公司资质证书管理办法.doc

成都市新都化工股份有限公司内部管理文件资质证书管理办法文件编号： XH-0-70 机密等级： C 版 本： 1/0 生效日期： 2013-07-10 提 案 人： 谢远林 审 核 人： 刘书娟 批 准 人： 牟嘉云 归口部门： 行政部 目的：为了规范公司资质证书、证照管理，保证公司生产经营活动正常、有序、依法、依规开展，结合本公司实际，特制定本制度。范围：股份公司及下属各事业部、各分子公司。内容：1 权限划分1.1 归档部门：指证书证照原件的存放保管部门，原则上为行政部和各分子公司办公室。归档部门根据档案管理制度妥善保管各类证书证件。1.2 管理部门：指负责证书证照的经办、年审、变更的部门。1.3 归口部门：指负责根据本制度规定督促证书证件的归档和管理的部门，对于违反本制度规定的可提请处罚、责令改正。全公司所有证书证件的归口部门为股份公司行政部。2证书分类2.1财务类：税务登记证（国、地税）。2.2人力资源类：社保登记证。2.3生产类：生产许可证，危险品生产许可证，排放污染物许可证，电梯使用合格证，特种设备使用登记证（锅炉），采矿许可证，专利证书。2.4 物流类：道路运输经营许可证。2.5行政类：营业执照，组织机构代码证，取水许可证，卫生许可证，辐射安全许可证。2.6商务类：商标注册证。3 管理部门及权限3.1人力资源部证书证件由人力资源部负责管理，未设置人力资源部的由办公室管理。3.2 财务类证书证件由财务部负责管理。3.3 生产类证书证件由生产技术部/技术部负责管理。3.4 物流类证书证件由物流部或运输部负责管理。3.5 行政类证书证件由行政部负责管理。未设置行政部的由办公室管理。3.6 商务类证书证件由商务部负责管理。3.7 对于除上述范围内的证书证件以及由于职能部门不健全而导致无管理部门的，则由行政部/办公室负责管理。管理部门负责人需指派专人妥善做好各类证书的保管及年审等工作。3.8 新公司成立初期，营业执照和组织机构代码证的办理工作由财务部负责，办理完毕交由行政部门负责管理。4 管理部门职责4.1资质证书管理责任人需根据自己管理的证书要求，及时按照本证书的分管政府职能部门指示，进行证照办理、年检、变更、换证等工作的开展。4.2针对公司有经营范围、营业地址等项目变更的，各资质证书管理责任人应当及时沟通，做好协调工作，进行相应证书的对应项目同步变更。4.3对于出现资质证书未办理、未年检、相对应项目未变更的情况，将对证书管理责任人处罚200元/次，对管理部门负责人处罚100元/次；如因以上情况产生的违规罚款导致公司损失的，将按照公司制度追究其经济赔偿责任。4.4对于公司存在的前置许可证书，此许可证书管理责任人需在营业执照、组织机构代码证书年检前做好相关自查工作，以保证后续工作按要求及时、合规开展。对于因前置许可证书相关工作未进行，造成后续工作延迟而产生的处罚，将按照公司制度对前置许可证书管理责任人进行处罚200元，并追究其经济赔偿责任。 4.5各资质证书管理责任人需建立证书外借登记表、证书管理明细表，便于管理证书，做到有踪可寻、有据可查。对于资质证书遗失的，将给予责任人200元/次处罚。如因以上情况产生的违规罚款导致公司损失的，将按照公司制度追究其经济赔偿责任。4.6各分子公司每年12月由行政部/办公室汇总本公司各类证书证照明细，报股份公司行政部备案。4.7对于新成立的子公司，在公司筹建期就应当建立完整的资质证书管理明细表，并在职能部门成立后就落实资质证书管理责任人。5监督机制各事业部行政部是证书证照管理的监督部门，因所属事业部各证书责任人证书管理不力造成的违规情况，将对监督部门第一负责人处以100元/次的罚款。6各证书证照管理部门须留存所管理证书证照复印件便于自查，在需对所管理证书证照做事务处理（包括变更、年审、原件借阅等）时向归档部门借用，事务处理完毕后第一时间返还归档部门。7附件7.1新都化XXX工资质证书管理明细表7.2新都化工工商登记注册申请表7.3新都化工资质证书变更审批表附件1：新都化工 XXX 公司资质证书管理明细表序号证书名称证书种类管理部门管理责任人年检日期有效期至备注123456789附件2：新都化工工商登记注册申请表工商登记注册申请表公司名称申请日期序号登记事项1公司名称2住所3法定代表人4注册资本5实收资本6公司类型7经营范围8股东及持股比例9出资时间10出资比例11备案登记董事12监事13经理14章程15章程修正案审批： 复核： 制表：附件3：新都化工资质证书变更审批表公司名称申请变更的证书名称项目变更前变更为123申请人部门负责人意见证券部负责人意见分管证券副总裁意见