万科物业顾问秦皇岛市金原广场入伙手册.doc

 万科物业顾问秦皇岛市金原广场入伙手册概 述 入伙管理是物业管理的重要阶段，是物业管理公司和业主的首次接触。因此，入伙工作进行得顺利与否对于物业公司日后的物业管理服务具有深远的影响。物业管理公司的入伙管理工作一般包含与业主和发展商衔接两个环节，与业主的衔接主要是协助业主顺利办理完成入伙手续；与发展商的衔接则主要是为了协助业主解决有关工程方面的遗留问题。就金原商厦的入伙管理而言，还包含与金原经营服务公司、金原超市公司及金原商厦内部经营商户的衔接，主要目的是为金原商厦各类商业经营活动的顺利有序运行提供一个良好的管理、服务基础。入伙工作主要包括入伙接待、资料管理、房屋验收、收费管理和钥匙管理五部分。为了确保入伙工作的顺利进行，应明确各部分工作的工作流程和责任人员。在总负责人的统一协调指挥下，人员之间既责任分工又相互协作。资料管理是入伙管理的重要内容。入伙资料中的前期物业管理协议、业主公约是物业管理条例所规定的必须签署的协议文件，应采用国家规定的合同范本。业户手册、装修管理规程、商户管理办法、停车场管理办法等为物业管理部门内部编制的资料，该类资料内容应符合相关政策法规和条例。业主资料属保密资料，物业管理单位应指定专人管理，经理以上人员或其授权人员因工作需要方可查阅。费用收取应符合本地区物价部门的相关规定，各项收费应有明确依据以备顾客咨询。              （一）、金原广场入伙须知 尊敬的业主：您好！感谢您选择了金原广场，同时感谢您对金原物业的支持与厚爱。您已成为金原物业尊敬的客户，我们将竭诚为您提供优质完善的物业管理服务。为了方便您办理入伙手续，现将办理入伙手续时所需携带的资料、办理程序及相关注意事项知会如下： 一、如果您是个人置业，办理入伙时，请携带以下资料： 1） 1）入伙通知书（原件）1份；2） 2）业主身份证原件1份及复印件4份；3） 3）已填妥的业主资料卡（附业主1寸照片1张/人）；4） 4）XX银行存折（用于缴付管理服务费）原件1份及复印件4份。 二、如果您是公司置业，办理入伙时，请携带以下资料：  1）入伙通知书（原件）1份； 2）公司营业执照原件及复印件1份； 3）公司法人代表身份证原件1份及复印件4份；4）已添妥的业主资料卡（附公司法人代表1寸照片1张/人）；5）XX银行开户帐号（用于缴付管理服务费）。  三、如果您委托他人代办入伙手续，请准备以下资料，交您的授权委托人代办相关手续：  1）入伙通知书（原件）1份； 2）业主授权委托书原件1份；公司业主须备本企业法人代表证明书及法人代表授权委托书原件各1份； 3）业主授权委托人身份证原件及复印件1份； 4）业主身份证原件1份及复印件4份；公司业主须备企业营业执照原件及复印件1份；5）已填妥的业主资料卡（附业主或公司法人代表1寸照片1张/人）；6）XX银行存折（用于缴付管理服务费）原件1份及复印件4份。 四、入伙办理程序 1）验证：请您交验入伙通知书、业主资料卡、业主身份证原件以及入伙相关资料。2）验房：物业管理公司、发展商将派人陪同您验房，并抄录电表底数。验房后，请您填写房屋交付验收表。3）签定有关协议：为了给您带来方便，物业公司将在入伙时为您代办电信、有线电视开户（电器专柜）及银行代收款手续。请您填写并签定相关协议和业主公约、前期物业管理服务协议书。 4）交纳入伙有关费用。 5）请您同物业管理公司现场工作人员核对您签署的相关协议材料。 五、如果您在入伙时或入伙后需办理装修，请您携同您选择的装修公司备齐相关资料前往物业管理公司领取办理装修手续所需资料： （一）装修单位需携带的相关资料： 1）装修施工图纸1份； 2）施工队营业执照复印件（加盖公章）、装修合同复印件（施工队与业主或业主授权委托人签定）、承建资格证书原件及复印件（加盖公章）1份； 3）装修施工队负责人身份证原件及复印件1份； 4）施工人员身份证复印件1份；5）装修负责人、施工人员一寸照片2张/人；6）装修施工队负责人联系电话。 （二）物业公司提供的装修资料： 1） 1）  装修申请表2） 2）  装修管理责任书；3） 3）  装修施工人员登记表；4） 4）  装修许可证；   六、装修办理程序： 1）业主（商户）或其授权委托人填写装修申请表，装修单位填写施工人员情况登记表；2）金原经营服务公司对业主（商户）或其授权委托人的装修申请进行初审；3）经初审合格后，金原经营服务公司将相关装修申请材料转金原物业发展公司审批；4）业主（商户）或其授权委托人、装修单位、物业管理公司三方签定装修管理责任书；5）业主（商户）及施工队交纳装修保证金；6）金原物业发展公司签发装修许可证、装修现场监控记录表、施工人员出入卡；7）装修验收合格后10个工作日内退还 %装修保证金，半年质保期过后，如无装修质量问题，退还全部装修保证金。                    七、费用收取(一)办理入伙收费： 收费内容收费标准备 注1商场预交管理费面积×管理费×3个月(13.7元/M2 /月)金原地产公司在前期销售时，承诺免收业主第一年物业管理费。金原物业公司应及时同金原地产公司对接该项费用，保证物业管理服务工作的顺利开展。预交三个月水电费元为了前期配套设施、返修等工作有足够的人力管理，金原物业公司前期按业主实际用水、电量进行扣减，扣减完毕后（通知业主），按每月实际用量收取。2电话开户费元由电信公司收取，物业公司代办。3信息网络开户费元/户 4有线电视初装费元/主 由有线电视台收取，物业公司代办。 (二)办理装修收费： 收费内容收费标准备 注1 业主交装修押金元装修完毕，经验收合格后退还。为了保证各项工作的正常进行，物业公司规定每周四为装修押金退还日。2装修队交押金元 装修完毕，经验收合格后退还 %装修押金，半年质保期过后如无装修质量问题全部退还。为了保证各项工作的正常进行，物业公司规定每星期四为装修押金退还日。3公用设施修缮费元楼道保护板、墙壁清洁费、公共设施配合使用费，一次性收取，纳入管理服务费开支。4施工人员出入证工本费元/人一次性收取，纳入物业管理服务费开支。      八、其他注意事项 1、请您按照入伙通知书指定的时间到 办理入伙手续。管理服务费自 年 月份开始计收，逾期办理入伙手续，管理服务费计收时间不变。 2、您验收屋宇时，请仔细查看室内设施是否妥善。如有缺陷，请书面告知金原物业发展公司，以便通知施工单位及时维修。 3、您如须装修房屋，请事先办理装修申请手续，并遵守政府有关房屋装修法规。4、为维护商场整洁美观，请勿在商铺内或公共通道设置神位。生活垃圾、装修垃圾不得置于公共区域或消防通道，生活垃圾须统一放于指定的垃圾桶内，装修垃圾应入袋并在指定时间搬运到指定地点。5、未经金原经营服务公司及金原物业发展公司同意，不得在外墙及公共地方竖立任何标志或广告牌。6、为保障您的利益，装修验收合格后，请您陪同装修施工队前来办理装修保证金退还手续。 尊敬的业主，入伙手续的办理过程较为繁琐，不便之处，敬请谅解。真诚希望与您携手，共建金原广场美好明天。 秦皇岛金原物业发展有限公司XXXX年XX月XX日 金原广场1#、4#商场（金原商厦）入伙手续办理流程及人员安排序号作 用地 点责 任 人职 责备 注办  理  入  伙入伙办理引导  欢迎业主前来办理入伙手续，查验入伙通知书，发放资料袋讲台(放置备用资料)填写资料  指引业主完成各种资料的填写，解答业主疑问六张培训桌复印处  复印业主相关资料，并收取复印费 核验资料  核对资料的完整性与准确性，并收回资料，指引业主办理下一个流程一张培训桌缴费处（入伙、装修）  根据业主要办理的相关业务办理收费，并解答业主有关收费方面的疑问一张办公桌验房处  查验缴费收据，带领业主验房，抄录水电表底数，并指引业主填写房屋验收表接到验房通知后，带领业主往现场验房办理装修及证件装修申请  接受装修申请，核实资料，填写各种表格，办理装修许可证、出入证等二张培训桌装修审批   审核各种装修表格、装修许可证、出入证等，合格后签字盖章二张办公桌办理车卡  根据业主要求，办理停车卡，签署相关协议一张办公桌资料录入资料录入  将收回的业主资料录入电脑 安全维护现场维护  负责办理入住工作现场的秩序维护   金原广场1#、4#商场（金原商厦）办理入伙手续流程 商铺号流程发资料验资料收费验房装修申请、审批装修收费办装修证、卡办停车卡签署相关协议资料录入备注 签名            秦皇岛金原物业发展有限公司装修手续办理程序 1、 1、            业主（商户）需要进行室内装修工程，须先向金原经营服务有限公司提出装修申请，填写装修申请表。2、 2、            初审合格后，由秦皇岛金原经营服务有限公司将装修申请表转秦皇岛金原物业发展有限公司审批，业主（商户）须会同其委托的装修单位向金原物业公司进行申报登记，交验承建资格证书原件，填写装修施工人员登记表，提交装修合同复印件、装修图纸、承建资格证书复印件、营业执照复印件（加盖公章）。装修施工人员还须提交有关身份证复印件，并张贴在装修施工人员登记表的背面。3、 3、            如需改变建筑物主体或承重结构，由申请人向金原物业公司提交建筑物原设计单位或有相应资质的设计单位提出的设计方案及政府设计审批部门的审批证明材料。4、 4、            业主（商户）或其授权委托人、装修单位、秦皇岛金原物业发展有限公司三方签署装修管理责任书。5、 5、            金原物业发展有限公司总经理助理（分管技术工程部及客服中心）负责对装修方案进行审批（也可以书面授权的形式主管以上人员），并对施工人员进行审核，包括人员身份、技术状况、装修资质证明、施工时间（最长不得超过三个月）、机械设备工具情况及负责人联系办法，于三日内做出批复。6、 6、            由金原物业公司指定人员将批准意见知会装修申请人，同时知会公司各部门予以留意和配合，并建立装修管理档案。7、 7、            装修开始前，装修单位应到金原物业发展有限公司办理装修许可证、出入卡以及交费工作，出入卡有效期一般为一个月，到期可以再续延。8、 8、            装修单位进场施工。须将装修许可证原件及装修管理责任书复印件张贴在装修现场明显位置，以便于装修工人对照执行和金原物业公司监管。施工期间，现场施工人员须佩带相关证件，并在指定区域内进行装修作业。9、 9、            装修单位需搬运装修材料时，须往金原物业发展有限公司办理搬运放行条。10、 10、        装修施工期间，金原物业发展有限公司工作人员将对施工过程进行严格巡查和现场监控。如发现存在违规行为，金原物业发展有限公司发出装修违章通知单，根据装修管理责任书的相关规定对装修单位予以处罚。11、 11、        装修工程结束，业主（商户）或其授权委托人验收合格后，由业主（商户）或其授权委托人向金原物业发展有限公司提出验收申请，金原物业公司指定专人对装修工程进行验收，经验收合格后，办理业主（商户）装修保证金退还手续。12、 12、        装修工程验收时，如发现装修施工单位有自行更改图纸进行施工等违规行为，则根据装修管理责任书的相关规定予以处罚，装修单位须按设计图纸要求在装修管理责任书规定的期限内返修，返修结束后由金原物业发展有限公司根据装修图纸再次进行验收。无违规行为的，收回出入卡，退还装修单位 %的装修保证金，半年质保期过后，如无装修质量问题，退还全部装修保证金。13、 13、        若出入卡丢失，装修单位须往金原物业发展有限公司重新办理（工本费 元）。14、 14、        装修单位须在装修管理责任书规定的限期内完成施工，由于意外原因致使装修施工延期的，装修单位须提出书面报告或申请，报送秦皇岛金原物业发展有限公司审批。未经秦皇岛金原物业发展有限公司同意，装修单位不得自行终止装修施工。15、 15、        经秦皇岛金原物业发展有限公司同意延期施工的，装修单位须重新办理出入卡，方可继续进场施工。16、 16、        装修单位撤离装修现场时，应在金原物业公司工作人员监督下清除垃圾并打扫干净现场环境卫生时，方可予以撤离。 秦皇岛金原物业发展有限公司         秦皇岛金原物业发展有限公司装修管理责任书一、 一、           总则：为加强对金原广场内部装修活动的管理，保持良好的商业经营环境，维护业主（商户）的合法权益，根据建筑装饰装修管理规定、经营合作合同和金原广场业主公约规定，凡业主（商户）申请装修必须经金原经营服务有限公司及金原物业发展有限公司审批同意。二、 二、           责任范围：1、业主（商户）或其授权委托人选择的装修施工单位承接室内（外）装修工程时，须持有承建资格证书。如违反本规定，应承担由此产生的全部责任。2、业主（商户）或授权委托人提出装修申请时，须如实申报装修项目、装修方案、设计图纸、标准、施工人数、拟开工时间和竣工时间等内容，并提交装修合同复印件，交验装修施工单位承建资格证书原件，向金原经营服务有限公司申报，填写装修申请表，经金原经营服务公司初审同意后转送金原物业发展有限公司审批。3、装修活动必须遵守建筑装饰装修管理规定等有关规定，以保证建筑物结构和使用安全，并严格按照业主（商户）或授权委托人申请的项目进行，严禁下列行为： 改变房屋承重结构； 在承重墙、天花、地面上打孔，拆除连接外部的墙体、门窗； 不适当增加楼面静荷载，包括在室内砌墙、超负荷吊顶、安装大型灯具、铺设大理石地板等。 任意刨凿、重击顶板、外墙内侧，不经穿管直接埋设电线或改线； 破坏或者拆改室内地面防水层； 使用不符合消防要求的装修材料； 其他违章装修活动。确需改变建筑物主体或承重结构、明显加大负荷的，业主（商户）应委托建筑物原设计单位或有相应资质的设计单位提出设计方案，报政府设计审批部门审批。对于以上行为和其他不经批准私自改变房屋结构及用途者，除恢复原状，扣除业主（商户）及装修施工单位的所有保证金外，业主（商户）及装修施工单位还应该承担由此产生的法律责任。4、装修施工时，须保证建筑物外观的协调统一，如有违反，除恢复原状外，扣除业主（商户）及装修施工队的所有保证金。5、严禁擅自改动、暗藏水、电、燃气管道设施，确需改动的，应提前一个月向市级以上有关单位申请，由有关单位组织实施。6、装修施工单位应如实申报施工人员名单，交验施工人员有效证件，填写装修施工人员登记表，办理出入卡和装修许可证。7、装修施工单位领取装修许可证、出入卡之后，方可进场施工。施工作业时须将装修许可证、以及本责任书复印件张贴在金原物业发展有限公司指定位置，以便于金原物业发展有限公司监管和巡查。8、装修施工期间，施工人员须佩带出入卡，以便于金原物业发展有限公司对其进行出入管理。凡未办理装修许可证和出入卡而擅自施工者，将按违法行为处理。9、装修施工时间为：每天上午 ： - ： ，下午 ： - ： 。不得自行随意延长施工时间，否则金原物业发展有限公司有权采取措施责令停工。10、本次装修施工期限最长不得超过 年 月 日。11、装修施工单位负责人须教育工程人员遵纪守法，严禁下列行为： 严禁用砖头或其他物品顶住电梯； 严禁使用电扶梯运送装修材料、工具；严禁将装修垃圾、各类胶、漆等杂物倒入下水管道（污水、雨水）；除装修期间正常施工外，严禁骚扰其他商户或影响其他商户的正常经营活动，或造成其他商户投诉和财产损失； 严禁在其他商铺附近逗留、休息；严禁在规定的装修地点外施工；严禁擅自进入地下室和天台，严禁在天台或楼边等公共场所加工作业。严禁私自接驳水、电。严禁将电源线直接接在漏电开关上，装修场所内严禁抽烟或使用电炉。12、装修过程中，如需要进行电焊操作，须事先向金原物业发展有限公司提出申请，并附有操作人员的合法有效操作证件，方可施工。13、施工人员必须爱护公共设施，对于违反操作规定破坏公共设施（包括电梯、自动扶梯、楼道、墙面、天台等）的行为，按责任照价赔偿。14、因装修施工造成的管道堵塞、渗漏水、停电、损毁他人物品等，均由装修队负责修复并赔偿全部损失。15、装修垃圾须及时入袋搬运，并按照金原物业发展有限公司指定的位置、方式和时间进行堆放、清运，不得使用客用电梯和自动扶梯清运装修垃圾，对违章堆放、抛弃装修垃圾者，金原物业发展有限公司有权责令其限期清理。装修垃圾在搬运过程中不得在地面拖拉造成地面损坏磨花，不得损坏电梯等公用设施，否则将按责任给予处罚。16、施工队应加强消防工作，遵守消防规定，作业现场应至少配备 个不同灭火种类的灭火器 个/ 平方米，并做好防火措施。（金原物业发展有限公司可提供租用灭火器服务）17、施工过程中，施工队必须指派专人负责安全工作，严密巡视，防止案件发生，发现可疑情况应及时报告金原物业发展有限公司客户服务中心。18、施工人员不得在装修现场内（或金原广场范围内）有吵架、斗殴、吸毒、贩毒、色情等违法乱纪活动，一经发现，将严肃处理直至交送公安机关。19、装修场所必须采取防止污染措施，避免灰尘或噪音影响公共环境。20、装修完毕，业主（商户）验收合格后，由业主（商户）向金原物业发展有限公司提出验收申请，金原物业发展有限公司指定专人对装修工程进行验收。21、经金原物业发展有限公司验收合格后，如无违章装修或渗、漏、堵、损坏等装修质量问题，业主（商户）凭收据退回装修管理保证金，装修施工单位凭收据退回 %装修管理保证金，保质期（半年）过后退回装修保证金余额。如有以上行为，按责任承担赔偿责任，赔偿费用从装修保证金中扣除，多退少补。装修验收时间为每周 ，退保证金时间为每周 。22、在装修期间，若需搬运任何物资出金原广场，请提前与金原物业发展有限公司联系，填写物资搬运放行条，经金原物业发展有限公司确认无误后，方可放行。23、如业主（商户）与装修施工单位因装修问题产生争议，双方按照建筑装饰装修管理规定自行协调解决。金原物业发展有限公司无权处理双方的纠纷，也无权代其中一方对他方履行约束或追缴行为，且不承担由双方的纠纷产生的任何后果。三、处罚办法：1、对违反本协议的任何违章装修行为，金原物业发展有限公司均有权制止、责令改正，并报请有关部门予以处罚。2、金原物业发展有限公司有权视违章情节轻重，拒绝装修施工单位进入金原广场（或其所属任何楼体）装修。3、凡因装修问题而产生的漏、触电事件，火灾等，施工单位须承担相应责任。4、违反以上条款者，将按照建筑装饰装修管理规定和其他有关规定承担相应责任。四、其它：1、本责任书未尽事宜，按有关政策、法律法规实行或三方友好协商。2、若其中一方（或两方）提出异议或补充新条件，须以书面形式通知另两方（或一方），三方达成一致后形成装修管理责任书补充条款，则原责任书与之抵触部分作废，以最新补充条款为准，其它责任条款维持不变。3、本责任书一式三份，三方各执一份，同具法律效力。本责任书自三方签字之日起生效。 装修施工单位：联系电话： 年 月 日业主（商户）或授权委托人：联系电话： 年 月 日秦皇岛金原物业发展有限公司：联系电话： 年 月 日  附相关的入伙表格1、 1、装修申请表2、 2、装修施工人员登记表3、装修许可证4、物资搬运放行条5、装修现场监控记录表6、装修违章通知书7、业主（商户）资料卡8、委托银行代收款协议书9、商铺交付验收表10、 工程遗留问题处理记录表                  附1：秦皇岛金原物业发展有限公司装修申请表 序号：金原广场 号楼 层房间（商铺）号 业主姓名 身份证号 联系电话 商户负责人 身份证号 联系电话 装修负责人 身份证号 联系电话 施工单位 营业执照 主要装修项目：    施工单位资质证明：施工设计图纸：施工单位人数：计划装修期限： 年 月 日 年 月 日 共计 天金原经营服务有限公司审批意见：   部门经理： 年 月 日 金原物业发展有限公司技术工程部审批意见：   部门经理： 年 月 日金原物业发展有限公司领导审批意见：    分管总经理助理： 年 月 日  秦皇岛金原物业发展有限公司装修申请表（附页） 序号：实际装修期限： 年 月 日 年 月 日 共计 天。延期 天延期施工记录：  原因：   解决办法或处理情况：  施工队负责人意见： 负责人签字： 金原经营服务有限公司意见： 负责人签字： 金原物业发展有限公司意见： 负责人签字： 记录人： 年 月 日装修违章记录：  共计 次，造成重大损失 次，共计 元。 施工队负责人意见： 负责人签字：  金原物业发展有限公司验收意见：   验收人： 年 月 日 金原物业发展有限公司主要负责人签字： 年 月 日 附2： 秦皇岛金原物业发展有限公司装修施工人员登记表 序号：名 称 照片 照片 照片 照片 照片 照片 照片 照片 照片 姓 名         证件类别及号码          籍 贯         工作单位 单位电话 负责人 联系电话 装修商铺 装修期限 年 月 日 至 年 月 日业主姓名 联系电话 商户负责人姓名 联系电话 延期施工记录 证件签发 备 注 附3：秦皇岛金原物业发展有限公司装修许可证存根（NO： ）经审核，同意_装修单位对金原广场_号楼_层_号商铺进行装修，装修期限为_年_月_日至_年_月_日，装修项目详见装修申请表_号。  秦皇岛金原物业发展有限公司年 月 日 秦皇岛金原物业发展有限公司装修许可证（NO： ） 经审核，同意_装修单位对金原广场_号楼_层_号商铺进行装修，装修期限为_年_月_日至_年_月_日，装修项目详见装修申请表_号。工程内容如下：1、 2、 3、 4、5、6、  秦皇岛金原物业发展有限公司 年 月 日   附4：秦皇岛金原物业发展有限公司物资搬运放行条 序号：房（铺）号 搬至何处  年 月 日业主/商户 身份证号 房屋性质申办人 身份证号 自营商用联营商用施工单位负责人 所属公司、单位 搬运物资名称数量搬运物资名称数量1、 10、 2、 11、 3、 12、 4、 13、 5、 14、 6、 15、 7、 16、 8、 17、 9、 18、 搬运车辆资料车牌号码 车型 颜色 司机驾驶证号 司机身份证号 监审人员 客服中心经手人 安全管理员 安全主管签字 客服中心经理签字 备注    附5：秦皇岛金原物业发展有限公司装修现场监控记录表 序号：内容部门 楼号、楼层 备注房（铺）号 监控时间监控员姓名事件施工队负责人签字处理情况 安全管理员检查：装修许可证、出入卡及其它证件；消防措施；材料堆放；垃圾处理；装修时间；违章留宿、生火做饭；技术员检查：是否乱接线、改管线、打墙、钻孔、破坏防水层。                                                                                     附6：秦皇岛金原物业发展有限公司装修违章通知书（存根）（NO： ） 被通知单位 接单人 签发人 签发时间 l l        违反了装修管理责任书中的第 条，其中内容如下：1、 2、 3、 4、 l l        警告和处理要求：1234    l l        处理情况：     注：中缝处和装修违章通知书落款处加盖金原物业发展有限公司公章生效。  秦皇岛金原物业发展有限公司装修违章通知书（NO： ） 被通知单位 接单人 签发人 签发时间 l l        违反了装修管理责任书中的第 条，其中内容如下：1、 2、 3、 4、 l l        警告和处理要求： 1234      秦皇岛金原物业发展有限公司 年 月 日 附7： 尊敬的业主、商户： 为了更好地提供优质物业管理服务，请您于入伙前填好此资料卡，入伙时携带您的入伙通知书、资料卡和入伙须知中需准备的相关资料，一并交给金原物业公司办理入伙手续的工作人员，我们将为您提供全面、细致、高效的服务。谢谢您的合作！  业主（商户）资料卡 序号： l l        房号：金原广场 号楼 层 号商铺；l l        面积： 平方米；l l        业主姓名： 性别： 身份证号： ；l l        籍贯： 户口所在地： ；l l        工作单位： ；l l        联系电话： BP： 手机： ；l l        商户负责人姓名： 性别： 身份证号： ；l l        籍贯： 户口所在地： ；l l        经营范围： ；l l        联系电话： BP： 手机： ； （请在背面方框处粘帖您的1寸照片，谢谢！）              业主（商户）资料卡（附页） 序号：             业主：