酒店采购管理制度.doc

采购管理制度酒店采购录属酒店财务部管理，接受财务监督、成本控制、管理公司及其他部门的监督、稽查，全面负责酒店的采购工作。第一条 采购工作基本要求1、 所有采购项目均需酒店总经理签批授权、财务部、管理公司批准同意。2、 所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质，月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单。3、 采购人员须对自己采购物品的价格、品质负责。4、 采购人员须每月通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库，以书面形式汇报给酒店财务部及公司。5、 所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管，有人员变动时须全部列入移交。6、 采购时间要求：一般物品采购时间为3-5天，急用物品第二天必须采购回来，印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购。7、 采购部禁止采购任何未下申购单的物品，否则财务部将不予以报销。8、 禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜。9、 采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜，对到期的应付帐款，酒店应及时支付，以建立酒店良好形象，维护酒店财务信誉，同时也为日后的采购工作提供便利。第二条 采购岗位职责1、 了解各部门物品需求及各类物品市场的供应情况，掌握财务部对各种物品的采购成本及采购资金的控制要求，熟悉了解各种物品的采购计划。降低物资食品采购成本，为酒店提供价格合理质量好的各类物资及食品。2、 了解部门和仓库各类物品的消耗情况和库存物资动态，会同有关部门根据实际经营情况，合理、科学地根据采购计划，对各种物品进行价格调查。3、 搜集市场上各类物质的价格信息，作好资料的存档工作；积极配合搞好物资食品保管工作，做好物资平衡工作，及时处理呆滞物资，加速物资周转。4、 大宗用品或长期需用的物资，根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。5、 主动协调与酒店内其他各部门的关系，经常倾听使用部门对物资采购工作的意见，及进改进采购工作。6、 协助客房仓库作好物质的验收工作，对质量不合格和价格不符的产品给予退换货工作。对食品原料进库前，要严格验收，注意食品的生产期，不进保质期已过一半的食品，确保食品原料的新鲜度。7、 与有关供应商作好积极的沟通，保持良好的合作关系。8、 严格执行酒店财务制度，遵纪守法，不索贿、不受贿，在平等互利在原则下开展作业。第三条 采购物资审批流程部门需求部门经理采购申请 财务审核库房、成本复核店总经理审批；大型采购需管理公司审批市场询价、货比三家月结现付管理公司审批下单采购验收入库部门领用备注：1、部门根据营业情况需要，在部门、库房没有该物资或该物资不足的情况下可以申购，部门负责人在库存定额不足的情况下根据物资定额提出申购，申购前部门和库房必须认真检查部门及库房该物资库存量及有无替代品。2、采购物资的申请审批流程（货比三家工作流程）每类物资报价单需要最少三家作出比较，目的是防止有关人员从中徇私舞弊，保证采购物品价格的合理性。酒店采取三方报价的方法进行采购工作，即在订货前，必须征询3个或3个以上供应商，具体做法是：1、 采购部按照采购申购单的要求组织进货，填制空白报价单，包括：1） 填写空白报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间，送交供应商（至少选择3个供应商），要求填写供应商价格、联系地址、电话。2） 对于交通不便或外地的供应商，可用传真或电话询价，用电话询价时应把询价结果填在报价单上，并记下报价人的姓名、职务等。3） 提出采购部的选择意见和理由，连同报价单一起送交管理公司审批。2、 管理公司根据采购部提供的有关报价资料，参考采购部的意见，对几个供应商报来的货品价格以及质量、信誉等进行评估后，确定其中一家信誉好，品质高，价格低的供应商，下单采购。第四条 临时物品采购工作程序1、 临时物品的采购申请： 临时采购物品必须是在营业部门运行过程中的某些突发需求（包括客人的某些需求和酒店本身产生的突发需求，例：工程维修配件等）部门申请人详细填写申购单，注明所需采购物品的名称、规格、数量等2、 临时物品的采购审批 部门负责人签字审核，检查所需采购物品的名称、数量、规格等必要时进行删减和增补，并注明急需采购的原因。3、4、5、 待添加的隐藏文字内容3临时物品的采购实施：采购员根据部门所下的申购单直接采购，部门急用的物品采购必须当天完成；采购员将部门所采购物品购回后，需将申购单交给相关部门补签手续。6、 临时物品的采购验证：采购购回物品后，仓库及部门负责人验货给予优先及时验收，验收合格入库后交与申请部门领用。第五条 采购物资验货流程 1、无论是供应商或是采购购回的物品必须先验收再入库，由库房根据申购单验收货物，不允许直接将货物交与使用部门。 2、对于不符合采购申购单的货物，库房人员有权拒收，供应商或采购人员办理入库验收手续后，仓管应开入库单，并将入库单客户联交采购员或供应商办理结算手续。 3、仓管在验货过程中对项目质量、规格等难以确认的情况下应主动请使用部门一起验收。 4、在验收过程中，仓管或使用部门有权对不符合要求的物品提出退货要求，经确认实属不符的由采购人员或供应商办理退货手续， 5、购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作、共同做好工作，对于有争议的问题应各自向上级报告协调解决。第六条 采购部付款流程 1、工程进度付款： 1）项目负责人根据施工合同约定及项目进度情况，递交付款申请表，详细写明申请人、部门、申请日期、收款单位、收款单位帐号、合同号、项目名称、完工进度、付款内容、合同总价、已付金额、本次付款额等信息。 2）店财务复核（包括核对合同、发票、经审批的付款申请表等手续，确保经济业务真实性、合法性）； 3）管理公司工程总监审核（再次对经济业务真实性、合法性、合理性确认） 4）管理公司财务5）管理公司总经理审批 6）付款单据转财务部付款2、酒店物品、材料设备付款：1）项目负责人根据合同约定，递交付款申请表，详细写明申请人、部门、申请日期、收款单位、收款单位帐号、合同号、项目名称、付款内容、付款条件、付款金额等信息。 2）店总经理审核（对经济业务真实性、合法性、合理性确认） 3）管理公司审核（再次对经济业务真实性、合法性、合理性确认） 4）管理公司财务 5）管理公司总经理审批 6）付款单据转财务部付款