一切为了高效——时间管理及工作计划课件.ppt
一 切 为 了 高 效!,时间管理与工作计划,Page 2,这可怕的抱怨,正使我们变成痴男怨女!,时间不够用啊,不够用!我到底在忙什么?,为什么我总被打断?!计划赶不上变化!做来干嘛!,执行力在哪里啊?!说了这么多遍,怎么还会错!,Page 3,1.你通常工作很长时间吗?2.你通常把工作带回家吗?3.你感到很少花时间去做你想做的事吗?4.如果你没有完成你所希望做的工作,你是否有负罪感?5.即使没有出现严重问题或危机,你也经常感到工作有很多压力?6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件?7.你时常在做重要工作时被打断吗?8.你在办公室用餐吗?,你只需回答“Yes”Or“No”。,把脉,Page 4,9.在上个月里,你是否忘记一些重要的约会?10.你时常把工作拖到最后一分钟,然后很努力地去做完它们?11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗?12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗?13.当你长休了一段时间,你是否有负罪感?14.你常无暇阅读与工作有关的书籍?15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的事?16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来?,Page 5,结果,Page 6,重要性,紧急性,紧急重要,十字交叉大法以价值和重要性为导向管理时间,不紧急但重要,紧急不重要,不紧急不重要,对于紧急重要的突发事件,要本人亲自、立刻处理;,对于不紧急但重要的,则要本人进行战略规划,花最多的时间去处理,对于紧急不重要的工作,要减少所花时间,酌情委托下属去处理,对于不紧急不重要的工作可以不去处理,或花最少的时间处理,20%时间,60%时间,15%时间,5%时间,Page 7,谁偷走了我们的时间?!,Page 8,电话打扰或者社交闲谈,害怕冒犯别人 希望保持消息灵通 自我膨胀 享受社交的乐趣,阻绝干扰,过滤访客与电话 设置一些暗示社交时间结束的技巧 集合你的时间,去处理电话、文件等,Page 9,不速之客,延后处理 把访客转交给别人 另外安排时间 学会过滤 不要让别人找到你,Page 10,沟通不良,不明白事情的重要性 没有时间 没有倾听 沟通的目的不明确 时机不当 沟通的机会不够,学会倾听 使用恰当的字眼 运用非语言式的沟通,Page 11,会议耽误,提前准备,首先安排议程,无准备、无目的、无议程,会议过多或会议时间过长,会议的时间和次数要恰当,讨论脱离议程的内容,不能准时开会/散会,会而不议,议而不决、决而不行,务必准时开会和散会,不讲废话,会而有议、议而要决、决而必行,Page 12,事必躬亲1,作为管理人员:学会让下属/同事独当一面;不断地教他要接纳错误,从错误中学习;学会授权,学会信任同事及下属,利用进度报告加以控制。,Page 13,事必躬亲2,应注意:学会表达完整,不让人觉得模糊,要求部属遵从指令,确定任务内容;如果人手不足,部属工作过量,当一个主管的你应该学习先完成一部分,再完成另一部分,先把这个阶段的事情完成,再把下一个阶段完成,而不要一次性的赋予他们更多的任务或事情。,Page 14,1、订购一张明天到北京的软卧火车票;2、打扫办公室的清洁;3、9:30出发到火车站接一位从总部来的检查专员;4、通知相关店长下午14:00和总部检查专员座谈;5、安排中午店长及总部来的检查专员吃饭事宜;6、前台告之有客人正在前台投诉,要求见店长;7、客房主管汇报说客房有两个同事因矛盾正在打架;8、此时,前台告知出现客户投诉(房间内有人摔伤);9、前台告知下午14:00将会停水停电。,店长上午8:00把你叫到办公室,让你今日务必处理好下列事情:,Page 15,处方,1、做好事前控制2、做好过程监控3、做好结果反馈,一切为了高效,计 划,Page 16,Why,What,Who,When,Where,Howto,1、做好事前控制5W3H(“一站式”工作思维),5W3H,任务如何做?可以借助类似的成功先例吗?哪种方式最有可能达成目标?可能会遇到的问题是什么?解决方法呢?,制定任务目标的原因?明确目标的原因及目的论证可行性(一定是可以做到的)变“要我做”为“我要做”,任务的目标是什么?明确目标内容及要求完成任务的标准清晰,任务的参与人员?我知道谁负责,对方也清楚我知道谁协助,对方也清楚,任务执行的地点地点明确引申:范畴?着力点?,任务的时间要求?时间要求明确时间和谁有关?,Howmuch,任务需要多少投入?如果忽视成本投入,不注意成本预测,那么,这种计划就不是一种成功的计划,Howlong,任务需要多久完成?任务完成时间段的把控,Page 17,1.1 一个完整的接受任务的过程,Page 18,2、做好过程监控,P(plan,计划):从问题定义到行动计划,D(do,实施):实施行动计划,C(check,检查):评估结果,A(action,处理):标准化和进一步推广,PDCA美国质量管理专家戴明博士首先提出,所以又称为“戴明环”。PDCA精神是发现、改善各种管理困难,并不停顿地周而复始地运转。,Page 19,2.1 PDCA的特点,Page 20,3、做好结果反馈,1.分析现状,找出存在的问题2.分析产生问题的各种原因或影响因素3.找出主要因素4.制定措施,提出行动计划(5w3h)4.1 寻找可能的解决方法 4.2 测试并选择 4.3 提出行动计划和相应的资源,5.实施行动计划,6.评估结果(分析数据),7.标准化和进一步推广8.把未解决或新出现的问题转入下个PDCA循环,plan,2.2 PDCA步步通,do,check,action,8个步骤,Page 21,3、做好结果反馈,是否在规定的时段,对失误、疏忽、敷衍、损害诚实地总结?,是否已经养成“汇报问题的同时,一并寻求最佳的解决方法“的习惯?,是否做到了奖惩分明?把任务交给了对的人?,成功的经验是否得到了推广?,Page 22,3.1 分店 部门 2010年 月工作计划、总结表(模板),Page 23,一些方法和诀窍,Work more efficiently,更加高效工作,Page 24,1、团结就是力量,每次讨论结束之后组织、归类和评估,Together,We create more,所有的小组成员都应该参与明确讨论的目的发表想法、观点,但不驳斥别人的想法和观点发表观点时应简单明确,Page 25,2、角色进入想入非非,如果我们能在脑海里清晰生动地浮现出自己达到目标的情景,我们就能更快、更好地实现计划。而问题的关键在于我们想象和专注的程度如何。比如,要组织分店员工会议了!作为主持者,我应该,议程要详细(不然,开会干吗?),时间、地点、人物(一个都不能少),设施设备要提前准备(投影、文档、电脑),还有会议总结,Page 26,3、承诺一诺千金,As good as gold,写下你的承诺,告诉同事!强化断言,他人监督,Page 27,不要过于沉湎于制定计划的过程,这会妨碍我们判断应该开始着手实施的时机,一旦就绪,立即实施,4、立即行动go,go,go!,Page 28,5、实践是检验整理的唯一标准,计划的灵活性计划的修正,计划的总目标不变,实现目标的进程可以因情况的变化发生改变,THANK YOU,