训费用的使用控制；外聘讲师的审核和选择，外培人员的审核与办理；评估培训效果，收集培训建议和意见，调整培训内容和培训形式；负责培训相关资料的归档以及公司相关制度和工作流程的培训等。6.5 劳动关系管理人事管理部门有义务深入了解国家劳动保障法、当地人力资源聘用规定等相关法则，向企业员工明确其义务、责任、和权利及福利保障。人事管理部门应对劳动合同签署、工资发放、办理员工保险及福利、劳资纠纷协调等劳动关系常规事项业务熟悉，主动按照国家的相关规定为员工办理各项社会劳动保险等。7. 培训/会议组织7.1 公司员工培训管理办公室管理部门将按照公司员工培训计划拟定详细的培训政策、培训内容方案、编制培训预算、选择培训对象、组织培训工作、完成培训评估分析、提出培训建议、管理培训设施。1） 职前培训与在职培训：按照培训内容的不同，培训工作将分为职前培训和在职培训。公司的职前培训将对新员工进行企业概况、行业现状、公司组织结构、薪资福利政策及考核政策、工作职责、员工守则等内容的培训。办公室管理部门根据岗位的类别，新进员工的批次人数，在公司内组织有计划的职前培训，帮助新员工尽快完成对公司岗位的适应。在职培训包括职业技能培训、管理能力培训、专题研讨、经验发展战略等培训。公司在实施在职培训工作之前，办公室管理部门需向各部门详细了解所需的培训内容、方式和标准，并挑选需要培训的对象和适合的培训讲师，以此制定培训计划。在确定合理的培训时间及培训场地之后，在职培训实施过程中办公室管理部门应进行督导和考评。2） 培训方法：公司根据需要不定期的举办培训班、讲座、召开研讨会和以每星期例会等形式举办培训，授课讲师由公司领导、专业技术人员、或管理人员担任。对于公司内无能力培训的特殊工种和中、高级管理人员，因工作发展需要，可由各部门推荐，办公室管理部门审核，报公司领导批准后，由办公室管理部门在培训市场上寻找合适的外培机构进行培训。培训方法的确定须严格按培训计划中的规定范围和经费范围执行。3） 培训对象：培训对象具体划分为：公司管理人员、专业技术人员、操作人员、特岗人员、培训对象的确定由各部门以岗位发展需要和提升员工工作能力的出发点挑选合适的人选提交至办公室管理部门。4） 培训实施：办公室管理部门应在各培训项目实施前一周制定出详细的实施方案，按培训计划如期组织培训，安排培训场地、发放培训教材、借调教具、通知讲师及受训单位和人员等；举办培训时，应尽量以不影响工作为原则。受训员工参加培训时，应准时出席并签到培训签到记录表，对无按时参加培训人员，按公司考勤制度执行，办公室管理部门派人负责实施跟踪督察并填写培训记录表。参加外部培训的员工返回后，应及时将受训的书籍教材及资格证件等有关资料送办公室管理部门归档保管并由办公室管理部将其受训成绩登记在员工培训记录表。参加外部培训的员工应将受训所习知识整理成册，列为讲习教材，并举办讲习会，担任讲师传授有关人员。5） 培训考核与分析建议：办公室管理部门负责检查、监督培训计划的执行情况，使培训过程处于受控状态，并做好记录，上报总经理，对未完成培训计划的部门给予必要的处罚。各培训项目完成后，其部门主管应对受训者进行反馈调查，并通过各种形式的考核、测验，考查受训者在实际工作中所掌握的新知识、技能及工作态度的变化状况，评估其培训的有效性，并记录档案。受训各部门收集整理的员工的各类培训反馈资料应及时报办公室管理部，后者会同其部门主管将通过一系列的观察测试手段考查受训者在实际工作中对培训知识和技巧的应用以及其业绩行为的改善情况，综合、统计、分析培训为公司业务成长带来的影响和回报的大小，以评估培训结果，调整培训策略和培训目标。办公室管理部门将定期对培训工作进行检查指导和考核考评，及时调整培训内容和培训方法，深入进行培训需求的调查和分析，为调整下一年度培训策略提供依据。6） 培训设施管理： 办公室管理部门负责管理培训所需设施，其管理办法可参照办公室物资管理制度。7.2 公司会议组织管理本会议组织管理指规范公司为运营和各项管理工作而召开的各种行政会议的计划、审核、批准、组织、召开、纪要和落实等方法和步骤，其设立目的是提高公司总体决策管理能力和办事效率，更好地协调工作，研究落实重大事项的对策措施和寻求解决有关问题的方法，预防和纠正工作中存在的问题，保证公司的各项工作规范、高效、有序。1） 会议类别：分别包括公司管理会议、生产经营分析会议、部门日常管理惯例会议、专题会议和接待会议。其中专题会议涵盖公司经营管理、安全管理、质量管理、项目管理等。2） 会议的批准：公司各部门临时召开的会议由各部门主管批准及牵头；公司大型会议需要提交至公司管理层审批，由办公室管理部门统一安排。3） 会议的通知：一般部门内会议提前一至半日口头或邮件告知参会人员，公司大型会议需要提前3个工作日以上书面或邮件通知，通知的内容应体现会议时间、地点、内容、参会人员、参会要求等。公司大型会议的通知在下发后，参会人员在收到通知后应给予邮件回复确认已知悉并按时参加会议。4） 会议的召开：会议主办部门按计划组织召开会议，办公室管理部门提供会务服务工作，包括会场的落实与安排，现场的布置与设施管理，会议服务人员和服务用品等。5） 会议资料整理：一般部门内会议的会议纪要由会议组织部门负责拟写和下发，公司大型会议的会议纪要须报公司管理层审批后下发，会议纪要应按规定的格式制作，发放范围为参加会议的领导和有关的部门。6） 会议纪要存档：所有会议纪要都必须存档，公司大型/重要会议的会议纪要由办公室主管部门负责按时间分类进行存档，其他会议由会议组织部门自行按公司文档管理办法进行存档。7） 会场纪律管理：会议将要求本人参加，不允许迟到或提前离场，会议期间禁止聊天或通电话等，会场将严格按照公司员工管理制度对参会员工进行管理和考核。会议务求精简高效、严肃认真、追求质量，杜绝会而不议，议而不决的情况。8） 会议结果督办：对会议决议和明确的内容，责任部门和人员必须认真履行，按会议要求的时间完成。公司大型/重要会议由办公室管理部门对会议决定事项进行分类整理，按照会议要求的时间对涉及的相关部门或事项进行逐项督办，并定期向公司高层汇报。8. 日常事务及日常接待办公室日常事务管理将针对以下几条事项进行规范：8.1 员工着装仪表规范公司员工日常着装应以端庄大方，整齐清洁为标准，仪容要以干净、整洁、素雅为标准，公司在制定VI视觉识别体系后，员工的着装、仪表应与公司VI视觉识别体系保持一致。员工行为举止要文明、礼貌，接待客户或接听电话时应保持文明用语，掌握商务沟通技巧。8.2 员工工作行为规范1） 公司员工应遵守国家的法律法规，遵守公司的各项规章制定。公司不为员工承担因违反国家法律法规而引发的任何法律、刑事责任，并同时保留追究因员工违反国家法律法规给公司带来损失或负面影响的权利。2） 各部门员工应准时上下班，不得迟到、早退、旷工，并按公司规定的考勤制度或流程申请病、事假及销假，上班期间严格按岗位守则工作，禁止闲聊、看电影、玩游戏等与工作无关的行为发生。3） 员工就餐时间为中午12点至1点一个小时，除特殊原因外，超过就餐时间回岗位上班将会按考勤制度执行登记。4） 员工手机应24小时保持开通，如确实有特殊原因无法开通应事先告知办公室或通告主管部门负责人。员工如因在假期导致工作邮件无法正常接收回复的，应将邮箱设置自动回复告知假期工作暂代人或紧急联系方式，员工应保持定期查收邮件。5） 员工出差一律书面报批，出差员工应填写出差申请表由部门主管签字批准，因特殊情况出差来不及办理手续的，应事先电话告知部门主管事后补办。6） 保守公司商业秘密，不准对外泄露与技术、价格、资金、质量及与经营管理相关的资料。7） 员工不得收受供应商、厂商或经销商的礼品或宴请。8） 员工有权利、有义务维护公司利益，爱护公司财产，禁止使用公司资源为私服务，节约用水用电和纸张，严格按办公室规定使用办公设备、仪器。8.3 办公室考勤制度办公室管理部门负责制定公司考勤制度，并安排考勤专员负责公司全体员工的考勤工作。考勤员应认真负责、不虚报不乱报、不徇私情，记录必须准确真实，相关票据要和考勤表有照应可追溯。考勤表将与每月1日由办公室汇总提交至财务部报送领导审查后作为当月工资奖金发放的依据。8.4 印章管理办公室部门管理的印章包括除财务用印章以外的：公司印章、授权章、投标专用章、法人章、合同章等。办公室管理部门应对印章严格管理，指派专人保管印章，印章要放置在安全、保险的柜子，保存印章的柜子钥匙不得随意乱放，当印章保管人外出时，印章保管责任经领导批准后交接给指定人，并进行通告以便员工了解使用印章窗口的变更。员工使用印章必须得到部门领导的审批，使用公司印章、法人章应得到公司领导的审批，并填写用印登记表，印章保管人在仔细审查用印手续后才能予以其使用印章。印章保管人应对印章的使用过程进行监督，盖印要符合规范、不准在空白信纸、信封、纸张上盖印，盖错印的纸张应及时销毁。公司严禁带印外出，如因投标、签合同、办理公司业务等需带印时，在得到公司领导批准后，由印章保管人或指定保管人带上，并按规范使用。公司禁止员工私刻印章，如印章丢失，应立即报告公司领导，到当地公安部门登记，并声明作废。其补刻印章按印章颁发授权和公司规定刻制，新印章应与旧印章有明显区别。8.5 发文管理公司行政类文件的发布由办公室管理部门负责，重要文件需得到公司领导的审批后，根据文件涉及承办业务内容和部门，通过电子邮件下发给相关部门处理，重要文件需复印并盖章下发至对应部门。所有发文都应按文档管理办法进行分类、编号、存档管理。8.6 接待管理办公室负责的接待管理工作指工作来往关系的单位或人员到访公司进行的接待、交流、宴请等事项，不包含因业务开展而进行的招待宴请。办公室管理人员应提前了解到访公司需要接待的单位或人员、到访目的、到访以及接待时间，确认接待的必要性、接待规格、交流的时间、出席人员、是否需要宴请及宴请规格，并告知相关部门或相关公司领导。除会议或公司领导安排外，接待按工作往来关系，谁主管谁陪同，谁申请谁陪同，需要跨部门协助时，由主管负责人负责协调。如需宴请来访人员，需招待承办部门提前填写招待申请表，经公司领导批准后方可办理，不得超标准或先斩后奏招待，接待用烟、水果、鲜花、礼品等由