如何开红字发票(图文45P).doc

如何开红字发票第一章 系统简介1.1 业务背景为了进一步加强对纳税人开具红字增值税专用发票的管理，航天信息股份有限公司根据国家税务总局要求，在防伪税控系统中增加了对开具红字增值税专用发票申请单和通知单的信息化管理。针对红字增值税专用发票的管理，原防伪税控税务端系统需要通过升级增加红字票通知单管理系统。同时，只需将原防伪税控一机多票开票子系统上层软件升级为防伪税控一机多票开票子系统V6.13。升级后的开票子系统增加了对红字专用发票的管理，具体实现功能如下：1、升级后开具红字专用发票时，必须输入通知单编号。2、升级后的开票子系统提供了申请单管理功能，包括填开、修改查询和导出，打印出的申请单如图1-1所示。图1-1 开具红字增值税专用发票申请单1.2开具红字专用发票的处理流程 企业需要开具红字专用发票时，应先向税务机关提交申请单，税务机关审核并开具通知单后，企业方可开具红字专用发票。根据实际业务需要,可以分为购买方申请开具和销售方申请开具两种情况，其处理流程不同，具体如下。1.2.1购买方申请开具1、开具情况当出现以下情况时，应由购买方申请开具红字专用发票：（1） 购买方获得的专用发票认证相符且已进行了抵扣，之后因发生销货退回或销售折让需要做进项税额转出；（2） 购买方获得专用发票后因以下问题无法抵扣时：专用发票抵扣联、发票联均无法认证；专用发票认证结果为纳税人识别号认证不符；专用发票认证结果为专用发票代码、号码认证不符；所购货物不属于增值税扣税项目范围。2、开具流程购买方申请开具红字专用发票的具体流程如图1-2所示。购买方提交申请单购买方税务机关审核后开具通知单 购买方将通知单交予销售方销售方开具红字专用发票图1-2 购买方申请开具流程（1）购买方提交申请单若购买方需要申请开具红字专用发票，购买方应向主管税务机关提交申请单。（2）购买方税务机关开具通知单购买方税务机关根据纳税人提交的申请单，审核后通过红字票通知单管理系统开具通知单。（3）购买方向销售方发送通知单购方税务机关开具通知单后，将纸质通知单交给购买方，购买方即可以适当方式将纸质通知单传递给销售方。（4）销售方开具红字专用发票销售方接收到由购买方传递的纸质通知单，根据通知单的内容在开票子系统中开具红字专用发票。1.2.2销售方申请开具1、开具情况当出现以下情况时，应由销售方申请开具红字专用发票：（1）因开票有误购买方拒收； （2）因开票有误等原因尚未交付。2、开具流程销售方申请开具红字专用发票的具体流程如图1-3所示。销售方提交申请单销售方税务机关审核后开具通知单销售方开具红字发票图1-3 销售方申请开具流程（1）销售方提交申请单若销售方需要申请开具红字专用发票，销售方应向主管税务机关提交申请单。 （2）销售方税务机关开具通知单销售方税务机关根据纳税人提交的申请单，审核后通过红字票通知单管理系统开具通知单。（3）销售方开具红字专用发票销售方凭取得的通知单内容在开票子系统中开具红字专用发票。第二章 新增改进主要功能一机多票开票子系统V6.13中，利用直接开具功能开具红字专用发票时，必须输入通知单编号，同时提供了申请单开具功能，具体新增和改进的功能详述如下。2.1红字专用发票填开方式在一机多票开票子系统V6.13版软件中，在发票填开界面中，点击“负数”按钮时，新增两个选择菜单，一项为“直接开具”，另一项为“导入红字发票通知单”，界面如图2-1所示。企业可以通过直接开具或导入红字发票通知单两种方式填开红字专用发票。图2-1负数发票开具方式2.1.1直接开具方式操作步骤：【第一步】在一机多票开票软件V6.13中的发票填开界面中，选择“负数”按钮下的“直接开具”菜单项，系统会弹出通知单编号输入窗口，如图2-2所示。图2-2 通知单编号输入窗口【第二步】在窗口中对应输入两遍通知单编号，若两遍号码相同则激活“下一步”按钮，点击“下一步”按钮后，系统会弹出销项正数发票代码号码填写、确认窗口，如图2-3所示。图2-3 销项正数发票代码号码填写、确认窗口【第三步】对于通知单上有对应蓝字专用发票代码、号码的，填写蓝字专用发票代码、号码，否则，不需要填写蓝字专用发票代码、号码，点击“下一步”按钮，显示出本张负数发票对应的正数发票票面信息，如图2-4所示。图2-4 对应的正数发票票面信息【第四步】如果对应正数发票票面信息无误，点击“确定”按钮，进入负数发票填开界面，如图2-5所示；如果对应正数发票票面信息有误可以点击“上一步”按钮进行修改。图2-5 负数发票填开界面2 说明：1、通知单编号必须输入，否则无法开具红字专用发票，且需要输入两遍，输入后以密文显示。2、通知单编号是在税务端红字发票通知单管理系统开具通知单时自动生成，共16位，其编码规则为：第1-6位是主管税务机关代码，第7-10位是年份月份，第11-15位是通知单顺序号，第16位是校验位。3、一张通知单只能对应开具一张红字发票。如果输入的通知单编号已经开具过红字专用发票，则在输入编号后，点击“下一步”按钮后，系统提示“已使用过，不能重复使用”。2.1.2导入填开方式对于销售方申请开具红字专用发票的情况，在开具红字专用发票时，可以使用导入红字发票通知单的功能。即销售方主管税务机关在为其开具红字专用发票通知单时，可以提供通知单电子文件的下载，销售方企业可利用介质拷贝，通过开票系统中的导入红字发票通知单功能就可以直接导入通知单电子文件并自动生成红字专用发票信息。操作步骤：【第一步】在一机多票开票软件V6.13中的发票填开界面中，选择“负数”按钮下的“导入红字发票通知单”菜单项，系统会弹出打开文件窗口，如图2-6所示。图2-6选择“通知单”文件的开具界面【第二步】在打开文件窗口中，选择对应的通知单电子信息文件，系统提示“正在进行数据转换”，转换结束后，在发票填开界面上显示出导入的红字专用发票信息，此信息包括票面上的所有信息，如图2-7所示。其中，备注栏中自动显示对应的通知单编号。图2-7 导入“通知单电子信息”文件后的发票填开界面【第三步】确认发票填开界面上的所有信息正确后，点击“打印”按钮开具红字专用发票。2 说明：1、通知单电子信息只能在销方所属税务机关下载获得, 购方所属税务机关不提供下载功能。通知单电子信息的文件类型是XML格式，其编码规则为：税号的前6位年月序号 校验位.XML。例如，4103050806000063.xml。 2、在使用导入红字发票通知单功能时，一次只能导入一个通知单电子文件。如果要开具多张红字专用发票，只能逐个导入通知单电子文件后进行开具。3、如果导入的通知单电子信息已经开具过红字专用发票，在点击“打印”按钮时，开票系统会提示申请单重复，不能继续开具此张红字专用发票，具体提示信息如图2-8所示。图2-8 提示“申请单重复”界面4、废旧物资销售发票红字票的填开流程及方法与专用发票红字票相同。普通发票红字票的填开流程及方法与升级前的一机多票开票子系统V6.10中的填开方法完全一样。2.2红字发票申请单2.2.1申请单填开主要功能：在开票系统中填开红字发票申请单。操作步骤：【第一步】进入“发票管理”界面，点击“红字发票申请单à申请单填开”菜单，弹出红字发票申请单信息选择界面，如图2-9所示。图2-9 红字发票申请单信息选择【第二步】在红字发票申请单信息选择界面中，可以选择两种方式：购买方申请和销售方申请。1、购买方申请由购买方申请开具红字专用发票，根据对应蓝字专用发票抵扣增值税销项税额情况，分已抵扣和未抵扣两种方式：（1）当选择已抵扣时，只要选择发票种类后，不需要填写对应蓝字发票代码和发票号码，点“确定”进入填开界面。（2）当选择未抵扣时，应根据实际情况选择对应的具体未抵扣原因后，选择发票种类，并填写对应蓝字发票代码和号码，点“确定”进入填开界面，如图2-10所示。图2-10 购方红字发票申请单填开界面2、销售方申请由销售方申请开具红字专用发票，根据实际情况选择理由后，选择发票种类，并填写对应蓝字发票代码和号码，点“确定”按钮后弹出如图2-11所示的界面，查看信息无误后点击“确定”按钮进入申请单填开界面，如图2-12所示。图2-11 销方红字发票申请单信息选择界面图2-12 销方红字发票申请单填开界面【第三步】在红字发票申请单填开界面中，填写纳税人信息、选择商品名称，输入商品数量、申请理由等信息，填写完成后，点“打印”按钮，系统保存此张红字发票申请单，并弹出打印界面，如图2-13所示。图2-13红字发票申请单打印界面2 说明：商品数量和金额必须为负数。2.2.2申请单修改查询主要功能：查看、修改、删除已填开的红字发票申请单。操作步骤：【第一步】点击“红字发票申请单à申请单修改查询”菜单项，系统弹出“红字发票申请单查询”界面，如图2-14所示。图2-14红字发票申请单查询界面【第二步】设置好查询月份后，点“确定”按钮，系统显示如图2-15所示。图2-15 红字发票申请单的明细界面在此界面中，可以对申请单查看明细、修改和删除。选择一张红字发票申请单后，通过点击页面上方的“修改”按钮进行申请单内容的修改，点击页面上方的“删除”按钮可以删除申请单，点击页面下方的 “查看明细”按钮，则可以查看申请单详细信息。2.2.3申请单导出主要功能：可以查看、导出某月已填开的红字发票申请单。操作步骤：【第一步】点击“红字发票申请单à申请单导出”菜单项，系统弹出“红字发票申请单导出”界面，如图2-16所示。图2-16 红字发票申请单查询界面【第二步】选择需要导出申请单的月份，点击“确定”按钮，系统弹出该月已填开的所有红字发票申请单的明细。选择需要导出的申请单，点击“导出”按钮，将申请单导出为xml文件，如图2-17所示。图2-17导出红字发票申请单界面【第三步】点击图2-17所示的“确认”按钮后，提示选择保存文件的路径，然后点“确定”按钮，如图2-18所示。图2-18 选择红字发票申请单导出路径【第四步】申请单导出成功后，在保存路径下可找到导出的xml文件，将该文件拷贝到软盘或者U盘，提供给主管税务机关，由其导入该文件后开具通知单。2 说明：1、导出申请单时，可以选择一次导出一个申请单，也可以一次导出多个申请单，导出多个时，可以按住“Ctrl”键，使用鼠标左键选择需要导出的任意多个申请单，也可以按住“Shift” 键, 使用鼠标左键选择需要导出的连续多个申请单。2、每个申请单对应导出一个xml文件。3、导出的xml文件命名规则是：税号_ 开票机号 _年月序号。第三章 常见问题解答1、 实现了红字专用发票的信息化管理后，企业开具发票主要有哪些变化？答：主要是企业在开具红字专用发票（包括废旧物资发票）时发生了变化，而开具红字普通发票及各种正数发票均无变化。升级前开具红字专用发票必须输入对应的正数发票代码、号码，升级后开具红字专用发票时则必须输入通知单编号。2、 如果企业的开票系统在升级为V6.13之前已经取得了手工通知单，升级后需开具该张红字发票，此时是否需要重新申请通知单？答：不需要，企业可以根据已获得的手工通知单来开具该张红字发票，只需取手工通知单编号的后6位，并在其前加上1234569911即可。对于手工通知单编号不足6位的手写通知单在其前填0补齐。3、 在开具红字专用发票时，点击“负数”后需选择“直接开具”或“导入红字发票通知单”，这两者有什么区别？分别在什么情况下使用？答：“直接开具”是指销方在获得通知单后，采用手工输入通知单编号等信息的方式开具红字发票。无论是购方申请还是销方申请，销方都可以在取得通知单后利用该功能开具红字发票。“导入红字发票通知单”是指销方采用直接导入从税务端获得的通知单电子文件来开具红字发票。只有在销方申请开具红字发票的情况下，才能从销方税务机关获得通知单电子文件的下载。4、 在利用“导入红字发票通知单”功能开具负数发票时，选择了XML文件，但系统提示“通知单号校验未通过”，是何原因？答：这是由于选择的XML文件不是从税务端导出的通知单文件造成，例如可能选择的是本企业开具后导出的红字发票申请单文件。从开票系统中导出的红字发票申请单文件命名规则为：税号_开票机号_年月序号，而从税务端导出的红字发票通知单文件命名规则为：税号前6位年月序号校验位，对两者应加以区分。5、 直接开具红字专用发票时必须输入通知单编号，那正数发票代码、发票号码是不是可以不输入？答：是否输入正数发票代码、号码需视通知单内容而定，如果通知单上有对应的正数发票代码、号码，则需输入，否则，不需输入代码、号码。6、 在开票系统V6.13中填开申请单时，什么情况下需要输入蓝字发票的代码与号码？答：在购方申请开具并选择未抵扣与销方申请开具时需输入蓝字发票代码与号码，由购方申请开具且选择已抵扣时无需输入蓝字发票代码与号码。7、 根据获得的通知单开具红字专用发票后，如果发现开具的红字发票有误，是否可以作废该张红字发票？作废后如果仍要开具此张红字发票，是否需要重新申请开具？答：可以作废已开具的红字发票。作废后仍可根据原通知单开具正确的红字发票，无需重新申请开具。8、 在什么情况下可以对保存后的申请单进行修改与删除？答：开票系统V6.13对已开具申请单的修改与删除没有时间限制，但企业应根据实际情况进行修改或删除。9、 在哪些情况应由购买方向主管税务机关申请开具通知单？答：（1）购买方获得的专用发票认证相符且已进行了抵扣，之后因发生销货退回或销售折让需要做进项税额转出；（2）购买方获得专用发票后因以下问题无法抵扣时：专用发票抵扣联、发票联均无法认证；专用发票认证结果为纳税人识别号认证不符；专用发票认证结果为专用发票代码、号码认证不符；所购货物不属于增值税扣税项目范围。10、销方在哪些情况下可以向主管税务机关申请开具通知单？答：由于开票有误购买方拒收专用发票的，销售方必须在专用发票认证期限内向主管税务机关提出申请；由于开票有误等原因尚未将专用发票交付购买方的，销售方必须在开具有误专用发票的次月内向主管税务机关提出申请。（销售方应该及时发现开票错误，若开票当月发现的则作废处理，次月发现的需要开具红字发票，若下下月才发现错误则可与购买方协商按照拒收处理。）11、目前哪几类发票需要依据税务机关的通知单才能开具红字发票？答：增值税专用发票和废旧物资专用发票受通知单的管理，其中对应废旧物资专用发票的通知单上没有打印税率和税额，左上角打印了“废旧物资”字样。增值税普通发票可以直接开具红字发票，不受通知单管理的限制。12、同一份通知单可以对应多份红字专用发票吗？答：按照国税发2006156号文件规定，通知单与红字专用发票必须要一一对应。目前，防伪税控开票系统在开具红字专用发票时，校验输入的通知单编号是否已开具过红字专用发票，从而避免一份通知单重复开具多份红字专用发票的情况。13、同一份蓝字专用发票可以对应多份通知单吗？答：可以，一份蓝字专用发票可以分多次红冲，所以可对应多份通知单。在开具通知单时，系统自动校验对应同一份蓝字专用发票的多份通知单的合计金额、税额不大于该份蓝字专用发票的金额、税额时才允许开具。14、通知单编号是全国唯一的吗？答：是的，在防伪税控税务端系统填开通知单时，系统自动生成通知单编号，共16位，第1-6位是主管税务机关代码，第7-10位是年份月份，第11-15位是通知单顺序号，第16位是校验位，对前15位数字进行编码规则校验，可有效防止企业开具红字专用发票时随意录入通知单编号。15、填开红字发票申请单时可以填多少行商品？答：最多可以填8行商品。航天信息股份有限公司编制850×1168毫米32开本印张：42008年5月第一版印数：5000册航天信息股份有限公司本地服务热线：Aisino 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