一切为了高效——时间管理及工作计划课件.ppt

一 切 为 了 高 效！,时间管理与工作计划,Page 2,这可怕的抱怨,正使我们变成痴男怨女！,时间不够用啊，不够用！我到底在忙什么？,为什么我总被打断？！计划赶不上变化！做来干嘛！,执行力在哪里啊？！说了这么多遍，怎么还会错！,Page 3,1.你通常工作很长时间吗？2.你通常把工作带回家吗？3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7.你时常在做重要工作时被打断吗？8.你在办公室用餐吗？,你只需回答“Yes”Or“No”。,把脉,Page 4,9.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10.你时常把工作拖到最后一分钟，然后很努力地去做完它们？11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的事？16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？,Page 5,结果,Page 6,重要性,紧急性,紧急重要,十字交叉大法以价值和重要性为导向管理时间,不紧急但重要,紧急不重要,不紧急不重要,对于紧急重要的突发事件，要本人亲自、立刻处理；,对于不紧急但重要的，则要本人进行战略规划，花最多的时间去处理,对于紧急不重要的工作，要减少所花时间，酌情委托下属去处理,对于不紧急不重要的工作可以不去处理，或花最少的时间处理,20%时间,60%时间,15%时间,5%时间,Page 7,谁偷走了我们的时间？！,Page 8,电话打扰或者社交闲谈,害怕冒犯别人 希望保持消息灵通 自我膨胀 享受社交的乐趣,阻绝干扰，过滤访客与电话 设置一些暗示社交时间结束的技巧 集合你的时间，去处理电话、文件等,Page 9,不速之客,延后处理 把访客转交给别人 另外安排时间 学会过滤 不要让别人找到你,Page 10,沟通不良,不明白事情的重要性 没有时间 没有倾听 沟通的目的不明确 时机不当 沟通的机会不够,学会倾听 使用恰当的字眼 运用非语言式的沟通,Page 11,会议耽误,提前准备，首先安排议程,无准备、无目的、无议程,会议过多或会议时间过长,会议的时间和次数要恰当,讨论脱离议程的内容,不能准时开会/散会,会而不议，议而不决、决而不行,务必准时开会和散会,不讲废话,会而有议、议而要决、决而必行,Page 12,事必躬亲1,作为管理人员：学会让下属/同事独当一面；不断地教他要接纳错误，从错误中学习；学会授权，学会信任同事及下属，利用进度报告加以控制。,Page 13,事必躬亲2,应注意：学会表达完整，不让人觉得模糊，要求部属遵从指令，确定任务内容；如果人手不足，部属工作过量，当一个主管的你应该学习先完成一部分，再完成另一部分，先把这个阶段的事情完成，再把下一个阶段完成，而不要一次性的赋予他们更多的任务或事情。,Page 14,1、订购一张明天到北京的软卧火车票；2、打扫办公室的清洁；3、9:30出发到火车站接一位从总部来的检查专员；4、通知相关店长下午14:00和总部检查专员座谈；5、安排中午店长及总部来的检查专员吃饭事宜；6、前台告之有客人正在前台投诉，要求见店长；7、客房主管汇报说客房有两个同事因矛盾正在打架；8、此时，前台告知出现客户投诉（房间内有人摔伤）；9、前台告知下午14:00将会停水停电。,店长上午8:00把你叫到办公室，让你今日务必处理好下列事情：,Page 15,处方,1、做好事前控制2、做好过程监控3、做好结果反馈,一切为了高效,计 划,Page 16,Why,What,Who,When,Where,Howto,1、做好事前控制5W3H（“一站式”工作思维）,5W3H,任务如何做？可以借助类似的成功先例吗？哪种方式最有可能达成目标？可能会遇到的问题是什么？解决方法呢？,制定任务目标的原因？明确目标的原因及目的论证可行性（一定是可以做到的）变“要我做”为“我要做”,任务的目标是什么？明确目标内容及要求完成任务的标准清晰,任务的参与人员？我知道谁负责，对方也清楚我知道谁协助，对方也清楚,任务执行的地点地点明确引申：范畴？着力点？,任务的时间要求？时间要求明确时间和谁有关？,Howmuch,任务需要多少投入？如果忽视成本投入，不注意成本预测，那么，这种计划就不是一种成功的计划,Howlong,任务需要多久完成？任务完成时间段的把控,Page 17,1.1 一个完整的接受任务的过程,Page 18,2、做好过程监控,P(plan，计划):从问题定义到行动计划,D(do，实施):实施行动计划,C(check，检查):评估结果,A(action，处理):标准化和进一步推广,PDCA美国质量管理专家戴明博士首先提出，所以又称为“戴明环”。PDCA精神是发现、改善各种管理困难，并不停顿地周而复始地运转。,Page 19,2.1 PDCA的特点,Page 20,3、做好结果反馈,1.分析现状，找出存在的问题2.分析产生问题的各种原因或影响因素3.找出主要因素4.制定措施，提出行动计划（5w3h）4.1 寻找可能的解决方法 4.2 测试并选择 4.3 提出行动计划和相应的资源,5.实施行动计划,6.评估结果（分析数据）,7.标准化和进一步推广8.把未解决或新出现的问题转入下个PDCA循环,plan,2.2 PDCA步步通,do,check,action,8个步骤,Page 21,3、做好结果反馈,是否在规定的时段，对失误、疏忽、敷衍、损害诚实地总结？,是否已经养成“汇报问题的同时，一并寻求最佳的解决方法“的习惯？,是否做到了奖惩分明？把任务交给了对的人？,成功的经验是否得到了推广？,Page 22,3.1 分店 部门 2010年 月工作计划、总结表（模板）,Page 23,一些方法和诀窍,Work more efficiently,更加高效工作,Page 24,1、团结就是力量,每次讨论结束之后组织、归类和评估,Together,We create more,所有的小组成员都应该参与明确讨论的目的发表想法、观点，但不驳斥别人的想法和观点发表观点时应简单明确,Page 25,2、角色进入想入非非,如果我们能在脑海里清晰生动地浮现出自己达到目标的情景，我们就能更快、更好地实现计划。而问题的关键在于我们想象和专注的程度如何。比如,要组织分店员工会议了！作为主持者，我应该,议程要详细（不然，开会干吗？）,时间、地点、人物（一个都不能少）,设施设备要提前准备（投影、文档、电脑）,还有会议总结,Page 26,3、承诺一诺千金,As good as gold,写下你的承诺，告诉同事！强化断言，他人监督,Page 27,不要过于沉湎于制定计划的过程，这会妨碍我们判断应该开始着手实施的时机,一旦就绪，立即实施,4、立即行动go,go,go！,Page 28,5、实践是检验整理的唯一标准,计划的灵活性计划的修正,计划的总目标不变，实现目标的进程可以因情况的变化发生改变,THANK YOU,