来访人员管理制度.doc

公司来访人员管理制度一、制定目的：为加强来访人员管理，规范来访人员接待程序，加强公司安全秩序，保护公司人员财产安全，特制定本制度。二、适用范围：适用集团公司各部门、分公司。三、职责与权限：1、保安负责来访人员身份确认、受访者是否会客确认、来访人员出入登记、来访车辆停放安排。2、前台负责来访人员引领、等待时的接待、会客场所安排。3、被访者负责来访人员的接待，拜访结束确认。四、来访人员的分类1、重要访客：公司高层来访客人；公司重要客户；政府职能部门领导。2、一般访客：一般客户；供应商；应聘者；员工亲属。3、其他访客：广告推销者；蓄意滋事者。4、有人员来访时，值班保安应先询问来访人，界定来访人员属于哪一类别并做好相续衔接工作。五、重要访客来访一、若来访人员为重要访客，来访人员不需填写来访人员来访登记表，由保安填写来访人员出入登记表，并立即电话通知受访人或总经办秘书，指引来访人员至办公楼一楼前台处，并指挥安排车辆停放；二、来访人员至前台时，由前台文员引领访客在会客接待处等候而受访者或总经办秘书在接到保安受访电话通知时，也应立即前往前台接待访客；三、若公司高层领导或部门负责人事先有约定来访时间的，可事先打电话到保安门岗进行交代来访者的身份或单位，以提醒保安做好接待准备。四、来访人员离开时，前台文员应及时通知保安，由保安通知来访车辆司机，提前做好准备；保安在来访人员出入登记表中记录出门时间。六、一般访客来访1、若来访人员为一般访客，保安应询问来访事由、部门、受访人等信息，并电话告知受访部门或受访人员，在征得同意后，来访人员须详细填写来访人员来访登记表存根；保安根据来访人员来访登记表填写内容抄写来访人员出入登记表内容。2、保安须核对来访人员有效证件；向来访人员发放访客证及来访人员来访登记表复联，指引来访人员至办公楼一楼前台处等候或由前台文员直接引导来访人员到受访人的办公室；若受访人为车间一线员工，则来访人员在保安室等候，由受访人本人至保安室接洽；3、来访人员至前台时，由前台引领、安排访客进入一楼接待室等待，或者直接由受访人带领来访人员进入洽谈室会客。4、一般来访事务，受访人只能在接待室与来访人员会谈，根据来访需求和目的只可以带领来访人员进入和业务相关的区域，但不能带领来访人员进入无相关的办公区域和场所；5、若来访人员需要参观生产车间区域等部门，参观前须通知相关（分管副总）部门领导，经同意后才能带来访者参观。6、来访结束时，受访者须在来访人员来访登记表上签字；来访人员出门时，交保安来访人员来访登记表和访客证，保安凭经受访人签字的来访人员来访登记表放行来访人员，并在来访人员出入登记表存根栏中记录离开时间；若受访人未在来访人员来访登记表上签字，保安须电话联系受访人，经确认后放行来访人员，并要求受访人补签来访人员来访登记表。7、 若来访人员为员工亲属，受访人不得带来访人到办公室、生产车间等区域，一律在一楼接待室会谈。8、若受访人员不在公司，也没有及时委托公司其他人员代为接待，保安应让来访人员留言或留下联系方式，待受访人员回公司后由保安转告，来访人员不得进入公司。9、若可以确定受访人员在公司，但一时无法联系到受访人员本人时，请来访人员进入保安室稍坐等候，保安值班人员则通过拨打受访人手机或部门固定电话等其他途径联系受访人员。10、若来访人员有车辆，须办理来访手续后才能进入公司，由保安安排车辆停放到停车区。来访人员车辆禁止驶入生产区域通道。11、未经审批，禁止来访者非业务各种货车进入公司及厂区。七、 其他访客来访1、若来访人员为其他访客，保安须对访客做好解释、劝说工作；对不听解释或劝说无效，仍强行进入公司的，保安可拨打直接分管领导电话知会，根据是事态程度可拨打报警电话（110），请当地辖区公安机关出面帮助处理。八、附则1、以上条款，请集团各部收文后予以内部宣导严格遵守。2、本办法由行政部负责拟定并解释，由集团总经理签发后生效执行。附件：1、来访人员来访登记表2、来访人员出入登记表3、重要客人来访流程图4、一般访客来访流程图来访人员出入登记表来访姓名来访单位来访事由受访部门/姓名车辆号码来访时间离开时间保安签字备注重要客人来访流程图访客保安前台受访人重要访客来访流程图结束出公司进入办公楼进入公司来访请求开始来访人员登记来访人员登记通知来访车辆车辆停放安排通知受访人通知保安来访人员接待来访人员接待来访结束一般访客来访流程图访客保安前台受访人一般访客来访流程图结束离开公司来访人员登记会客单进入办公楼进入公司访问请求开始收回访客证会客单来访人员登记车辆停放安排访客证发放核对证件否在？是询问受访人安排会客场所否是同意否签字是会客单签字来访人员接待来访结束