国际酒店工程部开业筹建手册第一部分行政管理.doc

工程部预备开业手册1、工程部的建立一般来说，酒店总工程师会在酒店拟定开业日期前提前4个月到达项目现场。理所当然，总工程师将被介绍给总经理、其他部门负责人以及已经入驻现场的工作员工。同时，总工程师也必须立即被介绍给项目经理认识，如果承包商的高级项目主管在现场的话，也必须介绍其相互认识。在对酒店有了初步的熟悉和认识后，总工程师必须立即开始花时间熟悉和了解周围城市、商业公司、设备代理、潜在设备代理以及潜在的设备修理场所。总工程师必须尽快熟悉本项目的建筑装潢和工程部图纸且其必须每日对酒店现场不同部分进行检查。总工程师必须尽早在现场设立临时办公室。总经理、项目总监以及承包商应该负责协调此事。总工程师将参加承包商和项目总监之间的所有工作会议，但另有规定的除外。其必须定期编制进度报告递交总经理，同时将施工进度抄送技术服务总监。在技术服务总监不在场的情况下，总工程师应积极有效的担当现场唯一的技术代表相关职责。因此，必须就技术服务总监的职责以及工程部汇报关系上达成一致，这一点非常重要。同时，总工程师也有责任协助采购和FF&E安装员工处理其与承包商之间时不时可能发生的相关问题。在酒店运行期间，酒店工程部应负的主要职责可归纳如下：操作和运行酒店设备和机械并提供能源需要支持酒店运行；维护酒店相关设备，保证它们良好的运行状况，从而实现稳定、高效和良好的运行。但是，在酒店酒店仍处于施工阶段时，总工程师的使命有所不同而且超越上述所列各项职责。A.技术职责在技术方面，总工程师负责确保建筑以及附件、机械设备以及建筑其他辅助服务设施得到正确安装并满足使用功能要求。因此，总工程师必须精通设计以及既定质量标准。一旦发现任何不符合设计要求的施工，可向相关咨询方和承包商进行汇报要求立即整改。同时，总工程师还必须完全彻底了解不同系统部件的功能性要求，从而，能及早发现设计缺陷并向相关方汇报。这就要求总工程师具备较好的技术能力，如果总工程师个人具备相关工作经验，则对本工程部来说将是非常具有借鉴价值的。B.管理职责除了理解并执行技术职责外，总工程师还必须履行其作为部门领导在其部门规划和组织方面的职责。由于大部分的运行职责将由部门中的其他工程部员工具体执行，因此，运行成功通常也反映出工程部人才引进、培训和规划方面的成功。有一点我们必须强调指出的是：着力培训工作不仅能提高工程部员工的技术能力，而且能帮助这些工程部员工更好的熟悉接手工作并能激发其主观能动性，从而能够更好的完成其工作。1.1酒店总工程师岗位描述（通用格式）职位简介酒店总工程师一职直接受总经理领导，是执行董事会下来的一级管理层。该职位属高级技术任命，在运行管理中担当关键角色，可对酒店的获利率起到直接影响。工作范围酒店总工程师一职必须负责保证酒店建筑以及其所有设备的有效运行、辅助维护和修理服务以及保护业主的资产。酒店结构方面、地坪以及室外设施的维护也属于其工作范围。具体职责1、针对工程部支持、环境控制和建筑运行效率所有各方面向高级管理层提供建议。2、通过编制维护预算、现金流量计划以及工程部计划、定期监查各项设施确保其良好运行等途径来确保工程部有效的财务管理。负责维护有关的总体造价控制、编织部门费用预算以及其执行情况汇报，同时提交上级管理审核。3、控制资本项目计划，与管理层保持联络，确保按公司方针和政策编制预算有效分配资金。4、通过建立节能目标、记录保持以及对目标实现情况进行定期汇报进行能量管理项目的计划、执行和管理。5、通过定期进行节能以及设备在经济运行模式下的有效运行等方面的教育和培训，以确保入驻建筑内的员工了解并自觉注意管理能量。6、通过确保建筑环境控制和节能系统有效管理，为酒店创利做出必要的贡献和努力。执行并更新节能系统，对能量使用情况进行评估、控制和记录。7、及时快速地提供技术支持服务以及在可能的情况下预见具体客户的具体需要，从而确保客户满意度标准的实现。保证客人的安全和舒适并确保所有服务有求都能够得到周到而有效的处理。8、定期审查政策和安全程序，确保遵守所有法律法规以及消防规范要求。确保相关政府部门要求对设施进行的所有测试和检验都得以进行，且所有此类测试和检验相关的记录和文件均得以妥善保存和/或展示。确保酒店满足所有规定要求。9、挑选、培训并组建一支积极主动、具备良好资历的维护保养小组，从而确保为酒店提供技术过硬的工程部员工。在工程部门内部开展日常工作抽查，评估相关员工的绩效和生产效率。10、与建筑师、室内设计师和管理层相互协作，执行任何必须的改进和工程部以维护确保酒店实物资产的良好条件。11、执行并管理预防维护程序，从而确保所有机电系统和设备的有效运行。对建筑持续进行检查，密切监控实物资产和设备的运行状况。确保所有预防维护计划得以有效执行且定期进行更新。12、积极参与酒店的质量保证体系的运行，为在酒店内部实现高标准质量控制作出应有贡献。13、密切监督外包商，确保所有相关执行服务的经济和技术效率。确保所有工作均按照合同、租约、服务协议和保证书规定予以执行。14、确保由内部雇员以及外包员工所完成的工作质量满足良好工程部规程标准。15、代表工程部出席所有执行和员工会议并与其他部门负责人保持定期联络，从而对管理决策的效率起到促进作用。其它具体每日工作时间由各酒店根据具体情况来定。根据一般工业标准规定，酒店总工程师一职按月薪制设立，其工作时间规定为“完成该职位工作范围以及高级管理层赋予其的相关职责所需的时间。根据这一职位的具体性质，酒店总工程师应每日24小时待命，以备不时之需。”。1.1员工组成总工程师应负责在人事部的帮助下招聘并任命合格的员工以确保部门的有效职能性。在为工程部招满规定职员人数前，应首先考虑下列因素是否得以周详考虑。1、有关部分设备如锅炉、高压开关和电梯等运行及维护相关的法定要求；2、是否能找到具备资质的承包商提供相关服务如消防报警系统、音频/视频设备等。3、当地劳工的技术熟练程度如是否持有相关工种证书4、在系统或设备发生故障时对酒店经营造成的中断影响5、宜采用的客户服务标准6、采用内部劳工与采用外包工所发生的费用对比。7、工程部可能需要承担的其他附加职责。在酒店预备开业前这一阶段，总工程师助理一职起着非常重要的作用，有了这样一位监督负责人，总工程师便可放心将其主要精力及时间投放在规划和组织事宜上。因此，必须尽快聘用总工程师助理并尽快到任，这一点非常重要。在对主要系统进行验收前，承包商对装置运行负责。对系统进行安装、测试以及初始维护给工程部员工提供了一个绝佳的熟悉并深入了解设备的机会。应及早与项目经理和承包商商定并编制一个协调程序计划，从而使相关酒店员工顺利介入设备和装置培训。所有这些都必须安排最为妥善的时间随着员工的不断引进而有序进行。应在非正式预备开业前一周便开始执行24小时换班工作制。主要工作重点放在酒店其他部门以及工程部相关培训要求上（如公用设施、培训房等）。下列员工招聘指南仅供参考，总工程师必须与酒店管理层磋商，自行组建其组织网络。1.1员工招募指南酒店规模/房间数200间以下（含200间）200300间300400间400500间500间以上职位酒店总工程师11111酒店助理总工程师01111秘书00011锅炉工（检查要求）0000(4)电工11223普通机工01121冷冻空调机工00112电子技术人员00001木工11111油漆工01223杂勤工33333房间维护技术员11112园艺工备选备选备选备选备选共计710131519（23）备注：1、所需锅炉工的数量根据锅炉的复杂程度以及自动化程度而定。如果酒店采用全自动锅炉，则无须任何锅炉工。值班工程部师（勤杂工）也对锅炉运行负责，但是，其必须持有当地政府部门要求的资质。2、无需水处理技工。除指定的专业外包商外，锅炉工或值班工程部师也对所有工程部系统的水质条件负责。3、杂勤工负责进行记录设施运行日志、处理客户投诉并进行故障维修。4、如相关政府部门有要求时，应委派电工负责进行连续监视。5、园艺工通常属内务监督管理部门。6、水池水处理由杂勤工负责执行由专业公司按月进行检查。7、在酒店很多工作都进行外包或不需要24小时工程部服务待命的情况下，员工人数可适当降低。注意：在作出决策前必须进行费用和收益分析，同时，做好并保持相关纪录。视具体位置不同，工程部员工人数总体可进行不同程度的削减。1、预备开业前工作工作计划针对新建酒店项目，根据员工招聘指南建议，应在酒店预备开业前提前个月聘用总工程师。这样，除了能保证总工程师有足够的时间来熟悉施工外，这段时间还可保证员工招聘和培训以及各项组织系统和程序所需的时间。在抵达酒店现场走马上任后，总工程师应开始着手下列各项任务，为酒店开业作准备。a.按照总体职责原则，总工程师必须从审核设计规范和所有相关图纸着手，熟悉项目各系统和各个部分。监督工程部的分部/分区总工程师必须编制简报，确保总工程师能对施工的方方面面形成一定的认识。b.总工程师必须与项目咨询员工、洲际酒店集团技术服务员工以及酒店管理层保持密切联系，从而能够做到信息畅通。在与外界进行相关沟通前必须先与洲际酒店集团技术服务部进行咨询和磋商。应尽量避免任何偏差，在洲际酒店集团技术服务部也介入项目时尤其需要做到这一点。c.总工程师必须定期检查现场，宜每日到场监督工作进度并找出所有安装缺陷。所有缺陷必须立即向项目经理和其他相关方进行汇报。必须对这些缺陷及其整改进行记录和监督直至其整改完成。d.开始收集信息，以便输入计算机化维护系统。e.应尽快开始员工招聘工作。所有管理员工必须在开张营业前至少提前3个月到场述职。所有监督员工必须在预备开业前提前两个月到位。所有员工必须在预备开业前提前一个月到位就职。所有员工在开始工作时，必须向其签发岗位描述，规定其主要职责所在。f.员工必须有足够时间熟悉各操作系统。在可能的情况下，所有技术类员工都必须参加各相关工程部系统的检验和调试过程以及由承包商提供的任何必要系统培训。g.除了操作培训外，员工还必须接受相关培训和教育，以确保能有效履行其职责。对于那些没有太多酒店工作经验的员工，除了进行专业技能培训外，还必须接受通用培训。应由中层监督员工举办作业安全培训并由酒店安全官员负责举办消防安全培训。总工程师有责任确保其所有员工在酒店开始运营前均接受了相关规定培训。h.应制定相关政策、程序和操作指南以确保所有员工能及时了解操作要求。总工程师必须参照洲际酒店集团工程部程序手册、消防安全指南、损失控制手册以及其他相关手册内容编制所需的政策、程序和指南。i.应向酒店管理层以及区域分部总工程师提交月进度报告。该报告必须对施工进度、主要关键事项以及工程部组建进度进行综述。2.1预备开业前工程部检查事项清单编号事项职责目标日期完成日期01对照图纸和规范与所有机电系统的实际施工情况02与项目经理一起检查管道、电缆、风管等的色标03建立每日检查事项清单04设立稳妥地储存地点存放多余地毯、乙烯基和布幔材料等05确定功能房间地坪限载值（如展区等），向销售部提供限值清单06获取配风和配水系统的所有平衡报告复印件07确认所有温度及烟感探测器正常运作08获取一整套设备保证书和安装文件复印件09获取所有供货商姓名和地址以及所有安装文件10获取一整套所有设备的竣工手册11获取建议备件清单12获取一整套阀门表清单以及位置描述13获取所有电气配电盘清单14获取所有设备服务公司和安装文件15编制并通过员工招聘指南16与人事主管一起审核并确定人事招聘开始日期和预算17与培训部一起编制入门培训日期18与培训部一起确定具体面试日期20获取所有保证维修合同复印件21获取并审核水合同22获取并审核电气供应合同23获取并审核气体供应合同24获取并审核蒸汽热水供应合同25获取并审核服务保修合同（如有的话）26审核房间维护检查事项清单并根据酒店具体情况调整并翻译成当地语言27安装计算机和所有所需软件28编制工程部报告29编制月度报告30编制消防维护方案31编制节能方案32编制房间维护检查计划33编制定期检修系统设备登记表34获取维护工作申请分配表35编制酒店安全检查清单36编制定期检修方案37审核所有必须的工程部书籍清单38审核维护车间平面布置39与采购代理一起审核资本货物40编制维护车间内电动工具车床和箱柜平面布置41编制消耗品存货清单42编制灯泡存货清单并定购存货43布置维修车间和储存间、钻床、架子以及工作台等44为预备开业前收到的材料或工具提供稳妥的储存地点并保持记录45获取企业内部互联网登陆密码进行信息访存46确认所有电气车间内均配有TV插座47编制设备检查清单和记录48建立公用设施消耗和温度记录49建立水处理测试记录簿50用房间号码标识电视和冰箱并建立主文件51编制自身项目进度报告，按月编制52调查电梯和空调等的当地服务公司53调查可选用的当地水处理公司54总工程师必须与水处理公司进行商谈，在商谈时考虑下列要求：55a)化学品公司必须对所需加药的系统进行彻底调查b)调查内容包括所有化学品名称、成份、细目以及其作用c)估测每年使用数量、预算和费用d)交付能力e)在其总体方案中应包括化学工程部师每月到场一次检查系统并提交发现报告的内容。该报告必须提交酒店总工程师审核并签字，同时归档总工程师文档中f)酒店总工程师必须每日签收所有日常水处理数据表，这些数据表必须抄送工程部作为永久文件归档并抄送化学公司g)应针对化学品和处理剂建立库存，并按个月进行供给。h)获取现场使用的所有化学品的MSDS数据清单i)提供化学品搬运和储存所需的所有安全设备包括标志、围堰储罐、手套、眼镜、安全冲淋器、挡板等j)确保所有塔及锅炉的排放必须满足当地环保部门要求和当地法律法规。56为每400个房间定购一个房间维护车57定购紧急消防背包（每层或每区一个）58定购消防车并为其指定地点，宜安排在服务电梯后59审核总钥匙系统规定并与总经理一起处理并编制控制政策60建立总钥匙、紧急钥匙等的分配程序61建立钥匙持有授权，由总经理和财务部主管签字认可62妥善保存所有设备自带钥匙如小型冷藏箱、冰箱等，对所有钥匙进行清楚标识或标签63i.为前台办公室提供一套钥匙（用钥匙圈）ii.为各班维修员工准备一套钥匙（用钥匙圈），并在交班时进行移交，在总务办存放一套备用钥匙64协助人事部建立存物柜、存物柜编号、钥匙签发和记录程序65向所有部门负责人解释维护申请系统66审核洲际酒店集团资本拨款政策并与财务部和总经理磋商。67审核洲际紧急措施计划并根据本酒店具体情况进行具体调整。68建立灭火器要求（不采用卤代烷或二氧化碳）69建立灭火器每月检查用存货和控制检查清单。各灭火器都必须采用分级编号系统进行编号标识。70编制客梯发生故障时的处理程序（参见安保手册）71对所有门进行标识和编号如21号出口门通往屋面和底楼72尽快对新员工进行消防培训，毫无疑问，必须在运营前进行。组建紧急应对小组（ERT）73编制相应的立管关阀程序。新建筑往往会发生许多立管爆裂问题，如果不加以妥善修理，则会导致扩大水患影响。74在通往主气闸开关、水阀等的门上设立标志75在运营前完全了解声光设备的操作。确保所有员工都接受操作、故障解决和维护培训76决定报警、出口报警、低温报警、高低液位报警等监控地点77编制冷却水和制热设备控制处理相关指南。确保操作员工理解所有控制的目的和功能78针对所有工程部员工编制正式培训计划79确认所招收的所有工程部员工了解所有设备的操作和故障解决知识80确定所需呼机的数量81确定酒店的紧急号码82按专业建立完全缺陷清单，最终将所有清单合并成一个清单，并为各项缺陷赋予编号83建立游泳池设备操作和反冲程序84安排化学品采购、加药及测试85确保水池安全设备到位且正确设置了责任否认申明标志87确认已针对灌木、树木和植物的维护保养所需做了必要安排88针对特殊工程部服务/展示所需人工、音像设置等编制外包工作清单89总工程师必须维护文档并将能量费用和POMEC年度预算归档90确保财务部主管复印留存每月POM，能量报告并审核开销91检查备件数量是否充足，向生产厂商索取建议备件清单并确保在酒店预备开业前订购并收到这些备件92应编制工程部员工的生产效率报告并采用工作报告进行监督93应执行消防设备检查和维护计划94编制环境保护方案和节能方案95协同培训经理和保安经理举行酒店员工个人防护设备培训96执行封闭空间方案98编制材料安全数据表文件并分发给相关部门，并执行培训计划。99执行承包商内部规定100执行危险标识方案101执行地震程序102执行炸弹威胁程序103检查并遵守相关政府部门证书要求104执行“动火许可证”程序，满足保险公司消防报警隔离和通告的要求（可向保险公司代表获取整套规范要求）106检查修改或延期需求3、员工培训：工程部运作的长期成功取决于其员工的技能水平和积极性。总工程师应将员工培训和发展视为其主要职责之一，而员工培训和发展计划是否成功则是衡量总工程师履约绩效的标准。在预备开业前期阶段，应将最大的重点放在招聘符合资质要求的员工方面，从而满足运行需求。即便酒店能招聘到最为胜任的员工，此项工作的成功还受其他许多因素的影响如正确的岗位描述、任务分配以及员工的最大积极能动性等。一个设计合理的员工培训计划是调动员工最大积极能动性的关键。在工程部运行中往往被忽略的另一点就是员工对自己工作的态度。很多情况下，工程部员工往往把其自身置身于主流运作之外，他们把自己仅视为一种支持力量，因此，他们无需与其他运行部门如前台办公室、食品饮料或客房部持有相同的“服务为主”的理念。这是不正确的！我们可以从部分工程部员工的不修边幅的着装和拖沓懒散的态度上看出端倪。我们必须强调指出的是，部门的成功也取决于其员工是否将其纳入整体服务运作的一部分。因此，所有工程部员工都必须和其他运作部门一样参加同样的服务积极性培训计划。通常来说，工程部员工必须参加下列三大类培训计划：包括：A.消防安全B.作业安全C.作业技能培训下面对各类培训计划作了简短介绍。3.1消防安全对一个酒店来说，消防安全可谓重中之重，洲际酒店集团对此作出了非常严格的要求。由于工程部员工所具备的技术背景，因此他们被视为确保酒店高标准消防安全的主动力。工程部员工必须监督、操作并维护各类消防设备和配件。但是，并非所有工程部员工能够满足消防保护的所有要求。在面对较为复杂的设备时，许多员工缺乏正确操作和维护这些设备的知识。而我们知道酒店管理层往往对其工程部员工的能力完全信任，因此，这一状况对酒店来说尤为困扰。为了确保完全履行这一重要职责，酒店总工程师必须为其员工制定并执行下列培训计划：a.通用消防安全培训-所有工程部员工必须理解基本火灾征兆、其发生、发展以及蔓延。他们必须熟知如何使用各消防设备包括便携式设备和固定装配。酒店所有其他员工也必须接受同样培训。b.入门级消防队培训-所有工程部员工必须参加酒店消防队培训。所有火灾抢险小组成员都必须加入这一培训计划并接受定期跟踪更新培训。c.专业设备培训-火灾抢险小组所有成员以及各类消防系统的操作员工必须接受总工程师或设备供货商针对酒店内安装的消防系统举办的操作和原理培训。以后，应每年一次接受跟踪更新培训。d.设备检查培训-为了确保所有消防保护设备运作正常，应根据洲际酒店集团给出的指南以及生产厂商的相关建议制定一个检查和维护计划表。所有负责相关设备检查和维护的员工都必须接受该设备供货商总工程师进行的相关培训。e.利用酒店所在地的消防队协助进行员工培训以及火灾演习，作为信息来源，这一做法值得大力推广。3.2作业安全我们有义务为我们的员工提供一个安全的作业环境。酒店硬件方面的绝大部分安全要求都在设计时一一加以考虑。但是，软件方面即行政管理体系和作业安全培训方面还必须在运营时予以确保，以全面实现安全的作业环境。作业安全培训可归纳为三大类：a.基本安全培训-此类培训并不具体针对哪一个岗位或工种，但是，如果不进行此类培训的话，许多很容易避免的事故也会发生。基本安全培训包括重物提升、使用正确的个人防护设备、高空作业防护、隐性危险物品搬运安全预防等。总工程师必须协同酒店安全计划协调员一起编制此类基本培训计划，针对所有新募员工展开培训。b.机械安全培训-所有机械和电气设备如操作不当都具备相当的危险性。设备操作员工必须针对其操作范围中的隐性危险设备、设备操作正确程序以及相关员工保护开关等接受相关培训。尽管这一培训通常由各工种监督员工负责执行，但总工程师必须持续审核这一培训计划以及安全事件记录并分析是否有必要增加相关具体培训。c.作业安全培训-有部分操作从本质上来说就属危险作业，比如：化学品的搬运以及电气设备的维护。那些可能涉及这些工作的员工必须非常了解其可能接触到的危险情况并学会如何采取措施来消减这些危险。应全面执行“知情权”程序、“隔离警戒”程序以及“工作令”程序。对这些程序的制定和执行加以控制是总工程师的个人职责所在。所有相关员工在进入接触此类危险前必须接受相关培训。3.3作业技能培训尽管我们招聘员工的主要标准就是其执行一项工作的能力，但要保证令人满意的工作绩效，他们还必须接受相关培训、上级的密切指导以及具备恰当的积极主观能动性。总工程师应定期审核其员工的工作绩效。可定期展开正式或非正式讨论，审核员工的优缺点，帮助他们确定其是否需要参加相关培训以提高其作业技能和绩效。事实表明，持续不断的培训是一帖强大的积极促进剂。具备积极主观能动性的员工是一个公司最为宝贵的资产之一，个人发展计划能帮助已获得发展的员工开发其最大潜能。此类计划包括语言能力培训、交叉培训、管理培训和学习深造。一般来说，这些计划都是根据不同的个人具体设置的。所有相关培训要求都必须与酒店培训主管以及酒店管理层进行沟通和交流。所有员工都必须接受多项工种的交叉培训，给予他们恰当的授权，确保其能独立实现其岗位职能。