长市鲁辉物业服务管理有限公司会所采购管理规程.doc

会所采购管理规程1 目的控制会所物品采购活动，严防出现疏漏。2 范围适用于会所经营活动过程中的采购及库房管理过程。3 职责3.1公司品质部与会所负责人确定会所物品供方；3.2会所服务员提出物品采购需求，由公司统一负责采购。4 管理方法4.1 确定供货方4.1.1 根据物品价格、质量及信誉度来确定会所供方。4.1.2 基于会所物品采购的特殊性、及时性,会所供方宜选择供货地点离会所稍近的供方,以便达到供货及时。4.1.3 供方应保证所供物品的质量,保证所供物品完全为正品货，不得出现以次充好现象，如在检验过程中发现不合格物品,供方应及时换货。4.1.4会所供方必须提供正式发票。4.2 会所采购程序4.2.1会所服务员应根据会所物品库存情况,向会所供方发出提货信息,供方接到提货信息后应按时间要求送货。4.2.2会所供方必须通过会所管理员的求购信息后方可送货。4.2.3会所服务员应对供方提供的货物进行抽样检验,并填写进货检验记录。4.2.4会所供货方送到物品后,经会所服务员确认物品无误,供货方凭会所服务员开据的进货检验记录到公司财务部结款。同时将进货情况及时在会所进货物品台帐上进行登记，然后将货物入库。4.3 采购人员须知：4.3.1 确保产品质量，严禁假货流入；4.3.2 明确生产日期及保质期，不出售变质产品；4.3.3 确保物品外形完好；4.3.4 货比三家寻求物美价廉； 4.3.5 购货时能掌握所需与库存量；4.3.6 购货后应索要发票、发货票或信用卡；4.3.7 对送货上门的产品，要求能够保质保量、守时守信。4.4库房管理4.4.1每日清点吧台货物，如有缺货或断货及时出库补充货物；并将出库货物的种类和数量及时在会所吧台功能室交接表上进行登记；4.4.2会所服务员每天对库房货物进行清点，如有货物短缺及时向提出采购需求，由公司采购补充库房货物，确保业主的消费需求；4.4.3库房应遵循“先进先出的原则”，以免货物过期；4.4.4如有过期商品，应及时上报会所负责人，进行妥善处理；待添加的隐藏文字内容24.4.5月末进行库房盘点，将盘点结果登记在会所吧台物资盘点表上，经会所负责人审核后签字确认，并及时上交给行政人事部、财务部。5 相关文件6 相关记录 进货检验记录LHCWQP02-HS01-JL07 会所进货物品台帐LHCWQP02-HS05-JL01 会所吧台功能室交接表LHCWQP02-HS01-JL09 会所吧台物资盘点表LHCWQP02-HS05-JL102 会所进货物品台帐物品名称： 序号：进货表出库表进货日期数量单位进货人进价/单位备注出库日期出库人数量单位卖价/单位库存会所吧台物资盘点表（周）日期： 年 月 日 月 日 序号：序号名称期初库存成本本期购入成本本期销售期末库存成本售价成本数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额123456789101112131415161718192021222324252627282930小计部门经理:审核人:制表人:日期:注：每周四进行盘点，并交帐。如有特殊原因没有交帐。需注明原因没有盘点原因：