公司营销费用管理制度.doc

营销费用管理制度营销费用管理制度文件编号：公司ZD-053发行版次：01修订次数：0页数：1/1编制人：营销中心修订人：制度建设小组批准人：总经理日期：2012-12-24日期：2012-12-25日期：2012-12-30一、目的为了规范公司市场销售行为，大力开拓新市场；有效控制营销费用的使用，逐步过渡到营销费用与销售收入挂钩，加强营销费用管理和使用程序，控制和努力压缩营销费用支出，达成销售目标，提升经营绩效，将营销人员之业务活动予以制度化，提高财务运转效率以及营销系统工作人员工作效率，本着精打细算、勤俭节约、有利工作、防范经营风险的原则，结合公司的实际情况，制定本制度。二、适用范围1.本制度适用于公司外部、内部市场营销人员，国内营销系统所有在职员工。2.本制度的营销费用是指：市场开发费、差旅费(交通费、住宿费等)、手机费等项目。3.适用费用类别：1）差旅费2）个人通讯费3）招待费4）行政办公费4.不适用本制度规定费用：1）市场推广费用2）销售终端开发维护费用3）运输费用4）赔偿费用5）退货费用6）商折扣返利7）人员工资、奖金8）培训费用9）会议费用以上费用按公司其它相关制度规定执行，或按月度预算执行。凡本公司营销人员之管理，除另有规定外，均依照本办法所规范的体制管理之。三、职权和职责1.营销费用实行归口管理，各归口管理部门营销费用控制和分析。2.财务中心负责营销费用的核算和分析。3.销售管理的职能部门为各级营销管理部门、财务中心、审计部。1）营销中心营销中心：（1）制定销售分公司营销费用指导方案，核定销售分公司营销费用率，审核销售分公司营销费用预算方案；（2）对销售分公司的营销费用总体情况进行定期追踪，及时提出调整通知；（3）负责制订不同渠道的劳务费具体支付标准；（4）对超范围支付劳务费比例的非特殊风险业务申请进行审核，并严格监控；（5）负责保证核定的劳务费率符合国家和当地监督管理部门的有关规定，并进行定期分析，监控劳务费支付的合规性；销售分公司：（1）根据公司核定的总体营销费用和营销费用项目结合当地市场拟定符合本部门发展的预算放案；（2）负责分析业务情况，及时调整劳务费支付标准；（3）负责劳务费台账信息完整性、数据真实性和准确性；（4）负责监控各团队业务进度，审核人资格及协议合法合规性；（5）负责劳务费台账的管理，定期与审计部及财务中心核对劳务费台账，将劳务费台账原件的统一编号和妥善保管。2）财务中心（1）根据公司年度经营预算，制定并控制公司营销费用及劳务费用总投入比例；（2）与营销中心共同核定销售分公司营销费用率和审核销售分公司营销费用预算方案；（3）为销售分公司进行劳务费支付的方式、手续提供必要的指导，并保证会计核算的真实有效；（4）定期进行营销费用支出分析，保证销售分公司保费收入的真实性，保证劳务费支付符合公司规定；（5）年终根据各销售分公司经营情况调整营销费用预算。销售分公司：（1）配合营销中心制定符合本部门发展的销售投入预算方案；（2）负责营销费用总额控制，拟定营销费用各项内容的具体比例并进行支出分析，及时向领导提出调整建议； （3）负责保证各项费用资金支付方式符合国家及公司有关规定。3）审计部门公司审计部门：（1）根据业务品质，协助营销中心制定不同渠道的劳务费支付标准；（2）对于特殊风险业务，核定劳务费标准，建立特殊业务的业务档案并进行保管和监控；（3）保证出单操作过程中，劳务费录入、核定的合规性；（4）根据销售分公司所在地的具体情况，进行公司规定范围内的合理调整；（5）负责对劳务费支付标准进行核定，并按协议规定执行；（6）对销售分公司报备产品单笔劳务费比例不得超过公司报备劳务费标准的复核。四、管理标准和管理要求1. 费用控制原则1） 预算控制原则：各部门按月编制费用分类预算，并在预算内开支使用。2）加强预算管理和预算意识，坚持按批准的费用预算控制支出，不得任意扩大开支范围和任意提高费用开支标准。3）严格审批手续，费用开支需经部门负责人审核和批准，凡不符合规定的一律不予批准，严格执行审批权限及程序。4）厉行勤俭节约，挖掘节约费用潜力，从点滴做起，人人讲节约，本着少花钱多办事，不花钱也办事的原则，达到节流增效的目的。5）权责发生制原则：以权责发生制为基础，划清时期的费用开支；凡不属于本期支出的费用，即使款项在本期支出，也不能作为本期费用处理。6）实行提成制（发生费用在提成中开支）人员费用控制原则：工资、奖金、费用包干，在预算内按标准预支工资、差旅费，按季度考核做总决算，季度超支在下一期提成中扣回。年度超支不滚入下一年。7）营销系统其他人员：在预算内按标准开支报销，超支部份自己承担。2.费用报销管理基本原则1）有效地降低公司的运营成本，提高公司竞争力，加强费用的监管并明确监管人责任，严格把好费用开支关，减少费用开支上的漏洞，切实使不合理的费用支出得到控制。2）报销费用必须以合理、真实的凭证为依据，原始单据不得臆造、涂改，对伪造票据及其它支出证明拒绝受理。3）发生的费用必须按规定分类填写公司统一的报销单据。4）各种原始凭证必须大小写一致，不得涂改，并注明附件张数和所属部门，内容和项目必须齐全。5）原始凭证必须按公司规定的程序进行复核、审批，相关手续必须完整。各种原始凭证及费用项目，由部门负责人审核签字后交由财务总监审核签字，总经理和董事长复核签字后方可在财务出纳处报销。6）财务人员要严格遵守费用报销制度，加强各项费用凭证的审核工作，对不真实原始票据应拒绝报销，检查封面金额与所附单据是否相符，凡不符合公司制度的及越权审批的费用和支出一律不得报销。7）对于手续或填写不符要求的一律退回修改、补全手续、重填凭证；对于不得报销的费用项目，一律退回拒付；对于超期申报的费用，根椐规定进行报销。8）责任明确原则。对于车船等交通费、业务招待费等必须谁发生谁报销，不准代报。9）费用最低原则。责任人在使用费用时，尽可能控制费用。费用核销时，对明显浪费、不合理使用费用的，财务中心一律拒报。10）费用划分原则。费用使用必须分级别、地区报销，不得合并填与。任何费用发生时必须准确计入各核算部门。11）费用清晰原则。各报销单据上必须注明所属部门。差旅费必须明确填写所属日期及业务内容，交通费写明出差地点、时间、乘坐线路和车费，对于统一票价的车票，写明核报金额。12）费用上限原则。公司制定的费用报销标准为最上限，各部门可以跟据自已的实际情况制定不高于上限标准的内部相关规定。13）及时报销入账原则。为保证财务核算的正确性、及时性，费用报销原则上当月费用当月报销。3.营销费用按照实际需求分为固定费用、变动费用、劳务费三部分，其费用项目包括：1）固定费用包括员工的基本工资、福利费及各项补助费用；2）变动费用包括员工绩效、开展业务费用、业绩达成奖、激励费用、年终奖及培训费；3）劳务费包括中介业务中所发生劳务费支出，包含专（兼）业渠道业务，中间介绍业务。4.按照渠道分类以业务来源为确定渠道类型的依据，根据不同业务渠道其经营成本不同为原则，确定营销费用的支出标准和比例。5.按照产品品质分类根据不同产品的赔付率、赔付稳定性、市场竞争及营销成本、业务复杂性及风险管控难易程度等统计数据分析结果。6.形象宣传费（公司提供）1）统一销售形象：在进行市场开发和产品销售活动时要求穿正装（服装费用自理）,注意仪表；2）统一印制名片：公司根据销售业务营销人员的工作需要统一印制名片。3）统一对外介绍：营销人员提供给客户统一的企业介绍和产品样本。4）统一节日礼品：公司根据需要统一准备节日礼品。7.市场开发费用管理1）新客户市场开发费试行“包干制”（1）根据公司年度市场开发计划，营销人员提出市场开发实施方案，并提出开发费用申请，报部门负责人和分管领导审批，根据需要报公司领导批准。(2)根据客户开发的难易程度和客户规模大小，提出市场开发费用金额，市场开发人员在审定的金额内开支。订单量在5000万以上的大客户市场开发费用5-10万元，其它客户开发费用1-5万元；费用使用填写市场开发费用申请单（特殊情况请示董事长批准后执行）。2）成熟客户维护费采用“提成制”（1）对于已经供货的成熟客户，应酬公关费实行按货款回收额比例提成，按季考核兑现。其费用按公司批准的计划，由销售部门自行支配使用。（2）营销费用提成计算方法为（含差旅费）：营销费用 = 货款回收额 ×（1-3）%8.差旅费管理营销人员的差旅费管理实施“定额包干制”（1）在公司出差管理规定中差旅费报销标准参照公司报账管理规定 ，与领导出差按公司规定办理报销。（2）营销人员在各地区公司所在地出差，一律在公司住宿，如特殊情况需要在外住宿的，需提前请示分管领导，标准按包干标准；定额包干天数按出差工作天数计算。 9.手机费（补助）报销管理营销人员手机费管理实施“150-300元包干制”，具体手机费用额度:营销中心总经理300元/月，区域总监260元/月，分公司经理200元/月，一般营销人员150元/月。10.审批权限及程序：1）业务完毕后，经办人按规定填写费用报销单据,并确保真实性、合理性；2）各部门负责人认真审查经办人提交的单据；3）财务会计审核审批流程的完整性、是否符合公司制度规定及原始单据的合法性等，编制记账凭证4）总经理审批财务会计审核过的费用报销单据及记账凭证；5）出纳根据总经理签字的报销单据付款；要求报销人在记账凭证上签字后付款。出纳人员对已经付款的记账凭证及附件加盖“现金付讫章”，或“转账讫章”以示核销。11.借款规定市场营销人员经批准每人可以借支3000元，离职时或年底报完费用结清借支。若造成损失的，谁批准（包括无批准而私自借出的当事人），谁负责。特殊情况下，公司内部人员出差借支，需经总经理和董事长批准后方能借款，并于出差结束后及时报销冲账。12.营销费用由公司根据当年的总体经营预算进行核定，具体标准另行制定下发。13.固定费用的核定及使用1）固定费用的核定固定费用的核定与销售分公司人力相匹配原则，年度销售分公司固定费用的核定由公司根据销售分公司的销售人力标准制定相应的总体比例参照标准，销售分公司在总体标准的基础上，结合自身情况和经公司审批同意的销售薪酬方案确定具体比例。2）固定费用的使用（1）基本工资及福利 销售分公司在核定的固定费用范围内，年初根据年度保费计划、销售人力编制、市场薪资水平制定销售固定薪酬方案，报公司审批后执行；（2）补助 销售分公司根据实际情况制定相应各项补助标准；（3）销售分公司年度销售固定费用比例要在公司核定的年度总营销费用投入比例中预留。14.变动费用的核定及使用1）变动费用的核定变动费用的核定是按照业务品质和经营业绩相匹配的原则，以业务品质、业绩达成在考虑渠道相关因素制定具体的预算比例。销售分公司可根据自身的业务情况和市场变化在总变动费用比例内调整。2）变动费用的使用（1）绩效 销售分公司可以根据产品分类标准，制定绩效提奖标准，具体比例可参照公司的相关规定执行；员工绩效管理中，绩效奖金（个人绩效奖金、团队绩效奖金）发放的数据基数是销售收入扣减劳务费支出后的金额。（2）开展业务费用销售分公司应根据实际情况分业务类别（矿用、民用基础设施、燃气、油田等）、分渠道（代理等）制定开展业务费用预算标准；开展业务费用均按销售收入扣减劳务费后再进行相应的比例计算，公司费用按销售收入进行全额计算，不扣减劳务费。（3）团队费用 销售分公司可根据团队的类型和管理内容制定团队费用标准。（4）销售分公司费用 根据销售分公司管理的内容制定销售分公司费用标准。如激励费用、培训费用、年终奖等。a.激励费用 制定针对员工、客户、渠道的激励方案和相应的激励费用；b.培训费 在额度范围内编制一定培训费用标准；c.年终奖 年终根据考核指标结果发放年终奖。15.固定费用与变动费用的总体管控（1）固定费用与变动费用的管控，应严格参照公司拟定的营销费用指导方案和各销售分公司年初制定的实施细则落实执行。以总体费用额度控制为核算原则，公司按年度销售收入累计完成额和规定的营销费用比例计算各销售分公司可用营销费用额度作为核拨销售分公司销售投入资金的最高限额。（2）固定费用超支则挤占变动费用成本，同理变动费用超支则挤占固定费用额度，如销售分公司总体营销费用出现超支情况，必需上报营销中心与财务中心并列明原因和解决办法。16.劳务费的核定及使用1）劳务费的核定劳务费的核定应根据市场情况、渠道成本、业务品质综合考虑。公司对于各销售分公司劳务费实行年度总体考核，劳务费年度总比例不得超过公司规定上限标准。如特殊风险、中间介绍业务等需进行超比例的劳务费支付时，应通过上报公司审批，经公司批准之后按核定的标准和劳务费支付程序进行支付，并对此类项目进行严格监控。2）劳务费的使用（1）直销业务不得支付劳务费；（2）劳务费支付必需符合监管法规和相关财税制度；（3）劳务费只能支付给在项目中起关键作用的人员，并与公司签订正式合同的人。在项目中起关键作用的人员包括：采购决策人、项目分管领导和领导领导、技术部门人员、财务中心相关人员以及招标评估小组成员等。17.营销费用的管理按照月度、季度、年中、年度进行1）月度，公司对于销售分公司的营销费用使用情况进行过程监控；2）季度，销售分公司应对本部门营销费用的使用情况进行分析，对于超比例支出的情况说明原因并提出整改措施。公司对于营销费用支出存在问题的销售分公司提出整改意见，并在下一季度重点监控；3）年中，对于存在营销费用严重超支并达不到整改意见的销售分公司，公司将对营销费用实行直接管控；4）年终，销售分公司营销费用应严格控制在核定范围内，对于营销费用超支的销售分公司，在其当年利润考核部分作相应扣减并严格控制下一年度的营销费用总额。18.业务人员差旅费用报销要求及注意事项：1）业务人员出差车票报销:（1）报销车票应按火车票、汽车票、的士票、其它等项目分类填写，并依据出差时间顺序排列粘贴于底面纸左上角；（2）车票票面金额应保持清晰，报销人员应在车票背面注明上车、下车时间、行程路线以及随同人员姓名并签字确认；（3）车票要求以电脑票为主，若取得非电脑类车票（即定额发票）时，应在背面注明原因和实报金额；若定额车票票面金额大于实际金额，应将定额发票金额手写修改为实际行车金额。（4）在发票背面注明各项信息和签字应偏靠发票背面的右下角。（5）差旅费报销单应及时寄回核算会计处，费用发生的期间至报销日不得超过两个月。（以下费用参照此要求）（6）营销人员应认真检查行程明细表是否填写完整、准确，若审核人员发现漏报或填写错误的将不给予提醒，后果由报销人员自负。2）业务人员话费报销：（1）话费报销发票应为通讯公司开具的正式发票（不能为定额发票）并提供该发票的话费清单，发票清单背面签字和写明应报金额；（2）话费清单中应当扣除私话费用，并在话费清单中划出注明。（3）若因公司业务需要而发生的话费超过规定的标准限额应及时提出书面申请，方可给予报销。（4）话费报销将依当月的实际销售情况灵活调整给予报销。3）业务人员出差补贴报销：（1）业务人员出差补贴标准参照公司营销政策执行，若因岗位变动、调动区域等原因引起的补贴标准变动的情况，该区域区域总监应做出补贴标准变动的书面申请，经营销中心总经理、总经理和董事长批复后到公司营销中心市场部、财务中心备案方可执行；（2）业务人员出差为办事处所在地或周边地区的情况，尽量入住于办事处，不能在办事处住宿的应写明原因，否则按办事处补贴标准给予补贴；（3）出差补贴应详细写明出差天数、地点、补贴标准，不能直接简单的写汇总；（4）业务人员若因工作需要，区域总监到办事处或异地开会的情况，住宿补贴由销售分公司经理统一报销，销售分公司经理应在报销单后面注明参会人员、时间、地点；（5）业务人员回公司或回办事处的，隔夜到达则按办事处补贴标准给予报销。（6）营销人员出差地离办事处或住家较近，应尽量回办事处入住或住家。4）办事处费用：1）各销售分公司经理应严格控制办事处的费用，及时做好办事处设备和物料登记。如有设备或物料变更（增加或减少）的应事前向公司营销中心上报并登记备档,否则造成的损失由办事处相关人员共同承担。2）办事处产生的打印、复印和传真的，要求尽量在办事处或客户处进行。紧急、特殊情况可在外进行打印、复印和传真，但必须争得上一级领导同意后方可执行，并于产生费用的正规报销发票后面注明事项。3）办事处发生的水费和电费按公司规定报销。4）报销办事处水费和电费时应附收款收据和水电费消费清单（须经正规收费单位盖章）。5）办事处的宽带费、固定话费和物业管理费等费用均可按实报销。6）以上费用应提供发票或收款收据或是房东代付费用的证明，方可允许报销。7）办事处租金应按租赁合同规定的付款方式支付，并提供房东的身份证明及收款证明。8）办事处购买办公设备和办公用品应事先向公司提出提前申请。9）购买办公设备（固定资产、办公桌、办公椅或床等用品）报销时应附照片。19.报销标准的其他规定：1）对于话费确实因工作需要超限部分的可以向公司额外申请；2）如果区域总监没有住办事处，应提前向公司申请并说明原因；3）其他部门人员补助按以上级别参照执行，今后人员的职务调整后的补助如无特殊通知就按本规定实施；4）如有特殊情况需另行申请。营销人员所负责的区域在市区或乘坐公车较便利应办理公交卡，原则上不允许打的士，有特殊紧急事情除外。20.核算会计和审计人员对营销人员上交的报销单进行审核前，必须有相关数据资料的支持，才能使费用审核的结果更真实和合理，有利于对营销人员报销的不真实、不合理的费用进行控制。21.营销人员费用审核基础数据主要有销售区域分布表、销售人员负责区域表、销售人员人事档案表、销售人员行程表、非电脑票票价参考表、办事处住宿登记表、业务推广申请、营销人员处罚表和发票连票号码登记表。22.费用基础数据的来源1）销售区域分布表、销售人员负责区域表、销售人员人事档案表和销售人员行程表由营销中心指定专人负责整理。行程表根据对营销人员行程的电话跟踪记录进行编制。2）电脑票票价参考表由核算会计和审计人员根据以往审核营销人员报销的非电脑类车票目的地以及票价等相关信息进行登记，以供后期审核营销人员乘车票价时参考。对于取得的定额发票应以电脑票的价格为准。3）办事处住宿登记表由销售分公司经理根据每日业务人员的住宿情况进行记录。4）发票连票号码登记表由核算会计将营销人员报销的定额发票（或非电脑类发票）逐张进行登记，并通过专门的查验方法检查连票情况。要求：按分类登记各办事处所有业务的票号23. 各种费用基础数据表应于次月2号之前报送至核算会计和审计人员处。五、管理规定1. 出差纪律规定：1）所有出差人员须先做出差申请，明确出差时间、出差工作内容以及费用开支预算。2）出差期间，须通过当地固定电话每日10点前向上级领导电话汇报本日工作内容安排。3）凭当地的交通费、住宿费票据（须有出票日期）享受出差补助。4）弄虚作假者，如虚填出差日期、票据作假、虚报工作内容等，当次费用一律不予报销，并作记过处分，重犯记大过。5）费用报销期限为公司财务月结时间，不能在规定时间完成费用报销审批程序的人员，票据须邮寄回公司，可由市场部客服人员代为履行。2.针对营销人员在报销费用中存在的问题且屡次指正屡次未改的现象，特制定以下处罚规定：1）销售分公司虚假或未完整地提供住宿登记情况，则视工作的影响程度对销售分公司经理处以100至300元的处罚，情节严重或屡犯不改可考虑开除或调离岗位；2）各报表编制责任人若未按时提供基础数据表（未按时且未事先说明原因的或是提供不真实的数据），则对责任人处以200元至500元的处罚,，情节严重或屡犯不改可以考虑开除或调离岗位；3）营销人员不得虚报差旅费，否则取消该月车票报销；4）对于电话费中私话费用未划出注明被审核人员发现者，该话费发票将暂扣留不予报销或直接扣罚200元作为私话费用；5）审核时发现电话费中含有彩票和炒股等私用增值业务一律扣除；6）未按规定粘贴发票的，累计次数达到三次扣罚100元。（核算会计应复印未按规定粘贴的发票作为日后扣罚的证据）7）的士票中乘坐时间超过21点30分一律不予报销（紧急事件或特殊情况应提前申请或说明原因）；8）发票字迹模糊不清且发票金额无法辨别，则该发票不予报销并扣罚200元。9）发现有连票问题（个人或两人以上连票），该发票不予报销并取消当天的外勤补贴，并依据情节轻重给予相应的处罚；对于累计连票达到三次以上的处罚500元。10）各类车票混杂粘贴则扣罚100元；11）车票背面未签字不予报销，视票面金额大小以不同方式进行处理；12）报销的发票和外勤补贴从发生日期至报销日期超过两个月的不予报销。13）报销的发票背面未写明发生的日期不予报销。六、附则1. 本制度未尽事宜由营销中心负责解释。2. 本制度由总经理批准后实施。 山东*股份有限公司 二0一二年十二月二十四日编制人： 审核人： 批准人：附录：1.营销流程客户需求发货备货清单生产计划物料采购发货计划物料需求接受订单客户订单变更生产任务单