戴德梁行物业管理处人事行政部工作程序.doc

戴德梁行房地产顾问（广州）有限公司管理制度人事行政部运作程序DTZ/GZ/PM/版 本： 状 态：发文号：批准日期审核日期编制日期200 年 月 日发布200 年 月 日实施 物业管理处人事行政部运作程序目录一、 总则二、 组织架构及人员编制三、 人员录用程序四、 担保五、 转正六、 工作准则七、 工作时间、加班八、 考勤制度九、 请假十、 异动十一、 解除合同十二、 工资十三、 社会保险管理规定十四、 培训十五、 奖惩、考核十六、 员工考核办法十七、 奖惩制度十八、 咨询、投诉、建议十九、 总附则总则一、 目的为使 大厦物业管理处（以下简称管理处）人事管理工作正规化、制度化，建立一个公平、公开、公正、能上能下的用工制度，并在总公司（以下简称公司）的指导协助下，在有章可循的情况下达到对管理处人事工作的管理，增加人事工作的透明度，加强人事部门与各部门之间的了解，更好地为各部门服务，以求相互间更密切的配合，提高工作效率。二、 适用范围管理处员工的管理，除遵照国家及东莞市有关规定外，皆依本规定办理。本规定所指员工，是指经公司聘用的管理处全体从业人员。三、 管理处授权人事行政部负责对管理处人事工作的管理。四、 管理处的最后人事权归物业总经理所有。组织架构及人员编制一、 人事行政部将根据管理处的实际情况，合理制定管理处的组织架构及确定人员编制。二、 部门应认真按照组织架构表之隶属管理关系进行管理，因工作原因而需作临时调整的，须经人事行政部核准后报物业总经理批准。三、 人事行政部应严格按照各岗位之人员编制控制人员录用数目，原则上人员编制不得突破，如确实因工作需要而需超出人员编制者，须先申请增加人员编制后再办理人员增补。增加人员编制一般由部门提出书面申请，经人事行政部核准后报物业总经理批准。人员录用程序一、 原则上人事行政部根据部门人员流动情况，在架构编制内之人员职位空缺需及时作出招聘录用补充工作，以保障各部门的正常运作。二、 管理处各部门如因工作需要，必须在架构编制外增加人员时，应根据实际情况向人事行政部提出书面申请，并填写部门增员申请表，由人事行政部审核该部门年度人员编制预算，待确认有新增人员编制必要的前提下，由物业总经理签名同意后，方可办理招聘和面试手续，本规定原则上一年进行一次人员增减，经物业总经理审批后方可实施。三、 人员招聘l 求职人员应如实填写求职申请表，并在求职申请表上签名；l 所有的应聘资料及求职申请表均由人事行政部统筹安排，并在人事行政部登记备案；l 人事行政部在各部门人员流动出现职位空缺时，将安排相应的应聘资料予各部门主管面试；l 各部门可自行安排相关人员对应聘者进行面试，但原则上面试人的职务应高于被面试人（即应聘者）所申请的职务，面试人须严格按照面试情况填写建议，部门最后面试结果须由部门主管签字确认；l 应聘者如通过部门的面试，将由人事行政部再安排面试及入职考核，如面试获通过，人事行政部将报请物业总经理批准录用或由物业总经理安排面试；l 所有的应聘资料无论录用与否，均统一由人事行政部存档，各部门安排面试后需及时将面试记录情况及应聘资料交回人事行政部。l 招聘人员的原则为：1)管理处出于工作的新安排或变动。2)受聘者具有合格的专业知识和技能。3)受聘者各种入职资料及相关证件齐全。四、 求职人员面试合格经物业总经理同意录用后，由人事行政部办理用工手续，原则为入职前三天无薪进行办理入职手续和部门岗位前培训，试用期原则上不超过三个月，如表现突出或对管理处有重大贡献的，可由所属部门主管提出书面的提前转正申请，并填写工作表现评估表后报人事行政部，经物业总经理批准后可以缩短其试用时间，试用期最短为壹个月。五、 试用人员在报到时应提交如下资料：l 失业证/就业卡及计生证原件；身份证、毕业证书、职称证书及本人其他证明材料复印件并验原件；l 承接上单位的个人资料，如劳动手册、离职证明等；l 近期（三个月内）的区级以上医院体检表；l 小一寸彩色近照3张；l 其他人事行政部认为必须提供的材料。六、 试用人员如因品行不良或违反管理处规章制度者，可随时停止试用，予以辞退，并须赔偿培训费￥100元及制服折旧费（根据制服管理制度执行）。担保一、 根据部门实际需要，非本地户籍的保安部员工及财务部员工需办理担保手续。二、 担保人的资格必须是非亲属关系的具有独立经济能力的本市成年公民。三、 担保人在办理担保手续时应亲自到管理处办理手续，签订担保书，交验身份证及户口薄原件，并留复印件。四、 被担保人有下列情况之一者，担保人应负赔偿、追缴及相应的责任：l 营私舞弊或其他一切不法行为，致使管理处蒙受损失者；l 亏欠公款者；l 窃取管理处财物或离职但离职手续不清者。五、 保人如欲中途退保，应以书面通知管理处，等被担保人找到新担保人，办妥新担保手续后，才能解除担保责任，归还担保书。六、 担保人如有下列情况之一者，被担保人应立刻通知管理处更换担保人：l 担保人死亡或犯罪者；l 担保人被宣告破产者；l 担保人的信用、财产有重大变动，因而无力担保者；l 不欲继续担保者。七、 担保人离职三个月后，如无手续不清或亏欠公款等情况，即向本人以挂号邮寄形式发还担保书。转正一、 试用人员在试用期满前十天，由人事部向试用人所属部门主管发出工作表现评估表，由部门主管在收到工作表现评估表三个工作日内填写并交回人事行政部，人事部安排试用期满前考核，经考核合格者，经物业总经理批准后转正为正式员工。二、 试用人员试用期已满，但未接获人事部书面批准转正的，或未接获人事部延长试用期通知者，则视为试用期内终止合同。工作准则一、 员工应遵守管理处的一切规章制度及有关管理上的通知和公告。二、 员工应遵守下列事项：l 贯彻服务意识，以业主第一、客户第一、服务第一为宗旨，热情为业主/客户服务，注意文明礼貌，不得与业主/客户争吵，更不得动手打人；l 急业主/客户所急，努力为业主/客户排忧解难，业主/客户联系工作或进行咨询，应积极配合，如非本职工作范围或不了解情况，应协助安排相关人员接待；l 忠于职守，努力工作，未经批准，不得向外界传播和提供有关大厦、管理处不对外公布的资料；l 在合理的工作安排下，应服从领导管理及安排，不得有阳奉阴违或敷衍塞责的行为，不得顶撞上司或不服从上司安排，不得违反管理处规定或上级指令（无论书面或口头），不得对上司没礼貌；l 不得兼任管理处以外的职务，除非经物业总经理特别批准；l 工作时间内，私人电话通话时间不得超过五分钟，非工作需要不得看报纸及与工作无关的杂志、书籍；l 员工应严格执行管理处的考勤制度；l 注意仪容整洁，上班时间必须按照管理处要求穿着管理处制服、佩戴工作证或名牌；l 爱护管理处财物，未经许可不得私自携出；l 员工应通力合作、同舟共济，不得吵闹、搭讪攀谈或聊天闲谈，或搬弄是非或扰乱秩序。l 不得以任何理由向客户索取或收取任何好处。三、 各部门可根据实际情况自行制订该部门员工的行为规范、工作要求及奖惩制度，但须报人事行政部备案。工作时间、加班一、员工上班时间原则上为： 8:30-17:30但因特殊情况或工作需要可延长，需轮班的岗位工作时间另作安排。二、员工享受国家法定节日如下：l 元月一日 （元旦）l 农历春节 初一、初二、初三l 五月一日、二日、三日（国际劳动节）l 十月一日、二日、三日（国庆节）l 法律、法规规定的其他休假节日管理处将根据政府有关部门的通知作出具体的节日放假安排，如国家对上述假期规定有改变，则按国家新规定执行。三、管理处因工作需要，在工作时间以外要求员工加班，除因特殊原因经部门主管批准外，员工不得拒绝，违者以旷工论处。四、 因工作需要加班的，原则上员工须提前一天填写加班申请表，由部门主管确认其加班理由、内容，经物业总经理审批后方可加班；紧急情况除外，但部门主管必须在加班申请表内注明原因。五、 员工加班一般以补休为主，待工作条件允许的情况下由部门主管安排补休。补休由员工填写期假申请表，经部门主管同意，报人事行政部核对审批备案后方可休假。六、 四十五分钟以内的加班不作加班计算，未获准之加班，亦不作加班计算。考勤制度一、 除经物业总经理批准免打卡的员工外，所有员工必须严格遵守上下班打卡制度。二、 管理处所有员工实行上下班打卡制度。员工上下班均需亲自打卡，不能委托他人或替他人打卡，一经发现替打卡情况，管理处将对替他人打卡的员工作无偿解雇处理。三、 因工作关系需要外勤的员工，需提前一天填写外勤申请表，部门主管同意后交人事行政部复核备案；特殊情况下需外勤后回管理处上班的，要征得部门主管同意（特殊情况可电话知会），外勤工作完成后应即时补打卡及当日补填写外勤申请表，注明外勤事由，并由部门主管签字认可，否则视为旷工；严禁员工上班时间外出办理私事。四、 上班没有打卡记录，同时没有办理任何请假手续，一律按员工手册之规定作出相应的处罚。五、 员工迟到、早退按员工手册内之规定处理。六、 各部门由指定人员对考勤情况进行监督，在每月考勤表上注明当月迟到、早退、旷工的情况通知人事行政部，人事行政部每月将考勤情况汇总并扣发当月工资及奖金。请假一、 员工请假（包括有薪及无薪假期）应填写假期申请表，请假1天以内者（含1天），需提前2天提出申请，由部门主管批准交至人事行政部审批备案；请假2至3天者（含3天），需提前7天提出申请，由部门主管批准交至人事行政部审批备案，请假超过3天的（含节假日及例休/调休日），需提前15天提出申请，需经物业总经理批准，所有请假均需人事行政部审批备案后方可休假；部门主管级以上人员无论请假或外勤，均需报物业总经理批准。事假当天全部工资不予计发。本条适用调休/调班申请。二、 员工除补休外，其余假期（含带薪及无薪假期）申请均需在假前或假后呈交人事行政部认为必须提供的资料或证明，无法提供者未休假的不予以批准；已休假的按旷工处理。三、 凡当月员工请事假、病假累计一天以内者，扣发当月全勤奖30%，当月事假、病假累计一天至三天者（含三天），扣发当月全勤奖70%；当月事假、病假累计三天以上者，当月全勤奖将不予计发。四、 病假工资及休息时限按相关政策执行，超过该期限的，所超出天数扣发全部工资，并需经物业总经理审批。五、 因紧急情况未能事先请假的，必须事后三天内补假，并需详细注明原因，部门主管加意见。没有补假或不经批准的缺勤按旷工处理，超过请假时间且又未续假者亦以旷工处理。六、 婚假、产假、哺乳假、年假、丧假等带薪假期按员工手册内规定执行，以上带薪假期均包括公休假日和法定节日在内。七、 员工享受带薪年假待遇，应在不妨碍或不影响工作的情况下提前十五天向部门及人事行政部提出书面申请。八、 年假可以以天为单位进行申请休假。九、 年假、病假、产假和哺乳假每年累计达45天或超过45天的，不再享受休假期间带薪年假的待遇。十、 试用期满之员工方可享受以上带薪假期。十一、 上述假期申请生效时间以交到人事行政部为准。异动一、 管理处因工作需要可随时变动员工的职务、岗位或工作地点，员工不得借故拖延或抗命。本条款适用于女职员怀孕期、哺乳期及职员非工伤患病医疗期、工伤康复期。二、 各部门主管就所属人员的思想品德、学识、能力及其他方面，可在部门内部适当调配工作，务使人尽其才，才尽其用，但如调配工作涉及职务变动、薪级变动或作跨部门调整的需部门主管填写工作表现评估表，报人事行政部核准后提交物业总经理批准方能执行。三、 管理处如对员工有所异动，一般由人事行政部填写异动通知书，员工在接到异动通知书后，应于五个工作日之内办妥移交手续，按异动后之新职位就职。四、 异动员工在接任者未到职前，其职务由原属部门主管指定适当人员代理。五、 员工异动一般由管理处或所在部门提出建议，经人事行政部核准后报物业总经理批准执行，员工如认为现任工作不适合，也可向人事行政部提出异动申请，经物业总经理批准后可以调换岗位或职务。解除合同一、有下列情况之一者，公司可与员工解除劳动合同：l 合同内约定之符合条件出现时；l 双方一致同意的；l 公司或管理处因业务性质变更，有裁员的必要，又无适当工作可安排的；l 员工对所担任的工作确不能胜任时；l 试用期间不符合录用条件的；l 严重违反劳动纪律，影响工作秩序的；l 违反管理处规章制度，经管理处领导研究决定解聘的；l 无理取闹、打架斗殴、严重影响社会秩序或犯有其他严重错误的；l 法律、法规规定的其它情形。l 其他未尽但可解聘之事宜。二、 在合同期内，员工与管理处解除合同，须提前三十天书面提出申请，填写辞职/解雇通知书，人事部复核后经物业总经理同意方可生效，申请生效时间以交至人事部为准。三、 凡离职的员工须按规定于最后上班日次日（即离职生效日）办理离职手续，由各有关部门主管在离职手续表上签字，待个人领用物品、财务、宿舍等清理完毕及工作移交后才能离开管理处。四、 辞退员工时，各部门不允许擅自代表管理处对员工应允辞退补偿事项，辞退报告应交由人事部审核。人事部在了解事情经过后，按照国家劳动条例及管理处有关规定对被辞退员工的补偿作出评估，交由物业总经理批准后方可生效。工资一、 管理处依据劳资兼顾互助互惠的原则，给予员工合理的待遇。二、 工资全部通过银行代发。三、 工资发放总额的组成：基本工资 %、效益工资 %、管理处同意发放的其他福利补贴、津贴，员工应在工资中代扣的费用。四、 管理处统一由人事行政部制作工资表。各部门在每月 日向人事行政部提供本月的考勤表及加班时间统计。工资表由人事行政部及财务部主管审核签字后，经物业总经理批准发放。五、 假期工资1. 员工在享受国家法定节日时全部工资照发；2. 员工按国家规定享受婚、丧假、年假时，全部工资照发；3. 员工按国家规定享受生育假、计生假时，管理处国家有关规定执行；4. 员工按国家规定和管理处规定享受假期，超过规定假期的部分，经物业总经理批准，按事假处理，未经物业总经理批准的，按旷工处理；5. 员工因私事请假的，经批准的，按请假时间扣发全部工资，未经批准的，按旷工处理；6. 员工因疾病请假，经批准的，医疗期内按国家有关规定执行，奖金及补贴按实际请假天数扣发； 7. 员工因工负伤的，一切工资福利按国家有关规定执行；8. 男员工享受看护假期间按国家有关规定执行。五、加班工资1. 法定节日加班的，加班工资按员工本人工资的日、时平均数的300%计发；2. 公众假日加班的，加班工资按员工本人工资的日、时平均数的200%计发；3. 前两款以外加班的，加班工资按员工工资的日、时平均数的150%计发；4. 上述工资计算标准为工资总额扣除各项福利津贴/补贴。六、双薪及晋级1. 管理处员工每年享受一次双薪，发放按员工手册执行。2. 年度调级以基本工资为基础，每年结合年终评比考核进行合理调资，具体办法见员工考核办法；3. 员工如工作表现突出，且对管理处有较大贡献的，可由本部门提出申请，经总物业经理批准后给予晋级奖励。社会保险管理规定根据国家有关劳动保险条例，为保障员工的合法权益，解决员工的后顾之忧，切实落实好社会保险管理工作，本管理处特制定社会保险管理规定如下：一、参加对象管理处所有在职人员均参加社会保险，其他商业保险另立规定。二、社会保险项目社会保险包括养老保险、失业保险、工伤保险、生育保险、医疗保险（医疗保险非本市人员参加商业保险，不参加本医疗保险）。 三、保险期限保险期限从进入管理处签订合同时起（包括试用期）至终止合同时止。四、各种保险基金征缴标准管理处缴交社会保险的费用标准为工资总收入，每年七月按国家规定统一调整缴费标准。五、保险缴费：单位部份由管理处承担，个人部份由员工个人承担。六、社会保险的待遇员工在参加社会保险后，按国家有关劳动保险条例规定享受保险待遇。七、其他本规定中未能详细说明的事项按本市劳动保险有关规定执行，本规定由人事行政部负责解释并具体负责执行。待添加的隐藏文字内容2培训一、 管理处为陶冶员工品德，提高其素质及工作效率，将定期或不定期举办各种教育培训。被指定参加员工，不得拒绝参加，除特殊情况并经培训主管人员同意外。二、 员工培训分为：l 职前培训内容为：1) 公司及管理处简介；2) 人事管理规定和各项规章制度的讲解，工作基本情况的熟悉；3) 部门岗位前专业培训。l 在职培训内容为：1) 文化素质、工作能力、业务知识等方面的培训；2) 专业培训：视业务情况及工作需要，管理处将挑选优秀员工到职业培训机构接受培训或安排专业人员到管理处进行培训。三、 所有的培训均须进行考试，考试不合格者可再安排一次补考，如补考不合格者，管理处将不予聘用或解雇，并不作任何补偿。奖惩、考核一、 管理处的奖惩以奖惩分明、有功必奖、有过必惩为原则，以思想教育为主、行政奖惩及经济奖惩为副的方针，充分发挥人员的积极性、创造性，具体方案见奖惩制度。二、 管理处为调动员工的积极性，真实地反映员工的工作能力、工作表现，切实地把工作表现和工资待遇结合起来，实行正常、合理的员工考核制度。员工考核办法一、总则1、 为建立正常的员工考核制度，调动员工的积极性，真实地反映员工的工作能力、工作表现，切实地把工作表现和工资待遇结合起来，特制订本办法；2、 本考核办法适用于管理处全体员工，各部门可根据本办法相应地制定各部门的员工考核办法，但不得超越本办法之基本原则，且须将考核方法之内容报人事行政部审批方可执行，人事行政部并将监督该考核过程；3、 员工考核包括试用期考核、年度考核及不定期考核三种；4、 员工的考核资料将存入个人档案，并作为以后奖惩晋升之有关依据。5、 试用期考核l 员工试用期将满时，由员工所属部门为员工作试用期考核，填写工作评估表附本次考核成绩表，并签署转正意见及填写员工之优、缺点；l 试用期考核一般由员工之直属上司进行考核，并由部门主管确认，也可由部门主管直接安排考核人进行考核；l 所有的试用期考核由部门主管签字确认后报人事行政部审核再呈交物业总经理批准转正；l 试用期转正未获批准，如未延长试用期者将视为试用期终止合同，如延长试用期者，待延长之试用期满前再作试用期考核，如仍未获批准转正，将作试用期终止合同处理。6、年度考核l 年度考核原则上安排在年度末或下年度初进行；l 年度考核由领导评价、自我评价及群众评价三部分组成；l 年度考核中群众评价部分采取不记名评分方式，如对被评价人不了解可不作评分，群众评价部分将去掉一个最高分和一个最低分；l 领导评价采取阶梯方法进行，即管理处领导评价部门主管，部门主管评价属下员工；l 各部门依照工作分工性质的划分，分组别对内部员工进行群众评价；l 各项考核分数比例构成如下：领导评价分占总分的50%；自我评价分占总分的10%；群众评价分占总分的40%。l 管理处将根据考核结果之得分高低顺序作出晋级安排，具体调薪比例及调薪幅度视实际情况另行公布，年度考核晋级只调整薪级，职务及其他待遇另行考虑；l 管理处在进行年度考核时，将在此考核办法的基础上根据实际情况制订相应的细则并作出有关安排；l 年度考核由人事行政部统一安排，统一发放表格及统计分数。7、不定期考核l 管理处可根据需要在任何时间对任何员工作出不定期考核安排；l 不定期考核一般由部门主管或人事行政主管提出，并亲自或指定考核人进行考核；人事行政部根据调查结果报物业总经理批准后执行。8、附则l 本考核办法之解释权及修改权归人事行政部所有，员工如有疑问可向人事行政部咨询；l 本考核办法由人事行政部负责落实并监督执行，员工如对考核结果有怀疑可向物业总经理申请复核；l 本考核办法自公布之日起实行。奖惩制度为增强管理处职工的责任感，鼓励职工的积极性和创造性，为了维护正常的工作秩序，提高工作效率。管理处按本奖惩制度对表现突出或有特殊贡献的职工给予荣誉或物质奖励。对违反劳动纪律和规章制度的员工给予应有的惩处。管理处在管理中将严格贯彻“奖优罚劣”的基本方针。一、奖励1、奖励条件员工表现符合下列条件之一者，公司将酌情给予奖励：l 提出合理化建议，经实施有显著成效者。l 严格开支，节约费用有显著成效者，按节约费用的10%作为奖励。l 发现事故隐患及时采取措施，防止重大事故发生者。l 在完成工作任务、提高服务质量方面有显著成绩的。l 一贯忠于职守，积极负责，廉洁奉公、舍己为人或做好人好事事迹突出的。l 检举、揭发损害公司利益及违规行为，抵制歪风邪气事迹突出的。l 为保护公有财产、保护客户生命及财产，见义勇为者。l 拾金（物）不昧者，酌情奖励。l 服务热情受到业主/客户表扬者。l 其他应当给予奖励的。2、奖励形式l 口头或通报表扬;l 记功;l 晋升工资或晋级;l 通令加奖;l 授予荣誉称号.l 可给予以上奖励的同时,酌情发给一次性奖金。3、奖励程序凡符合奖励条件者,由所属部门主管将事迹书面报告或填写事件报告必要时附工作表现评估表呈报人事行政部复核，经物业总经理签署同意后执行。二、处罚按员工手册内条例及各部门制定并已交人事行政部备案的规定执行。三、执行1. 本奖惩制度由部门主管负责执行，在工作中或其它检查中如发现有先进事迹或违反规定者，必须填写事件报告或纪律警告通知书申请执行，并由当事人在纪律警告通知书签字。经物业总经理审批后实施。2. 管理处各部门主管发现其属下人员违反管理处规章制度，应及时向人事行政部报告并填写事件报告。3. 人事行政部收到报告后，将及时指定专人负责调查核实有关情况，并根据调查结果填写员工奖惩通知书，同时签署处理意见上报物业总经理，处理意见经通过后，由人事行政部将处理意见通知责任人，并执行处理决定。4. 责任人接到处理通知后，认为根据不足，与事实不符的，可在三天内提请复议，责任人对复议决定如有异议，可向上级主管机关提出申诉，但事实相符而无理取闹者将受到加重处罚，其相应造成的损失，将由责任者承担。5. 各部门将违反条例的员工犯过时间、原因、经过做好记录，经过本人确认后送归人事部存档。如有必要将作为辞退的依据。四、附则1. 凡按本条例处理的责任人，在处罚事项未了结之前，原则上不得调离本管理处（管理处宣布辞退、除名除外）。2. 凡按本条例处理的责任人接受处理后，能积极工作，开拓业务，经过六个月的观察，有突出表现的，由部门主管将情况上报管理处批准，经物业总经理通过，可予以减免处罚或撤消处分的最后决策权。Ø 其他未详尽事项以员工手册为准，管理处有保留修订各项条文之权利。本奖惩细则由人事行政部监督执行Ø 以上规定自200 年 月 日起实施。咨询、投诉、建议一、 管理处员工如对本规定及其它规定制度的条文不清楚或不理解，可随时向人事行政部咨询。二、 员工在工作过程中，如遇不公平对待，或认为上司处事不公，或对其他员工有任何意见，均可投诉。三、 一般的投诉，可向被投诉人的直接上司投诉，如投诉未有结果或对投诉处理意见不服，可再向人事行政主管投诉。 四、 情节较严重的投诉或对部门直接上司的投诉，可直接约见人事行政主管或致函行政人事主任投诉，如对行政人事主管的投诉处理意见不服可再向物业总经理投诉。五、 所有对主任级人员的投诉，可直接向物业总经理投诉。六、 所有的投诉，受理人均应认真对待积极跟进调查，及时、公正地作出处理，并对所有投诉保密。七、 管理处热忱欢迎员工就管理处的管理、运作及其他各个方面提出积极性建议，并认真审议建议的可行性，如建议被采纳，管理处将予以适当奖励。总附则一、上述规定经物业总经理批准后执行。二、 本规定之解释、修改权归管理处所有，并由人事行政部负责监督实施, 管理处的最后人事权归物业总经理所有。