商务谈判管理细则.doc

企业制度E-执行类制度名称元坝气田开发建设项目部商务谈判管理细则（试行）制度编号制度文号制度版本主办部门经营管理部所属业务类别工程管理/招投标管理会签部门钻完井工程部生产运行部安全环保质量部综合办公室地面工程部物资供应部监督检查者经营管理部审核部门解释权归属经营管理部签发日期废止说明/生效日期制定目的规范商务谈判活动，保护商务谈判双方的合法权益，提高经济效益，保证项目质量制定依据结合项目部实际适用范围元坝气田开发建设项目部各部室、各承包商。约束对象项目部商务谈判活动涉及的相关制度元坝气田开发建设项目部招标投标管理细则业务类别工程管理/招投标管理所属层级1 基本要求1.1按中石化，西南油气分公司项目招投标管理规定，可不进行招标的工程施工、工程设计、工程监督、技术服务、工程建设及管理咨询、后勤服务外包、物资采购等各类项目原则上一律按本管理细则要求进行商务谈判；对项目费用金额较低、且时间紧急、项目涉及的技术、经济、法律关系较简单的项目可行申请询比价或其他方式进行选商。1.2 商务谈判应遵循公开、公平、公正、诚信的原则1.3 商务谈判方式分竞争性谈判和独家谈判两种。竞争性谈判指项目商务谈判发起单位直接与三家以上独立谈判人进行的谈判活动，或因特定专利、专有技术的工程项目只有两家独立谈判人参加的谈判活动。独家谈判是指项目商务谈判发起单位以谈判邀请函的方式邀请特定的谈判人。1.4项目金额在30万元以上的商务谈判项目原则应采取竞争性谈判选商。独家谈判选商只限于服务单位为西南油气田基地内单位和只有1个固定谈判对象的项目。竞争性谈判项目的邀请谈判人原则上不得少于3家。1.5招标投标流标项目转商务谈判的审批由原项目招标批准单位或上级项目商务谈判管理部门批准。1.6商务谈判工作实行归口管理、分级运作的方式。元坝气田产能建设项目部（以下简称：项目部）项目商务谈判管理由元坝项目部成立元坝气田产能建设项目招标投标领导小组（以下简称：领导小组）负责，招投标办公室、专业小组和监督检查小组对应履行相关职能，各主办部门负责商务谈判活动的组织、实施工作。1.7 商务谈判活动及其当事人应当接受依照本细则实施的管理和监督。2 组织机构及职责2.1领导小组全面负责元坝气田开发建设项目部（以下简称项目部）项目商务谈判工作的指导和监督管理,其主要职责：2.1.1 审查、审批项目部商务谈判管理制度；2.1.2负责审批项目部商务谈判项目； 2.1.3 负责指导、监督、检查项目部商务谈判活动。2.1.4 负责项目商务谈判和谈判结果的审批。2.2 招标投标办公室职责2.2.1 负责组织起草项目部商务谈判相关管理制度。2.2.2负责审核商务谈判方案、商务谈判文件;2.2.3 负责项目部商务谈判向上级部门申请报批。2.2.4负责谈判项目的预算报审并保存经审定密封完好的报价文件。2.2.5 负责商务谈判管理制度执行的检查。2.2.6负责领导小组安排的其他商务谈判工作。2.3 专业小组分管范围及职责2.3.1 钻完井工程小组分管范围2.3.1.1 钻井工程及技术服务专业小组：分管钻井、固井、空气钻技术服务、定向井服务、钻井液服务等项目。2.3.1.2 采油气工程专业小组：分管完井测试、酸化压裂、油气试采、井下作业等项目。2.3.1.3 油气开发工程专业小组：分管录井、测井等项目。2.3.2地面工程小组分管范围地面工程专业小组：分管油气田地面建设工程、净化厂及外部系统配套工程、生产辅助工程、基地办公楼、其他配套项目等项目。2.3.3生产运行小组分管范围 生产运行专业小组：分管油气生产运行、大件运输、钻前工程等项目。2.2.4安全环保质量小组分管范围安全环保质量专业小组：分管安全环保、消防、钻后治理等项目。2.2.5物资供应专业小组分管范围物资供应专业小组分管设备、物资采购项目等项目。2.3.6 专业小组职责2.3.6.1负责本专业年度、季度和月度商务谈判计划；负责审批谈判委员会。2.3.6.2负责审核谈判项目的申请、方案、谈判文件及谈判结果。2.3.6.3 负责提供商务谈判项目金额预算编制所必须的设计或方案、施工图和工作量;配合招标投标办公室做好项目谈判的信息和有关资料的上报工作。2.4 招标投标监督检查小组2.4.1 分管业务范围：监督、检查元坝气田开发建设的商务谈判活动。2.4.2 职责2.4.2.1 负责对商务谈判项目实施全过程监督。2.4.2.2 负责对商务谈判过程中发生的违规、违纪行为进行查处。2.4.2.3 负责对商务谈判程序的规范性、合法性进行检查和抽查,参与项目的商务谈判。2.5 主办部门职责2.5.1 贯彻落实元坝项目部商务谈判管理制度。2.5.2 制定本部门的商务谈判计划和方案，经部室主任审批后，提交经营管理部；负责商务谈判计划的组织实施。2.5.3负责商务谈判项目的申请。2.5.4负责组织成立商务谈判工作机构，编制商务谈判方案。2.5.5 负责发售商务谈判文件、组织踏勘和答疑、组织项目谈判活动、发出商务谈判结果通知书、编写谈判报告；负责组织合同谈判、谈判资料的整理和归档及编写谈判总结； 2.5.6 配合经营管理部向西南油气分公司上报项目商务谈判信息和有关资料。3 商务谈判工作程序（商务谈判工作流程图见附件一）3.1商务谈判涉及的金额在30万元（含30万元）以下的项目：3.1.1商务谈判报批。在商务谈判前，各专业部门编写谈判方案并组织相关部室审查，谈判项目由招标投标领导小组批准。3.1.2发出商务谈判邀请。主办部门根据项目要求，优先选择系统内单位。3.1.3谈判项目预算价编制。主办部门将编制预算所必须的设计等基础资料及商务谈判申请表批复（复印件）报经营管理部，经营管理部委托造价咨询机构编制项目预算价。3.1.4谈判项目预算价（控制价）审批。谈判项目预算价编制完成后，由经营管理部初审后报分公司造价中心复审。3.1.5商务谈判。主办部门组织审查谈判单位的资质情况。成立谈判小组，经专业小组审批后，实施项目的谈判工作。3.1.6编写谈判报告。完成商务谈判后，形成会议记录及原始资料，报招标投标领导小组审批。3.1.7发出商务谈判结果通知书。经相关领导或项目经理审批后，由主办部门发出商务谈判结果通知书。 3.1.8签订项目合同。主办部门根据发出商务谈判结果通知书及商务谈判结果通知回执函组织合同谈判，办理签订项目合同有关手续。3.1.9商务谈判工作总结。完成合同签订有关手续后，主办部门对项目商务谈判活动进行总结（采购项目应附三家以上商家询价回复函）并于7日内将项目商务谈判活动工作总结报招标投标办公室。3.1.10商务谈判资料的收集、整理、归档。按照项目部归档制度要求执行。3.2商务谈判涉及的金额在30万元以上的项目：3.2.1报商务谈判月度计划。各部室根据生产运行计划，于每月底编制本专业次月度商务谈判计划，经部室主任签字，报专业小组审批后，提交招标投标办公室汇总，于每月底提交石油工程管理处备案。3.2.2成立商务谈判工作组及编制商务谈判方案。在商务谈判前1015日，主办部门负责组织成立商务谈判工作组及编制商务谈判方案。3.2.3商务谈判方案审查。主办部门完成商务谈判方案件编制后，组织相关部室审查，通过审查后由项目部领导审批。3.2.4商务谈判申请。主办部门办理商务谈判申请，按照流程办理完后交招标投标办公室。限上项目由招标投标办公室上报西南油气分公司招投标委员会办公室。3.2.5商务谈判文件编制与审查。主办部门根据谈判项目编制商务谈判文件。商务谈判文件经编制组内审，主办部室负责人批准后提交专业组审查。专业小组组织相关部室审查后提交项目部领导审批，成为正式商务谈判文件。3.2.6发出商务谈判邀请函。商务谈判文件通过审查后，由主办部门向外发出商务谈判邀请函。3.2.7商务谈判文件发售。各谈判方按商务谈判邀请函说明购买谈判文件。谈判文件的发售时间与文件递交时间，不少于7个工作日。3.2.8现场踏勘与答疑。主办部门根据需要组织现场踏勘与答疑。3.2.9谈判工程预算价编制。主办部门将编制预算所必须的设计等基础资料及商务谈判申请表批复（复印件）报经营管理部，经营管理部委托造价咨询机构编制项目预算价。3.2.10谈判项目预算价（或控制价）审批。谈判项目预算价编制完成后，由经营管理部初审后报分公司造价中心复审；单项工程金额在1000万元以上的地面工程项目经造价中心复审后，报总部工程造价中心审核。3.2.11资格审查。主办部门组织安全、审计监察、财务、市场管理、法律事务、对谈判方的资质、准入等资料进行审查。3.2.12成立商务谈判小组。谈判前一天，由主办部门根据批准的谈判方案，成立谈判小组，报领导小组批准。3.2.13 商务谈判评标。谈判小组组长主持谈判会议，依据谈判文件组织开展谈判评标活动。3.2.14 编写商务谈判报告。谈判工作完成后，由商务谈判小组编制谈判报告，向招标投标领导小组提交商务谈判报告。3.2.15 发出商务谈判结果通知书。商务谈判结果经招标投标领导小组审批后，由主办部门发出商务谈判结果通知书。3.2.16 签订项目合同。主办部门根据发出谈判通知书及谈判通知回复函组织合同谈判，并于通知书发出后15日内办理与谈判单位签订项目合同有关手续。3.2.17商务谈判工作总结。完成合同签订有关手续后，主办部门对项目商务谈判活动进行总结，并于7日内将项目商务谈判活动工作总结报招标投标办公室。3.2.18商务谈判资料的收集、整理、归档。按照项目部归档制度要求执行。4商务谈判项目的审批4.1 所有项目，必须填报商务谈判项目申请表办理商务谈判项目申请手续。4.2办理商务谈判项目审批手续。详细说明项目商务谈判原因、事项、数量、金额、承包单位名称，经领导小组审批后，方可进行项目的洽谈事宜。5商务谈判项目发包方管理5.1 谈判准备5.1.1 谈判项目应具备的条件5.1.1.1 项目已有投资计划或资金来源已落实。5.1.1.2 完成谈判任务所需的技术资料和其它文件材料。5.1.1.3 项目审批手续齐全且商务谈判方案经审查通过。5.1.1.4 其他前期准备工作已完成。5.1.2 商务谈判文件的编制5.1.2.1 谈判文件由主办部门参照商务谈判范本，并结合本专业谈判项目的特点编制。 5.1.2.2 谈判文件的条款要符合相关法律法规，同时不得带有歧视性或倾向性的条款。5.1.2.3 编制完成的谈判文件，由主办部门组织审查后，经招标投标领导小组审批。5.2 谈判文件内容基本要求 5.2.1 谈判项目的概况及描述，包括谈判项目的有关图件、地表及地下地质条件、地理条件、气候特征及人文环境等。5.2.2 地质(工程)任务(包括指标)、工程设计、实物工程量等。5.2.3 对谈判单位资质等资料（中国石化资质证书、市场准入证等）的要求，包括主要技术装备(型号、数量)和辅助装备、人员素质、作业经验及健康、安全、环保的要求。5.2.4 谈判项目执行的主要技术标准、质量指标、提交原始资料和成果资料的格式及数量要求。5.2.5 工程进度和开工、竣工日期及采购商品的数量以及提交成果的时间要求。5.2.6 项目承包方式及价格构成、价格测算原则和执行的标准等（预算定额是谈判的主要依据之一）。5.2.7谈判的日期和地点。5.2.8 合同主要条款和其他需要申明的事项等。5.3 谈判项目预算的编制及管理5.3.1 所有涉及金额在30万元以上的项目应编制预算，严格控制无预算的谈判。限上项目部将编制的项目预算上报西南油气分公司造价中心审核，审核后的预算报招投标领导小组审查批准。5.3.2 各谈判方的报价文件全部送达专业部门后，应密封保存。5.3.3 参与预算编制和项目价格审批的人员要对项目预算价格保密。5.3.4 因生产急需或其他原因无法编制标的的项目，专业部门在办理谈判项目申请手续时须说明原因。5.4 收取商务谈判方案制作费等有关费用，须在谈判谈判邀请函中明确规定；收取的费用主要用于支付商务谈判活动过程中发生的费用。5.6 对已发出的谈判文件须进行澄清或修改时,主办部门应将澄清或修改的部分经招投标领导小组审批后，作为商务谈判文件的一部分在施工方递交谈判文件截止时间至少三日，以书面形式通知所有谈判方。5.7 主办部门可以组织谈判方进行现场踏勘，并对参与谈判方提出的谈判文件和现场踏勘中的有关问题进行解答。5.8 发包方的权利5.8.1 按照规定的程序，组织项目的谈判活动。5.8.2 选择具有市场准入证且符合资质要求的谈判单位。5.8.3 根据谈判原则拟谈判方法、标准。5.8.4 依据谈判结果，综合考评后确定最终单位。5.9 发包方的义务5.9.1 接受上级招标投标管理部门的监督、检查和管理。5.9.2 编制谈判文件要求，提供编制谈判文件必须的工程资料。5.9.3 组织现场踏勘、进行谈判文件要求的答疑工作。5.9.4 与最终评定单位签订项目合同。5.9.5 根据有关规定应承担的其他义务。6 谈判人管理6.1 参与谈判人的资格条件6.1.1 参与工程设计、勘察、监理、施工和服务等的谈判单位，应是取得中国石化股份公司市场准入资格或中国石化股份公司工程建设市场资源库的成员单位。参与物资、设备采购的谈判单位，应是已加入中国石化物资供应商资格的单位。6.1.2 具备完成项目所需的人力、物力和财力。6.1.3 具体项目规定的其他条件。6.2 报价文件中技术部分和商务部分的管理6.2.1 技术部分内容一般包括：参与谈判方综合情况、队伍的业绩和施工经验介绍，要侧重于谈判方的业绩和施工或服务经验介绍；参加谈判的主要技术装备、主要人员素质、工艺技术水平等情况；执行的系列技术标准、规范和技术、质量指标；工程技术保证措施、工程质量控制措施和健康、安全、环保措施；施工组织方式、工程进度计划和工期保证措施；其他需要表述和说明的事宜等内容。6.2.2 商务部分的内容一般包括：项目价格测算依据及说明；项目总报价及其构成（设备折旧费、人工费、主要材料费、大修理费、动迁费、健康安全环保费、管理费、保险费、税金、利润、不可预见费、工农赔偿费等；其他有关需要表述和说明的事宜等内容。6.3 参与项目谈判方应有单位法定代表人或委托代理人签字(西南石油局所属二级单位可由单位负责签字代替,其他要求不变)并加盖其印章，密封后加盖单位印章。在规定的谈判文件递交时间前，按照主办单位指定地址邮寄或派人送达指定地点，时间以送达日期为准。发包方收到报价文件时应有记录，标明接受人和接收时间。在项目开始谈判前不得将报价文件开封。6.4 谈判项目属于基本建设施工的，报价文件的内容应当包括拟派出的项目负责人与主要技术人员的简历、业绩和拟用于完成项目的机构、设备等；对于拟在评定结果后将谈判项目的部分非主体、非关键性工作进行分包的，应当在报价文件中载明，同时应明确HSE保证体系及实施本项目的措施。6.5 在递交报价文件截止时间前，参与谈判单位对已递交的报价文件进行的更正和补充，与报价文件具有同等效力。在递交报价文件截止时间后，谈判方不得补充、修改、替代或者撤回其报价文件，招标投标领导小组要求对报价文件作必要澄清或说明的除外。6.6 两个及以上谈判方组成一个联合体联合谈判的，应签订共同谈判协议，确定联合谈判方对发包方承担的连带责任，并将共同谈判协议连同谈判文件一并提交发包方。联合体各方均应具备承担项目的相应能力；由同一专业的单位组成的联合体，按照资质等级较低的单位确定资质等级。6.8 谈判方必须对谈判文件要求作出实质性响应。6.9谈判保证金管理6.9.1主办部门可以在谈判文件中要求谈判方交纳保证金。保证金除现金外，可以是银行保函、保兑支票、银行汇票或现金支票。保证金一般不应超过项目投资计划或成本预算的百分之一，最高不得超过30万元。保证金有效期应当超出商务谈判有效期30天。6.8.2 未选定谈判方交纳的保证金应于谈判结果通知书发出后后7天内退还；选定单位交纳的保证金自动转为合同履行保证金。6.8.3 在报价有效期内，谈判方撤销报价文件的，保证金不予退还。谈判结果通知书发出后，15天内选定单位拒绝签订合同的，保证金不予退还；谈判方无任何过错，发包方拒绝签订合同的，应将谈判方保证金双倍返还。6.9 谈判人的权利6.9.1 申请参加项目谈判活动。6.9.2要求主办单位提供编制报价文件所必需的工程资料并对其中的问题进行解答。6.9.3 参加谈判活动。6.9.5 可以在谈判开始前撤回报价文件，宣布退出；若非发包方原因，不得要求退还保证金。6.9.6 依法享有其他权利。6.10 谈判人的义务6.10.1 如实提供报价文件，接受招标投标监督检查小组的监督。6.10.2 提供本单位的资质、准入证明材料、技术力量、业绩等材料。6.10.3 按要求交纳保证金或提供银行保函。6.10.4 在报价文件中明确拟分包的部分工作。6.10.5 不得以任何方式干扰项目谈判工作的正常进行。6.10.6 根据项目金额及邀请函要求，交纳谈判文件资料费。6.10.7 选定单位与主办单位签订合同。6.10.8 根据有关规定应承担的其他义务。7谈判过程管理7.1 项目谈判在报价文件确定的递交截止时间后公开进行。谈判地点为谈判文件中预先确定的地点。7.2 谈判项目应按谈判文件中约定的谈判顺序组织谈判，未按约定顺序谈判的视为无效谈判。7.3 谈判过程实行分轮分别谈判管理，一次一家，并按顺序一对一分别评估完各谈判人方案；未完成一轮谈判不能进行谈判人方案评定排序。7.4非特殊项目，谈判轮数不得少于2轮；谈判人及相关工作人员应对谈判内容保密，不得将相关的谈判内容透露第三方，若有违者应及时制止，取消相关谈判人谈判资格。7.5谈判过程应记录，并存档备查。谈判记录上是应有双方谈判代表及相关人员的签字。7.6开始谈判前由监督人员宣布谈判评定标准、方法及选定结果原则，监督人员和谈判方代表检查谈判文件密封情况。不满足谈判文件要求的不得纳入谈判方案评定排序。 7.7 谈判项目采用技术文件和商务文件分开评比的方法。 7.8在谈判过程中，谈判小组可以要求谈判方对报价文件中的内容作必要的澄清或说明，但是澄清或说明不得超出报价文件的范围或报价文件的实质性内容。7.9 组织方应当采取必要的措施，保证谈判在严格保密的情况下进行。任何单位和个人不得非法干预、影响商务谈判的过程和结果。7.10谈判完成后，应根据评分结果或者评议结果，现场确定顺序，同时编制商务谈判报告。7.11主办部门向选定单位发出商务谈判结果通知书。商务谈判结果通知书发出后七日内，应退还未选定单位的保证金。7.12主办部门和选定单位应自商务谈判结果通知书发出之日起十五日内，依照谈判文件和选定单位的报价文件订立书面合同。7.13 承包方不得向他人转让谈判项目，不得将谈判项目肢解后转包给他人，发包方与承包方双方约定的分包单位不得再次分包。违反者，发包方有权与其终止合同。7.14 谈判小组管理7.14.1 谈判小组构成。谈判小组由元坝项目部招标投标领导小组成员、业务主管部门和项目主管部门代表、上级主管部门代表及有关技术、经济和法律有等方面的专家组成。7.14.2 谈判小组的职责。7.14.2.1 对报价文件进行评审和比较，提出书面谈判报告，对所提出的评审意见承担责任。 7.14.2.2推荐符合谈判文件要求的单位。7.14.2.3明知与谈判方有利害关系的评委应主动回避，不得进入相关项目的谈判小组，已进入的应更换。8 商务谈判资料与信息管理8.1 资料管理8.1.1 主办部门负责项目部商务谈判资料的收集、整理和归档，的归口管理，并建立台帐。8.1.2 经营管理部负责元坝气田开发建设项目部涉及金额50万元以上谈判项目月度、季度、半年度和年度统计。8.1.3 各专业管理部门负责本部室商务谈判资料的收集、整理和归档，并建立商务谈判台帐。8.2 商务谈判信息管理8.2.1 经营管理部负责商务谈判信息发布。发布的信息内容包括：元坝气田开发建设项目部的商务谈判管理制度、谈判文件范本、商务谈判项目审批表、商务谈判结果通知书的格式样本等。8.2.2各部室应及时获取和使用经营管理部发布的有关商务谈判规章制度，使用有关表格。9 监督、检查与考核9.1 在商务谈判活动中出现的违规行为，按照有关规定给予处分并通报批评。9.2 对于谈判单位和责任人，有下列情形之一的，根据情节轻重追究责任。9.2.1 未严格执行本规定谈判工作程序的。9.2.2 以不合理的条件限制或者排斥潜在谈判单位，对潜在谈判单位实行歧视待遇，强制谈判单位组成联合体共同谈判，或者限制谈判单位之间竞争的。9.2.3 泄露造价信息，索贿受贿的。9.2.4 与谈判单位相互串通，排挤竞争对手（包括未经批准、默许选定单位私自变更施工队伍的单位），搞不正当竞争的。9.2.5 谈判过程中有失公平的。9.2.6 无故拒绝与选定单位签订合同的。9.3 对于谈判单位和责任人，有下列情形之一的，责令其退出谈判，已确定为选定单位的谈判无效。情节严重的，在集团公司、股份公司范围内进行通报。9.3.1 隐瞒、虚报资质等弄虚作假行为的。9.3.2 谈判单位相互串通、故意抬高或压低报价的。9.3.3 谈判单位及其工作人员利用行贿及其他不正当手段扰乱商务谈判活动的。9.3.4 与谈判单位相互串通，排挤竞争对手，搞不正当竞争的。9.3.5 私自变更施工队伍的。9.3.6 无故拒绝与主办单位签订合同的。9.4 违反本规定构成违纪或犯罪嫌疑的，由纪检监察部门给予党纪政纪处分或移送司法机关依法追究刑事责任。10附表1.元坝气田开发建设项目商务谈判申请表。2.商务谈判文件审查意见表。3.商务谈判文件审批表。4.谈判情况汇总表5.商务谈判结果申请审批表。6.商务谈判结果通知书。7.商务谈判流程图。附件1 元坝气田开发建设项目商务谈判申请表商务洽谈编号： 年 月 日项目名称项目类别项目金额有无计划谈判时间项目部专业管理部门有无谈判方案谈判单位基本情况单位名称企业性质资质等级准入证号单位系统归 属商务谈判原因项目部项目专业管理部门意见经营管理部意见专业小组意见监督检查小组意见招标领导小组意见局分公司招投标办公室意见