《会务活动策划方案模板》实操应用课件.ppt

会务活动策划方案模板实操应用曾 伟,策划方案的作用：,为什么在组织一场会务活动前要“拟定”一个策划方案？,2、通过为各工作组提供详细的筹备资料，搭建起各小组组内分工策划的三维空间；,3、为后续会务活动策划提供可考察的重要档案和可直接套用的模板；,1、理清策划思路和执行思路，为向领导汇报全案要点和工作进展；,如果你的同事换了新人，她能迅速的了解公司会务活动操作的各个阶段和要点吗？,如果你所管理的部门有多项工作同时开展，你能以最快的速度向领导提交详细的策划方案、并且保证策划质量吗？,如果下一次你还要组织会务活动，难道又要重新从一张空白WORD文档开始吗？,为什么我们要使用“会务活动策划方案模板”呢?,希望有一天这种“语言”能够让各个公司的会务工作者，就像摄制电影的导演一样，无论与哪个“剧组”合作，都能把各项“演出”工作做的井然有序，不会让各公司和各部门之间因“语言不通”，而失去相互交流、借鉴的机会！,所以我们正在努力创造一种“会务策划语言”！,会务活动策划方案模板,I have a dream!,目 录,第一部分 立项阶段指南及附件应用,“编剧”,“摄制”,“上映”,“落幕”,第二部分 筹备阶段指南及附件应用,第三部分 执行阶段指南及附件应用,第四部分 收尾阶段指南及附件应用,“编 剧”,第一部分 立项阶段指南及附件应用,活动策划流程图,做为“导演”（项目经理），我们要对“制片人或投资方”（公司领导）负责，听命于他们对关键“拍摄细节”的决策。所以我们要先运用“蒙太奇”的电影技巧，对“剧本框架”（活动策划流程图）进行模拟，告诉他们我们如何利用他的投资来运作这部电影，直到他觉得他投资的电影“叫好又叫座”（有面子、有票子）；,支招：根据九州通的工作习惯，会务工作的立项是由公司领导提出需求然后交给办公室或企划部进行策划组织，此时这一部门的负责人或相关会务工作人员就被选定为这次会务活动的项目经理（通常被称作会务组组长），由项目经理来行使此次活动的总体规划和组织的工作。但是，这里需要说明的是项目经理虽然是此次活动的总负责人，但不代表活动中的每个细节工作都需要项目经理亲自策划，这时的项目经理只需要完成会务策划模板中的“会务活动策划方案”的起草就可以了，各小组的在筹备和执行活动时,应要求各小组组长拟定分工计划。,第一部分 立项阶段指南及附件应用,如何拟定“剧本”呢？,活动主题和时间的确定,支招：1、在选择日期时要查清当天是否是特殊节日（如无车日），当地有无大型“运动会”、“外宾来访”等重要活动；2、活动时间的安排最多不要连续超过一个半小时；,活动内容的确定,支招：1、会议议程是整个会务活动的核心，常规的包括“公司领导致辞”、“当地领导致辞”、“上下游客户致辞”、“庆贺仪式”这四个主要环节，补充内容还会有颁奖仪式、抽奖、文艺表演、专家演讲、沙龙联谊等多种形式；2、其中“庆贺仪式”是整个活动的重要亮点，其创意形式多种多样，但要能够体现九州通文化，紧扣活动的主题，同时也能符合成本要求。,创意仪式,活动规模的确定,支招：上下游受邀嘉宾人数的控制是决定会议成败的关键点。整个会议活动的所有准备工作都围绕着客户展开的，因此计采部、营销部与项目经理三方之间应在立项阶段共同商议确定邀请的具体人数。人数一但确定，各部门就应该严格控制邀请人数，避免因人数过多造成接待质量大打折扣，如果嘉宾邀请人数有所变更，三方之间应随时沟通；,活动地点的确定(一),支招：应该保持先确定邀请嘉宾人数和活动时间,然后再确定活动地点,最后确定方案的顺序；因为只有在明确嘉宾人数和活动时间后才能与酒店、会场等活动场所确定预订事宜，也只有在明确了时间、地点、人物这一些基本条件后策划方案才有拟定的依据和设想范围。,活动地点的确定(二),支招：考察人员在对活动地点进行实地考察时应该携带会务活动立项阶段策划指南表格及笔、笔记本、名片、照相机等物品，同时应尽量选择可一次性容纳全部嘉宾的住宿、便餐、主会场、宴会厅等地点，降低会务活动组织的复杂程度；,礼仪公司确定,支招：1、如果对当地礼仪公司不了解，应该选择二、三家礼仪公司进行比价或招标；2、一定要弄明白礼仪公司的接口人是否同时负责几个项目在做，以免其日后顾此失彼；3、在与礼仪公司签订的合同中应明确外聘人员和外租设备的种类、数量、质量、安装时间、到位时间的同时，不忘随时跟进外聘单位筹备进度，避免不可抗因素的影响；,活动预算确定,成立“组委会”,支招：在召开此次活动碰头工作会议后，应该立即确定“会务活动策划方案”，并严格要求各组组长以“会务活动组委会各岗位职责分工”为工作范围，在三个工作日内拟定本组的“小组分工计划”，并提交项目经理审核！项目经理此时可初步掌握参与此次活动所有工作人员姓名（在此后的筹备阶段工作中人员有临时的变动时，只需要更换、增加、删减姓名即可）。在各“小组分工”明确后立即开始各组工作，此时会务活动进入筹备阶段；,里程碑,立项阶段附件包,1、会务活动策划方案；,2、会务活动组委会各岗位职责分工；,3、会务活动流程图；,4、会务活动里程碑计划；,“摄 制”,第二部分 筹备阶段指南及附件应用,第二部分 筹备阶段指南及附件应用,文案策划,支招：1、一定要将确定的策划方案，在碰头会后发给每个人小组负责人，供其参考拟定其小组内的工作分工；2、需要长时间设计、制作的VI物料文案应该先行起草,并尽早提交VI设计人员，而领导讲稿、主持人串词、嘉宾讲稿等文案可根据嘉宾邀请进度和公司领导对议程更新的要求依次起草。,会务VI设计,支招：1、在文案策划人员进行文案策划的同时，项目经理和VI设计人员和应该与广告礼仪公司、酒店等相应支持单位共同商议现场布置和执行的各项细节工作（具体参照“会务活动筹备阶段指南”的步骤进行）；2、最好在考察时对每个需要导入会务VI要素的地点进行拍照，实景照片有利于设计人员了解场地色调，从而较好的选择主体颜色和形状；,嘉宾邀请,支招：此环节为筹备阶段工作的关键点！嘉宾邀请与各组的筹备工作息息相关，所以有嘉宾邀请任务的各组负责人应该随时进行与会嘉宾人数的更新通报，切记！,会务VI系统导入,支招：1、会务VI设计制作人员一定要在导入前以会务VI导入清单为指导，核对所有VI导入物料数量和质量；2、在导入前，会务VI设计制作人员一定要电话通知各小组负责人主动申领所需要使用的VI物料；,租用物资,支招：1、与出租单位签订的合同中应明确外租设备的种类、数量、质量、到位时间；2、随时跟进外聘单位筹备进度，避免不可抗因素的影响；,购买物资,支招：1、需要订制的物品应该预留制作时间；2、赠送的礼品以生活实用物品或具有本地特色的纪念品为主；,环境整顿和工作人员演练,支招：签到处、上下游嘉宾接待人员必须对活动现场进行实地考察，在条件允许的情况下应该实地演练一次，以必免临场工作人员不知道实际的工作位置，有利于工作人员在执行当天更快融入工作中去；,全体员工动员大会,支招：在召开动员大会之前，项目经理应该与各组组长之间一定要及时保持信息沟通（特别是信息变更后的沟通最为重要），应必免工作组之间因信息不对称引起的工作失误，切记哦！,里程碑,筹备阶段附件包,1、（范例）会务活动VI导入清单；,2、（范例）会务活动使用类物料清单；,3、嘉宾邀请文案；,4、会务VI导入文案；,5、嘉宾接待车辆录音稿及配乐；,10、会务礼仪培训ppt；,6、活动现场平面图；,7、各组主要工作人员通讯录；,8、会务活动风险管理计划；,9、组委会各小组分工明细表；,筹备阶段附件包,“上 映”,第三部分 执行阶段指南及附件应用,第三部分 执行阶段指南及附件应用,第三部分 执行阶段指南及附件应用,在执行阶段的工作当中“项目经理”充当的不应该是救火队员的角色，而应该是现场监督、检查人的角色，此时项目经理手上必须持有模板中的“会务活动执行阶段指南”、“会务活动使用类物料清单”、“会务活动VI导入清单”这三份材料，从而做到对现场人和物全面掌控；,第三部分 执行阶段指南及附件应用,会务活动执行阶段指南,管理人和流程,会务活动使用类物料清单,管理购买、租用、领用的物料,会务活动VI导入清单,管理设计、印刷、制作的物料,接站环节,支招：会务组工作人员应该提前通知“接站人员”在接站前向营销部和采购部索要嘉宾的名单和接站所必须的各种物料；,签到环节,支招：1、为有效管理房卡，建议将房卡先从酒店全部领出，并统一在签到处分配房卡的方式。2、如果时间允许可根据嘉宾职务、嘉宾性别、嘉宾人数等信息，提前将房间分配到每个嘉宾名下；,食宿环节,主会场环节(一),支招：1、重要领导一定要安排专人引导入座；2、如果前排领导需要佩戴胸花则应该安排礼仪小姐亲手为领导戴上；,主会场环节(二),支招：项目经理应在会议执行前三天与广告礼仪公司、酒店的负责人随时保持沟通，不断督促礼仪公司和酒店提供物料、演出人员必须在规定时间内到位。,当天签到环节,支招：为必免礼品被恶意领取，可制作礼品券，凭礼品券领取礼品；,展销会环节,支招：1、如果是单一的产品信息交流会在邀请嘉宾时应利用“错开各地区客户到达的时间”的方式，平均每个时段展区内的人流量；2、可采用在部分展位收集若干印花统一对奖的形式，增加客户在各展位的到达率；,庆贺大会环节,支招：1、主会场和宴会厅领导座牌通常在活动执行当天才能最终确定，因此领导座牌名单和领导座牌打印工作应该在当天安排专人完成；2、在公司领导演讲稿中问候领导的姓名，往不能事先撰写在演讲稿中。此时，可在会议开始前几分钟，将经确认到场后的问候词部分内容打印若干份，交给讲话领导，让其在演讲中念出正确的被问候者姓名。3、如果议程中有为客户颁发奖杯的环节，此时应该在客户上台领取奖品之前为其准备可以识别其身份或单位的显著标识，以免由于颁奖嘉宾不认识得奖嘉宾，而造成颁错奖、拿错奖牌的情况；,欢迎宴会环节,送客环节,里程碑,执行阶段附件包,1、签到处文案；,2、庆贺大会（仪式）讲稿；,3、会议气氛营造音乐；,“落 幕”,第四部分 收尾阶段指南及附件应用,第四部分 收尾阶段指南及附件应用,当“演出落幕”之后，还有三个必不可少的工作要做：第一个：“票房赢利核算”（支出和收入核算）第二个：“宣传推广”（公司网站、纪念册）第三个：“庆功宴”（总结会议）,收尾阶段工作分解计划,里程碑,支招 1、收尾阶段的工作中最重要的就是各个小组的“总结报告”，通过召开各组的总结会相互交换活动的经验教训，是为下一次会务活动打地基的大好机会,切记不要因为工作繁忙而忽略此项工作；2、会后如果需要制作记念册和宣传册碟片,应该安排专业人员负责摄像,并安排三部以上的相机进行拍照,保证会后宣传物料的质量；3、建议在总结大会上，向表现突出的工作组和个人颁发物质或精神奖励，以鼓励在今后的会务活动中形成不断优化、不断创新的工作局面。,1、（范例）网站新闻稿；,收尾阶段附件包,2、（范例）襄樊开业庆典宣传册文案；,3、（范例）会务活动费用开支明细；,