总账系统初始化课件.ppt

一、总账系统初始化的概念与内容,三、总账系统初始化设置,二、总账系统初始化的前期准备工作,第三节 总账系统初始化,四、,当我们安装完会计软件，通过“系统管理”模块建立企业的会计账套，并对操作此账套的相关人员授予了不同的操作权限，但此时的会计核算账套只是一个空的账套，单位的会计信息系统并没有全面建立起来。当启用总账系统之后，首先还应全面规划总账系统中的基础数据的设置，做好将手工会计数据全面移植到会计信息系统前的一系列准备工作，这些工作统称为“总账系统初始化”。只有通过总账系统初始化，才能将一个通用的、商品化会计软件变成企业专用的会计信息系统。,一、总账系统初始化的概念与内容,第三节 总账系统初始化,考虑到总账系统是整个会计信息系统的核心模块，总账系统初始化不仅涉及到总账系统内部各模块的操作，还涉及到其他业务模块(如工资管理系统、固定资产管理系统)的初始化设置。因此，总账系统初始化并不是某会计一个部门的事，单位的基础数据在会计信息系统运行过程中，其它相关部门也要使用该数据，所以最好的方法是在总账系统启用前，单位的各部门集合在一起开会讨论，定义出一套各部门认同的标准数据规范，然后据此执行，才能真正实现企业信息化的管理目标。正是基于此种考虑，我们将总账系统初始化的内容放在本章讲授。,一、总账系统初始化的概念与内容,总账系统初始化，通常是由系统管理员和账套主管、总账会计负责实施。总账系统初始化主要内容是整理和设置会计科目，设置辅助核算，录入单位的基础数据，这些基础数据通常包括以下几类数据：一类是企业机构设置(部门档案和员工档案)、往来单位设置(客户分类、客户档案、供应商分类、供应商档案)、存货设置(存货分类、计量单位、存货档案)，这类设置我们在第二节的基础档案设置中已完成；第二类是财务设置(会计科目、凭证类别、外币及汇率设置、期初余额)、收付结算(结算方式、付款条件、开户银行)，这一类设置需要在总账初始化中设置，通过总账系统初始化可以建立单位的会计科目体系；第三类是供应链业务设置(如仓库档案和收发类别设置)，此类设置需要在供应链模块中设置。,一、总账系统初始化的概念与内容,第三节 总账系统初始化,整理手工会计核算使用的会计科目，除了要采用最新的会计准则之外，还应根据电算化的特点对会计科目进行相应的调整。这主要是为了充分体现计算机信息管理的优势，通过对以往的一些会计科目结构进行调整，以充分发挥计算机的辅助核算功能。,二、总账系统初始化的前期准备工作,(一)整理会计科目,第三节 总账系统初始化,例2-12黄海机械厂原会计科目设置为：,第三节 总账系统初始化,二、总账系统初始化的前期准备工作,(一)整理会计科目,第三节 总账系统初始化,二、总账系统初始化的前期准备工作,(一)整理会计科目,那么，在使用总账系统进行财务核算时，可将科目设置为：,第三节 总账系统初始化,二、总账系统初始化的前期准备工作,(一)整理会计科目,在总账系统中，只把会计科目设置成辅助核算属性还是不够的，我们还应该将从原来会计科目中去掉的明细科目设置为辅助核算的目录。若启用部门核算功能，还设置相应的部门档案；若启用个人核算功能，还应设置相应的个人档案；若启用项目核算，还应设置相应的项目档案；若启用客户往来核算，还应设置相应的客户档案；若启用供应商往来核算，还应设置相应的供应商档案。,第三节 总账系统初始化,二、总账系统初始化的前期准备工作,(二)整理辅助核算目录,第三节 总账系统初始化,二、总账系统初始化的前期准备工作,(二)整理辅助核算目录,例2-13黄海机械厂在设置好会计科目后，将以前手工会计所用明细科目核算的部分，整理成辅助核算目录：,第三节 总账系统初始化,二、总账系统初始化的前期准备工作,在开始启用总账系统时，还应将手工会计核算环境下的各会计账户的余额和年初到启用账套时的借贷方累计发生额计算清楚。,第三节 总账系统初始化,二、总账系统初始化的前期准备工作,(三)整理期初科目余额,确定结算方式即确定单位收、付款结算方式，如现金支票、转账支票、商业承兑汇票、银行承兑汇票等的收、付款结算方式。,第三节 总账系统初始化,二、总账系统初始化的前期准备工作,(四)确定结算方式,单位在使用出纳管理系统提供的银行对账功能之前，还应对银行日记账与银行对账单进行勾对，编制出最新的银行存款余额调节表，并将尚未勾对的银行日记账与银行对账单整理出来，以便利用“银行对账期初”功能中进行输入。,第三节 总账系统初始化,二、总账系统初始化的前期准备工作,(五)银行对账期初余额,在启用会计信息系统录入凭证之前，还应在总账系统中预先设置凭证类别。如将单位的凭证类别设置为：收款凭证，付款凭证和转账凭证三种类型。,第三节 总账系统初始化,二、总账系统初始化的前期准备工作,(六)确定凭证类别,当我们建立和启用会计核算账套时，会计软件已将1级会计科目预置到会计信息系统中，单位可根据自身会计核算的需要，增加或修改会计科目，同时还要建立2、3、4级会计科目。,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,(一)会计科目设置,例2-13黄海机械厂会计科目设置要求为：,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,(一)会计科目设置,(1)修改一下会计科目：“1122应收账款”科目辅助账类型为“客户往来”(应收系统)；“2202应付账款”科目辅助账类型为“供应商往来”(应付系统)；指定“1001库存现金”为现金总账科目、“1002银行存款”为银行总账科目。,(2)增加部分会计科目如表2-11所示。,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,(一)会计科目设置,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,增加或修改会计科目的操作方法与步骤：,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,(1)以账套主管的身份登录“畅捷通T3-企业管理信息化软件教育专版”，在“畅捷通T3-企业管理信息化软件教育专版”主界面，单击“基础设置”主菜单下“财务”菜单下的“会计科目”子菜单，系统弹出“会计科目”界面，如图2-40所示。,1.增加会计科目,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,图2-40,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,(2)在“会计科目”界面，单击“增加”，进入会计科目页编辑界面如图2-41所示。,1.增加会计科目,(一)会计科目设置,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,图2-41,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,(3)输入科目信息(内容包括科目编码(100201)、科目名称(工商银行存款)、账页格式(日记账、银行账)等)。输入完成后，单击“确认”按钮，保存输入的会计科目信息。,(4)按例2-13设置会计科目的要求，依次增加原材料、库存商品、固定资产、应交税费、管理费用科目下的明细科目。,1.增加会计科目,(一)会计科目设置,2.修改会计科目,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,(1)将光标移到要修改的“应收账款(科目编码为1122)”科目上，单击“修改”按钮或用双击该科目，即可进入会计科目修改界面。,(一)会计科目设置,(2)在会计科目修改界面，单击“修改”按钮，进入修改状态，在此对需要修改的项目进行调整，在“辅助核算”栏目中的“客户往来”前打上“”标志，受控系统修改为“应收”，修改完毕后，单击“确认”按钮即可，操作结果如图2-42所示。,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,图2-42,2.修改会计科目,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,(3)按例2-13设置会计科目的要求，依次修改2211应付账款科目。,(一)会计科目设置,3.指定会计科目,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,(1)在“会计科目”界面，单击“编辑”菜单下的“指定科目”子菜单，系统弹出“指定科目”界面，在该界面，选择“现金总账科目”，选择“1001 库存现金”作为“待选科目”，单击“”按钮，将“1001 库存现金”移到“已选科目”，单击“确认”按钮，操作结果如图2-43所示。,(一)会计科目设置,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,图2-43,3.指定会计科目,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,(2)在“会计科目”界面，单击“编辑”菜单下的“指定科目”子菜单，系统弹出“指定科目”界面，在该界面，选择“银行总账科目”，选择“1002 银行存款”作为“待选科目”，单击“”按钮，将“1002 银行存款”移到“已选科目”，单击“确认”按钮，操作结果如图2-44所示。,(一)会计科目设置,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,图2-44,3.指定会计科目,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,完成指定现金/银行科目的操作后，出纳人员即可在“现金银行”模块查询到某日现金日记账、银行存款日记账和资金日报表等信息。,(一)会计科目设置,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,许多单位为了便于管理或登账方便，一般要按手工会计的工作习惯对记账凭证进行分类编制，会计软件提供了“凭证分类”功能，可以对凭证进行分类。,(二)设置凭证类别,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,例2-14黄海机械厂手工会计核算采用的记账凭证类别为收款凭证、付款凭证、转账凭证3类如下表，在会计信息系统中按表2-12要求设置凭证类别。,(二)设置凭证类别,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,设置凭证类别的操作方法与步骤：,(二)设置凭证类别,1以账套主管的身份登录“畅捷通T3-企业管理信息化软件教育专版”，在主界面单击“基础设置”主菜单下“财务”菜单下的“凭证类别”子菜单，系统弹出“凭证类别预置”界面，如图2-45所示。,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,图2-45,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,(二)设置凭证类别,2在“凭证类别预置”界面，凭证分类方式选择收款凭证、付款凭证、转账凭证3种方式，单击“确定”按钮，进入“凭证类别设置”界面如图2-46所示。,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,图2-46,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,(二)设置凭证类别,3在“凭证类别设置”界面，在表格中分别设置凭证类别字，凭证类别名称并参照选择限制类型及限制科目等栏目(“收款凭证”限制类型为“借方必有”，限制科目为“1001、1002”；“付款凭证”限制类型为“贷方必有”，限制科目为“1001、1002”；“转账凭证”限制类型为“凭证必无”，限制科目为“1001、1002”)，设置完毕，单击“退出”按钮即可。,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,(三)设置结算方式,许多单位为了便于结算管理或登记凭证方便，一般对结算方式进行分类管理，会计软件提供了“设置结算方式”功能，我们可以按照单位会计核算的惯例对结算方式进行预置分类。,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,(三)设置结算方式,例2-15 黄海机械厂确定企业收付款结算方式，为现金支票、转账支票、商业承兑汇票、银行承兑汇票等4种，黄海机械厂信息如表2-13所示。,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,(三)设置结算方式,在会计信息系统中按上述4个类别设置结算方式，其操作方法与步骤：,1以账套主管的身份登录“畅捷通T3-企业管理信息化软件教育专版”，在主界面，单击“基础设置”主菜单下“收付结算”菜单下的“结算方式”子菜单，系统弹出“结算方式”界面，如图2-47所示。,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,图2-47,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,(三)设置结算方式,2在“结算方式设置”界面，分别设置“结算方式编码”、“结算方式名称”，在“票据管理标志”前打上“”，单击“保存”按钮，依次输入其他结算方式信息，形成结算方式汇总信息界面如图2-48所示。设置完毕，单击“退出”按钮即可。,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,图2-48,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,(四)期初余额录入与正确性检查,我们在第一次使用总账系统时，必须录入期初科目余额并校验平衡。,例2-16 黄海机械厂决定于2011年1月1日建账，采用直接录入年初余额方式。,黄海机械厂2011年1月1日的科目余额如表2-14所示。,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,(四)期初余额录入与正确性检查,录入期初余额的方法与步骤：,1以账套主管的身份登录“畅捷通T3-企业管理信息化软件教育专版”，在主界面单击“总账”主菜单下“设置”菜单下的“期初余额”子菜单，系统弹出“期初余额录入”界面，如图2-49所示。,第三节 总账系统初始化,图2-49,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,(四)期初余额录入与正确性检查,2在“期初余额录入”界面，选中“库存现金”科目行，双击该行的“期初余额”栏就可以录入该科目的期初余额“8000”，如果有下级明细科目(如1002银行存款科目)，则只要录入末级明细科目(100201工商银行存款科目)的余额“291000”，而上级科目(1002银行存款科目)的余额就由系统自动汇总之后填入；依次短期借款(“120000”)、应付账款(大通钢铁)实收资本(“180000”)等科目的余额。,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,(四)期初余额录入与正确性检查,3将光标移至在科目设置中有辅助核算的行(如1221其他应收款)处，设置带有辅助核算的期初余额。双击设置了个人往来辅助核算的科目(其他应收款张诚)，系统弹出“个人往来期初”界面，如图2-50所示。,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,(四)期初余额录入与正确性检查,3将光标移至在科目设置中有辅助核算的行(如1221其他应收款)处，设置带有辅助核算的期初余额。双击设置了个人往来辅助核算的科目(其他应收款张诚)，系统弹出“个人往来期初”界面，如图2-50所示。,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,图2-50,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,(四)期初余额录入与正确性检查,4在“个人往来期初”界面，单击“增加”按钮，输入日期，参照输入“部门”、“个人”信息，将个人往来的期初数据“1000”填入表中。设置完毕，单击“退出”按钮即可。系统自动将该余额数据填入“1221其他应收款”余额处。,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,(四)期初余额录入与正确性检查,5在“客户往来期初”界面，单击“增加”按钮，输入日期，参照输入“客户(京燕机械)”信息，将客户往来的期初数据“800”填入表中。设置完毕，单击“退出”按钮即可。系统自动将该余额数据填入“1122应收账款”余额处。,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,(四)期初余额录入与正确性检查,6在“供应商往来期初”界面，单击“增加”按钮，输入日期，参照输入“供应商(大通钢铁)”信息，将供应商往来的期初数据“800”填入表中。设置完毕，单击“退出”按钮即可。系统自动将该余额数据填入“2202应付账款”余额处。,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,(四)期初余额录入与正确性检查,7试算平衡。为了检验我们输入上述科目余额数据的正确性，依据“借方余额=贷方余额”的会计平衡原理，我们可以对输入上述科目余额数据进行试算平衡。在“期初余额录入”界面，单击“试算”按钮，系统自动进行试算平衡，并将试算结果显示如图2-51所示。,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,(四)期初余额录入与正确性检查,图2-51,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,(四)期初余额录入与正确性检查,8对账。试算平衡，只是解决了会计核算数据的会计平衡问题，我们还应通过会计信息系统的对账功能，自动检查建账过程中总账与辅助账(或明细账)中是否存在数据错误。,对账操作的方法是：在“期初余额录入”界面，单击“对账”按钮，系统弹出“期初对账”对话框，单击“开始”按钮就开始对账，如对账成功，系统就自动弹出对账的提示如图2-52所示。否则系统给出错误信息，单击“显示对账错误”按钮，并将对账中发现的问题陈列出来。,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,(四)期初余额录入与正确性检查,图2-52,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,(五)总账系统参数“选项”调整,总账系统在正式使用前，还需要对总账系统参数如“凭证”、“账簿”、“会计日历”、“其它”选项的调整。,总账系统参数“选项”调整的操作方法与步骤：,1以账套主管的身份登录“畅捷通T3-企业管理信息化软件教育专版”，进入“总账系统”主界面，单击“设置”主菜下“选项”子菜单，系统弹出“选项”界面如图2-53所示。,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,图2-53,第三节 总账系统初始化,三、总账系统初始化设置,(五)总账系统参数“选项”调整,2在“选项”界面，单击“凭证”、“账簿”、“会计日历”、“其它”页签，即可进行总账系统业务参数进行调整。其中凭证选项包括“制单控制”(设置成“无制单序时控制”、“资金及往来赤字控制”、“允许修改、作废他人填制的凭证”“允许查看他人填制的凭证”、“可以使用其他系统受控科目”)、“凭证控制”(设置成“打印凭证页脚姓名”、“出纳凭证必须由出纳签字”)、“凭证编号方式”(设置成“系统编号”)等选项，按界面图示进行“选项”调整，“账簿”、“会计日历”、“其他”采用系统默认方式，设置完毕，单击“确定”按钮，退回到总账系统主界面。,