WORD和EXCEL教程分析课件.ppt

中文Office应用,3.1 中文字处理软件 Word 3.2 电子表格软件 Excel3.3 演示文稿制作软件 PowerPoint3.4 Office中的数据共享与信息交换,3.1 中文字处理软件Word,3.1.1 Word工作界面3.1.2 文档的建立与管理3.1.3 文档编辑3.1.4 多文档、多窗口编辑3.1.5 页面排版3.1.6 插入操作3.1.7 图形与表格操作3.1.8 长文档处理3.1.9 常用工具3.1.10 文档打印,3.1.1 Word工作界面1.Word的工作界面,Word2003的工作界面,2.启动和退出 启动：方法一：单击“开始”“所有程序”“Microsoft Office”“Microsoft Office Word 2003”。方法二：在任何窗口中，双击Word文档，都可启动Word并同时打开所选文档。退出：方法一：单击Word窗口标题栏右侧的“关闭”按钮。方法二：按Alt+F4组合键可以方便地退出Word。,3.1.2 文档的建立与管理,新建文档：单击“文件”“新建”后，再单击右边任务窗格里的“空白文档”命令来创建新的文档。保存文档：在菜单栏上单击“文件”“另存为”,在弹出的“另存为”对话框中设置“保存位置”、“文件名”，选择“保存类型”为“Word文档”，然后单击“保存”，即可以新文件名保存文件。如果该文档已经保存过了，则可直接单击工具栏上的“保存”按钮。打开文档：单击“文件”“打开”，弹出“打开”对话框；选择“查找范围”和“文件类型”，显示文件列表，双击文件名即可。关闭文档：单击“文件”“关闭”，即可以关闭当前活动文档。,3.1.3 文档编辑1.文本的输入：在输入文本内容时，可直接从键盘输入，也可通过“插入”菜单输入。在Word窗口的编辑区中会出现一个闪动的光标，这个光标代表的是当前文本输入的位置。2.文本的选取：文本操作时，先要选取欲操作的文本。见书P81表3.2。3.文本的复制、移动和删除：文本复制、移动和删除时（1）复制：单击“编辑”“复制”，或在选取的文本上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“复制”选项，鼠标定位至新的位置后，单击“编辑”“粘贴”即可完成复制操作（2）剪切：单击“编辑”“剪切”，鼠标定位至新的位置后，单击“编辑”“粘贴”即可完成文本的移动。（3）删除：单击“编辑”“清除”,或按Delete键即可删除选中的文本。,4.撤消与恢复：单击“编辑”“撤消”或单击“常用”工具栏中的“撤消”按钮。恢复的方法可单击“编辑”“恢复”或单击“常用”工具栏的“恢复”按钮。5.查找与替换：单击“编辑”“查找”，在弹出的“查找”对话框中进行设置。,3.1.4 多文档、多窗口编辑 1.打开多个文档 打开多个文档的方法主要有两种：（1）一个一个地按照打开单个文档；（2）一次打开多个文档：单击“文件”“打开”，弹出“打开”对话框；按住键，用鼠标依次单击所有要打开的文档；单击“打开”即可打开所有选中的文档。,2.单文档的多窗口显示（1）用不同的窗口显示同一文档的不同部分：打开需要显示的长文档，然后单击“窗口”“新建窗口”，这样屏幕上就会产生一个新的窗口。新旧窗口显示的是同一个文档（但它们显示在标题栏上的文件名是不一样的），这时可以用滚动条的方法来让它们显示同一文档的不同部分。（2）用同一个窗口不同的子窗口显示同一文档的不同部分：单击“窗口”“拆分”，这时鼠标指针变成一条横线移动鼠标指针到确定拆分窗口的位置，单击鼠标左键，当前的窗口就会被拆分为两个子窗口，可以拖动滚动条让它们显示同一文档的不同部分。如果要还原到原来一个窗口的状态，则单击“窗口”“取消拆分”即可。,3.1.5 页面排版,1.字符的格式 字符格式包括字体种类、字符大小、字形、颜色以及各种修饰效果等，字符格式的编排决定字符在屏幕上和打印时的显示形式。对一个文档的不同内容使用不同的字体和字形，可以使文档的层次分明、结构清晰，让阅读者一目了然，从而便于抓住重点。（1）字体：在文档中适当地改变字体，可以使文章显得结构分明、重点突出。选定文本后单击“格式”“字体”，在弹出的“字体”对话框中单击“字体”选项卡可设置中文字体和英文字体。,（2）字号和字形：改变字号的目的通常是为了将不同层次的文字从大小上区分开来。例如，文章中标题的字号通常要比正文的略大一些，而表格中的字号要小一些。改变字形可将文字设置为粗体或斜体。选定文本后单击“格式”“字体”，在弹出的“字体”对话框中单击“字体”选项卡可设置字号和字形。（3）间距和缩放：Word提供了间距缩放功能，可以通过此项功能调整文档的外观、提高可读性。选定文本后单击“格式”“字体”，在弹出的“字体”对话框中单击“字符间距”选项卡可设置间距和缩放。,（4）动态效果：Word还可以为文本设置动态效果，以获得文字在屏幕上的动态显示效果。选定文本后单击“格式”“字体”，在弹出的“字体”对话框中单击“文字效果”选项卡可设置文本的动态效果。（5）中文版式效果：单击“格式”“中文版式”，可以设置如书P84表3.3所示各种字体效果。,2.段落格式化 段落是文本、图形、对象或其它项目等的集合。（1）段落对齐、缩进和间距：单击“格式”“段落”“缩进和间距”，在弹出的“段落”对话框中单击“缩进和间距”选项卡可进行设置。（2）换行和分页：Word中可以通过控制换行和分页精确地控制段落格式，在控制换行符和分页符时主要使用“段落”对话框的“换行和分页”选项卡。（3）段落格式复制：选取原段落后的回车符，单击“常用”工具栏中的“格式刷”工具，然后刷过目标段落的回车符，被刷段落立即采用原段落格式。双击“格式刷”，原格式可以多次复制，直至再次单击“格式刷”。,（4）边框和底纹：当需要对文档中的部分文本或段落添加边框时，可先选定要添加边框的文本，单击“格式”“边框和底纹”，在弹出“边框和底纹”对话框中单击“边框”选项卡设置边框；单击“底纹”选项卡设置底纹。（5）分栏：分栏排版可以提高文档的阅读速度，也可以使文档版式生动活泼。选定文本，单击“格式”“分栏”，在弹出的“分栏”对话框中选择“栏”数、各栏“宽度”及栏与栏之间的“间距”，再选择是否添加“分隔线”即可。,3.页面格式化（1）页面设置：页面设置主要包括页边距设置、纸张设置、版式设置等，其中页边距和纸张设置是最重要的，合适的纸张、合理的页边距将使文档显得更为美观。单击“文件”“页面设置”，在弹出的“页面设置”对话框中单击“页边距”选项卡可设置页边距；在“页面设置”对话框中单击“纸张”选项卡可设置纸张大小和类型。（2）背景：背景显示在页面最底层，合理地运用背景会使文档活泼明快，使阅读者有一种美的享受。单击“格式”“背景”，单击其子菜单。在子菜单中的调色板上单击需要的颜色块，即可为文档设置该颜色作为背景。（3）页面边框：单击“格式”“边框和底纹”，在弹出的“边框和底纹”对话框中单击“页面边框”选项卡即可。,（4）改变文字方向：选定文本，单击“格式”“文字方向”，在弹出的“文字方向”对话框中的“方向”栏中选择一种合适的竖排格式，在“应用于”下拉列表框选择“整篇文档”或“插入点之后”即可。（5）插入页眉和页脚：页眉页脚是文档的辅助信息，它们通常包含文档的说明、章节名、标题、页数、页码和日期等等。在文档中，可以用同一个页眉和页脚，也可以在文档的不同部分使用不同的页眉和页脚。比如在文档的开头或某一章节的开头用特殊徽标作页眉；奇数页使用章节名作页眉；偶数页使用文档名或说明作页眉等。单击“视图”“页眉和页脚”，可对文档设置页眉和页脚。,（6）首字下沉：设置段落“首字下沉”可以使得段落内容更加醒目。定位光标，单击“格式”“首字下沉”，在弹出的“首字下沉”对话框中选择“位置”、“字体”、“下沉行数”等属性即可。（7）项目符号和编号：项目符号指的是提纲式文档的前导符，如黑点、方块等；项目编号指的是系列性文本前面的序号。使用项目符号和编号可以使文档结构清晰，层次分明，使读者易于阅读，便于比较。选定段落，单击“格式”“项目符号和编号”，在弹出“项目符号和编号”对话框中分别单击“项目符号”或“编号”选项卡即可。,3.1.6 插入操作1.插入日期、时间和特殊字符 在输入文本时，有时需要输入一些特殊的字符，如日期、时间和特殊符号等，特殊符号是指键盘上没有的符号，如、长破折号(一)、省略号()或不间断空格等，以及国际通用字符，如“”和“”。向文档中插入日期和时间有三种方式：键盘直接输入方式、静态方式和自动更新方式。,（1）键盘输入方式：用键盘直接输入即可。时间和日期可以是任意的，不受系统时间的限制，所以也不会自动更新。（2）静态方式：将光标移动到要插入时间或日期的位置，单击“插入”“日期和时间”，弹出“日期和时间”对话框。在“可用格式”列表框中选择需要的日期或时间格式。单击“确定”，当前系统的日期或时间就会按选定的格式插入到文档中。（3）自动更新插入方式：是指把日期和时间插入文档后，日期和时间还会随着系统时间的改变而自动更新，在打印文档时，打印出的总是当前的日期和时间，这适用于通知、信函等文档类型。具体的操作步骤和静态方式类似，不同的是要在“日期和时间”对话框中选中“自动更新”复选框。,2.插入分隔符 分隔符主要包括分页符和分节符。插入分隔符可 以更灵活地设置页面版式，使页面设置与文档内 容有机结合。文档未充满一页面需要分页时，可 以人工插入分页符。定位插入点，单击“插 入”“分隔符”，在弹出的“分隔符”对话框 中选择“分页符”单选项即可。如果一篇文档中 需要采用不同的页边距、页面边框或页眉页脚等 格式，就必须插入分节符。单击“插入”“分 隔符”，在弹出的“分隔符”对话框中选择“分 节符”，然后进一步选择“分节符类型”即可。,3.插入文本文本框是一种可以在其中独立地进行文字输入和编辑的图形框，在文档中适当地使用文本框，可以实现一些特殊的编辑功能，它就像一个盛放文字的容器，可以在页面上定位并调整，利用文本框还可以重排文字和向图形添加文字。将光标置于需要插入文本框的文档中，单击“插入”“文本框”，将弹出一个子菜单，在子菜单中选择一种排版方式（如横排），会在文档中弹出画布。在画布中单击鼠标左键，适当放大所创建的“文本框”，即可在其中输入文字。右击文本框边框，在快捷菜单中选择“设置文本框格式”也可以修饰文本框，如设置阴影、边框、填充颜色或背景等。,4.插入文件 定位插入点，单击“插入”“文件”，在弹出的“插 入文件”对话框中选择文件的“查找范围”，在文件列 表中双击欲插入文件名，即可在文档中插入保存好的文 件，实现多文档的合并。5.插入公式 在有关数学内容的文档中有可能需要输入带有特殊符号 的数学公式，Word为此提供了公式编辑器。定位要插 入公式的位置。单击“插入”“对象”，在弹出的“对象”对话框中单击“新建”选项卡。选择“对象类 型”列表框中的“Microsoft 公式 3.0”选项，如果 列表框中没有 Microsoft 的公式编辑器，则需进行安 装。单击“确定”按钮，弹出“公式”编辑器。在“公式”编辑器中选择符号，输入变量和数字，以创建 公式。,6.插入超链接 在Word文档中插入超链接可以实现资源共享。选中要插入超链接的文本，单击“插入”“超链接”，弹出“插入超链接”对话框，在“地址”栏中输入网址即可。7.插入脚注、尾注和批注 定位光标插入点，然后单击“插入”“引用”“脚注和尾注”，在出现的“脚注和尾注”对话框的“插入”栏中选择“脚注”或“尾注”单选框；“插入”后光标定位处出现引用标记，同时在页面的底端出现注释分隔线；在分隔线下的窗口中输入注释文本即可。插入批注与插入脚注尾注的方法类似。定位光标，单击“插入”“批注”，在出现的“批注”区输入批注文本即可。批注插入后，双击批注标记进入批注窗格，可以修改批注；用鼠标指向批注标记，可联机阅读批注内容。,3.1.7 图形与表格操作1.图片的插入与编辑（1）插入图片：插入图片常用的方法是从Word自带的剪辑库中插入剪贴画和插入来自其它文件的图片。插入剪贴画的操作步骤如下：单击文档中要插入剪贴画的位置，单击“插入”“图片”“剪贴画”，可以将剪贴画插入到光标所在位置。从文件中插入图片的操作步骤如下：单击文档中要插入剪贴画的位置，单击“插入”“图片”“来自文件”；在出现的“插入图片”对话框中输入“查找范围”、“文件类型”、“文件名”，单击“插入”，图片即可插入文档。,（2）编辑与设置图片：在插入了图片后，单击该图片，弹出“图片”工具栏，通过该工具栏中的按钮可以调节图片颜色、亮度和对比度，裁剪、旋转或压缩图片，设置图片格式，调整图片透明度等。,2.绘制图形在 Word 文档中，可以通过对各种对象的组合生成图形，这些对象包括：自选图形、任意形状、图表、曲线、直线、箭头、艺术字等。绘制新图形可以单击“插入”“图片”“绘制新图形”或在Word窗口下方的“绘图”工具栏中选择“自选图形”下拉菜单中的一个选项即可。,3.艺术字的插入与编辑 在Word文档中可以插入如下图所示的文字，以使文档内容更丰富多彩。,4.表格的插入与编辑 表格层次清晰、逻辑关系明确，如何有效且快速地制作和处理表格是文档处理事务中经常要面对的一个重要问题。Word提供了强有力的表格处理功能，它的表格制作命令全部集中在“表格”菜单中。单击“表格”“插入”“表格”，在弹出的“表格”对话框中设置行和列的参数即可插入表格。,5.图表的生成与编辑 在Word文档中，可以同时插入数据表和相应的数据图，然后再通过编辑数据图和更改数据图类型来获得所需的图表内容，也可以根据已有表格来创建数据图并进行相应设置。当需要同时创建数据表和相应数据图时，在文档中单击要插入图表的位置，单击“插入”“对象”，在弹出的“对象”对话框中单击“新建”选项卡；在“对象类型”列表框中选择“Microsoft Graph图表”选项，然后单击“确定”按钮，即在文档中插入了一个带示例数据的“数据表”和相应的图表。,3.1.8 长文档处理1.样式与模板（1）样式：为了帮助用户提高文档编辑的效率，Word提供了“样式和格式”任务窗格来创建、查看、选择、应用甚至清除文本的样式。（2）模板：任何Microsoft Word 文档都是以模板为基础的，模板决定文档的基本结构和文档设置，如自动图文集、词条、字体、快捷键指定方案、宏、菜单、页面设置、特殊格式和样式等。模板是高效处理文档的重要工具。模板分为共用模板和文档模板两种，共用模板包括 Normal 模板，其所含设置适用于所有文档。,2.大纲与目录（1）大纲：在Word中，提供了“大纲视图”来帮助显示文档的组织方式，并使得重新组织文档变得方便快捷。在大纲视图中，用缩进文档标题的形式显示了它在文档中的位置，可以在大纲视图中上下移动标题和文本，还可以通过使用“大纲”工具栏上的按钮来提升或降低标题和文本的级别，另外还可以通过拖拽分级显示符号来重新组织文档。1）创建大纲：可以在新建文档时即建立一个大纲，在新文档中单击文档左下角的“大纲视图”按钮，切换到大纲视图；输入每一个标题，按Enter键后，Word 将自动对每个标题应用“标题 1”的样式。此时每个标题的左侧有一个分级显示符号，当某标题下有子标题时，其左侧将出现一个“+”形状的分级显示符号。,2）调整标题级别：选定标题后单击“大纲”工具栏上的“提升”或“降低”按钮即可将标题升高或降低一个级别。当对布局满意后，即可切换到页面视图或普通视图，为每级标题添加相关正文。在大纲视图中，正文文字的左侧也会出现一个分级显示符号。3）移动文档：选中要重新排列的文档，上下拖动标题符号，可以将选中的文本直接定位。4）浏览标题中正文：双击标题，将展开本级标题中全部正文。再次双击标题，返回折叠状态。5）浏览文档：在“大纲”工具栏“显示级别”列表中选择显示的级别，文档将展开到该级标题。6）组织文档：在大纲视图中，可以通过向上或向下移动标题和文字，或对其进行提升或降低级别来重新组织标题。,（2）目录：目录可以帮助使用者更快的了解文档的主要内容。1）编制目录：最简单的方法是使用内置的大纲级别格式或标题样式，单击要插入目录的位置，单击“插入”“引用”“索引和目录”，在弹出的“索引和目录”对话框中单击“目录”选项卡；在“目录”选项卡中选中“显示页码”和“页码右对齐”复选框；在“制表符前导符”下拉列表框中选择标题名和对应页码间的连接符号；在“常规”栏中设置“显示级别”等属性，确认后即可生成目录。2）更新目录：如果文档的内容有所改变，需要对目录进行更新，操作步骤如下：在页面视图中，用鼠标右键单击目录中任意位置，在弹出的快捷菜单中单击“更新域”，弹出“更新目录”对话框，在该对话框中选择更新类型，确认后即可。,3.1.9 常用工具1.自动更正和自动图文集 如果需要经常插入某些相同的文本或图形，可以使用Word为用户提供的自动完成功能，这样就可以不必每次都用繁琐的步骤来输入它们。（1）自动图文集：自动图文集是Word提供的自动功能的一种，为重复输入一段文本或图形提供了一种快捷方式。使用这个功能可以为要输入的文本（也称为词条）定义一个缩写（也称为词条名），以后再输入这段文本时，只需输入词条名即可将词条输入。,（2）自动更正：自动更正也是Word提供的一种自动功能，它主要用于更正错误，使得对文档的编辑更高效、更智能化。Word已经提供了大量的自动更正词条。但如果经常输错某个单词或词语，Word提供的更正词条又没有预先定义这样的更正词条，可以自己创建自动更正词条。,2.拼写和语法错误 评价一篇文档是否具有可信度，首先要看的就是它的拼写和语法是否有问题。所以经常会用到两个参考工具拼写和语法检查。（1）检查拼写错误：检查文档中所有的拼写和语法问题时，可以使用“拼写和语法”对话框来浏览文档，单击“工具”“拼写和语法”或单击“常用”工具栏中的“拼写和语法”按钮可以打开“拼写和语法”对话框。当“拼写和语法”对话框打开时，将显示当前光标位置后查找到的第一个可能的错误。每个可能错误的单词或短语问题都被用带颜色的下划线标识出来红色代表拼写错误，绿色代表语法错误。,（2）检查语法错误：Word 除了检查文档中的拼写错误以外，还检查语法的准确性，Word的语法检查器按照标准语法审阅文档中的有关问题，并用绿色波形线将可能的错误标识出来。运行语法检查器时，用鼠标右键单击一个可能的语法错误，从弹出的快捷菜单中单击“语法”选项，或者单击“工具”“拼写和语法”。在弹出的“拼写和语法”对话框中处理语法问题时（或在“语法”对话框中），可以在上边的文本区中直接修改突出显示的文本，或者选择对话框中不同的选项内容。,（3）字数统计：Word中还提供了字数统计功能可以用来查看工作进度。工作中有时需要显示字数统计信息，如要计算一种特殊文档的字数。在Word中统计文档中的字数极其简单，单击“工具”“字数统计”，弹出“字数统计”对话框，字数统计信息就自动显示出来。,（4）邮件合并：在信息时代经常要发出大量的邮件，如会议通知、邀请函等。这类邮件共同的特点是除收件人的姓名、地址、职称等少量信息不同外，信函的内容完全相同。Word提供的邮件合并功能将相同的内容创建为主文档，将不同的信息利用“域”的概念创建为数据源文档，主文档的内容和数据源文档中的信息逐条分别合并，自动形成一系列合并文档，大大提高办公效率。（5）文档的批注和修订：批注功能允许协作处理文档的用户提出问题、提供建议、插入备注以及给文档内容做出一般性解释。批注在审阅者添加注释或对文本提出疑问时十分有用，而当审阅者逐行查看文档时，就要使用修订功能。,1）文档批注：光标定位于插入位置；单击“审阅”工具栏的“批注”按钮，在弹出的下拉菜单中单击“新建批注”，在弹出的“批注”输入框中输入批注内容，即完成一个常规批注的插入。2）文档修订：单击“审阅”工具栏的“拒绝修订”按钮，从弹出的下拉菜单中选择“拒绝修订删除批注”选项，可拒绝修订拒绝删除光标处的批注；单击“审阅”工具栏的“接受修订”按钮，从弹出的下拉菜单中选择“接受修订”选项，可接受光标处的修订；单击“审阅”工具栏的“接受修订”按钮，从弹出的下拉菜单中选择“接受对文档所做的所有修订”选项，可接受全部的修订。,3.1.10 文档打印1.打印设置与打印文档 为了准确地打印出文档，打印前通常需要设置打印的页面范围、份数和打印顺序等。单击“文件”“打印”，弹出“打印”对话框，可以设置需要打印的“页面范围”和“份数”；如果打印多份，可以选择是否“逐份打印”。单击“打印”对话框中的“确定”按钮可打印文档。2.打印预览 在打印输出之前，可以用Word提供的打印预览功能来模拟显示打印效果，从而判定是否满足设计要求。单击“文件”“打印预览”，或单击常用工具栏上的“打印预览”按钮，就会将当前文档的打印预览效果显示出来。,3.2 电子表格软件 Excel,3.2.1 Excel的基本操作 3.2.2 工作表的操作 3.2.3 公式与函数3.2.4 图表的编辑 3.2.5 数据管理3.2.6 常用医学统计分析 3.2.7 预览和打印,3.2.1 Excel的基本操作 1.Excel 的工作界面,Excel 2003的工作界面,2.Excel的基本概念（1）工作簿：Excel应用程序的文档，由多张（最多255张）工作表组成，扩展名为.xls。默认的工作簿名是Book1.xls、Book2.xls、Book3.xls。（2）工作表：我们常说的电子表格，由一些横向和纵向交叉的网格组成，横向的称为行（用阿拉伯数字1、2、3标识，最多65536行），纵向的称为列（用字母A、B、C标识，最多256列），每个工作表都有一个名字，称为工作表标签名，默认的工作表标签名是Sheet1、Sheet2、Sheet3，（3）单元格：是工作表中横向和纵向交叉的一个网格，也是Excel独立操作的最小单位，可用字母数字串命名，如H2表示处于第H列和第2行交叉处的单元格。,3.配置Excel工作环境（1）设置文件保存的目录、最近打开的文件数、工作表数目、工作表字体,（2）更改文件自动保存时间间隔,“选项”中的“常规”标签,3.2.2 工作表的操作1工作表的编辑（1）选定单元格：各种选定方法见书P103表3.5。（2）在单元格内输入数据：Excel能够接受数值型、日期时间型、文本型和逻辑型等4大类数据。1）在一个单元格内输入数据：见书P103表3.6。2）在单元格区域内输入相同的数据：选定单元格区域后输入数据，并按Ctrl+Enter确认。3）选择列表内容输入：右键单击单元格，在快捷菜单中选择“从下拉列表中选择”，然后在列表中选择。4）数据填充：在连续单元格内输入一组有规律的数据。5）设置数据的有效性：数据的有效性是指在单元格中输入的数据的类型和有效范围。,（3）插入行、列或单元格：选择“插入”“行”/“列”或“单元格”（4）删除行、列或单元格：选择“编辑”“删除”命令或单击右键在快捷菜单中选择“删除”命令。（5）清除单元格内容：按Del键（6）移动和复制单元格：拖拽鼠标可实现移动或复制（7）查找或替换单元格内容：单击“编辑”“查找”,2.工作表的格式化 Excel格式设置功能包括单元格内容的字符格式设置、数字格式设置、表格的边框和底纹设置、行高和列宽设置、自动套用格式、条件格式设置等（1）设置单元格字符格式：字符格式包括字符的字体、字号、颜色等，单击“格式”“单元格”“字体”选项卡，在弹出的对话框中设置（2）设置单元格数字格式：单击“格式”“单元格”“数字”选项卡，在弹出的对话框中设置（3）设置对齐方式：单击“格式”“单元格”“对齐”选项卡，在弹出的对话框中设置,（4）添加边框和底纹：单击“格式”“单元格”“边框”选项卡，在弹出的对话框中设置（5）调整行高和列宽：单击“格式”“行”“行高”或“列”“列宽”，在对话框中输入具体数值（6）使用格式：1）自动套用格式：单击“格式”“自动套用格式”，在弹出的对话框中选择某种格式 2）使用条件格式：单击“格式”“条件格式”命令，在弹出的对话框中设置,3.2.3 公式与函数公式：由运算符和运算量组成的表达式函数：预先定义，执行计算、分析等任务的特殊公式1.运算符：包括引用运算符、算术运算符、文本运算符和比较运算符，见书P108表3.72.单元格引用：用以标识工作表中的一个单元格或单元格区域，在公式中用以指明所使用数据的位置引用方法：见书P108表3.8引用方式：分3种,1）相对引用：指向相对于公式所在单元格某一位置处的单元格 2）绝对引用：指向工作表中固定位置处的单元格，它的位置与包含公式的单元格的位置无关 3）混合引用：在公式中对单元格的引用既包括相对引用，又包括绝对引用（3）使用数组公式：能够对两组或两组以上的数据（两个或两个以上的单元格区域）同时进行计算，并返回一种或多种结果,3.函数（1）函数的输入 简单函数可在单元格直接输入，复杂函数可以利用插入函数功能输入（2）函数使用举例 见书P109例3.15（2）函数的功能 函数参数窗口中有当前选定函数的功能说明栏，可以了解当前选定函数的功能（3）函数常见的出错信息 当Excel不能正确计算公式时，将在单元格中显示出错信息，具体含义见书P110表3.9,3.2.4 图表的编辑 图表是指工作表数据的图形化表示 1.图表的创建与编辑：单击“插入”“图表”或单击常用工具栏的“图表向导”按钮，打开“图表向导”对话框，按照“图表向导”的有关说明，一步一步地进行操作 2.图表的格式化：包括修改图表区格式、绘图区格式、网格线格式、数据系列格式、标题及图例格式、坐标轴格式以及设置三维格式等（1）设置坐标、标题、图例等的格式（2）添加数据标志（3）改变图表颜色、图案、边框,3.2.5 数据管理1.数据排序：指把数据清单中的数据按一定的顺序要求重新排列。排序依据的字段称为关键字，Excel最多可以有三个关键字，简单排序则可按一列数据进行排序，复杂排序则可按多列数据进行排序操作步骤：单击“数据”“排序”，打开“排序”对话框，选择关键字及排列方式，单击“确定”按钮即可。,2.数据筛选：指只显示数据清单中满足条件的数据部分，而将其它数据隐藏起来，分为自动筛选和高级筛选两类。操作步骤：单击“数据”“筛选”“自动筛选”/“高级筛选”，弹出相应对话框，按要求设置，再单击“确定”按钮。3.分类汇总：是指按照某一字段的取值对数据清单中的数据进行分类，分别计算每一类某项汇总指标操作步骤：单击“数据”“分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框，按要求设置，再单击“确定”按钮。4.数据透视表：是一种交互式报表，可以快速合并和比较大量数据。也能旋转行和列以看到源数据的不同汇总，还也可显示感兴趣区域的明细数据。,3.2.6 常用医学统计分析 Excel提供了一组数据分析工具，称为“分析工具库”，在建立复杂统计或工程分析时，只需为每一个分析工具提供必要的数据和参数，该工具就会使用适宜的统计或工程函数，在输出表格中显示相应的结果，有些工具在生成输出表格时还能同时生成图表。操作步骤：单击“工具”“数据分析”命令，选择所需分析工具，再按要求设置即可。,3.2.7 预览和打印 为了使打印出的工作表清晰、准确、美观，可以进行页面设置、添加页眉页脚、图片和设置打印区域等工作，并可以在屏幕上预览打印结果。1.页面设置：用于控制打印工作表的外观或版面，包括页面方向、纸张大小、页边距、页眉和页脚等，功能与Word中的页面设置类似。2.添加页眉页脚：单击“视图”“页眉和页脚”“页面设置”选项卡，在“页眉和页脚”对话框设置。设置分页：当工作表的内容超过一页时，Excel会根据纸张大小、页边距等自动进行分页，用户也可根据需要对工作表进行人工分页。打印工作簿：单击“文件”“打印”，弹出“打印”对话框，再根据要求设置即可。,3.3 演示文稿制作软件 PowerPoint,3.3.1 PowerPoint概述 3.3.2 演示文稿的基本操作 3.3.3 演示文稿的编辑 3.3.4 演示文稿的外观设计 3.3.5 演示文稿的放映3.3.6 打印演示文稿,3.3.1 PowerPoint概述 1.PowerPoint的窗口与视图,2.PowerPoint的基本概念（1）演示文稿：PowerPoint 创建的文档，以.ppt为文件扩展名；一个演示文稿文件包含若干张幻灯片，是幻灯片的集合。（2）幻灯片：演示文稿中的每一单页称为一张幻灯片，是演示文稿中既相互独立又相互联系的内容。（3）对象：幻灯片中所插入的文字、图表、结构图、图形、表格以及其它元素，都可称之为对象。（4）版式：是各种对象在幻灯片上的布局格式，也就是幻灯片上内容的排列方式。（5）模板：预先定义好格式的演示文稿。分两种模板：设计模板和内容模板。（6）母版：每个演示文稿都有一个母版集合：幻灯片母版、标题母版、讲义母版和备注母版。,3.3.2 PowerPoint的基本操作 1.演示文稿的建立 单击“文件”“新建”命令 2.演示文稿的打开 单击“文件”“打开”命令 3.演示文稿的保存 单击“文件”“保存”命令或单击“工具“”选项”命令设置自动保存 4.演示文稿的浏览 单击“视图”“幻灯片浏览”命令,3.3.3 PowerPoint的编辑1.新建、插入幻灯片：单击“插入”“新幻灯片”命令 2.选择幻灯片：在幻灯片上单击选一张；按住Shift键后，再单击要选择的幻灯片，可选多张；单击“编辑”“全选”可选所有的幻灯片。3.删除幻灯片：选择要删除的幻灯片；再单击“编辑”“删除幻灯片”命令，或按键，完成删除操作。4.复制幻灯片：选择要复制的幻灯片，单击“插入”“幻灯片副本”命令，或者使用“复制”“粘贴”命令。,3.3.3 PowerPoint的编辑5.移动幻灯片：利用“剪切”和“粘贴”命令可以改变幻灯片的位置，其方法和复制相同。6.为幻灯片编号：单击“视图”“页眉和页脚”命令，在“页眉和页脚”对话框中设置。7.隐藏幻灯片：单击“幻灯片放映”“隐藏幻灯片”命令，或单击“幻灯片浏览”工具栏上的“隐藏幻灯片”按钮。8.对象插入与编辑：幻灯片对象包括文本、表格、图片、组织结构图、图表、各种符号、影片和声音等，不过大多数对象的插入与编辑方法与在Word中基本相同，不再赘述。,3.3.4 幻灯片的外观设计1.应用设计模板：单击“格式”“幻灯片设计”，在弹出的“幻灯片设计”任务窗格选择。2.使用母版：单击“视图”“母版”“幻灯片母版”命令，切换至“母版视图”方式，单击幻灯片母版中对应的占位符，修改其对象格式。3.改变配色方案：单击“格式”“幻灯片设计”命令，在弹出的任务窗格中单击“配色方案”，即可选择使用或编辑配色方案。4.修改背景：单击“格式”“背景”命令，在弹出的对话框中设置。,3.3.5 演示文稿的放映1.设置放映方式：单击“幻灯片放映”“设置放映方式”命令，弹出“设置放映方式”对话框，可设置放映方式、放映幻灯片范围和换片方式。2.演示文稿的播放：（1）自动播放：单击“幻灯片放映”“排练计时”命令（2）人工播放：单击“幻灯片放映”“观看放映”或按下F5键（3）交互播放：在演示文稿中添加超级链接，可以不按顺序放映，形成灵活、方便的交互放映。,3.3.5 演示文稿的放映3.设置幻灯片切换效果：单击“幻灯片放映”“幻灯片切换”命令，在弹出的“幻灯片切换”任务窗格中，选择幻灯片的切换效果、切换速度、换片方式及放映时需添加的声音。4.设置动画效果：（1）使用动画方案：单击“幻灯片放映”“动画方案”命令（2）自定义动画：单击“幻灯片放映”“自定义动画”命令，在展开的“自定义动画片”任务窗格中，可以设置进入、强调、退出、动作路径等。,3.3.6 打印演示文稿（1）页面设置 单击“文件”“页面设置”命令，在弹出的“页面设置”对话框中，可以设置幻灯片的大小，幻灯片编号的起始值以及幻灯片的打印方向。（2）打印选项设置 单击“文件”“打印”命令，在弹出的“打印”对话框中，可以对打印机、打印范围、打印内容、打印份数等进行设置。,3.4 Office中的数据共享与信息交换,3.4.1 Excel与Word的数据交换 3.4.2 Excel与文本文件的数据交换 3.4.3 Excel与Access的数据交换 3.4.4 演示文稿与Word文档的数据交换,3.4.1 Excel与Word的数据交换 1.将Excel中的表格数据复制到Word中操作步骤：（1）在Excel中，选中表格数据区域，单击工具栏中的“复制”按钮（或按Ctrl+C组合键）；（2）在Word文档中，单击要插入Excel表格数据的位置，再单击工具栏中的“粘贴”按钮（或按Ctrl+V组合键）即可。2.将Word文档中的表格复制到Excel中操作步骤：（1）在Word文档中，选中要复制的表格，单击工具栏中的“复制”按钮（或按Ctrl+C组合键）；（2）在Excel中，单击要插入表格的位置，再单击工具栏中的“粘贴”按钮（或按Ctrl+V组合键）即可。,3.4.2 Excel与文本文件的数据交换1.将Excel工作表保存为文本文件操作步骤：（1）在Excel中，选择“文件”“另存为”命令；（2）在“另存为”对话框的“文件类型”中，选择“文本文件（制表符分隔）”或指定为“带格式文本文件（空格分隔）”；（3）指定文本文件的存放目录和文件名后，单击“保存”按钮。,3.4.2 Excel与文本文件的数据交换2.将文本文件导入到Excel工作表中操作步骤：（1）在Excel中，单击“文件”“打开”，（2）在“打开”对话框中，从“文件类型”下拉列表中选择“文本文件”，在“文件名”文本框中输入要导入到Excel的文本文件名，单击“打开”按钮，弹出“文本文件导入向导3 步骤之1”对话框；（3）在“文本文件导入向导”各步骤对话框中，按要求设置，依次单击“下一步”按钮；（4）最后，单击“完成”按钮。,3.4.3 Excel与Access的数据交换1.将Access数据库中的数据导入到Excel工作表中 操作步骤：（1）启动Access系统，打开指定的数据表；（2）选择“工具”“Office链接”，然后从中选择“用Microsoft Office Excel分析”命令即可。2.将Excel工作表中的数据导出到Access数据库中 操作步骤：（1）在Access中，单击“文件”“打开”，弹出“打开”对话框；（2）在“文件类型”列表中选择“Microsoft Excel(*.xls)”选项，指定文件名，单击“打开”按钮，弹出“链接数据表向导”；（3）设置并依次单击“下一步”/“完成”按钮。,3.4.4 演示文稿与Word的转换1.将演示文稿转换成Word文档 操作步骤：（1）在演示文稿文件中，单击“文件”“发送”“Microsoft Office Word”命令，打开“发送到Microsoft Office Word”对话框，在该对话框中选择一种Word文档的版式。（3）选中“粘贴链接”选框，单击“确定”按钮。2.将Word文档转换成演示文稿 操作步骤：（1）打开Word文档；（2）单击“文件”“发送”“Microsoft Office PowerPoint”命令，即可生成一个演示文稿。,