某科技有限公司网络与营销管理制度汇编.doc

某某生物科技有限公司某某网络与营销管理制度汇编(讨论稿)二0一0年十月网络建设（新建、变更、撤销）管理规定7第一章 总则7第二章 组织机构和职能7第三章 网络建设（新建、变更、撤销）管理规定7第四章 附则10网络VI物品使用管理规定11第一章 总则11第二章 网络VI物品定义11第三章 VI物品设计、制作11第四章 VI物品申请、发放11第五章 VI物品使用12第六章 VI物品保管12第七章 附则12分销中心装修管理规定13第一章总则13第二章 分销网络店面装修管理细则13第三章 附则15渠道建设费下拨、使用及核销实施细则16第一条：渠道建设费用的使用范围16第二条：渠道建设费用的申请与拨付16第三条：渠道建设费用的使用及核销16第四条：渠道建设费用专款专用17第五条：其他事项17网络仓库租赁制度18第一章总则18第二章仓库名称定义18第三章配送中心租赁管理19第四章 物流中心的设立与管理22第五章 附则22网络仓储货物管理办法23第一章 总则23第二章仓库资质管理23第三章 仓库环境、货物摆放23第四章 货物进出库管理25第五章 仓库巡查28第六章 仓库费用结算28业务流程管理办法30第一章 总则30第二章组织机构和职责30第三章 流程的制定、审批与执行30第四章流程执行检查31第五章 流程持续优化31第六章 考核与处罚32第七章 附则32业务单据、单证管理办法33第一章总 则33第二章组织机构和职责33第三章业务单据、单证的制作依据33第四章业务单据、单证的制作、审核标准34第五章业务单据、单证的传递标准34第六章业务单据、单证存档标准34第七章 附 则35放货专用章管理办法36存货管理办法37第一章 总则37第二章 存货预算管理办法37第三章 总部出入库管理办法38第四章 库存盘点管理办法40第五章 库存预警管理办法41第六章 附 则43物流服务商资质考核管理办法44第一章 总则44第二章 物流服务商资质考核的具体办法44第三章 附则45货物损耗管理办法46第一章 目的46第二章 相关定义46第三章 损耗管理原则47第四章 损耗考核比率的标准制定及考核47第五章 损耗货物的处理流程47第六章 损耗货物报批流程50第七章 会计处理51第八章 损耗情况公示52第九章 其他规定52宣传促销品管理办法54第一章 总 则54第二章 宣传促销品制作管理54第三章 宣传促销品发放管理55第四章 宣传促销品组织实施流程55第五章 附 则56经销商会议管理规定57第一章 总 则57第二章 经销商会议管理细则57第三章 经销商会议申请流程58第四章 附 则58分销网络维权打假管理制度59第一部分 维权打假工作定义59第二部分 维权打假工作机构职责59第三部分 获取制假售假信息的渠道59第四部分 维权打假工作流程60第五部分 重要事项62农化服务管理制度63第一章 总 则63第二章 组织结构和职能63第三章 农化服务和品牌推广活动组织原则及要求64第四章 其 他64第五章 附 则64平面宣传品及袋皮唛头设计审核流程及管理规范65第一章 总 则65第二章 平面宣传品设计审核流程65第三章 袋皮唛头设计审核流程与使用规范67第四章 附 则70商标使用管理办法71第一章 总 则71第二章 商标管理原则71第三章 商标的使用72第四章 商标使用注意事项73第五章 附 则73受控文件网络建设（新建、变更、撤销）管理规定网络管理制度编号: WL01版本号: 20101215修订日期: 2010-12-15网络建设（新建、变更、撤销）管理规定第一章 总则第一条 为规范某某生物科技有限公司（下称某某公司）网络建设管理，明确分销网络建设工作的内容、原则及要求，确保公司战略目标的实现，达到服务促进销售，提升分销网络价值的目的，特制定本制度。第二条 本制度适用于某某公司及分子公司层面的分销网络建设（新建、变更、撤销）等的组织实施。第二章 组织机构和职能第三条 某某公司网络管理部门负责网络建设相关工作的统筹安排和组织实施；各分子公司设置网络建设专职工作人员，负责与网络管理部门的日常联系和分销网络建设工作的具体落实工作。第四条 网络管理部门的网络建设职责（一） 公司网络建设战略的统一规划制定。（二） 公司网络建设预算的统一制定。（三） 网络建设的组织、督导与培训。第五条 各分子公司的网络建设职责（一） 分子公司年度网络建设计划、预算的建议。（二） 本区域内网络建设的落实和组织实施。第三章 网络建设（新建、变更、撤销）管理规定第六条 网络新建、变更、撤销原则 网络建设应根据公司的网络发展战略及年度建设目标要求，按照“因地制宜推进网络建设，深入挖掘乡镇级、村级客户；充分发挥信息调研、产品销售、渠道维护、品牌推广、农化服务、维权打假的六大职能”的建设思路，并结合网络发展的实际情况，对分销中心建设工作进行总体规划。以提升分销网络价值，促进产品销售。第一部分 网络建设（新建）管理固定第七条 网络建设的实施内容 网络建设由网络管理部门按照公司网络发展战略，统一规划制定，分子公司负责落实和组织实施。（一） 网络发展规划 网络管理部门按照公司发展战略，统一制定网络发展规划。（二） 分子公司市场调研 市场调研是分销中心建设前期的重要准备工作，分子公司根据网络管理部门的规划，对拟建分销中心的区域进行调查和研究。主要内容包括：拟建分销中心的市场容量、耕地面积、种植结构、用肥习惯以及其地理位置、交通状况、物流及仓储设施条件、竞争对手状况等待。（三） 可行性分析 分子公司对拟建分销中心进行可行性分析，形成可行性报告上报网络管理部。报告包括：预计投入费用、预计销售量、预计运营费用、预计利润、预计销售年增长率等方面。（四） 选址租赁 分销中心的选址和租赁是具有风险性的一个环节，房屋的质量、位置、租赁价格和房东的配合程度都会影响到分销中心以后的运营，所以，分销中心的选址严格按照网络管理部门的规定，房屋租赁合同统一使用公司出具的版本。选址要求店面选址农贸集散地、农产品交易市场，或者生物投入品需求强劲的地区；租赁要求房屋产权等情况清晰。（五） 物流支持 新建分销中心应根据网络管理部门的统一规划，优先共享周边已租仓库资源，若确实需要租赁新仓库，参照某某公司仓库租赁制度及公司执行管理部门等相关部门的相关管理规定执行。（六） 工商注册 在分销中心建设申请批准后，网络管理部门及时通知分子公司。分子公司将当地工商行政管理局所需要盖章的材料邮寄到网络管理部门盖章。注册登记完成后，分子公司将营业执照复印件邮寄到网络管理部门备案。（七） 店面装修 具体实施请参照某某公司店面装修管理规定。（八） VI实施 网络VI物品配置严格按照网络管理部门相关规定执行。具体使用方法请参照某某公司VI使用管理规定。（九） 资产配置与人员安排资产配置与人员具体安排根据分销中心资产与人员配置标准，并分别参见办公室及人力资源管理部门相关规定执行。（十）开业运营 分子公司在全部完成以上工作后，新建分销中心即可开业。以上网络建设实施内容的具体规划实施流程如下图（可同时进行）可行性分析市场调研人员安排开业运营资产配置VI实施店面装修工商注册物流支持选址、租赁发展规划第二部分 网络建设（变更、撤销）管理规定第八条 网络变更、撤销的实施内容 网络变更、撤销由分子公司按照区域发展战略，并结合实际运营效果，统一制定，上报网络管理部门审批，获得批准后方可落实和组织实施。第九条 网络变更、撤销的实施程序（一） 分子公司按照区域发展战略，结合分子公司所属分销网络实际情况，进行变更、撤销申请。（二） 分子公司向网络管理部门提出分销中心变更、撤销的书面请示，内容包括：1、 分销中心基本情况：简明说明分销中心撤销前经营情况，包括：人员、盈亏、风险管控、分销中心房屋使用情况、房屋租赁合同是否到期、调整的原因等情况。2、 调整计划说明分销中心调整的方式（变更或撤销）。若变更，请详细说明新地址的位置、经营环境、房屋情况等，说明因此而产生的费用。3、 调整方案：分子公司必须要对以下几点进行说明（1） 人员、固定资产及存货处置情况；（2） 店头店招及VI用品处置情况；（3） 房租问题处理情况（包含原房屋及拟租房屋的面积及租金）（4） 分销中心营业执照处理情况。（三）分子公司将分销网络变更、撤销申请书经分子公司经理签字确认后，报送网络管理部门，经网络管理部门审批同意后，分子公司对分销网络进行变更、撤销。第四章 附则第十条 本制度由某某生物科技有限公司网络管理部门负责解释和修订。第十一条 本制度自公布之日起实施，未尽事项按本公司有关制度执行和办理。 受控文件网络VI物品使用管理规定网络管理制度编号: WL02版本号: 20101215修订日期: 2010-12-15网络VI物品使用管理规定第一章 总则第一条 为维护和统一分销网络形象，特对网络VI物品设计制作、申请、使用、保管流程进行规范。第二条 本规定适用于某某生物科技有限公司及分子公司第二章 网络VI物品定义第三条 网络VI物品定义：网络VI物品是指在分销中心配备的用于统一分销网络形象、展示某某公司企业文化内涵的VI制作品，主要包括：店头、店招、门窗贴、吸塑灯箱、logo背板、资料架、展板、客户告知书、价签纸、价签杆、pop吊旗、大吊旗、易拉宝、X展架、道旗、横幅、竖幅等.。网络VI物品具有规范、统一美观的形象，突出某某文化理念。网络的VI物品必须要严格统一。第三章 VI物品设计、制作第四条 上述定义的网络VI物品，需要由网络管理部门进行统一设计、制作，统一发放到分销网络进行使用，严禁分销网络自行制作。第四章 VI物品申请、发放第五条 网络各分销中心在VI物品使用完毕、破损、丢失、老旧等情况下，需及时向分子公司提报VI物品申请。第六条 网络各分销中心在申请VI物品时，需填写VI物品需求表，报各自分子公司。第七条 分子公司将VI物品需求表汇总，打印并经分子公司经理签字确认后，发电子版至网络管理部门，打印版由分子公司存档、建立台账备查。第八条 网络管理部门收到分子公司VI物品需求表，经与分子公司核实后，将此表发送给广告制作公司。第九条 广告制作公司要严格按照分子公司VI物品需求表上的申请内容制作相关物品，并在制作完成后，按照表格上的收货信息将VI物品发放到某某公司网络各分销中心，错发、误发的VI物品我公司不予结账。第十条 分销中心在货物运输部门提取VI物品时，要第一时间进行验收并填写货物验收清单，货物验收清单为某某公司VI物品验收凭证，分销中心必须依实际情况认真填写、签字确认，并传真至广告公司。经双方核对、确认无误后，作结账凭证。对于破损的VI物品，分销中心负责人在货物验收清单上注明，并要向货物运输部门所要破损证明，传真至广告公司，以便广告公司保险索赔。第五章 VI物品使用第十一条 网络VI物品都具有重要的使用含义，各分子公司、分销中心要严格按照使用规范进行摆放和使用。第十二条 网络VI物品是标准化工作实施的重要组成部分，各分子公司、分销中心必须严格执行。第十三条 网络VI物品具体使用细则参照标准化文件中的VI元素应用标准及使用手册。第六章 VI物品保管第十四条 网络各分销网络中心在得到VI物品后，需要严格按照使用规范进行布置与使用。分销中心日常维护要求干净整洁，物品摆放有序；桌面、办公室、VI物品、墙面无灰尘；地面整洁；门窗玻璃干净、明亮。第十五条 使用中的VI物品需要不定时的进行保洁、保养维护，以延长使用时间。剩余的VI物品需要分销中心精细保管，严防潮湿、风化、丢失。第十六条 分销网络VI物品原则上仅供分销中心使用，不得擅自将分销网络VI物品赠送客户或挪作它用。第七章 附则第十七条 本规定由某某生物科技有限公司网络管理部门负责解释和修订，自颁布之日起实施。第十八条 本制度自公布之日起实施，未尽事项按本公司有关制度执行和办理。 受控文件分销中心装修管理规定网络管理制度编号: WL03版本号: 20101215修订日期: 2010-12-15分销中心装修管理规定第一章 总则第一条 为进一步规范分销网络形象，增强分销网络装修的规范统一性，并控制分销网络成本，制定本规定。第二条 本规定适用于公司分销中心装修的实施。第二章 分销网络店面装修管理细则第三条 装修公司的选择标准以及程序（一） 应选择分销中心所在区域的装修公司：根据实际情况，分销中心密集的区域，各分销中心可在保证效率的前提下，共用一家装修公司；分销中心距离较远的区域可以单独使用一家装修公司。（二） 在选择装修公司前，应到装修市场考察，多方询价，力求降低成本。选择2-3家质优价廉的装修公司进行比较，从中确定一家上报网络管理部门。（三） 上报的装修公司必须合法成立、资质较好、能够开立正式发票、诚信负责。如果资质等方面存在虚假之处，或者故意抬高价格、侵犯公司权益的，分子公司、分销中心的直接责任人应接受公司的相关处罚。第四条 签订装修合同的注意事项（一） 装修合同按照公司的标准合同签订，不充许各地使用其他样式的合同自行签约。装修合同应签署四份，一份装修公司留存，一份给分子公司留存，一份由网络管理部门留存，一份法律管理部门留存。（二） 款项应分次支付，至少预留20的款项在装修完毕、验收合格后支付。（三） 条款与标准合同不符的，应在签署装修合同前上报网络管理部门批准。第五条 与装修公司洽谈价格的程序以及要求：（一） 应按照门店装修预算单和门店装修验收单，根据实际情况对拟租分销中心的装修项目进行勾选确认，作为装修公司进行报价的活动的依据。（二） 装修公司应依照装修项目进行报价，提出分销中心装修预算。（三） 责任人应对装修公司的报价进行还价，务必将价格控制在当地平均水平之下。（四） 价格条件和装修质量等条款应得到网络管理部门的批准；装修过程应接受网络管理部门以及网络管理部门指定人员的监督。、（五） 装修之前，应按照网络管理 部门指定人员以及广告公司的要求，对房屋进行详细拍照，对面积尺寸等进行细致测算。（六） 装修工作完成后，网络管理部门组织人员对装修情况进行验收、拍照，并形成书面报告。装修验收的结果是决定是否向装修公司支付余款的重要依据。第六条 分销中心内部装修标准门、窗：如原房屋无外门、窗或需要更换破损的门、窗，可才虑安装铝合金或塑钢门、窗。灯：1、未吊顶房屋原则上采用双管管灯。2、吊项房屋采用三管隔栅灯。墙面：外墙面：干净整洁，无破损；内墙面：1、采用优质漆粉刷成白色。 2、墙面必须做到触手不掉白，无干裂、起皮、掉皮现象。线路埋设：若涉及线路埋设，必须使用正规厂家生产的电线。符合室内所有电器功率要求，须保证其安全性。若需要更换或安装插座开关，一律采用质量安全产品。暖气：暖气片一律用银粉粉刷。门前：门前需平整，干净。第三章 附则第七条 本规定由某某生物科技网络管理部门负责解释和修订。第八条 本规定自公布之日起实施，未尽事项按本公司有关制度执行和办理。受控文件渠道建设费下拨、使用及核销实施细则网络管理制度编号: WL04版本号: 20101215修订日期: 2010-12-15渠道建设费下拨、使用及核销实施细则 合理、高效的使用渠道建设费用，加强费用集中管理力度，督促各分子公司及时核销，规范分销网络渠道建设费的使用及核销流程，特制定本实施细则。 网络管理部门对渠道建设费用预算施行总额管控，将指派专人负责费用的拨付、跟踪使用、核销及评估工作，要求各分子公司在建设过程中，事先明确单点预算额度和建成时限，做到专款专用，合理利用公司的资源。网络管理部门将定期汇总分析各分子公司网点建设进度和渠道建设费用的使用、核销情况。第一条：渠道建设费用的使用范围渠道建设费包括分销网点建设过程中产生的费用：新建网点第一年的房租、装修费用、办证费用、办公用品、店面物料配置、VI布展（北京统一配置统一核销）。第二条：渠道建设费用的申请与拨付 分子公司按网点建设流程上报新建网点可行性报告，在报告中根据实际需要制定渠道建设费用预算，费用预算要求明确到单点，并确定建设时限。得到网络管理部门批准后，启动网点建设工作。网络管理部门根据分子公司计划新建网点的数量和建成时限，下拨该批网点的启动资金，一般为预算额度的40。第三条：渠道建设费用的使用及核销分子公司根据预算批复额度使用渠道建设费。分子公司及时汇总发票，发票抬头应为“某某生物科技有限公司”，整理后填报费用核销单（见附件1），核销单要明确到单点，且各单项费用不得超出预算批复的限额。并由分子公司经理、财务经理双签后交寄到网络管理部门。要求分子公司经理要对本区域内所有发生的渠道建设费用的真实、必要性负责，全面管控分子公司渠道建设费用使用进度，不得超预算建设。分子公司财务经理要对所有费用发票的真实、合法性进行审核，不符合公司要求的费用发票，一律不能核销。网络管理部门负责人员对费用支出额度的合理性进行审核后交财务部报销。若在网点建设持续进行阶段，报销的费用及时回拨分子公司周转使用；若在网点建设的后期，报销的费用不再下拨，直接核销预拨的周转额度。为加快资金周转速度，不影响渠道建设顺畅开展，应及时交寄发票核销，每次销核的总金额不得超过六万。原则上直接由北京支付的费用由北京直接支付给收款单位。第四条：渠道建设费用专款专用渠道建设费要专款专用，不得挪做它用。每家网点建设在预算范围内，本着节约成本的原则，以实际发生的渠道建设费用核销。第五条：其他事项如遇特殊情况，分子公司单笔上报，一事一议，由网络管理部门审批后执行。本规定由网络管理部门负责解释和修订。受控文件网络仓库租赁制度货权管理制度编号: HQ01版本号: 20101215修订日期: 2010-12-15网络仓库租赁制度第一章 总则第一条：本文件规定了网络仓库租赁的程序及相关规定。第二条：网络中各分子公司仓库租用、审核人员必须严格履行租库审批权力与义务，认真把握仓库资质等情况。对于不能履行自身职责的人员，应及时处理。拟租仓库必须产权明晰，设施完好，不存在任何安全风险隐患，且仓库方与我司无经营往来、无同业竞争关系。第二章 仓库名称定义第三条：物流中心：是经某某公司批准使用的，由公司设立的专门机构负责管理的仓库。它主要是总公司根据市场需要，为仓库所在区域及周边地区提供货源支持与保障的服务。其建设、租赁办法另行规定。第四条：配送中心：是经某某公司执行批准使用的，在其监管下专供存放已办理货物保管手续的仓库。它主要为仓库所在的分子公司、分销中心提供货源支持与保障的服务。第五条：配送中心按照使用方式分：（一） 包租库。出租方将其所属的库房及设施按照一定方式划分，用以对外出租：此类仓库一般按照库房的整体合同价格或实际租用面积价格进行计费（如元/幢，半年、元/平方米，年）（二） 非包租库。出租方按照实际出入库货物的数量或实际占用库房面积进行仓储管理；此类仓库一般按照实际保管货物的单位进行计费（如元/吨，日、元/平方米，日）对于非包租库，要求租方提供给我司独立的、专业的仓储场所，具备标准化管理规定与措施，具有代理客户收货、放货的能力与经验，能够严格按照客户事先规定的命令方式提供出入库服务。第三章 配送中心租赁管理第一节 租赁原则及要求第六条：禁止租用经销商仓库作为配送中心。第七条：农药仓库必须具备农药存储资质。第八条：出租方应对出租库房拥有合法的出租权，依法可以与我司签订仓库租赁与货物保管合同。出租方提供相应仓库的土地证书、房产证书等权属证明，及营业执照、身份证、危化品存放许可证等资质证明和其他证明文件资料。第九条：优先选择具备铁路专用线或船舶码头的仓库。原则上不使用远离铁路车站、水路码头的仓库。第十条：不允许租用不具备围墙的房屋。不允许租用地势相对低洼的仓库。所租用仓库的地面承重必须满足化肥存放的要求。第十一条：各项费用不得高于该区域平均费用水平。第十二条：所租仓库要充分考虑周围分销网络分布及配送条件、成本，结合销售预测，确定仓库库容。第十三条：仓库出租方从事化肥、农药、种子等农资产品存储的，其物资存放地与我司拟租仓库要进行物理隔绝，且我司各类产品间要进行物理隔绝。第十四条：分子公司仓储设施管理人员负责每座代管库（仓库出租方能够提供货物的代收、代发、装卸及存储管理服务）和自管库（仓库出租方除库房出租外不再提供其他的服务）跟踪评价。第二节 租赁流程第十五条：库源准备分子公司每年度根据销售计划制度仓库使用计划，并于每个季度根据实际情况作相应调整。分子公司仓储设施管理人员根据计划在已设仓库或拟设仓库的区域内寻找库源以做备用，并登记在册（含地点、面积、报价等，其中面积必须进行实地测量，测量人员签字确认）。第十六条：提出来租库意向：分子公司业务部门根据销售计划，向分子公司执行经理提交租库意向。分子公司执行经理根据计划与意向，从备用库源中选择待租仓库中，合理安排仓库租赁面积与时间。无合适库源，应尽快指定仓储设施管理人员根据意向及实际情况在当地寻找库源。对于意向仓库，仓储设施管理人员要特别关注其硬件结构及周边路面情况，务必保证仓储方负责仓库硬件及周边路面的修缮。第十七条：确定目标：选中适合的待租仓库，并经分子公司经理认可后，仓储设施管理人员与仓库方接洽，商谈租库保管条件、物流费用等。经洽谈后，确定仓库性质、状况及条件，作详细洽谈记录，并填制租赁仓库调查登记表。然后将洽谈结果及登记表于当日上报分子公司执行经理和分子公司经理。分子公司将待租仓库的情况与周边备选仓库的情况进行比较，经比较后确定租赁目标。第十八条：签订租库意向确定租赁后，分子公司经理指派专人洽谈租赁协议条款与费用（可视情况增加洽谈次数），必要时可草签租库意向。第十九条：填报租库申请：租库意向确定后，根据仓库性质，分子公司仓储设施管理人员进行系统填制仓库租赁审批表附租赁仓库调查登记表、附仓库数码照片等资料，报请分子公司执行经理及分子公司经理。经分子公司经理签批后报总公司审批登记。第二十条：签订租库协议：租库申请审批备案后，分子公司仓储设施管理人员根据公司租库合同范本及租库洽谈情况，制作仓储保管协议（非包租库）或仓库租赁合同（包租库），经出租方签字、盖章后，交分子公司经理签字，寄送给总公司审核，并经法律部核定盖章，盖章后的正本文件由总公司法律部存留。若租库合同与范本有出入时，必须报总部，经同意后方可签字盖章。协议盖章生效后，仓库即可投入使用。协议正本一般一式两份，总公司及仓库方各存一份，分子公司留存复印件。仓库租赁审批通过后，若一个月内无协议签署，则视同作废，需重新审批。第三节 续租第二十一条：仓库租赁到期前一个月，若需要继续使用所租赁的仓库，由分子公司仓储设施管理人员填制仓库后评估登记表，连同租赁审批表一起上报总部。经审批、同意后，方可继续签订租库协议。第二十二条：对于库房利用率低于40%、或库容利用率低于3次/年（以系统数据为准，东北地区除外）、或后评估分数低于6分的仓库，原则上不再批准续租。第二十三条：对于因其他特殊条件或原因，不符合公司规定的仓库，原则上不再批准续租。第四节 停租第二十四条：停租仓库要事先清理库存，并及时系统填制内陆仓库停租备案表，经分子公司执行经理及分子公司经理审批之后，上报总部。对于合同未到期，但由于特殊情况而停租的仓库，需要先做好准备，并同仓库方签署停租协议。第五节 库源管理第二十五条：分子公司应设立备用仓库资源信息表，记录区域内备用仓库的地址、联系人、库容、物流成本等情况。在已租仓库的所在地区，应选择备用仓库至少一处，定期走访、联系，以备应急使用。第二十六条：分子公司仓储设施管理人员应对所在区域内的仓库资源、物流成本不断考察，掌握相关库源变化情况，定期更新备用仓库资源信息表。第四章 物流中心的设立与管理第二十七条：物流中心将根据公司物流战略规划及发展，由总公司会同业务部门统一确定按照相关制度与规定履行物流中心的设立与管理职责。第二十八条：分子公司有协助总公司设立、管理、监督物流中心的义务与职责。第五章 附则第二十九条：本制度附件包括仓库租赁审批表、仓库后评估登记表、内陆仓库停用备案表、租赁仓库调查登记表。第三十条：本制度自颁布之日起开始生效。第三十一条：本制度解释权归某某公司货权部门。受控文件网络仓储货物管理办法货权管理制度编号: HQ02版本号: 20101215修订日期: 2010-12-15网络仓储货物管理办法第一章 总则第一条：为规范我司仓储货物管理，保证公司货权安全，特制定本办法。包括出库入库及日常管理等相关规定。第二条：网络仓储货物管理除特殊情况外（如外包管理的仓库），由总公司委托分子公司货权管理部门代其行使管理职能。分子公司货权管理部门不能将管理权限下放至分销中心或其他未经总公司批准的任何机构或个人。第二章 仓库资质管理第三条：分子公司执行人员每季度提交仓库使用报告一份，报告内容包括：仓库资质是否发生变化及原因，仓库流程执行情况，进出库货量及品种分析等。第四条：分子公司执行人员每半年对所租赁的每座仓库进行考评一次，考评后填制中立仓库后评价登记表或自管仓库后评价登记表，上报公司网络与物流发展部。并根据考核情况，进行仓库整改或调整。第五条：执行人员定期或不定期对所租赁仓库进行调研、巡查，根据结果填制仓库巡查记录表并上报相关上级领导。根据调研、巡查情况，进行仓库整改或调整。第三章 仓库环境、货物摆放第六条：注意库内货物的保管环境、码放情况。仓库地面必须防潮，必要时库内货物下面垫衬木或石等，并要求码整齐，尽可能要求仓库按照“二横三竖”方式码放（俗称“五花垛”），保持稳定，便于检查、盘点。堆场货物除按要求码放、垫垛（至少15公分高）外，在阴雨天还要及时提醒仓库进行货物的苫盖（要求苫布五面苫盖），并严密捆绑。第七条：仓库的管理要求：1、自管库的库管员由分子公司货权管理部门统一指定，隶属于分子公司货权管理部门管理。2、库房内除库管人员、装卸人员外，不得允许其他无关人员私自出入。库管人员离开库房，必须切断所有电源、水源，关好门窗，将库门锁好。3、库房内分垛位储存的不同产品，对应不同垛位有不同的存货账卡（垛卡）。每垛码放整齐，便于清点。未按规定码放，堆垛混乱、数目不清者，必须倒垛，倒垛费用由当事人承担。4、库房内要注意环境卫生，要求每次出入库后进行打扫，特别注意地面不能有积水。对融化的化肥应及时清理，并单独存放，不可影响周边产品的保管。5、随时检查库房内屋顶、墙壁、门窗等设施，发现问题及时汇报、处理。6、库区内严禁烟火。7、自管仓库的钥匙日常必须由库管员保管，不能存放在其他人员手中，不能借与他人。若库管员因公/私请假外出，钥匙需交给当地分销中心的执行负责保管，若两人同时外出，则钥匙需交到上一级执行手中。库管离职时，应更换仓库钥匙和锁具。8、库管员要保证货物的日清日结，每日对仓库货物进行检查，至少每周进行一次全面盘点。分销中心执行人员要保证每周与保管员或仓库方对账一次，每月至少检查仓库2次、全面盘点至少一次。9、农药产品因其存储要求特殊性，除按上述标准存储管理外，另请参见网络布货试点分子公司分销中心农药存储标准要求执行。第八条：仓库安全管理规范参见某某公司仓库安全管理规范。第四章 货物进出库管理第九条：货物入库：（一）货物入库准备1、货物移入的仓库必须是已经某某公司审批备案，并签订有效仓储协议，自管库必须配备专人驻库管理。2、在收到厂家预报发运的信息（资料）后，分子公司执行人员及时将发货品种、数量、车号等资料以书面形式通知分销中心。分销中心应及时通知车站、仓库等物流服务商做好下站接货准备。3、分销中心执行要经常询问接货仓库（或车站）我司货物是否到站，以便办理有关接货手续并监督仓库做好准备，落实入库货物的存放地点和装卸人员。（二）接货入库1、站台接货：接货人带着备用的袋皮和针线及可以扎口的绳子，有破包及时处理，接货人在卸货、入库过程中做好现场监督和实际盘点工作，抽样检验重量，填制接货记录单，记录实际下站短少及破包、水湿数量，并当日向分销中心报送。2、货物验收入库后，库管人员开具货物入库验收单。对于中立仓库，由仓库提供货物入库验收单，库管签字并加盖仓库方公章。对于自管库，库管和挂靠人员必须签字并加盖收货专用章。3、遇到货物残损、水湿、包装不足等事故，需拍照留存，详细登记，并按照国内运输货物保险制度和内陆运输及仓储货物损耗处理办法处理。监督货物装车、运输、卸车全过程，确保货物安全入库。4、库管员及时登记垛卡和库存手工台账。5、执行人员根据接货记录单和入库验收单及时登记库存电子台账。第十条：收货确认上报1、在收货后1个工作日内填制收货确认，经分销中心经理、执行签字后并附仓库方收货入库凭证传真至分子公司。如果是直销的，分销中心执行人员还要在备注栏上写明客户名称及销售金额（即：吨数*此次销售）。分销中心财务确认该客户此批货物的打款时间和金额并签字确认。2、分子公司执行人员收到收货确认及相关附件，当日编制总公司要求的收货确认表，由分子公司执行、分子公司执行经理签字传真至总公司。如果是直发收货确认，分子公司财务经理、分子公司执行、分子公司执行经理签字传真至总公司。3、分子公司收到系统货源后，依据车号通知及收货确认分配货源至对应分销中心。4、分销中心执行得到货源后及时将货源移入系统实物仓库，避免实际仓库库存与系统库存产生差异。说明：部分铁运货源出车号后，总公司据发车数量分配货源，分子公司挂靠依据车号通知分配货源至应分销中心，分销中心执行在货物入库后及时将货物移入系统实物仓库。5、收货确认编号：此编号以收货区域及不同肥种相区别，例如：山东收货二铵1000吨，收货确认编号为“08SDGP0001”其中“08”为2008年收货货源；“SD”为山东区域；“GP”为国产磷肥；“0001”为收货货源的顺序编号。另，国产氮肥品种代码为“GN”，国产复合肥品种代码为“GM”。6、收货对账：分子公司每月2号上报收货确认月报，内容为前一月的累计收货数，与总部进行收货对账。7、收货确认月报：此编号以申请区域、月度及不同肥种相区别，例如：山东1月收货二铵1000吨，收货确认编号为“0801SDGP”其中“08”为2008年收货货源；“01”为收货货源的月份；“SD”为山东区域；“GP”为国产磷肥。另，国产氮肥品种代码为“GN”，国产复合肥品种代码为“GM”。8、分子公司撤消已报的收货确认时，必须同时提报收货确认撤消审批单并得到某某公司批准后，收货确认才可以撤消。第十一条：货物出库（一）原则1、款到放货，即执行需见业务及财务签字的业务销售确认单，方可录入系统标准提货单。2、见单放货，即为。中管员需见执行和财务签字确认并加盖放货章的标准提货单，方可放货出库。3、核实提货人身份，即库管员需审核提货人身份无误后，方可放货出库。（二）出库流程1、业务员确定销售，填写销售确认单，业务人员和客户签字确认。2、财务人员根据数量、价格收取货款，在销售确认单上签字。3、财务人员及时在DMS系统中录入预收款订单。4、执行人员根据销售确认单，及时在DMS系统里录入销售订并打印提货单，在销售确认单上填写订单编号和提货单号。5、客户凭标准提货单提取货物，库管员审核提货人身份1）、提货人必须出示可以证明自己身份的有效证件（身份证，营业执照复印件），证明提货人与标准提货单上的销售客户名称一致。2）、如果销售客户委托他人前来提货，提货人必须出具销售客户开具的提货委托函。3）、如果提货人无法出具客户委托书，须出示自身身份证明，联系方式，库管员与客户进行核对。6、库管员办理发货并登记垛卡和库存手工台账。7、执行人员及时登记库存电子台账。第五章 仓库巡查第十二条：分子公司执行人员须根据分销网络物流检查流程的要求，至少一个月对所辖仓库清查盘点一次，并填写仓库巡查报告内容包括：1、货物数量：核对账、卡、物，抽查不同品种货物的实际数量。2、货物质量：检查库存货物货龄，是否发生受潮、板结、吸湿融化等。对货龄较长者，要重点关注。3、保管条件：检查库房地坪高低、货垛安全、苫布盖完好、堆垛间有无积水、门窗严密性、防潮、防火、防盗措施等，遇存在水险隐患的仓库，应及时向公司汇报。第六章 仓库费用结算第十三条：物流费用备案：分子公司货权管理部门应根据签订的仓储协议中规定的物流费用，制作物流费用登记备案表并及时更新。同时交财务部一份备案。第十四条：结算时间及凭证：分子公司执行人员根据出入库情况更新库存台账，分子公司应每月与所租仓库方结算物流费用，原则上不允许累计数月或按年结算，不允许委托分销中心代理付费。结算时，应让仓储方提供正式发票以及库存、出入库明细。第十五条：分子公司账目核对：分子公司执行人员根据该仓库的仓储协议和物流费用备案表，以及当月库存台账，仔细与仓库方提供的资料进行核对，核对无误签字确认后，填写付款审批单，交分子公司财务人员。第十六条：分子公司财务复核及付款：分子公司财务人员比对物流费用备案表，复核无误，并经分子公司经理财务经理签字确认后，方可对外付款。第十七条