员工外出管理制度.doc

员工外出管理制度一、 实施目的：为加强员工于办公时间内因工作需要须亲自外出办理公司业务，特制定本制度。本办法规定了相关部门的职责分工、工作程序等相关内容。二、 实施依据：本制度依据员工手册之相关规定，并结合分公司实际情况而作出的制度。三、 适用范围： (一) 上级交代或突发事件须马上办理的事务。(二) 行政事务，须马上处理或计划办理的事务。(三) 本职岗位上的工作需外出办理的事务。(四) 出席会议。(五) 外部专业培训。(六) 其它经由主管特殊批准的事务。四、 涉及术语及定义：(一) 外出办事”是指员工离开办公场所办理所有业务、工作事项。(二) 行政事务：指国家机关、企事业单位和社会团体内部的日常管理与各项服务。(三) 外部专业培训：公司将根据业务发展需要，在合理安排时间及人员的基础上，有针对性地组织员工参加相关业务类的外部专业技能培训。五、 外出时间规定：视地点之远近，事情之繁简，在员工外出申请单上填写预估时间，外出人员返回后按照实际到达公司时间记录。见：附件一六、 实施职责：(一) 要求认真贯彻执行，配合工作。(二) 各级负责人负责审核申请并批准。(三) 人力资源部负责外出人员登记的监督与控制，逐步完善分公司员工外出的规范化管理。七、 职责分工(一) 各部门负责人需对员工的外出原因及外出地点进行严格审核后方可签字同意。(二) 人力资源部负责留存各部门外出员工的员工外出申请单，并依据此表单认真、如实地填写员工外出登记表。(三) 人力资源部依据各部门外出员工填写的员工外出申请单，定期与第三方核对外出单据的时间以及离开乙方时间等相关信息，并及时在系统中维护考勤异常。(四) 若部门负责人不在公司，应由部门负责人指定相关人员进行员工外出管理的工作。(五) 人力资源部将每月完成员工外出登记表的汇总工作，并以此作为月底考勤汇总以及工资发放之依据。八、 实施外出细则：(一) 预计外出前，需在前一天下午17:30点前至人力资源部进行登记，认真填写员工外出申请单，报本部门负责人签字批准后方可外出办理公司业务。(二) 员工若因紧急突发事件，造成早晨上班直接办理公司业务未到单位打卡者，或在下班前未办理完公司业务而无法回公司打卡者：1. 应在到达或预计离开外出单位时借用其固定电话于第一时间通知本部门负责人。2. 当天或第二日上午第一时间补填员工外出申请单，经本部门负责人签字核准后交还到人力资源部。3. 人力资源部依据员工外出申请单，安排时间与外出单位核实相关事宜之真实性，如实、准确、详细地填写员工外出登记表。4. 严禁利用外出时间去往其他地点或办理私事，一经发现按旷工处理。(三) 出席会议的办事人员，返回公司后需提交会议资料、会议联系人等相关证明材料；参加外部专业培训的人员，培训完毕需提供参加培训之内容资料。(四) 外出办事的人员在外要注意公司形象，严禁以公司名义做违法国家法律法规以及道德的事情。(五) 外出办事的人员要注意个人安全及财产安全，携公款外出的人员须保证公司钱款安全，如有意外，将由个人承担相关责任。(六) 上班时间严禁办理私事，但若有紧急突发事件需要处理，须经部门负责人以及人力资源部负责人同意，否则按旷工处理。(七) 员工外出请注意交通安全，保持手机的畅通（周一至周五8:00-20:00，周六早上8:00），有公司未接听电话应及时回拨，如中途需要改变或增加工作内容，不能在预估时间内返回者，应电话通知部门负责人，征得同意后方可改变工作行程。(八) 业务人员早上10:00前离开办公室，进行一天的工作行程。应用表单：(一) 员工外出申请单，此表格预计外出员工填写交至人力资源部。(二) 员工外出登记表，此表格人力资源部核实后填写备案，作为月底考勤汇总之依据。附件一员工外出申请单填表日期：员工姓名职务部门联系方式外出单位全称外出单位地点联络人姓名外出单位联络人固定电话预计外出时间自 上午 时 分至 上午 时 分自 下午 时 分至 下午 时 分外出事由外出期间工作安排部门经理人力资源部区域经理附件二员工外出登记表序号日期姓名部门外出事由外出时间返回时间备注九、 实施流程图：相关部门流程图相关材料公司员工人力资源部部门负责人区域经理人力资源部 外出申请人提前一天填写员工外出申请单 部门负责人签字确认 区域经理审批办事完毕返回公司后 填写员工外出登记表，证明返回时间拨打对方固定电话核实相关信息，相关证明资料留档备案。员工外出申请单员工外出登记表十、 检查与考核(一) 部门负责人应对员工的外出地点、原因进行严格审核，如经人力资源部查实与事实不符者，将对双方当事人处以书面警告处分并给予每人100元/次的罚款。(二) 人力资源部对员工的外出返回时间如实填写，严禁弄虚作假或不负责任填写。对于不符合规定事后补填的员工外出申请单，人力资源部应予以拒收或拒签。否则，对操作者处以解除劳动关系的处罚。(三) 员工本人办理外出手续时须事先如实填写，一经查出不实情况，按旷工处理，并予以记过处分，记入员工档案。(四) 人力资源部对员工外出返回后提交的员工外出申请单须按规定进行复核，并及时填写员工外出登记表做好日常维护，避免考勤异常。对于考勤异常产生后所上交的员工外出申请单，一律不予认可。(五) 人力资源部对有异议的员工外出申请单应及时与相关当事人核实，严防弄虚作假。(六) 人力资源部对考勤异常产生后没有任何凭证或无其它情况说明而直接操作考勤系统，将考勤记录维护为正常状态者，一经查出将对操作者处以解除劳动关系的处罚。(七) 对于没有填写员工外出申请单而私自外出者，发现后一律视为未刷卡，按旷工处理。十一、 其它此项规定从下发之日起开始执行，并列入日常工作检查的一个项目，每月人力资源部对此项工作情况予以及时通报。天津橙宝鲜橙汁有限公司北京分公司2013年8月1日