公司物资采购管理办法【精华】6.doc

物资采购管理制度1材料物资采购管理办法6公司物资采购管理办法（试行）8公司物资采购管理制度12物资采购管理办法13物资采购管理办法45物资采购管理制度一、目的：为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购（以下统称为采购物品）。三、职责权限1、总经理负责采购管理制度的审批；2、分管副总、财务负责人负责采购管理制度的审核；3、人力资源行政部负责采购管理制度的制定。4、经营性固定资产、材料、配件等物品（物资）的采购由采购部负责；非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购由人力资源行政部负责。四、采购原则1、询价比价原则物品采购必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。2、一致性原则采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参与。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的510%。3、低价搜索原则采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。4、廉洁原则（1）自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。（2）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。（3）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。（4）加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。（5）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。5、招标采购原则凡大宗或经常使用的物品，都应通过询议价或招标的形式，由采购、财务等相关部门共同参与，定出一段时间内（一年或半年）的供应商、价格，签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场变化较快的物品，除缩短招标间隔时限外，还应随时掌握市场行情，调整采购价格。6、审计监督原则：采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员依照公司员工奖惩制度等进行处罚直至追究其法律责任。五、采购流程1、采购申请：经营性物品采购,（物资）需求部门根据生产或经营的实际需要，由采购部负责采购物品，非经营性物品采购, 每月25日前由人力资源行政部负责采购物品。 每月25日前，需求部门提出采购申请，填写请购单，请购单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求。按采购申请流程，由各相关部门审批，经总经理批准后交采购部门采购。各审核环节对采购申请提出议异者，应于2个工作日内将意见反馈给采购申请部门。2、询价比价议价：（1）每一种物品（物资）原则上需三家以上的供应商进行报价。（2）采购员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写询价记录表，按低价原则进行采购。（3）属下列情况者，无须进行比价、议价：独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品，但仍需留下报价记录。3、样品提供和确认：（1）若须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门进行确认，必要时需会同财务部等部门相关人员予以确认。（2）对于需要保存样品的，须作封样处理，以便日后作收货比较。4、供应商选择：（1）具有合法经营主体者。（2）品质、交货期、价格、服务等条件良好者。（3）信誉良好者。（4）客户认可的供应商。采购人员须建立供应商信息台帐。5、合同签定：（1）供应商经送样审查合格后，由采购部门与选定的供应商签订合同。（2）交易发生争执时，依据合同的核定条款进行处理。6、进度跟催（1）为确保准时交货，采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商处跟催，以确保物品（物资）能适时供应。（2）若采购物品（物资）无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决办法，并须重新和供应商确定新的交货期，并知会需求部门。7、验收入库：采购物品（物资）到公司后，属经营性固定资产、材料、配件等物品（物资）、非经营性固定资产、大宗劳保用品等经需求部门验收，办公用品等常用品经库管验收合格后，库管开具入库单，按流程办理入库手续。如验收不合格的，由验收部门通知采购部门，2日内办理换（退）货手续。8、对帐付款：采购物品（物资）办理入库后，由采购员凭入库单按合同或约定的付款方式办理付款手续。9、采购流程图：（附后）六、考核凡违反本制度的人员，依照公司相关管理制度进行处罚。七、本制度解释权归人力资源行政部，自2013年1月1日起执行。八、本制度附件：1、请购单2、采购询价记录表采购流程图流程作业要求记录表单责任单位/人采购申请验收入库对帐/整理付款资 料询价比价议价样品提供确认签订采购合同进度跟催供应商选择接收请购单1、物资需求部门根据生产或经营实际需要填写请购单请购单需求部门1、接收已核准的请购单请购单采购员1、采购人员依需求缓急，参考采购历史记录或供应商所提供的资料，至少精选两家以上供应商进行比价和议价询价记录表采购员1、以满足需求部门所提出的性能、指标、品质为原则申请单采购员1、依优质低价原则进行选择询价记录表需求部门/企管部/采购员1、依据供需双方确定的条件签订合同采购合同采购员1、依据合同或约定的交货期进行跟踪确认，发生异常及时处理采购合同采购员1、按采购需求进行验收，办理入库手续入库单库管员/需求部门1、库管员按已办妥的请购单、送货单整理汇总2、采购员根据库管员提供的相关资料进行对帐，到财务部办理付款送货单发票支付凭证库管员采购员请 购 单申请单位： 申请日期： 年 月 日 编号：序号物品名称厂家/品牌缓急程度规格型号单位需求数量用途需用日期库存请购数量备注经办人： 部门负责人： 申请部门分管领导：采购部（人力资源行政部）审核： 审核部门分管领导：财务负责人： 总经理：库管：采购询价记录表 编号：序号物料名称规格/质量标准付款及开票方式单位数量单价合计报价单位报价人联系方式拟定供应商采购员： 采购部门负责人： 分管领导：财务负责人： 总经理：采购物品验收单 编号：序号品名规格型号单位数量验收意见请购单号 验收部门负责人： 验收经办材料物资采购管理办法第一条 为了加强内部管理和控制，规范采购行为，保障生产经营活动的正常进行，最大限度的降低采购成本，特制定本办法。第二条 本办法对本公司所有材料物资的采购均适用，包括公司控股子公司。第三条 采购流程及职责分工采购流程：生产部根据设备状况滚动编制月度、季度、年度生产计划包括主要材料（玻璃、铝框、接线盒、背板等）月度、季度消耗总量、单位产品材料消耗量及原辅材料安全库存量，经厂长或分管副总经理批准后实施；采购部门根据生产计划、单位消耗量、安全库存量、即时库存量、采购周期及供求状况定期或即时填写材料采购申请单，附询价比较分析表，经分管副总经理或总经理批准后准备采购；采购人员进行询价、议价、报批，主要材料及修理用备件、补充设备及工具、办公设备家具等议价须经公司物资价格监查组审议通过后执行采购；公司成立物资价格监查组。物资价格监查组负责公司采购物资价格的审定，监查组由总经理任组长，财务、品管、生产、采购部门负责人为组员的五人监查组，价格审定采用记名投票表决，一人一票制，少数服从多数，经监查组审查通过的采购价格才能执行；定期或即时签订购销合同，日常由采购人员联系发货时间、发货数量及交货地点等事项；仓库收货、品管人员现场抽验货物。职责分工：销售部门负责公司月度、季度、年度销售计划的制定和修正；生产部门负责公司月度、季度、年度生产计划的制定和修正；采购部门负责公司所有材料物资的采购，同时根据生产计划、交货期限、实际库存数量及安全库存量定期或适时进行采购申请；品质管理部门负责采购货物的质量参数以及进仓货物的品质检验；财务部负责采购流程及供货合同单据的审核，同时负责相关资金的落实安排；仓库负责货物的数量验收、发放及实时库存数量等；总经理或分管副总经理负责采购申请及其购销合同的签批，包括主要原材料、修理备用件及专项材料直接同供应商接洽；董事长负责大宗机器设备、不动产购置、无形资产受让等非经常性物资采购的接洽、合同签批等。一般材料物资、备品的存量最高不得超过3个月的用量。供应商评定控制程序1、主要材料的含义 主要材料是指构成产品的主体、产品之间可以分隔但不影响产品性能材料，主要包括玻璃、铝框、接线盒、背板等，辅助材料就是主要材料以外材料；2、对供应商的评价 2.1、采购部根据主要材料及辅助材料的差异控制的有效性要求，结合物资的质量、价格、供货期等进行比较，选择合格的供应商，填写供应商选择评定记录表。在无差异或差异可控的基础上，对同类的材料供应，应尽量多选择几家合格的供应商。经采购部、监查组等相关机构审查通过后，录入合格供应商名单中。 2.2、评价供应商时一般可考虑以下因素：A、供应商的供货质量、价格、售后服务、历史业绩等； B、质量保证能力，即质量控制体系； C、业内评价、第三方认证等；D、满足法规的要求，采购产品涉及强制性认证的，应具有相关认证的证书和质量证明等2.3、对第一次供应材料的供应商，除提供充分的背景证明材料外，还需经样品测试及小批量试用，经测试合格后才能供货：A、新供应商根据相关要求提供少量材料；B、交生产车间试用，并填写供应商评定记录表中相关栏目，结果反馈给采购部； C、小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。小批量试用合格的，必要时再经试用，均合格的，经总经理批准后，列入合格供应商名录。3、供应商的日常管理 3.1、采购部应对供应商的供货业绩进行跟踪，及时与品管部进行沟通。供应商产品如出现严重质量问题，采购部应及时向供应商发出限期整改通知单限期整改，如两次发出“通知单”但质量仍没有明显改进的，应取消其供货资格。 3.2、采购部每年对合格供应商至少进行一次跟踪复评，填写供应商业绩评定表，评价时按百分制，质量评分占50，交货期评分占10，价格及售后服务占40。评定标准为：一年中平均质量合格率达到98以上的给予满分，每降一个百分点扣5分，但质量评分不能低于35分；交货期都准时交货的给满分，经常送货不及时的，给5分以下；在同等质量的基础上价格在业内最低的，给35分以上。总评分不能低于80分，若低于80分或质量评分低于35分，应取消其合格供应商资格；如因特殊情况留用，应报总经理批准，但应加强对其的检验或验证工作。 3.3、采购人员保持与供应商及时沟通，当供应商的供货变化会影响获证产品一致性时，采购部应采取相关措施，以确保该变化符合认证规定的要求。 供应商的选择 所有物品采购供应商采购部门必须建立其背景资料档案库，同类物品采购至少准备两家或以上数量供应商，以确保供应渠道的顺畅，供应商的选择从合格供应商名录中择优录用；价格确认1、已经核定的物料，采购人员应注重分析，收集信息资料以尽可能降低采购成本，其他部门人员若有相关信息应尽可能提供采购人员，以供参考；2、最新采购物品或最新供货的供应商其供货价格须报请价格监查组进行审议，经审议通过后方可执，已经核定物料采购价格通知上调时，须附价格上调原因，采购部报请价格监查组进行审议，审议通过后方可执行；询价、比价、议价1、根据物料采购的需求，采购人员应至少选择三家适合条件的供应商进行询价，询价的内容包括品种、规格、数量、质量、价格、报价的有效期限、交货日期、结算方式、合同形式（长期合同或即时合同）等；2、采购部在收到供应商反馈信息后，采购人员据此分别品种、规格、数量、质量、价格、交期、售后服务等进行比较分析，选择条件最优的供应商；3、价格监查组审议价格的方式灵活，审议的地点可以是公司注册地也可以是供应商指定的地点。第九条 执行采购公司物资采购管理办法（试行）总则为规范公司市场部采购行为并对采购过程进行控制，保证采购的产品符合规定的要求，杜绝费用浪费，结合公司实际，特制订本管理办法。本管理办法适用于公司市场部的采购活动。市场部采购范围包括但不限于：项目设备及办公设备。其中办公设备包括：传真机、打印机、复印机、投影仪、碎纸机、扫描仪、一体机、复合机、考勤机、电教设备、电脑及其配件、程控交换机、网关、集线器、移动存储设备、录音笔、相机、办公电话等办公相关设备。职责分工市场部分管副总负责审批合格供应商名单及采购询价结果。相关业务承办部门负责提供采购物品详细资料。资产管理部门负责物品采购发起及出入库。市场部负责组织供应商的评价并实施物品的采购。各技术部门负责职能范围内的项目和外购产品的检验。供应商的控制供应商档案的建立市场部负责对日常商务合作中的供应商进行评价。评价内容包括但不限于供方的生产能力、交货能力、产品信誉及质量体系状况。评定合格的供应商，市场部需建立供应商档案。供货商档案包括：公司名称、地址、联系人、联系电话、供货商资质文件及产品资料（包括但不限于营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品合格证、产品专利证书等）。供应商的审批由市场部根据供方档案建立“合格供应商名单”，记录供货质量，发现问题及时对供应商进行警告，造成损失的需要供应商负责，情节严重者取消其合格供应商资格。市场部负责组织对“合格供应商名单”每年评审一次，结果交由部门分管副总审批。采购行为的审批及实施 采购物品资料的控制采购物品资料包括但不限于产品型号、规格、技术指标、技术要求、数量、单位等。 采购行为的审批物品的申领由相关业务承办部门发起，需提前填写“资产申请表”，报部门经理、部门分管副总审批后，交付资产管理员。如果仓库内有所申请物品，仓库管理员直接办理领用手续；如仓库没有，由资产管理员根据采购界限填写“采购申请表”，报部门经理、分管副总审批，进行委托购置后办理领用手续。承办人需填写“采购申请表”， 注明申购日期、申购单位、用途说明、品名、规格、数量等资料，由部门经理、部门分管领导批准。市场部接到经批准“采购申请表”后，则办理采购程序，依采购程序办理完成核签。资产收到后，由资产管理部门负责验收，并填写“入库单”，在验收清单中应详细填写资产名称、规格型号，并同时对资产进行编号。及时更新台账，落实使用责任人。 采购的实施市场部在执行采购任务时，首先检查所采购物品资料是否齐全，当资料不齐全时，应通知业务承办部门申请人，补充必需的资料。市场部根据“采购申请单”，从合格供方处进行采购，采购分为两种情况，对于常规采购应选择三家以上供应商通过“采购询价单”进行传真或电子邮件的询价，对于专用设备厂商或其授权代理商进行商务谈判，采购人员应保存所有的记录文件。对于常规采购的三方询价结果，由市场部保留“采购询价单”，并根据询价结果提供纸质采购建议说明，连同拟定的采购协议，交由部门分管副总审批。部门分管副总审批通过以后，市场部开始组织签订采购协议，并跟进具体采购过程。如果审批不通过，市场部根据审批意见，重新组织采购或询价。采购物品的验收及出入库 采购产品的验收产品到货以后，由市场部和相关技术部门根据采购合同中规定验收的安排进行检验，常规验货内容可包括：设备名称、数量、型号、外观、包装等。随机文档、相关证书等。加电测试。验收不合格按照规定流程执行。验收合格后，由市场部通知资产管理部门实施物品的入库流程。 采购产品的入库及出库采购产品入库办理完毕以后，由资产管理部门出具相关入库证明，并交给市场部一份，作为市场部本次采购行为完成的依据。资产管理部门根据业务承办部门的“资产申请表”进行物品的发放和出库手续办理。附则 本办法由市场部负责解释。 本办法自印发之日起执行。附件：1.合格供应商名单2.资产申请表3.资产采购申请表4.采购询价单附件1：合格供应商名单供方名称供应产品名称/施工系统名称地址联系电话联系人备注附件2：资产申请表详见资产管理办法附件1附件3：资产采购申请表详见资产管理办法附件2附件4：采购询价单单位名称联系人联系电话地 址传真电话名称型号标准配置数量单价分项总价交货期质保期1234567891011供应商须知：所有产品必须保证为原厂原包装产品，供应商均应认同并遵守本询价单中的要求。供应商必须严格按照询价单中所提供的标准配置进行报价，如对以上询价单中的要求有异议，请及时进行沟通。供应商报价时必须注明交货时间及质保期，如未提供或提供不详细，均视为对本采购询价单实质要求不响应，不作采购推荐处理。供应商应将本公司相关资质证件及产品资料（包括但不限于：营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品合格证、产品专利证书）复印件作为本询价单的附件。公司物资采购管理制度第一章总则 第一条为进一步规范公司物资采购程序，加强内部控制，明确经济责任，确保生产经营的持续稳定，依据相关法律法规特制定本制度。 第二条公司日常生产经营所需的原料及主要材料、辅助材料、包装物、低值易耗品等均属于本制度规范范围。 第三条费用报销及在外购物直接付款的零星物资采购不适用本制度。 第四条公司固定资产的购置适用本制度。 第二章物资采购规定 第一条物资采购实行归口管理制。辅助材料、包装物由仓储部负责采购、物资及办公用品由人事行政部负责采购。特殊情况下，经总经理批准，可以指定专人进行专项物资的采购。 第二条所有负责物资采购的人员必须充分掌握市场信息，及时预测市场供应变化，确保质量过关，价格低廉，供货及时。 第三条推行合同管理制度，物资采购原则上要与供货方签订合同，详细注明供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等；否则，造成的损失由采购人员负责。 第四条实行比价采购制度，物资采购要货比三家，确保所采购物资价格低廉，质量上乘。第五条实行采购质量责任制。采购人员对所采购物品的质量负有全面责任。如因失职而采购伪劣产品，采购人员应负经济责任。禁止采购人员收受回扣。如有收受回扣，一经查证，除全额追缴回扣款项外，将视情节轻重进行严肃处理。 第三章发票入账及付款程序 第一条采购物资进厂后，采购人员必须严格按照要求办理物资入库手续 第二条物资采购付款原则上采取先入账后付款的制度，特殊情况下需预付款的单位，经总经理批准，可以办理采购预付款手续。 第三条采购付款实行审批制度，执行两条线管理形式，即发票入账和签批付款两条线分步进行的形式。具体程序如下： 1.物资采购一律由采购人员办理发票入账手续后，方可进行申请付款审批。否则财务有权不予批准付款。 2.申请付款，由经办人填写转账汇款申请单，经财务审核、总经理批准后，方可到出纳处办理汇款。 经办人填写转账付款申请单部门经理签字财务会计根据发票入账情况审核总经理根据资金情况签字出纳办理汇款 3.需要预付款的部门，直接填制转账汇款申请单，经财务审核、总经理签字批准后可先办理汇款手续，财务部据此挂账，待发票来到后再由经办部门办理发票入账手续冲账。 第四章附则 本制度从批准下发之日起执行，由人事行政部负责解释。 本制度从 年 月 日起下发执行。物资采购管理办法为规范公司的物资采购行为，降低物资采购成本，确保所采购的产品符合规定要求，特制定物资采购管理办法。附件：集中采购（原材料、设备）设备列表采购流程图江苏八达园林建设股份有限公司物资采购管理办法第一章 总 则第二章 职责及权限第三章 采购管理申请程序、内容及计划第四章 供应商管理制度第五章 验收与验证，以及索赔第六章 采购合同第七章 招标采购制度第八章 责任与奖罚第九章 附 则第十章 表格流程总则为了规范公司的物资采购行为，降低物资采购成本，堵塞采购环节中的漏洞，防止国有资产流失，抵制不正之风，对采购产品及其供方进行控制，确保所采购的产品符合规定的要求，特制定本办法。本规定适用于总公司、各下级、二级分公司、项目部对公司生产经营活动所需各类物资、设备采购行为的控制。职责及权限采购部职责及权限（一）负责收集采购物资、设备的质量、价格等市场信息，掌握主要采购物资信息变化，建立统一、高效的物资采购管理体系、采购标准和信息系统。（二）负责公司主要施工原材料、大型设备、其他设备的供方考察、评价和采购工作。（三）负责公司主要施工原材料、大型设备、其他设备配件的统一采购和供应工作。（四）负责公司单次采购价值 万元（含）以上的大宗材料、单件价值 元（含）以上的原材料、设备工具的统一采购和供应工作。（五）负责具备招标采购条件的原材料和设备的招标、评标及采购工作。（六）协助总公司、各下级、二级分公司、项目部对供方的考察和评价工作，对其采购工作进行指导。（七）负责对总公司、各下级、二级分公司、项目部采购物资的价格、质量、数量的监督。总公司、各下级、二级分公司、项目部采购部门职责及权限负责建立健全所属公司物资设备采购管理制度，统计物资、设备采购信息，向总公司物资采购部或者本部上报有关报表。负责原材料、使用设备的供方考察、评价和采购管理工作，协助总公司采购部对主要重点项目施工原材料、大型设备的供方进行考察和评价。负责工程项目物资供方的考察、评价和持续监督工作，确保采购物资质优价廉。负责工程常用物资及单件价值小于 元的物资采购和供应管理工作。施工项目部的采购实行严格控制，月采购金额低于 万元由各级公司公司部门负责人审批， 万元至 万由总公司物资采购部上报总经理办公室审批， 万元以上必须报董事会审批。负责收集并上报采购物资的质量、价格信息。采购管理申请程序、内容及计划采购申请程序旨在所有生产性物料、设备、样件、小批量试制用物料的管理要求，旨在规范公司执行采购申请的具体工作，提高采购效率，防范采购申请过程中的潜在经济风险。公司物资采购部应当根据公司管理制度要求，结合公司实际采购管理条件制定采购申请管理制度。采购申请管理制度应当对公司采购申请表格的制定、各部门填制采购申请的具体内容、授权审批、紧急采购申请的批准、监督检查等各项工作予以明确的规定。公司财务部应当对各部门执行采购申请制度的情况进行监督检查，发现问题立即提出整改意见并限期更改。行政部应当和采购部一起，共同组织各部门管理人员和有关业务人员进行采购申请管理制度的培训。采购分类申请必须明确。项目施工当前产品所需的物料，由采购部按项目部汇报的施工需求计划制订采购计划，并且填写物料的采购申请单。为开发新的苗木品种产品所需要物料，由需求部门提出采购申请。机器设备、辅料等由具体实施部门提出采购申请。办公用大型固定资产由公司行政部或具体使用部门提出采购申请；日常办公用品由使用部门提出申请，行政部负责采购。施工现场紧急需用物资由该项目负责部门提出采购申请。采购申请单的准备采购申请单必须由请购部门、请购人书写清楚。采购申请单一式四联，空白请购单可从采购部门得到。如有特殊需要时，请购人要在递交申请单时附上说明或者由于紧急采购未填写单据者，应事后及时补齐。请购人应清楚、完整地填写申请单的内容，包括：产品名称、型号规格、单位、数量、要求到货日期；请购人采购物流部门日期；库存量。若申请紧急采购，则请购人需注明加急、加急原因，并由请购部门经理签字确认。紧急采购时请购人可在申请单上配合附件备忘录形式推荐供应商，但这并非决定采购部门必须选择该供应商。采购申请单的发放经物资采购部门核准后一式四联，第一联申请部门留存，第二联交采购部，第三联交仓库，第四联财务部。申请单在采购部的处理过程请购人将填写清楚、完整的并得到批准的申请单送交物资采购部，如果是采购固定资产，可直接交采购部办理采购，如果是其他物料，则送交采购部编制采购计划，再由采购部将经批准的采购计划交采购员办理采购。由采购部采购员评审申请单的完整性并记下接单日期，不完整的、字迹潦草看不清楚的或没有签字批准的请购单可退给请购人重填，以确保采购时能符合所有的规定要求。采购物流部采购员应将申请单的信息在采购申请跟踪表上记录下来以便跟踪。根据采购部内部分工，由采购部经理指定某采购员负责实施该请购单的采购。采购申请单的取消不论由于什么原因需要取消请购时，应填写取消请购通知单，由原请购人签字后将通知分发到所有已接到原申请单的部门，取消请购通知单上需注明原请购单编码。取消请购通知单须由各部门人员签字并在采购申请跟踪表上注明。取消请购通知单以及至此已接到的报价资料应与原申请单一起存档。如果在通知取消之前采购员已签订采购合同，则采购员必须尽快与供应商联系，通知其停止生产或发货。若由于取消请购的时间太迟导致货物已移交购货人的，应由请购人和采购员在取消请购通知单上注明处理对策，并经原请购部门的经理及采购部经理签字确认。采购物资过程中应填写采购申请跟踪表。所有传递到采购部的采购申请应由采购员在采购申请跟踪表上进行登记，下达采购订单后，应在该跟踪表上登记采购订单起止日期。申请单格式建议使用无碳复写纸，并预先编号，一式四份，每份注明留存部门。工作流程：项目原材料、机器设备采购流程见附件十八、十九图1、2；此流程作为项目物资及设备采购工作程序的指导，物资管理部门及采购员应熟悉并完善物资设备采购程序，采购各环节严格控制，确保采购工作规范有序进行。采购计划的编制物资采购部门根据公司经营活动需要编制物资、设备购置申请及采购计划，并负责实施。总公司、下级、二级分公司、项目部或采购员根据项目合同、实际应用所需物资填写表单单，或其他信息编制原材料、物资设备追加购置单、采购申请单，根据审批情况实施。物资采购部门或采购员在编制物资采购计划时，要充分考虑现有库存、供货周期、和预期的市场价格趋势等因素。采购计划必须由单位负责人批准后方可实施。公司采购物流部应当根据公司管理制度，结合本公司项目建设实际、仓储等具体情况，制定公司采购计划管理制度。采购计划管理制度应当对计划编制的人员、计划内容、计划复核审批、计划执行和反馈检查等具体工作予以明确的规定。采购计划制度应当经过采购部、财务部、项目部等有关部门提出意见后，由采购部提交明细表给公司总经理，报总经理办公会议批准后执行。公司采购计划管理制度应当报董事会、公司采购物流部和财务部备案。采购部负责编制公司采购计划。为此，采购物流部应当指定专人负责编制采购计划。财务部、项目部、经营部、仓储部等部门有关业务人员应当对物资采购部予以必要的支持。对于供应商开设现场临时提供服务的，公司在编制采购计划时，应当将供应商已到货、但尚未办理检验入库的货物，即：尚未记录到公司存货账上的存货，纳入采购计划中，防止重复采购。行政部和物资采购部应当组织相关部门的相关业务人员定期或者不定期参加采购计划管理培训。编制采购、租用计划时应注意到编制采购计划的范围（所有生产性物料、施工组件、种苗等园林种植小批量试制用品种、单件金额在 元以上的办公用品、其他），编制计划内容和依据（项目计划和项目材料使用预测、项目进度计划和中途增加材料使用计划、库存量、紧急采购申请单和追加购置单、采购物品的规格、型号、数量、单位、价格、预计物资到货时间、配送现场日期和种苗成活概率、其他）。采购计划调整时应填写取消采购申请单、如已经同供货方签订采购合同应向供货方递交采购合同的更改与取消申请表，其调整重大变化包括：客户发生变化、项目进度变化、物资需求变化等。第四章供应商管理制度供应商考察及评价（一）释义：合格供应商名单：通过了供应商评审、选择、开发制度的一系列过程、现可为公司正常批量供货的所有供应商名单的汇总。合格供应商名单是一个受控文件，应形成记录，经过适当的批准并及时更新。评审小组：由物资采购部、财务部、项目部等多个功能部门的人员组成的横向协调小组，它对供应商的评审、选择和开发中的一系列重要问题进行讨论。黑名单：由物资采购部和有关部门联合制定，公司不得采购已列入黑名单的供应商提供的产品。采购检验小组：对于采购物资的检验根据不同的采购对象由不同的部门负责检验。例如办公用品由行政部检验。本制度中涉及的采购检验小组以下统称为对应检验小组。（二）物资采购部和各下级、二级分公司、施工目部物资采购部门分别对其所购置原材料、设备（对最终工程质量有直接和间接影响的物资；对环境和安全有较大影响的物资）的供货方进行考察，并且制定供应商管理制度。公司物资采购部应当根据本公司具体情况，制定符合公司实际条件的供应商管理制度。公司供应商管理制度应当对供应商的业务主管部门、对供应商的资格评审、供应商供货质量的监控、供应商损失索赔、供应商黑名单管理、执行供应商管理制度的检查等具体业务予以明确。供应商管理制度经过采购委员会讨论，报总经理办公会议批准后执行。物资采购部是供应商管理的业务主管部门，其他涉及或相关部门协助物资采购部执行供应商管理制度。 （三）所遇问题的反馈及解决5步骤法确定问题当物资采购部接到各部门反馈的问题后，首先由相关采购员和相关部门针对具体问题进行考察、核实，保证确实是由于供应商的原因造成的问题，当确定问题后，由物资采购部视问题的严重程度向供应商反馈。对于较严重的问题，应填写问题反馈与解决单。若为轻微、偶尔发生的问题，则可不发问题反馈与解决单，而以方便的方式与供应商联系解决。填写问题反馈与解决单时应在问题描述一栏中对发现的问题进行清晰的描述，包括：是什么问题？在哪里发现这个问题？何时发现？有哪些影响等。应急措施和初步整改计划供应商接到公司反馈的问题后，必须在48小时内给公司做出书面答复，说明应急措施和初步整改计划，填在问题反馈与解决单的供方解决意见一栏中，如果供应商未能如期作出答复，则由采购部做好记录，作为供应商供货业绩考评。问题的根本原因分析对问题反馈与解决单中的问题，供应商必须确定造成该问题的根本原因。纠正措施供应商应针对问题的根源采取相应的纠正措施，防止问题的再次发生，并在 天内就纠正措施实施过程做出书面答复，传真、邮件等回复