某大型酒店采购管理制度.doc

采购管理制度物资采购是酒店管理中的重要环节，加强采购工作的管理是降低物资成本、加速资金周转、提高经济效益的重要手段。采购部是酒店采购工作的专业部，酒店所需物品原则上均由其统一购买，其他部门应予支持、配合、监督。1 采购的计划管理加强计划管理，严格审批手续，是采购管理的关键。（1）客房部、工程部等各部门需用的物品、物资的下一年度计划在本年 度10月份销售预算编造后，由采购部会同成本财产管理部及相关部 门拟定方案，编造年度采购预算，经财务部经理审核报总经理批准 后实施。4 根据年度采购预算和成本财产管理的物资需用月底计划，采购部还需编制月度的具体采购计划，每月25日前报财务部经理审批后组织实施。5 主食品及其他食品采购采取定期补给的方法，由仓库填写补充申购单，经财务部经理审批后，由采购部实施。6 仓库补充请购，由成本财产管理部根据需要提出申请，填写物品申购单交财务部经理批准后实施。7 其他零星物品的申购，由使用部门提出请购，成本财产管理部根据库存情况审核，预算内由财务部经理审批，超出预算需报总经理批准后方可执行。8 餐饮部每天需购入的鲜活原料，可由厨师长于前一天下午3：00前将订菜单报采购部，采购部根据市场货源情况及时与供应单位联系组织进货。9 采购物资的择商和价格管理采购物品坚持货比三家，严格价格控制。（1）所有申购计划或申购单（除鲜活原料外）送采购部后，由采购部经理统一登记后分发给食品采购员和物资采购员，由其具体申购单上的采购项目进行招商，确认和报价。5 鲜活原料订菜单直接报送食品采购员，由其负责落实报价，经采购部经理审批后保存一联，其余二联返送厨房和成本财产管理部仓库组。6 采购人员收到自己分管的申购单要认真归纳，分类整理。对其中有疑问的内容要与部门经理和申报部门授权人及时沟通，在确认无误后，按照要求时限尽快寻找至少三家以上的供应厂、商进行业务洽谈，经过对比筛选，择优确定报价填入申购单，并填好总金额，供应厂商名称后上报部门经理。7 国外采购申请单由采购部经理直接负责。按酒店的有关规定办理。8 供应厂商优惠、折扣、赠送、回送等必须归酒店所有，并在报价中注明。9 所有采购项目的择商、报价必须由采购部在充分准备、掌握市场行情的条件下择优确定，使用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑，并对所掌握的供应厂商及购物意向主动通报采购部，由其选定质优价廉服务好的供应商。10 鲜活原料的价格受市场影响浮动较大，食品采购员每十天作市场询价，并由采购部经理每十天与供应商洽谈后报财务部经理审批。11 采购项目的审批 所有采购项目经审批或为有效订单后，方能实施购买。（1）鲜活原料订购单经授权厨师长签字并完成报价后即为有效订单。（2）除鲜活原料外的所有申购单在完成报价、审批后，必须经采购部经 理审核签字后，方可上报审批。（3）厨房非正常消耗食品申购单，酒水饮料申购单，经采购部经理、财 务部经理签字后即为有效订单。（4）预算内物品申购单经采购部经理，财务部经理签字后为有效订单。（5）预算外追加物品的申购单，除须经采购部经理，财务部经理签字后 还需有总经理签字方为有效订单。（6）国外进口申购单经采购部经理、财务部经理审核，并经总经理签准 后，返回采购部打印订单，再经审批签字后方为有效订单。4 采购项目的购买所有采购项目依据有效订单原则，由采购部统一采购，其它部门一般不得自行购买。（1）经审批签字的申购单返回采购部后，经统一登记后分发有关人员。 国内采购订单落实到各采购员实施购买，所有购买活动必须依据有 效订单规定的项目、数量、价格、时限、供应厂商及其他要求进行。（2）购买中要认真检查所购买物品的品质、商标、期限、卫生标准等内 容，坚决杜绝假冒伪劣等不合格商品流入酒店。（3）对于需订货或供需双方认为必须签约的经济活动先要与供应厂商洽 谈有关业务细节，报采购部经理同意，达成协议后，签订采购合同 经双方法人代表签字（特殊合同必需取得合法公证）后方能生效。（4）由于市场变化或其他原因造成购买时价格高于有效订单报价或数量 多于有效订单数量时，必须重新办理补缺申购，经审批后方能购买。5、采购物资的验收待添加的隐藏文字内容2 把好物资验收关，对不符合采购订单内容的项目一律拒收或补办手续。（1）无论是采购人员自提还是供应厂商送货，货到酒店后，必须首先与 仓库验收人员联系，不允许采购人员或供应厂商直接将货物交付所 需部门。8 凡经批准的各类申购计划，申购单、订货单、合同复印件等由采购部有关人员根据不同时间交仓库保管组验收员作收货凭证，无任何收货凭证的货物，验收员有权拒收。9 各项进货均由仓库保管组按收货凭证进行验收，每次到货需有二人同时验收，根据收货凭证、发票核对货物的品名、规格、价格、质量、数量、金额是否一致，货物验收合格后，即开出验收入库单并签字盖章，所有进货均应过磅总数。10 进货物品如有合同或小样，应根据合同标准和库存小样进行验收。11 每天从菜场或其他供应单位购进并直接领用的鲜活原料，应由验收员和厨师长或授权人员一起验收，验收合格后，验收员开出验收直拨单，并做好鲜活原料日报表。12 开好的验收单，由验收员送交使用部门签字。入库的货物，由仓库保管员签收，直拨的货物，由使用部门签收，签收后的验收单一式四联，一联交采购员，一联交仓库保管员，一联留存；验收直拨单一联交采购员，一联交供应商作为开发票的凭证，一联留存。两单的一联随收货日报表上报成本核算组。13 所有的进货如发现与品名、规格、质量、数量不符时，验收员有权拒收，并向仓库保管员或成本财产管理部主管报告。14 验收员编制收货日报表，一联交财务部，一联随验收单交成本核算组，一联留存。7、特殊采购项目（1）对一些技术性强，或有特殊要求的采购项目，采购部可以邀请有关 部门相关人员会同购买或授权有关部门相关人员购买。（2）一般采购物品在7天前、紧急物品在24小时前由各申购部门按照申 购程序办理申购。若确有个别紧急需求，须经有关授权人批准后， 由所需部门自行购买，在有关授权人监督下收货，于次日及时补办 申购、审批、收货手续。