某物业公司客户关系管理流程.doc

某物业公司客户关系管理流程1 流程产生目的*公司（以下简称公司）为了规范客户关系管理工作，确保日常的客户服务和客户关系维护及深度开发，特制定本流程。2 流程适用范围本流程适用于对公司客户关系管理工作的控制。3 流程执行者3.1公司主管经理3.1.1 负责审批客户座谈会的策划结果和客户会活动的策划结果。3.1.2 负责审批对客户投诉或纠纷处置的方案。3.2 项目部负责项目封盘前的客户关系管理。3.3. 客户事务部负责项目封盘后的客户关系管理。3.4. 综合管理部负责对按揭恶意逾期还款的客户进行法律诉讼。4 流程正文4.1 客户关系管理工作流程客户关系管理工作流程见客户关系管理工作流程图。4.2 客户关系管理4.2.1 项目部负责项目封盘交接前（见销售工作流程）的客户关系管理。4.2.2 客户事务部负责项目封盘交接后（见销售工作流程）的客户关系管理。4.2.3 客户关系管理工作可以分为客户服务和客户关系维护两大类。其中，客户服务类包括物业管理的协调、投诉与纠纷管理、小产权证的办理、按揭逾期催款管理等工通过未通过必要时客户关系管理工作流程图客户关系管理资料归档客户服务客户关系维护客户信息管理确定信息需求客户信息收集信息分类整理客户信息利用总结分析改进物业管理的协调定期协调工作监督成立业主委员会保修期内保修小产权证的办理督促办证情况统计公共关系维护撤销按揭担保客户入住日常物管维保工作委托代理公司客户基本情况对住房的意见对小区的反映客户潜在需求客户座谈会客户座谈会策划客户座谈会准备客户座谈会召开会议所得信息分析确定会议目的未通过报审审客户会管理客户会活动策划客户会活动实施活动效果总结评价客户会工作改进成立客户会未通过报审审通过通过分析结果利用成立客户会的策划未通过报审审通过按揭逾期催缴管理信息收集提醒与敦促还款法律诉讼投诉与纠纷管理理调查分析提出处置方案接受与登记报批审处置反馈洽商采取纠正预防措施作内容；客户关系维护类则包括客户座谈会、客户信息管理、客户会管理等工作内容。4.3 物业管理的协调4.3.1 公司所开发项目自客户入住至业主委员会成立这段时间的物业管理工作，由公司委托的物业公司负责具体实施。4.3.2 公司客户关系管理的主管部门负责对物业公司的管理，负责协调物业管理工作的开展。4.3.3 物业管理协调的工作内容至少包括但不限于：客户入住及装修控制、日常的物业管理（保安服务、保洁服务、绿化服务、设备设施使用与管理等）和正常的维保工作。4.3.4 定期协调。公司客户关系管理的主管部门负责与物业公司建立定期协调的工作机制，可以是协调会的形式，也可以是其他形式。协调频率根据工作开展情况具体确定：物业管理的前期工作量大、问题多，可以是周协调，甚至是日例会；随着工作的顺利开展，协调频率逐步放缓，但必须保证每月至少协调一次。4.3.5 工作监督。公司客户关系管理的主管部门负责采取日常检查、专项检查、听取客户意见等形式对物业公司的工作开展与服务质量进行监督。检查与监督的结果作用于物业管理的协调，增强客户的满意度。4.3.6 成立业主委员会。公司客户关系管理的主管部门负责督促物业公司，在国家物业管理条例规定的时间内，配合街道办事处成立业主委员会，参与其中的筹备工作。业主委员会成立以后，公司客户关系管理的主管部门负责配合进行物业公司的置换工作。4.3.7 保修期内维修。业主委员会的成立和物业公司的置换，标志着公司日常物业管理工作的结束。但，公司客户关系管理的主管部门负责结构、建筑、防水和设备设施等在保修期内保修的具体组织与实施。4.4 投诉与纠纷管理4.4.1 接受与登记。公司客户关系管理的主管部门负责设置投诉电话，安排专人接受客户的投诉，无论是客户直接向公司客户关系管理主管部门的投诉，还是由物业公司转来的投诉，并负责处理所发生的各项纠纷。公司客户关系管理主管部门接到投诉后，必须将客户投诉填入“客户投诉登记表”，将所发生的纠纷填入专门的登记簿。4.4.2 调查与分析。公司客户关系管理的主管部门负责安排专人对客户投诉或纠纷情况进行调查，分析问题的原因，分清问题的责任，并负责将调查分析的结果填入“客户投诉登记表”或专门的纠纷登记簿。4.4.3 提出处置方案。在对客户投诉或纠纷进行调查分析以后，公司客户关系管理的主管部门负责提出初步的处置方案，需要时，可以与客户初步磋商。处置方案须填入“客户投诉登记表”或专门的纠纷登记簿。4.4.4 审批。对初步的处置方案，按照公司规定的审批权限进行审批。如未通过，则重新提出处置方案与初步磋商，直至通过。4.4.5 磋商。公司客户关系管理的主管部门负责将经审批的处置方案正式与客户见面，进行正式磋商，争取双方达成一致；在双方实在无法达成一致的情况下，按4.4.3和4.4.4的规定，调整处置方案，直至达成一致。4.4.6 处置。公司客户关系管理的主管部门负责组织专人按双方达成一致的处置方案进行处置，并对处置结果进行检查，同时将处置结果填入“客户投诉登记表” 或专门的纠纷登记簿。4.4.7 反馈。处置完毕后，公司客户关系管理的主管部门负责将结果向客户进行反馈，进一步听取客户意见，并将反馈结果填入“客户投诉登记表”或专门的纠纷登记簿。4.4.8 采取纠正和预防措施。客户投诉或纠纷处理结束后，公司客户关系管理的主管部门还应将问题发生的原因通过会议或工作联系函的形式，转递到公司相关部门，提醒相关部门采取纠正措施，消除问题产生的原因，防止问题的再发生；或采取预防措施，消除潜在问题产生的原因，防止问题的发生。4.5 小产权证的办理4.5.1 委托代理公司。公司客户关系管理的主管部门负责选择信誉好、能力强的代理公司，必要时经公司分管领导批准，并与其签订办理小产权证的代理协议。4.5.2 督促办证。公司客户关系管理的主管部门负责经常与代理公司联系，了解小产权证的办理情况，并督促其按代理协议约定，及时为客户办理好小产权证。4.5.3 撤销按揭担保。公司客户关系管理的主管部门负责在客户小产权证办好，并进行抵押登记以后，配合财务部办理撤销公司对该客户住房按揭贷款的担保。4.5.4 情况统计。公司客户关系管理的主管部门负责建立档案，统计客户小产权证的办理情况。4.6 按揭逾期催缴管理4.6.1 公司客户关系管理的主管部门负责客户住房按揭贷款逾期催缴的管理。4.6.2 信息收集。公司客户关系管理的主管部门负责定期与公司财务部联系，索要客户逾期还款情况的信息，公司财务部负责定期提供。4.6.3 提醒与敦促还款。公司客户关系管理的主管部门在得到有关信息以后，负责采用电话、电子邮件、发律师函等形式与相关客户取得联系，提醒其尽快还款，并密切关注情况发展情况，再次与客户联系，敦促其还款。4.6.4 必要时的法律诉讼。当客户逾期还款出现下列情况之一者视为必要时：银行建议；逾期超过半年；逾期还款额超过二万元。公司客户关系管理的主管部门负责整理资料提供公司综合管理部，并配合综合管理部依据公司法律顾问管理办法对该客户进行法律诉讼。4.7 客户座谈会4.7.1 公司客户关系管理的主管部门负责定期或不定期地组织召开综合的或专题的客户座谈会，主动收集客户意见和反映，用以改进客户关系管理工作，提升公司形象，增强客户满意。4.7.2 确定会议目的。公司客户关系管理的主管部门负责在组织每次客户座谈会时，首先确定本次客户座谈会的目的。4.7.3 客户座谈会策划。公司客户关系管理的主管部门负责按照客户座谈会的目的进行精心策划，包括座谈会的时机与时间、座谈会的形式、座谈会的参加人员、座谈会所需经费等。需要时策划应形成书面材料。4.7.4 报审。公司客户关系管理的主管部门负责将客户座谈会的策划结果报公司主管经理审批，如未通过，则负责修改或重新策划，直至通过。4.7.5 客户座谈会准备。公司客户关系管理的主管部门负责按经批准的策划结果组织进行会议的准备工作。4.7.6 客户座谈会召开。公司客户关系管理的主管部门负责组织召开客户座谈会，并做好会议记录。4.7.7 会议所得信息分析。会议结束后，公司客户关系管理的主管部门负责对会议所得的信息进行分析。4.7.8分析结果利用。公司客户关系管理的主管部门负责对会议所得信息分析结果的利用，或用于改进客户座谈会本身工作；或用于改进客户服务；或用于改进客户关系维护。4.8 客户信息管理4.8.1 公司客户关系管理的主管部门负责客户信息管理工作，以达到改进客户关系管理和有利于公司深度开发的目的。4.8.2 确定信息需求。公司客户关系管理的主管部门负责组织公司各部门提出客户有关信息的需求，包括但不限于：客户基本情况、对住房的意见、对小区的反映、客户潜在需求。4.8.3 客户信息收集。公司客户关系管理的主管部门负责组织公司相关部门通过各种渠道收集客户信息，并统一汇总到公司客户事务部。公司客户事务部负责对汇总的信息进行审核，以达到规定的要求。4.8.4 信息分类整理。公司客户事务部负责采用各种方式，包括采用分析软件，按有关部门提出的利用要求，对汇总的客户信息进行分类整理，建立公司客户信息库。4.8.5 客户信息利用。公司有关部门负责对客户信息进行分析、判断与利用。公司客户事务部负责按时、按需提供。4.8.6 总结分析改进。公司客户事务部负责对客户信息管理工作不断进行总结分析，持续改进客户信息管理工作。4.9 客户会管理4.9.1 公司客户关系管理的主管部门负责“阳光·XX会”的建立与管理工作，以更好地为客户服务，体现公司品牌价值。4.9.2 客户会成立的策划。公司客户关系管理的主管部门负责进行客户会成立策划，选择适当时机，运用适当形式，实施造势宣传等。需要时形成书面材料。4.9.3 报审。公司客户关系管理的主管部门负责将成立客户会的策划结果报有关领导审批，如未通过，则进行修改或重新策划，直至通过。4.9.4 客户会成立。公司客户关系管理的主管部门负责按照经批准的策划结果实施，成立客户会，确定会员。4.9.4 客户会活动策划。公司客户关系管理的主管部门负责策划一定时期内客户会的活动计划，策划每一次客户会活动的目的、内容、形式与经费需求。4.9.5 报审。公司客户关系管理的主管部门负责将客户会活动的策划结果报有关领导审批，如未通过，则进行修改或重新策划，直至通过。4.9.6 客户会活动实施。公司客户关系管理的主管部门负责按照经批准的策划结果，组织客户会活动的实施，并注意留下适当记录。4.9.7活动效果总结评价。每次客户会活动结束后，公司客户关系管理的主管部门负责对活动效果进行总结评价，肯定沉淀经验，寻找改进机会。4.9.8 客户会工作改进。公司客户关系管理的主管部门负责运用活动效果总结评价结果，持续改进客户会的管理工作。4.10 资料归档公司客户关系管理的主管部门负责按公司的有关规定，定期将上述客户关系管理的资料进行移交，归档保存。5 流程主要注释无6 流程外涉接口6.1 销售工作流程7 流程支持文件7.1 法律顾问管理办法8 流程作业记录8.1 对物业公司的工作开展与服务质量进行检查与监督的记录8.2 “客户投诉登记表”8.3 “纠纷登记簿”8.4 “客户座谈会记录”8.5 客户信息资料8.6 “客户会活动计划”8.7 “客户会活动记录”