公司采购流程管理制度.doc

采购流程管理制度采购流程管理制度文件编号：公司ZD-022发行版次：01修订次数：0页数：1/1编制人：供应中心修订人：制度建设小组批准人：总经理日期：2012-11-15日期：2012-11-16日期：2012-11-25一、目的为了提高公司采购效率，明确岗位职责，提供公司采购工作的计划性、科学性，有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，保障公司生产和经营活动的正常进行，根据公司实际情况，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司一切采购行为；各部门工作所需的生产资料和辅料、小型机械和设备、备品备件、办公设备、办公用品、清洁用品、工服劳保用品、印制表格标牌以及工程所需的配件、耗材等。三、职权和职责1.供应中心负责对各类物资的采购工作。 2.审计部派专人负责需采购物资的复审工作。四、管理标准和管理要求1. 请购及其规定1）请购的定义请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物资，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物资的单子的整个过程。2）请购单的要素完整的请购单应包括以下要素：（1）请购的部门；（2）请购物品所属项目；（3）请购的用途；（4）请购的物品名称；（5）请购的物品数量；（6）请购的物品规格；（7）请购物品的样品、图纸或技术资料等；（8）请购的物品的要求时间；（9）请购如有特殊需要请备注；（10）请购单填写人；（11）请购部门负责人；（12）请购单审核人；（13）分管领导审核；（14）财务审核人；（15）公司总经理。3）请购单及其提报规定（1）请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报供应中心；（2）请购部门在提报请购单是应要求供应中心签字接收人请购部门备份；（3）涉及到请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交；（4）遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报供应中心，签字确认手续后补；（5）如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明；（6）请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报供应中心。4）公司物资请购单的提报部门（1）公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报；（2）公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由行政部提报；（3）公司各部门专用的物资由各部门自行提报。2.请购单的接收及分发规定1） 请购的接收要点（1）供应中心在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；（2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；（3）通知仓储部管理人员核查请购物资是否有库存；（4）对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。2）请购单的分发规定（1）对于请购单供应中心应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；（2）对于紧急请购项目应优先处理；（3）无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；（4）重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。3）采购周期的规定（1）单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目或预算在1万元以下可市区采购的物资及产品的采购周期不应超过5天；（2）单次采购金额预算在1万元以上的项目比价采购，采购周期不应超过15天；（3）请购部门应按照以上规定的时间提前提报请购单供应中心如未能按时完成采购任务时应向领导说明原因；（4）遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略。3.询价及其规定1）询价前应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通；2）属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；3）对于紧急请购项目应优先处理；4）所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介结构询价；5）对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；6）询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；7）在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。4.比价、议价1）对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；2）对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出；3）收到供应单位第一次报价后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格；4）重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等；5）参考目标价格与拟合作单位进行价格及条件的进一步谈判。5.比价、议价结果汇总1）比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总；2）比价、议价结果汇总应按照比价/招标汇总表的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核；3）如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。6.合同的签订及其规定1）合同：是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。2）合同正文应包含的要素（1）合同名称、编号、签订时间、签订地点；（2）采购物品/项目的名称、规格、数量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是不可分割的部分；（3）包装要求；（4）合同总额应含税，特殊情况应注明；（5）付款方式；（6）工期；（7）质量保证期；（8）质量要求及规范；（9）违约责任和解决纠纷的办法；（10）双方的公司信息；（11）其他约定。3）合同签订及其规定（1）如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；（2）拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；（3）为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单；（4）遇货物订购数量较大且价格较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点；（5）质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品保质期；（6）详细约定发票的提供时间及要求；（7）与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；（8）违约责任一定要详细、具体；（9）比价汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作；（10）合同签订应对合同初稿进行巡签审查；（11）合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效；（12）签订的所有合同应及时报送财务部门。7. 付款及合同执行1）付款规定（1）按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款；（2）按照公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写资金支出审批单，该审批单在签批后提交财务部门付款；（3）财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况延期付款的应及时通知供应中心并汇报公司领导。2）合同执行（1）已签订合同由供应中心项目负责人负责跟进，由供应中心负责人进行监督，如出现问题，供应中心应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导；（2）已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；（3）合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同。8.报验与入库1）报验（1）供应单位已经履行完毕的合同，供应中心应及时的通知质量管理部进行验收；（2）对于不同类型的合同的标的物的验收标准参照公司质量管理部的相关规定执行；（3）达到质检和报验条件的合同标的物应在第一时间报请质量管理部进行质检、验收；（4） 质量管理部在接到供应中心报验通知后应及时报验，并出具报验结果证明书，对于质检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质量管理部应负主要责任；（5）用于公司生活和办公的物资不在公司质量管理部质检范围之内。2）入库（1）公司所有的生产物资、设备及外协加工件入库前均应通过质量管理部的检验或验收；（2）合同标的物在运达公司后供应中心应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运；（3）质量管理部未及时验收的合同标的物，仓储部在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受；（4）质量管理部已经验收的产品仓储部应及时的入库，并及时出具入库清单；（5）质检合格后的固定资产及服务按照公司财务规定入库。五、管理规定1.各部门每月5日前将所需常规或急购物料按照品名、数量、规格、型号等项填列于月度采购申请表内，申报部门负责人初审签字后，转报分管领导签字核准，再经总经理签署批示后，由供应中心及时与相关的业务单位联系,落实物料、质量和价格, 并进行比较后，再及时组织物品的购入,物料到位后,及时发放有关部门或现场或通知有关部门领用，接收或领用人员必须签字；需入库的及时入库，并办理入库手续。 2.对急购物品,使用部门可提出并填写临时采购申请表，供应中心要按使用部门临时采购申请表要求的时间及时采购.(特殊情况可先购后批，并按采购流程补办手续),确保公司及各现场的正常运转。3. 对一些规格、型号、技术要求高的特殊配件和物资的购买,可请示总经理批准,委派工程、技术人员共同外出配合购买,以便确认规格、型号、鉴别质量。4.严格选择采购渠道,无论是否采用招标方式，均应选择至少三家以上供应单位，进行生产资质、质量、价格及供货期限等比较，不得擅自变更。5. 对一些单一品种物资的选择,也要本着质量好、价格合理、服务优良的原则,签订供应意向,以保证长期稳定的关系。6.对常规物品尽可能参照周期使用需求量,做到计划购买,防止库存积压。7.对一些大宗物资要索取“三包”手续,签订三包条款以保证包修退换的执行,必要时留10%尾款。 8.对大宗物资的采购,必须由二人操作,并由审计部安排一人参与，从询价到落实,从质量到价格均由三人共同负责完成。 9.供应中心采购人员要负责对物料使用随时回访,了解物料的使用情况,质量是否合格、优良,如发现质量问题,及时与供方联系退换,对确不守信誉、质量无保证的渠道,不再合作。10.为提高资金利用率,便于质量低劣物品的退换,对采购的物品尽可能采取延期付款的方式来制约。11.库管人员要对物资质量把关,对手续、证件不齐或不合格的产品，有权拒绝入库或者在入库单上注明质量不合格的情况，确保对不合格物品的退换起到监督作用。12.供应中心采购人员要及时报帐,核销物品采买的手续,不许拖拉压票影响财务部门结帐。 13.对采购工作要有高度的责任感和事业心,对所分配的采购任务要认真负责、吃苦耐劳，提高工作效率,当日的工作当日完成,不拖拉,不借外出购物办私事,否则一经发现严肃处理。14.采购人员要刻苦钻研有关业务知识,全面掌握各种物资的使用性能、使用部位、规格型号等,分析掌握市场行情,把握市场脉搏，做到心中有数、业务熟练，以保证最大限度的降低采购单价和成本。 15. 采购人员要认真填报物料结算统计表。 16.库管人员应认真填写物料入库单，并经采购人员、仓储部门负责人三方签字交由供应中心，作为报销依据。17.树立敬业爱岗精神,遵守财经纪律,对所购进物品的质量、数量、价格等认真负责。18.杜绝损公肥私、中饱私囊,对营私舞弊、收受回扣或工作不负责任造成重大失误和经济损失者,由当事人负责赔偿,并处罚款,同时申报总经理批准，责成人力资源部立即与其解除劳动合同。 六、附则1. 本制度未尽事宜由供应中心负责解释。2. 本制度由总经理批准后实施。 二0一二年十一月十五日编制人： 审核人： 批准人：