业务外包管理制度和流程汇编【含6个管理制度+6条流程】 .doc

业务外包管理制度和流程汇编1 业务外包管理风险与关键环节控制1.1 业务外包管理风险企业在开展业务外包活动时，至少应关注图141所列的可能涉及到的风险。风险1业务外包违反国家法律、法规，可能遭受外部处罚，导致经济损失和信誉损失风险2业务外包未经适当审核或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈行为而导致损失风险3业务外包策略不科学、承包方选择不合理，可能导致企业核心资产遭受损失风险4业务外包流程为恰当履行或监控不当，可能导致企业外包战略失败或经营效率低下风险5业务外包信息保护措施不当，可能导致企业商业秘密泄露风险6业务外包会计处不当，可能导致财务报告信息失真图141 业务外包管理中存在的风险示意图1.2 业务外包关键环节控制企业在实施业务外包内部控制时，应当强化对下列关键方面或者关键环节的控制，具体如图142所示。关键环节1加强业务外包岗位责任控制，规范授权审核制度和外包业务归口管理制度关键环节2加强外包策略制定和承包方选择的控制，外包策略应科学合理，承包方选择依据应当充分，外包合同协议应灵活规范关键环节3加强外包业务流程的控制，包括对固定资产使用、外部存货的管理关键环节4按有关规定对外包业务进行会计处理图142 业务外包管理关键环节示意图2 职责分工与授权批准2.1 业务外包管理控制岗位职责企业在进行业务外包时，会涉及到以下的管理控制部门或岗位，这些部门的岗位职责权限和不相容职责如表141所示。表141 业务外包管理控制岗位职责一览表业务外包管理控制岗位主要职责不相容职责1. 董事会及其审计委员会审议、审批重大或核心业务外包项目计划书申请与执行业务外包项目计划2. 董事长、总裁审批外包业务流程管理制度审议非核心业务或涉及金额较少的外包项目计划书审定最终的承包方审议、批准外包合同书审批外包业务付费款项审议因承包方提供附加产品而产生的额外付费申请与执行业务外包项目计划订立外包业务合同书支付外包业务付费款项3. 财务总监审核外包业务固定资产、流动资产、存货各项制度审批盘亏盘盈的资产、存货审批资产、存货的会计处理结果编制外包业务固定资产、流动资产、存货各项制度执行会计处理4. 法律顾问审核外包的法律协议或合同文件参与外包业务的谈判解释协议或合同条款，处理相关法律事务审批外包合同协议5. 归口管理部门负责人审核外包业务流程制度，并监督其执行情况审核经遴选留下的承包方资质，确定13个承包方审核外包合同培训涉及业务外包流程的员工定期检查和评价外包业务进展情况主持验收外包业务成果确认外包业务付费款项审核外包项目计划书审批外包合同审批外包业务流程管理制度审批外包业务付费款项6.归口管理部门专员 拟定外包业务流程管理制度跟踪监督外包业务流程管理制度的执行情况根据承包方资质标准及遴选办法，审核承包方资质并进行初步遴选初步接洽，订立外包合同提出外包业务的初步检验成果，参与项目的正式验收确认承包方最终提供的产品（服务）的差异，提出改进意见或建议协调处理与承包方之间，以及各承包商之间的争议申请外包业务正常及额外付费款项审核、审批外包合同审核、审批外包业务流程管理制度审核、审批外包业务正常及额外付费款项7. 职能部门相关负责人组织下属人员编制外包项目计划书，并进行初步审核审核外包项目计划书8.资产管理部门负责人财务部经理 组织编制外包业务固定资产、流动资产、存货各项制度，并进行审核审查外包业务承包方对企业固定资产、流动资产、存货的使用情况定期对承包方库存存货进行检查组织开展资产、存货的盘点工作对盘亏盘盈的资产、存货进行会计处理9. 财务部经理根据成本收益情况，评估业务外包项目计划审核外包业务相关的会计处理审核外包业务付费款项审核、确认业务外包中的退款及折扣金额执行会计处理审批外包业务付费款项计算业务外包中的退款及折扣金额10. 财务部会计人员预测业务外包项目计划成本一收益对外包过程中涉及企业资产存量、增量变动进行会计处理对经过审核、审批的盘亏盘盈资产及存货进行会计处理计算业务外包中的退款及折扣金额审核相关会计处理审核、审批外包业务付费款项审核业务外包退款及折扣金额11. 财务部出纳人员支付合同或协议规定的或经批准的外包业务费用计算、确认业务外包中的退款及折扣金额2.2 业务外包授权审批制度制度名称业务外包授权审批制度受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1章 总则第1条 为了使企业业务外包活动更加规范、有序，明确各部门和相关岗位在业务外包管理工作中的授权范围及审批权限，根据国家法律法规及公司章程的规定，特制定本制度。第2条 本制度适用于企业在对采购、设计、加工、销售、营销、物流、资产管理、人力资源、客户服务等业务进行外包时涉及的授权审批事项。第2章 业务外包的授权审批范围及内容第3条 业务外包申请的授权审批1企业相关部门编制外包项目计划书，具体阐述业务外包背景、外包内容、实施程序、主要风险和预期收益等信息。2相关部门负责人审核计划书。3董事长、总裁对计划书进行审议。4采购、设计、物流、人力资源管理、客户服务等非核心业务，或涉及金额小于3 000万元的外包项目，由董事长、总裁办公室审议批准。5加工、销售、营销、资产管理等核心业务，或涉及金额达3 000万元（含）以上的外包项目，由董事长、总裁审核后，提交董事会及其审计委员会审议批准。第4条 外包合同签订的授权审批1外包业务归口管理部门对承包方进行资质审核及遴选后，引入合格的外包合作伙伴。根据外包业务性质不同，拟定不同形式的合同文本。2归口管理部门负责人会同法律顾问对合同进行初审。初审通过后，根据合同金额交由不同级别管理层审批。3合同金额在300万元以内的外包协议，由总裁审批。4合同金额在3003 000万元的外包协议，由董事长审批。5合同金额在3 000万元以上的外包协议，提交董事会或股东（大）会审批。第5条 外包业务费用支付的授权审批1归口管理部门接到承包方付款请求后，在评价外包业务项目的基础上对其提交的付款申请进行全面确认，修改或删除不合理部分，计算付款净金额。2由部门负责人会同法律顾问对付款申请进行审核，并签发支付证书。3财会人员对支付证书进行审核，财务部门负责人复审合格后，根据支付金额交由不同级别管理层审批。4单次涉及金额在300万元以内的申请，由总裁审批；3003 000万元的申请，由董事长审批；3 000万元以上的申请，由董事会或股东（大）会审批。5财务部门负责人确认审批程序无误后，由财会人员给予支付。第3章 授权期间与授权调整第6条 总裁及以上级别的被授权人，其授权有效期根据公司章程中规定执行第7条 外包业务归口管理部门的被授权人，其授权有效期自外包项目启动时始至外包项目结束时终。第8条 发生下列情况时，授权机构可调整或撤销原授权。1受权人发生重大越权行为。2受权人的行为失当造成重大经营风险或法律责任。3经营环境、内部机构和管理体制发生重大变化。4业务外包计划发生重大变化。5其他情况。第4章 附则第9条 业务外包项目所涉及的授权审批应当在授权范围内进行，不得超越审批权限。第10条 违反规定不履行或不完全履行授权审批的行为，要追究相关责任人的责任，进行经济处罚和行政处罚。第11条 本制度由总经办负责制定和解释，经总裁审批后执行。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期3 外包策略及承包方选择3.1 外包业务承包方选择流程协助评标签订合同拟定合同 部门步骤董事会及审计委员会签订合同外包申请开标评标其他相关部门董事长（总裁）编制外包项目计划书审议外包准备审议归口管理部门招标阶段确定归口管理部门审核确定承包方资质标准及遴选办法编制招标合同发布招标合同招标报名及资质预审制定标底组织开标评标、讨论定标发放中标通知书拟定业务外包合同签订业务外包合同审批审核审批审核3.2 技术服务外包合同范例文本名称技术服务外包合同范例受控状态编 号执行部门监督部门考证部门技术服务外包合同 合同编号： 委托方（以下称甲方）： 服务方（以下称乙方）： 法定代表人： 法定代表人： 地 址： 地 址： 邮政编码： 邮政编码： 联系电话： 联系电话： 甲、乙双方本着互利互惠的原则，就甲方 技术服务问题，经友好协商，根据中华人民共和国合同法有关技术合同的规定及其他相关法律法规的规定，同意就以下条款订立本合同，共同信守执行。第1条 技术服务名称、内容、方式和要求11 甲方需要就 技术项目（全称）委托乙方提供技术服务。12 甲方委托乙方提供的技术服务包括 等方面，具体参见本合同附件技术服务外包具体内容。13 本合同约定的技术服务采用 等方式实现，具体参见本合同附件技术服务方式。14 本合同约定的技术服务应达到标准水平为 。第2条 合同履行期限、地点21 甲方协作事项应在 日内完成；乙方应在本合同生效后 日内完成技术服务项目。22 合同履行地点根据服务方式不同，可在甲、乙方所在地，亦可约定双方同意的其他地点。第3条 甲方的主要义务31 为了使乙方顺利开展服务工作，在合同生效 日后甲方向乙方提供有关技术背景及有关技术数据、原始设计文件、样品材料等资料。32 甲方向乙方提供工作场所及必要的工作条件，包括交通、食宿（标准）等。33 甲方根据乙方要求及时补充说明有关情况，追加、修补有关资料、数据。34 向乙方支付约定的技术服务费用，费用金额及付款方式详见本合同第五条。35 其他 。第4条 乙方的主要义务41 认真制订和实施技术服务的计划，按合同预定期限交付技术服务项目成果。42 乙方在按照甲方要求提供技术服务过程中，应严格遵守所在地法律以及甲方有关制度。43 在甲方需要时，乙方有义务告知技术服务项目的实施进度和现状，并提供阶段性汇报，汇报频度及方式如下： 。44 保存确切系统的技术服务档案和账目，确保费用开支的正当、合理。45 其他 。第5条 技术服务费用支付51 乙方为甲方提供合同约定的服务内容，甲方向乙方支付费用总计 ，包括以下事项： 。52 甲方按照如下方式支付上述费用： 。53 甲方报销乙方提供技术服务过程中产生的开支，可报销的开支类型、报销凭证及流程详见附件技术服务项目费用报销说明。第6条 保密条款61 甲方向乙方提供的技术资料、数据，乙方负有保密的义务。未经甲方允许，乙方不得引用、发表和向第三者提供。62 乙方在提供服务过程中，对所获知的甲方机密信息及重大业务事项负有保密义务。63 保密义务同样适用于有关未经注册或未被授予专利权的发明文件和信息。64 除以上保密事项，甲方有权根据技术服务项目实施情况和外界环境的变化，更新、修正保密条款。65 乙方有违反本协议的情形，无论故意与过失，应当立即停止侵害，并在第一时间采取一切必要措施防止保密信息的扩散，尽最大可能消除影响。 同时乙方需承担违约责任并向甲方支付违约金，违约金的具体数额由双方协商确定。66 不论合同是否变更、解除或终止，本合同中的保密条款不受限制而继续有效，甲乙双方继续承担约定的保密义务。第7条 验收标准及方式71 甲乙双方本着科学、公正、实事求是的原则，严格按照本合同约定的服务内容和要求进行验收，由甲方出具验收证明。具体标准参照附件技术服务验收标准。72 甲方根据技术服务项目的实际情况，采用鉴定会、专家评估的方式验收或甲方单方认可视为验收通过。73 经甲方验收，乙方最终提供的服务与合同约定有差异的，在 期限内由乙方进行调整。第8条 合同中止及违约责任81 甲、乙一方单方面中止或暂停合同，必须提前一个月书面通知对方。因没有提前通知而造成的损失，由违约方承担责任并按照以下标准支付违约金： 。82 因乙方原因导致本合同未完整履行，甲方有权向乙方索赔，标准如下： 。83 合同争议解决方式如下： 。第9条 附则91 本合同未尽事宜，双方应首先友好协商解决。92 本合同自双方当事人签字盖章之日起生效。93 本合同一式二份，甲、乙双方各执一份。第10条 附件101 技术服务外包具体内容102 技术服务方式103 技术服务验收标准甲 方： 乙 方： 开户银行： 开户银行： 账 号： 账 号： 单位盖章： 单位盖章：代表签字： 代表签字：年 月 日 年 月 日编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期4 外包业务流程控制4.1 业务外包需求识别流程归口管理部门负责人 部门步骤董事会及其审计委员会形成业务外包需求说明书需求调查相关职能部门总裁拟订业务外包需求调查计划确定外包需求审核归口整理部门专员组织开展需求调查收集信息需求信息配合分析识别编写外包需求分析报告审核审批审批配合确认需求目标确认需求范围审核审批编写业务外包需求说明书配合执行业务外包需求说明书4.2 外包业务控制流程 部门步骤董事会及审计委员会合同终止准备阶段外包实施相关职能部门董事长（总裁）制定外包战略审议归口管理部门签订外包合同审议确定外包业务内容编制外包项目计划书分析评估审议审批审核选择承包方拟定外包合同签订外包合同向承包方提供必要的协作条件定期检查和评价外包业务进展验收外包业务产品（服务）告知承包方进行差异调整外包合同到期，项目验收合格后交接关键技术资料开具或提供付费证书审核审核4.3 外包业务管理制度制度名称外包业务管理制度受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1章 总则第1条 目的为使本企业外包业务流程顺畅合理，规范参与业务外包人员的行为，确保业务外包期间企业资产安全，维护企业利益，实现业务外包的战略目标，特制定本制度。第2条 适用范围本制度适用于本企业所有业务外包活动的管理。第3条 外包业务的界定本制度所指的外包业务，主要是指为实现企业的战略经营目标，通过合同或协议等形式约定由外部服务提供商（以下简称为“承包方”）提供的某些部分或全部业务。第2章 外包业务流程第4条 制定外包战略1在决定是否将业务项目外包时，应考虑以下三个方面的因素。（1）此项业务是否是利用本企业没有的设备、生产系统、专业人员及专门技术。（2）此项业务外包可以降低成本。（3）此项业务外包能够产生比自己运作更多的利益等。2准确把握企业核心竞争力与盈利环节，避免将企业核心业务外包。第5条 编制外包项目计划书企业在确定业务外包内容后，指定与该项业务相关的职能部门编制计划书。计划书主要包括以下内容。1业务外包的背景，如企业外部环境要求及企业中长期发展战略。2业务外包内容，将部分还是全部业务职能交由承包商提供。3业务外包的具体实施程序。4业务外包的主要风险和预期收益。5其他相关内容。第6条 成立外包业务归口管理部门1外包项目计划书通过审核后，成立外包业务归口管理部门，由业务部门负责人、有关咨询专家、外包项目协调管理人员、合同协商管理人员等组成，必要时还应包括法律及财会专业人员。2业务归口管理部门负责业务外包项目的具体实施，确保业务外包流程的顺利执行。第7条 选择承包方1外包业务归口管理部门发布投标公告，并与候选承包商建立联系，发放外包项目竞标邀请书及相关材料。参与竞标的候选承包商应在指定期限之内提交投标书及相关材料，主要内容包括项目解决方案、实施计划、资源配置、报价等。2归口管理部门对承包方进行资质预审，评估承包方的综合能力。评估因素主要包括5个方面。（1）承包方类似项目的经验、服务能力、资格认证和信誉。（2）承包方是否与本公司存在直接或潜在的竞争关系。（3）承包方在知识产权保护方面的力度和效果。（4）承包方的性价比是否合适；（5）其他因素。3确定标底并进行公开招标。4组织企业其他职能部门进行开标、评标、定标。归口管理部门给出候选承包方的综合竞争力排名，会同相关管理层及其他职能部门负责人分析与候选承包方建立外包合同的风险，根据实际情况挑选出一家或几家公司作为业务承包方。5归口管理部门和承包方就外包项目合同的主要条款进行谈判，达成共识，由合同双方代表签署外包项目合同。第8条 归口管理部门负责培训涉及外包业务流程的员工，确保员工正确理解和掌握业务外包项目相关政策制度。第9条 归口管理部门根据合同约定，为承包方提供必要协作条件，并指定专人定期检查和评估项目进展情况。第10条 项目结束或合同到期时，归口管理部门负责对外包业务产品（服务）进行验收。如承包方最终提供的产品（服务）与合同约定不一致，及时告知承包方进行调整。第11条 与承包方就最终产品（服务）达成一致后，由承包方提交费用支付申请，归口管理部门对申请书进行审核。审核通过后，开具付款证书，按照公司规定程序审批，支付承包方费用。第12条 对于因承包方原因导致外包合同未完整履行的，归口管理部门负责向承包方索赔。1指定专人对承包方认可的赔偿事项进行跟踪、报告，及时收回相关款项并追究责任人责任。2采用法律手段解决长期未决赔款。3若终止对承包方的索赔，由归口管理部门提出申请，详细说明终止索赔理由，报公司总裁以上级别管理层审批后执行并备案。第3章 业务外包流程中的资产存货管理第13条 固定资产管理1对于企业所有或有优先购买权的固定资产，如因业务需要交由承包方使用的，要求承包方按照本企业固定资产管理制度使用和管理。2业务外包归口管理部门指定专人定期检查承包方使用和管理固定资产的情况。3交由承包方使用但所有权归本企业的资产，只能用于外包业务活动。未经企业相关领导人员同意，擅自将固定资产挪作他用的承包方，相关部门应对其采取警告直至解除合同的措施。第14条 流动资产管理1业务外包过程中形成的原材料、产成品等流动资产，归口管理部门要求承包方遵循本企业制定的相关管理政策，如防火、防盗、防未经授权接触和未经批准转移等。2对承包方责任造成的流动资产损失，业务外包归口管理部门有义务责成承包方赔偿。3业务外包过程中形成的商业信息材料等，归口管理部门按照合同中约定的保密条款对承包方的保密工作进行监督。第15条 存货管理1对于因业务外包需要由承包方购进的存货，存货订单应经我方相关授权领导审核批准，而存货的数量、质量检查由承包方负责办理；归口管理部负责按企业存货管理规章制度准确、及时地在存货系统中予以记录和反映。2对于因业务外包需要由我本企业销售给承包方的存货，承包方只能将其用于外包项目，不得另作他用。归口管理部门负责监督。3归口管理部门负责定期组织相关部门（如资产管理部、财务部等）及相关人员对承包方的存货进行盘点（每月×次）。而对于盘盈盘亏的存货，应经本企业财务总监审批后，方可交会计人员进行会计处理。4对于所有权归我企业的、在承包方储存的存货，归口管理部门负责监督、检查承包方是否按本企业存货库存管理制度中的要求进行管理；对于检查中发现的次品、损坏品或过期存货，应当及时予以确认、分离。5归口管理部负责指定专人跟踪、调查外包业务中涉及的所有存货的一切变动，查明原因，报财务总裁审核后处理。对于承包方无合理原因过度使用存货，造成企业成本上升，归口管理部或相关人员有权代表企业要求承包方补偿。第4章 外包业务流程中断防范措施第16条 业务外包归口管理部门采取承包方竞争机制，选择多家单位作为业务承包方，以降低一方服务失败或单方中止合同可能给本企业带来的损失。第17条 业务外包归口管理部门定期对所有重要承包方的履约能力进行评估，形成业务可持续能力评估报告，交由企业总裁及以上级别管理层审阅。第18条 根据业务可持续能力评估报告，业务外包归口管理部门负责及时替换不再继续具备履约能力的承包方，避免外包业务的失败造成企业商业活动的中断。第5章 附则第19条 本制度由企业总裁办负责制定和解释。第20条 本制度自××××年×月×日起执行。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期