原始记录管理制度.doc

原始记录管理制度第一章 总 则第一条 本制度依据中华人民共和国统计法中记录真实、内容齐全、传递及时、形式规范的要求，规定了原始记录管理的职能、内容与要求、检查与改进，本制度适用于公司各种原始记录的管理。第二条 原始记录的管理原则是统一管理、分工明确、精简适用、专群结合。第二章 定义和分类第三条 原始记录是采用一系列表格，按照统计、会计和业务三大核算的要求用数字或文字对公司生产经营活动的每一具体情况所做的最初的、最直接的记载，是基础管理的第一手资料，也是公司经营活动的客观反映。第四条 原始记录通常分为表、卡、单三种表式，其涵义和计算方法要求统一，达到标准化、规范化。第三章 管理职能第五条 计划部门主要负责原始记录管理制度的制定，负责公司对原始记录表式的审定、编号、备案以及印制批准手续，编制并动态管理公司“原始记录表格目录一览表”，同时还负责对原始记录在执行过程中的检查、监督和考察。第六条 质管部门负责公司质量管理体系运行方面记录表格的设计、变动控制、审查及印制的管理，并负责执行情况的监督、检查与改进。第七条 技术部门负责工艺、技术、质量管理等原始记录表格的设计、变动控制、审查及印制的管理，并负责执行情况的监督、检查与改进。第八条 公司各单位负责本单位原始记录表格的设计、变更控制的申请和印制及表格保管、分发的管理；负责本单位原始记录的填写、收集与整理、归档与贮存、保管与借阅、处置的管理，负责对本单位原始记录的填写和更改等环节的定期指导和监督检查。第三章 管理程序第九条 公司各单位根据生产经营的需要，负责办理本单位原始记录表格续印、新增、更改、废止的审批和备案手续。各单位对需续印或新增、更改（部分栏目修改或增删）、废止的原始记录，由本单位的经办人员认真填写“原始记录表格变更及印刷审批单” 一式两份（计划部门一份、自存一份），附上相应的表格式样，经本单位签字盖章齐全后，先送主管单位审查同意后，再到计划部门办理审定、备案和批准印制手续或注销手续。第十条 计划部门负责对已审定实施的原始记录，按业务系统分类编号。编号的基本原则是划类准确，形式统一，不重不漏，检索方便。第十一条 公司各单位对新增或更改的原始记录印刷完毕后，将其样表送计划部门一份。第十二条 计划部门统一进行规范化处理，将样表编入公司原始记录样册，并按系统装订编印目录。第四章 原始记录的管理第十三条 计划部门根据企业生产经营发展的需要，每隔三至五年按本制度规定对原始记录进行一次全面或局部复审。第十四条 原始记录的填写要求及时、真实、清晰、工整、内容完整，不允许涂改。并应当使用与保存期限相适应的蓝、黑墨水的钢笔、圆珠笔、签字笔等填写， 对一式多份的记录允许复写或复印，但必须加盖红章或由责任人签章。第十五条 原始记录一般不得更改和撕毁。确需更正数据的原始记录，应使用双横实线，划去需要更改部分，并在其上方或合适的位置写出更改后的正确内容，同时在更改处盖上更改人或证明人的印章。不得采用涂、刮、贴等其它方式改动记录。第十六条 原始记录是统计、会计、业务核算的依据，各相关单位必须按档案管理的规定归档、保管和借阅。第十七条 根据内容的价值及有关要求，原始记录的保存期限原则上执行：合同有规定的，按合同要求期限执行；适用法律法规有要求的，按法律法规要求期限执行；纳入公司质量管理体系管理的，按公司质量记录控制程序执行；与生产、劳动、原材料、动力消耗、设备运转等形成有关的过程状态记录，应保存3年；与试验分析、技术革新、重大事故等所形成的过程结果及综合性的记录，应保存10年及其以上； 纳入公司档案管理的记录，由档案部门按公司档案管理制度规定期限执行。第十八条 各单位印刷的原始记录表格所发生的费用，均由本单位自己承担。第十九条 原始记录保存期满后，应隔离存放6个月以上。经技术组长/科长组织审查，确认无保留价值后，再由部门领导批准同意后，方可销毁处理。第五章 原始记录的监督检查与改进第二十条 有工人岗位部门的管理或技术人员，按部门规定的周期对现场各操作岗位原始记录的填写与更改进行指导和监督抽查，并形成检查情况和问题整改追踪的记录。第二十一条 各单位的领导在审查或批准有关的报表、报告计划表和总结等原始记录时，应对其填写的完整性、正确性、真实性等进行核查，发现不符合问题时应要求填报人及时纠正，必要时应采取防止再发生的纠正措施。第二十二条 计划部门的原始记录主管人员应经常不定期组织相关部门对各有关单位执行本制度的情况进行随机抽查和整改效果的追踪，形成检查记录，检查结果纳入公司经济责任制考核。第二十三条 各单位对检查中发现的不符合问题，应按涉及面大小和严重程度，及时指导、督促责任部门或人员进行纠正或采取适当的纠正措施，并将问题、措施及实施效果的评价情况记录备查，检查结果纳入公司经济责任制考核。第六章 附 则第二十四条 本制度如与国家法津、法规和上级规定有相悖之处，以国家法津、法规和上级规定为准。第二十五条 本制度解释权、修改权属公司。第二十六条 本制度自颁布之日起执行，原有四川红光化工有限公司原始记录管理制度同时废止。原始记录管理流程保存期满符合符合归档、保存使用单位或相关单位有保留价值无保留价值隔离存放、审查使用单位或相关单位继续保存使用单位或相关单位销 毁使用单位或相关单位不符合填写、核查使用单位监督检查、考核计划部门和相关部门整 改使用单位整改追踪计划部门和相关部门印 刷待添加的隐藏文字内容2供应部门注销备案计划部门样册、目录计划部门未通过记录变更、印刷、注销申请使用单位审 查主管业务部门审定（编号）计划部门记录样表领取记录使用单位