公司采购流程管理制度..doc
公司采购流程管理制度为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门之间的配合，特制订本制度。一、 请购及其规定1、 请购的定义请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。2、 请购单的要素完整的请购单应包括以下要素：（1） 请购的部门；（2） 请购物品所属项目（3） 请购的用途（4） 请购的物品名称、规格、数量（5） 请购物品的样品、图纸和技术资料（6） 请购物品的需求时间（7） 请购如有特殊请备注（8） 请购单填写人（9） 请购部门主管（10） 请购单审核人（11） 采购副总审核（12） 财务审核人（13） 公司总经理3、 请购单及其提报规定（1） 请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核审核批准后报采购部门；（2） 请购部门在提报申请单时应要求采购部接收人签字并备份；（3） 涉及的请购数量过多时可附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交；（4） 遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况下可以电话请示，征得同意后提报采购部门，签字确认后手续后补。（5） 如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。（6） 请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。二、 请购单的接收及分发规定1、 请购的接收要点（1） 采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；（2） 接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整不清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储值积压的物资不采购的原则；（3） 通知仓库管理人员核查该物资是否有库存；（4） 对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。2、 请购单的分发规定（1） 对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；（2） 对于紧急请购项目应优先处理；（3） 无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门。（4） 重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。三、询价及其规定1、询价前应认真查看请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时与请购部门沟通；2、属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中采购；3、询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；4、比价采购的单位均应具备一定的资质和实力，具有提供或完成我公司所需物资的能力；四、比价、议价1、对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；2、对合格供货商的价格水平进行市场分析，是否价格最低，所报价格的综合条件更加突出；五、合同的签订及其规定1、合同正文应包含的要素（1）合同名称、编号、签订时间、签订地点；（2）采购物品的规格、名称、数量、单价、总价及合同金额，清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分；（3）付款方式；（4）工期；（5）质量保证期；（6）其他约定。2、合同签订及其规定（1）如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；（2）拟定合同条款时一定将各种风险降至最低；3、合同执行（1）已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及相关领导；（2）已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保证质量，按时履约；（3）合同在履行期间应按照双方约订严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同；六：报验与入库1、 供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时通知物流部门进行验收；2、 标的物在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运。七、采购分为两种情况：1、先付款、再到货。即采用预付款流程。目的：ü 适用于公司的除费用外的所有付款,包括但不限于购买材料,低值易耗品,固定资产的所有采购与付款。流程角色：üüü 待添加的隐藏文字内容2主导部门：采购部ü 配合部门：财务部 ü 参与部门: 采购部 财务部 流程说明：ü 编制预付款申请单，先由部门部长审核然后交至财务部长审核无误后呈交总经理审批；未经审批则返回重新核对。ü 总经理审批通过后将预付款申请单交至财务部安排付款。ü 采购物资经检验合格入库，及时跟催并要求供应商开具发票（增值税专用发票或普通）与验收入库单核对无误后同申购单、验收入库单办理报销发票手续。 附件：ü 付款申请单2、货款同时交付。目的：ü 适用于公司的除费用外的所有付款,包括但不限于购买材料,低值易耗品,固定资产的所有采购与付款。流程角色：ü 主导部门：采购部ü 配合部门：财务部 ü 参与部门: 采购部 财务部 总经理 流程说明：ü 采购物资经检验合格入库，要求供应商开具发票（增值税专用发票或普通）与验收入库单核对无误后同申购单、验收入库单办理报销发票手续。ü 编制付款申请单，先由部门部长审核然后交至财务部长审核无误后呈交总经理审批；未经审批则返回重新核对。ü 总经理审批通过后将付款申请单交至财务部安排付款、发票核销。 附件：ü 付款申请单
