有效会议的主持技巧与成功要素课件.ppt

,主持者的五大失误：,影片总结,1、主持会议没充分准备2、没有将自己的意图告知与会者3、议程的疏忽及错误的分配时间4、没有充分控制讨论5、没有总结和记录,会议主持技巧-必备五阶段,第一阶段：计划会议的目标要明确、清楚地列出各项目第二阶段：通知让与会者知道讨论的要点，为什么要讨论及希望得到的结果事前要清楚有关的资料及须出席会议的人员第三阶段：准备排列好项目的次序，根据项目的重要性而分配每个项目所需的时间,会议主持技巧-必备五阶段,第四阶段：组织与控制先分析证据然后发表要点。决定行动前防止与会者反反复复没了结地进行讨论。第五阶段：总结及记录总结及立即将所决定记录下来，包括各项目负责人的名称。,几个问题,您是否组织或参加过无效的会议？无效的会议是谁的错？有效会议的益处？,Agenda,有效会议的成功要素 万无一失的会前准备 有效会议的主持技巧 会议成员的角色与控制 会后的追踪与执行,有效会议的成功因素,万无一失的会前准备 会议主席高超的主持技巧 有效的提问和讨论 与会者的相关度和参与度 会后的追踪与有效执行,有效会议,该会议是否真正值得召开 可否用传阅文件或张贴布告的形式 议题是否适于召开会议 议题是否经过充分的考虑,会议的必要性-是不是解决问题的最佳方式,万无一失的会前准备,What：会议的主题、流程、目标 Who：参加者、应准备的资料 When：开会时间 Where：开会地点,会前准备,内容准备-组织者,万无一失的会前准备,会议内容tool kit,万无一失的会前准备,会议通知(记得cc给助理和老板)-4W 会议准备清单-meeting check list 会议室：位置、面积、灯光、桌椅布置 设备：白板、白板笔、投影机、NB、激光笔、麦克、Video等 资料准备：分发的资料、会议记录纸、笔、备用纸、签到单 其他事项：分组（名牌）、零食准备等 最后确认-电话通知、设备测试,行政准备-组织者/助理,主持技巧,有效会议的主持技巧,主席的角色与权责 总控者：目标、流程、时间、突发状况 创造者：气氛、注意力 引导者：讨论、思考 归纳者：意见、结论、确认追踪,主持技巧,有效会议的主持技巧,导入议题 创造轻松气氛（warm up)说明会议流程 介绍议题 说明与问题有关的背景资料 确保每位与会者了解 说明与会者的相关度和配合事项,有效会议的主持技巧,组织讨论 抛砖引玉：诱导出与主题有关的个人资料和信息 有效提问：鼓励参与，引导与会者打开思路 开放式问题 封闭式问题 半开放式问题,有效会议的主持技巧,组织讨论 讨论过程：时刻以主题为中心 鼓励参与/倾听/不打击/重述意见 有效处理冲突意见 有效处理离题的讨论 时间控制 做及时记录：有效利用白板、图表 适当衔接总结 有效处理与会者的提问,有效会议的主持技巧,导向总结 意见/信息比较、归类、归纳说明 意见分析、评估：找出关键问题 找出解决方案的关键考量因素 评估各意见/方案 找出最佳意见/方案,会议成员,会议成员的角色与控制,秘书：行政事项、会议记录积极参与者：赞美、肯定漠不关心者：鼓励参与，强调其重要性和配合事项消极对抗者：注意并让其发言，赞赏并重视其意见,会后的追踪与执行,总结、强调最终方案 制定Action Plan:,Xxx会议Action Plan,会议方案执行,提供执行过程中的咨询者 下次开会/追踪时间 整理并发会议记录 相关的人员及其主管,会后的追踪与执行,会议记录：,会后的追踪与执行,Q&A,