成功会议主持培训讲义课件.ppt

成功会议主持,主要内容,为什么要开会什么是有效的会议有效会议组织的一般步骤如何扮演一个成功的会议主持人,什么是会议？,会议是由若干人参加，他们聚到一起是为了解决问题或作出决定。,为什么要开会?,发布政策或指令交流信息或沟通协调寻求问题解决方案人员培训指导任务的布置或传达业务总结或回顾,会议的频率：请将下列相关选项用横线连接起来,A、固定的部门会议一般每两月一次B、一对一会议随时C、处理突发事件的会议按需要D、全体会议一般每月一次,考虑其他交流方式,电话会议视频会议电子邮件其他,会议效率不高的原因及具体表现,无效会议的后遗症,与会人员会抱有消极态度借故不参加会议结论无法有效执行,高效会议的八大特征,有效会议组织的一般步骤,会前准备主持会议会后跟踪,会前准备,检查会议召开的必要性确定会议的主题及目的选择会议的类型确定会议主持人会议程序和安排准备参加者的确定和通知资料事先备妥，会中或会后分发,电脑幻灯片制作时要注意：醒目的标题用足够大的字体仅包括重要的单词立意新颖,会前准备,电脑幻灯片制作时要注意：文字易读简明扼要(仅包括重要的单词)主题突出注意字体/大小/颜色避免不必要的装饰字数不能过多字句以片语为佳,会前准备,电脑幻灯片制作时要注意：图形视觉线条图/柱形图/圆形图一览表:表格/组织图/过程图/流程图地图/图画/照片,会前准备,会前准备,会议室安排会议室宽敞，大小适中（屋长是屏幕的6倍，长*宽=4*3）电源/设备到位避免干扰声音通风设备良好、温度适宜采光好、柔和光线座位宽敞，高低适中讲台预留大空间正确的位置安排,会议室安排,（3）,（2）,（1）,主持会议,营造合适的会议气氛控制会议主题和时间安排记录鼓励参与寻求反馈协调与会人的关系避免冲突或冗长的争论鼓励及引导会议结果,会后跟踪,会议评估、明确会议决议撰写会议纪要或决议发送会议纪要或决议检查落实情况、确定最后期限协调有关部门的工作追踪决议事项之进度,如何扮演一个成功的会议主持人,会议主持人的特质,思维敏捷、清晰分析概括能力中立的态度无偏见的立场有耐心、善观察有协调能力,机智灵活沉着安然自制力强善表达富有幽默感解决问题的技巧,了解及分析与会者,谁将参加此次会议？谁是决策者？其影响力如何？做决定的人对情况的了解程度如何？做决定的人对目前情况的看法如何？是想强化/弱化/改变他的看法？评估做决定的人对建议案会有何种反应？做决定的人是属于哪种类型的？还有谁会参加此次会议？他们会有多大程度上会影响到决定的形成？,会议主持人对自己的了解与分析,自己对会议涉及问题所了解的程度如何？自己对会议其他参加者的了解和熟悉程度？自己的观点给其他参与者的信服度有多大？自己是属于哪一种类型的人？自己的观点优势在哪里？有利的一面？自己的观点有哪些部分可能会被挑战的？,会议主持人紧张心理分析,-固有的胆怯-缺少自信-缺少经验-对会议内容缺乏把握-担心会议不成功会带来的负面效果-过于但心与会者的反应-过度负责感-语言不熟练,如何缓解你的紧张,充分的准备熟悉并检查场地和各种设备带齐所需资料及辅助材料对紧张的认识，适度的紧张会产生一定的兴奋（有益的）正面思考，重新整理思路，但不要太多考虑细节排除各种干扰因素（如；迟到、空泛私语等）在开场前几分钟，和与会者聊天,如何缓解你的紧张,适当使用开场白调整呼吸/放松肌肉避免语速过快/过慢手中持握小件物品适当走动心理暗示上场后，首先环顾四周,开场白,使用“开场白”的目的-营造会议的气氛-吸引与会者的注意-提出会议的意图-引出所谈的话题,开场白,开场白：以什么切入主题（Ice Break)-自我介绍及认识与会者-说明此次会议的目的及要达到的效果-说明这个会议对与会者的重要性-说明这个会议将涉及哪些内容-说明将如何展开及安排整个会议-询问与会者所关心的,开场白,开场白：巧妙而独特的方式-戏剧性的开场白-询问式的开场白-笑话/玩笑/游戏式的开场白-自我介绍-直截了当式的开场白,掌握议题6个要领,1.先安排好会议的程序，然后按部就班地进行2.了解问题 当然是了解我们能了解及能解决 的问题3.控制及掌握与会者的建议4.分析比较要客观，最好要有数据及图形的实 际资料5.好的决议应由民主的方式来达成6.要保证决议的贯彻与执行,会议主持人的语言表达技巧,演示中的语言特点-鲜明的目的性-感人的艺术性-谐和的综合性,会议主持人的语言表达技巧,语言表达时要注意：-简洁、明了易于理解-具亲和力愿意听,乐于接受-形象生动印象深刻,经久不忘-启发性思维活跃,富于创造,会议主持人的语言表达技巧,声音的控制-说话口齿清晰-音量必须适当-语速需要控制-避免语调平淡-注意运用语气,会议主持人的语言表达技巧,语言的表现力/感染力-陈述/祈使/疑问/感叹/排比-举例/顺承/转承/假设/因果运用不同的转承表现方式来表达情绪 爱与恨、悲与喜、忧与惧、信与疑运用语气的升、降、平、仄注意：主次、繁简、呼应、过渡,过渡的技巧,要做到过渡轻松自然不生硬，你可以：用问题激起与会者的兴趣，然后再展开新内容阐明新内容在整体结构中的地位及其重要性，从而使与会者明确目的用与主题相关的幽默、故事或实例来开头/过渡依靠视听手段或实物来开始过渡,会议主持人的非语言表达技巧,非语言表达功能：有声语言的辅助和补充具有暗示和替代作用有助于会议氛围的控制有助于会议主持人树立良好的个人形象,会议主持人的非语言表达技巧,非语言表达的注意点：尽可能站着讲尽可能不使用麦克风和讲桌与与会者保持适当距离控制表情与格调保持眼神的接触适当的走动和手势穿着打扮得体,会议主持人的非语言表达技巧,视线接触 眼睛会把我们所听到的话的情绪反应透露出来不注视对方会弱化沟通的效力，甚至会被认为不礼貌,视线接触的方法 选定目标，一次只看一个人 一次一句话 不要逐排逐行的看，避免扫描 避开挑战目光 给重要的人士多一点视线接触,会议主持人的非语言表达技巧,会议主持人的非语言表达技巧,姿势和手势适当走动/手势，但不要成为频繁的兜步者站直站立，不要长时间倚靠一物体用手势强调重点手势要大到全部与会者看得到手势有变化，不要长时间纠和在一起动作与动作之间有适当的停顿,暂时结束有争议性的会议,会议的结尾,归纳与总结了解反应解答疑问与开场白联系下一步行动计划 结束语,会议主持人“守则”,对事不对人让他人有自信、有“面子”保持建设性互动关系预见问题并先行处理以身作则过分表达个人立场-要客观替与会者做决定用威胁口吻表达意见言之无物,会议主持人“守则”,总结会议的目的和主题让每一个人都讲话不要让某一个人控制会议或讲无关事宜安排议题的顺序和控制议题的时间主要会场的变化及时调整一旦形成一致，立即结束该问题的讨论以总结来结束会议、明确各自的任务,小结：有效会议的注意要点（一）,不能为了贪图自己的方便，找一堆人来开会找真正相关的人来开会，不要找专门负责开会的人千万不能找那些无关、又没有决定权的人来开会明确会议的具体目的。确定是真正必须的。单向的沟通不需要要求会议。考虑会议的替代品，例如备忘录或电话会议当你必须举办一个会议时，一定要制定会议日程并严格遵守。明确会议的具体目的。确定是真正必须的。单向的沟通不需要要求会议。考虑会议的替代品，例如备忘录或电话会议当你必须举办一个会议时，一定要制定会议日程并严格遵守。,小结：有效会议的注意要点（二）,设定时间期限。准时开始，准时进行，准时结束允许人们按照是否能对会议做出贡献来自由参加各项日程开会前就要先发给与会所有人有关会议的资料要不断控制。不要偏离主题，按目标进行会议规模不要太大，人数要尽可能地控制试着站着开会，这样，以很少的时间就会达到很多目的总结会议结果。阐明和回顾分配的任务准备跟踪的行动计划。注明必须做什么，谁来做，什么时间做。会议结束时给每人一份会议结束时花几分钟时间评价一下会议质量。讨论和认定下次会议的改进方法,附录：当.时，如何办?,有人总是迟到:准时开始谢谢其它人的准时全体共同订立罚则用标语提醒请勿迟到通知他主管,当.时，如何办?,有人总是在接听或打手机:会议一开始就订立公约关机或者是改成振动准时中间休息休息次数增加，每次时间减少当手机响，会议暂停，用眼神提醒他,当.时，如何办?,有人在打瞌睡:表示出对大家工作辛苦的理解鼓励大家多站起来走动注意室内温度是否太热了增加声音语调抑扬顿挫会议步调加快问与会者问题短暂休息,当.时，如何办?,你不知道答案时:说:“对不起,我不了解这些信息。”然后:征询与会者中专家的意见问:“你是怎么想的?”笼统回答一下问题,并承诺日后会给提问者提供详细的信息提供资源,当.时，如何办?,有人问你一个对立的问题时:尊重提问者并避免自我防卫避免与其陷入一场唇枪舌战邀请其在会后同你进行交谈,当.时，如何办?,你提问冷场时:重新复述问题解释沉默请具体人员给予评论,当.时，如何办?,与会者过分积极时:提醒注意“游戏规则提限制式问题要求结合主题发言复述并转移话题征求其他人的意见,当.时，如何办?,有人私下交谈时:“你们所谈的内容是否我们大家也应该知道?”对方错了时:“这是看待这个问题的一种方法。”“我能明白你的意思,但是如何运用到目前的情况中去?”,当.时，如何办?,你可能卷入一场争论时:保持冷静倾听！复述。可能时表示赞同你不断被征询观点时:见机行事！需要时回答问题。不然的话，让其他人参与,当.时，如何办?,对方固执已见时:“我们能否暂时谈到这?”征询其他人的看法对方不善于表达时:换种说法（复述他/她所讲的话）,但不是说:“让我重复一下!”对方罗嗦时:用引导的方法进行“打断”,当.时，如何办?,你引导讨论时:始终集中注意力于要点采用间歇性小结作出有效打断有效地改变方向控制时间,当.时，如何办?,有人攻击其它与会者的意见:对大家的勇于表达谢谢与理解。问其它与会者的看法。重新强调会议公约，尊重每个人的意见，如果没有马上订定。休息时与他谈谈，请他帮忙，多尊重每个人的意见。,当.时，如何办?,、书籍是全世界的营养品。生活里没有书籍，就好像没有阳光；智慧里没有书籍，就好像鸟儿没有翅膀莎士比亚2、书籍使人变得思想奔放。革拉特珂夫3、书籍是造就灵魂的工具雨果4、经验丰富的人读书用两只眼睛，一只眼睛看到纸面上的话，另一只眼睛看到纸的背面。歌德5、我扑在书籍上，就好像饥饿的人扑在面包上。高尔基6、书籍是巨大的力量。列宁7、书人类发出的最美妙的声音。莱文8、生活在我们这个世界里，不读书就完全不可能了解人。高尔基9、黑发不知勤学早，白首方悔读书迟。颜真卿10、书是良药，善读之可以医愚。刘向11、读书破万卷，下笔如有神。杜甫12、在你渴望时，它前来给予详细指教，但是从不纠缠不休。比切13、书籍是少年的食物，它使老年人快乐，也是繁荣的装饰和危难的避难所，慰人心灵。在家庭成为快乐的种子，在外也不致成为障碍物，但在旅行之际，却是夜间的伴侣西塞罗14、过去一切时代的精华尽在书中。卡莱尔15、书籍并不是没有生命的东西，它包藏着一种生命的潜力，与作者同样地活跃。不仅如此，它还像一个宝瓶，把作者生机勃勃的智慧中最纯净的精华保存起来弥尔顿16、每一本书都是一个用黑字印在白纸上的灵魂，只要我的眼睛、我的理智接触了它，它就活起来了。高尔基17、读一本好书，就是和许多高尚的人谈话。笛卡尔18、读书之于头脑，好比运动之于身体。爱迪生19、书籍乃世人积累智慧之长明灯寇第斯20、光阴给我们经验，读书给我们知识。奥斯特洛夫斯基21、读书有三到，谓心到，眼到，口到。朱熹22、书籍是青年人不可分离的生命伴侣和导师。高尔基23、和书籍生活在一起，永远不会叹气。罗曼罗兰24、书籍是最好的朋友。当生活中遇到任何困难的时候，你都可以向它求助，它永远不会背弃你都德25、书籍通过心灵观察世界的窗口。住宅里没有书，犹如房间没有窗户。威尔逊26、读一本好书，象交了一个益友。臧克家27、读万卷书，行万里路。刘彝15)时间一天天过去，有时觉得它漫长难熬，有时却又感到那么短促;有时愉快幸福，有时又悲伤惆怅。一天与一天不同，一日和一日有别，仿佛一昼夜之间也有春夏秋冬之分。;阿;巴巴耶娃16)世界上最快而又最慢，最长而又最短，最平凡而又最珍贵，最容易被人忽视，而又最令人后悔的就是时间。;高尔基17)在人类生活中，时间刹那而过，它的本体是处于一个流动状态中，知觉是昏钝的，整个肉体的构成是易腐朽的，灵魂是一个疾转之物，运气是很难预料的，名望是缺乏见识的东西。;马尔库;奥勒留18)时间就是金钱，而且对用它来计算利益的人来说，是一笔巨大的金额。;狄更斯19)时间会刺破青春表面的彩饰，会在美人的额上掘深沟浅槽;会吃掉稀世之珍!天生丽质，什么都逃不过他那横扫的镰刀。;莎士比亚20)浪费别人的时间等于是谋财害命，浪费自己的时间等于是慢性自杀。;列宁关于描写时间的名人名言1)时间是衡量事业的标准。;培根2)生命是短促的，然而尽管如此，人们还是有时间讲究礼仪。;爱献生3)历史孕育了真理，它能和时间抗衡，把遗闻旧事保藏下来。它是往昔的迹象，当代的鉴戒，后世的教训。;塞万提斯4)时间是由分秒积成的，善于利用零星时间的人，才会做出更大的成绩来。;华罗庚5)时间是人类发展的空间。;马克思6)在无限的时间的河流里，人生仅仅是微小又微小的波浪。;郭小川7)重复言说多半是一种时间上的损失。;培根8)开诚布公与否和友情的深浅，不应该用时间的长短来衡量。;巴尔扎克9)真正的敏捷是一件很有价值的事。因为时间是衡量事业的标准，如金钱是衡量货物的标准。;弗;培根10)正当利用时间!你要理解什么，不要舍近求远。;歌德11)人的全部本领无非是耐心和时间的混合物。;巴尔扎克12)生命的长短以时间来计算，生命的价值以贡献来计算。;裴多菲13)敢于浪费哪怕一个钟头时间的人，说明他还不懂得珍惜生命的全部价值。;达尔文14)有了朋友，生命才显出它全部的价值;一个人活着是为了朋友;保持自己生命的完整，不受时间侵蚀，也是为了朋友。友谊要像爱情一样才温暖人心，爱情要像友谊一样才牢不可破。;穆尔;约翰15)从不浪费时间的人，没有工夫抱怨时间不够。;杰弗逊16)不善于利用时间的人，总是首先抱怨没有时间，因为他把时间都耗费在穿吃睡和聊天上，去考虑该做什么，而只是什么也不去做。;拉布吕耶尔17)时间给勤劳者留下串串的果实，而给懒汉只留下一头白发和空空的双手。;高尔基18)在时间的大钟上，只有两个字;现在。;莎士比亚19)好事总是需要时间，不付出大量的心血和劳动是做不成大事的。想吃核桃，就是得首先咬开坚硬的果壳。;格里美尔斯豪森20)合理安排时间，就等于节约时间。培根描写时间的名人名言推荐1)不管饕餮的时间怎样吞噬着一切，我们要在这一息尚存的时候，努力博取我们的声誉，使时间的镰刀不能伤害我们。;莎士比亚2)少壮不努力，老大徒伤悲。;长歌行3)实际上，没有一种社会形态能够阻止社会所支配的劳动时间以这处或那种方式调整生产。;马克思4)我们若要生活，就该为自己建造一种充满感受思索和行动的时钟，用它来代替这个枯燥单调以愁闷来扼杀心灵，带有责备意味和冷冷地滴答着的时间。;高尔基5)在老年时，会有许多闲暇的时间，去计算那过去的日子，把我们手里永久丢失了的东西，在心里爱抚着。;泰戈尔6)在历史急剧转变的关头，往往连先进的政党也会在相当的一段时间内不能理解新的局势而复旧的口号，这些口号在昨天是正确要在已成的事业中逗留着！-巴斯德（法国）我从不想未来，它来得太快。-爱因斯坦（美国）等你们六十岁的时候，你们就会珍惜由你们支配的每一个钟头了。-爱因斯坦（美国）世界上，宇宙中，有多少难解的谜啊还是抓紧时间工作吧！-爱因斯坦（美国）即使上帝也无法改变过去。-亚里士多德（希腊）最有希望的成功者，并不是才干出众的人而是那些最善于利用每一时机去发掘开拓的人。-苏格拉底（希腊）当许多人在一条路上徘徊不前时，他们不得不让开一条大路，让那珍惜时间的人赶到他们的前面去。-苏格拉底（希腊）一生没有虚过，可以愉快地死，如同一天没有虚过，可以安眠！-达芬奇（意大利）希望是永远达不到的，因此，人才希望，追求希望。-富兰克林（美国）从事一项事情，先要决定志向，志向决定之后就要全力以赴毫不犹豫地去实行。-富兰克林（美国）希望是生命的源泉，失去它生命就会枯萎。-富兰克林（美国）以希望为生的人，将绝食而死。-富兰克林（美国）每个人都有一不的理想，这种理想决定着他的努力判断的方向。就在这个意义上，我从来不把安逸和享乐看做是生活目的的本身-这种基础，我叫它猪栏的理想。照亮我的道路，并且不断地给我新的勇气去愉快地正视生活的理想，是善、美、真。-爱因斯坦（美国）无论何时，不管怎样，我也绝不允许自己有一点灰心丧气。-爱迪生（美国）对我来说，信念意味着不担心。-杜威（美国）希望贯穿一切，临死也不会抛弃我们。-波普（美国）希望永远在人的胸膛汹涌。人要经常感觉不是现在幸福，而是就要幸福了。-波普（美国）毫无理想而又优柔寡断是一种可悲的心理。-培根（英国）只有知道了通往今天的路，我们才能清楚而明智地规划未来。-斯蒂文生（英国）,