中高端会议完整接待流程.doc

会议完整接待流程   一、会议坐席安排图解一会议主席台座次安排：1. 领导人数为单数：2. 领导人数为双数：二宴请座次安排：A：中餐：主陪面对门B：西餐三照相：（次序排列等同与主席台排列方式）四.沙发室小型会议商务接洽：五长条桌会议商务接洽：为上级领导；主办方在进大门的左边，承办方在进大门的右边六小车座位的安排：司机号号号号号二. 会前：住宿饭店、会议场所。并制定完备的会议预案书   会务接待组织架构图会务接待组（共计2人）大堂迎宾（兼）餐饮服务员（1人）成本核算（兼）设备管理（兼）物料统计（兼）会务接待（1人）会务服务（兼）1 会议场所岗位职责1.1 做好会议场所的日常清洁工作。1.2 了解和掌握当日的会议和接待情况，按照服务规范和要求，做好每一次会议的接待、服务工作，确保各项工作高效优质无差错。1.3 按规定要求保持会议和接待场所内各类设备设施的完好，发现异常或损坏及时报修。1.4 服从领导安排，做好各项接待服务工作。会议或接待途中不得离岗或做份外事，加强责任性，确保会议的圆满召开。1.5 做好各类会议用具的清洁消毒工作，保证用具的完好。2 贵宾接待厅岗位职责2.1 负责贵宾的礼仪接待和清洁工作。2.2 按规定要求检查贵宾接待厅的各类设施设备，发现异常或受损的及时报修。2.3 了解和掌握当日的接待任务及贵宾抵离时间、业主方主管部门对本次接待任务的要求，切实做好接待服务工作，确保各项工作高效优质无差错。2.4 在业主接待来宾事，根据服务规范要求，做好礼仪服务工作。2.5 加强责任性，在业主接待来宾工程中，不得离岗，要勤观察，掌握接待状况，及时提供配合和服务。2.6 严格执行安全和保密制度，不得随便让他人进入贵宾接待厅。3 会议场所岗位职责3.1 做好会议场所的日常清洁工作。3.2 了解和掌握当日的会议和接待情况，按照服务规范和要求，做好每一次会议的接待、服务工作，确保各项工作高效优质无差错。3.3 按规定要求保持会议和接待场所内各类设备设施的完好，发现异常或损坏及时报修。3.4 服从领导安排，做好各项接待服务工作。会议或接待途中不得离岗或做份外事，加强责任性，确保会议的圆满召开。3.5 做好各类会议用具的清洁消毒工作，保证用具的完好。4 贵宾接待厅岗位职责4.1 负责贵宾的礼仪接待和清洁工作。4.2 按规定要求检查贵宾接待厅的各类设施设备，发现异常或受损的及时报修。4.3 了解和掌握当日的接待任务及贵宾抵离时间、业主方主管部门对本次接待任务的要求，切实做好接待服务工作，确保各项工作高效优质无差错。4.4 在业主接待来宾事，根据服务规范要求，做好礼仪服务工作。4.5 加强责任性，在业主接待来宾工程中，不得离岗，要勤观察，掌握接待状况，及时提供配合和服务。4.6 严格执行安全和保密制度，不得随便让他人进入贵宾接待厅。1 制订目的规范接待管理，发挥的总体功效。2 适用范围适用于的会务接待工作。3 责任归属3.1 人事行政部、物业管理处是本规程的归口管理部门。3.2 人事行政部：负责接待管理的牵头、组织和协调。其中：会务接待主要职责如下：3.2.1 接受预约、设施准备、迎送访客、准备茶饮、通知员工、收发来宾卡、预定出租车以及为访客提供收发传真、信息咨询和其他为访客提供方便的相关服务。3.2.2 管理接待设施，保证设施时刻处于正常备用状态，环境时刻处于整洁状态，包括：会议室、茶水间、卫生间及其附属设施等。3.3 总经理秘书：负责联络和协调总经理、副总经理的访客，为会务接待提供支持和协同。3.4 物业管理处：负责秩序维护、车辆停靠、卫生保洁，并为会务接待提供支持和协同。4 接待流程4.1 访客包括客户、合作伙伴、政府官员、供应商及其他相关人员。惠生科技园原则上不接受无关人员的参观考察。4.2 访客接待应严格限于办公楼一楼接待区域，未经特别许可，任何来访者不得进入员工办公区域。该特别许可，除设施维修人员由人事行政部批准外，应来自于副总经理或总经理，经批准的访客应按指定通道通行，并只能在许可的限定区域内活动。4.3 接待流程：4.3.1 计划和预约良好的计划是接待工作的前提保证，全体员工在商业接待中应提前预约。为提高工作效率，预约可通过书面、邮件、电话或口头告之的方式进行，会务接待负责接收和登记预约，内容包括人数、时间、访客类别、需用设施等。4.3.2 接待准备会务接待负责根据预约需求，安排会议室和准备相关设施，如会议室布置以及准备投影仪、视频设备、白板、纸笔等。电子设施由人事行政部IT工程师负责为会务接待提供支持。4.3.3 迎接和联络访客抵达时，由会务接待负责迎接，并引领至指定区域，同时及时通知被访人。4.3.4 商务性招待会务接待负责根据访客类别，安排茶水、饮料、水果、点心等，并注意适时补充，包括必要时在会议休息间隙简单迅速地清理会议室，但前提条件是访客不受任何打扰。4.3.5 访客送行根据访客类别不同，必要时会务接待应陪同访客至出口处并礼貌道别。4.3.6 接待区域清理访客离去后，会务接待负责及时安排现场清理和设施归位，使相关区域和设施立即恢复备用状态。4.4 订餐流程4.4.1 计划和预约访客就餐须由对口接待部门提前预约，便于餐厅准备，一般应于就餐当日上午10:00前完成，重要客人应尽可能提前一天预约。任何预约均应经总经理、副总经理或部门经理批准。4.4.2 登记与准备会务接待负责接收和登记预约，内容包括人数、时间、标准、特殊要求等，并通知餐厅准备。4.4.3 就餐访客就餐须由负责接待的员工陪同，否则餐厅有权拒绝供餐。4.5 临时访客接待4.5.1 会务接待负责礼貌询问访客的事由和被访人，并安排访客在指定区域等待。4.5.2 会务接待及时通知被访者，并根据被访者的回复安排或婉言回绝访客。4.6 公司重大活动期间宾客来访由人事行政部负责牵头提前准备和安排。4.7 接待区域应时刻保持安静，严禁大声喧哗。4.8 访客接待期间，如无重大事项，一般不得安排找人和找人接电话，必要时可由会务接待负责记录和转达。4.9 惠生科技园活动中心在业余时间对员工及其亲属开放，由物业管理处负责维持秩序和管理，并进行人员登记。5 接待规范5.1 接待/秘书 基本礼仪5.1.1 访客进入大厅，主动上前礼貌询问，确定是预约客人，应主动表明："您是与××预约的××先生/小姐吗？欢迎您的到来，请走这边。"5.1.2 为访客引位时，应主动拉扶会议室门把手，请访客入座，然后轻声询问茶饮需求进行准备，并请访客稍候。5.1.3 倒茶时八分满，用托盘端茶杯，送茶点时先宾后主，递茶时手握杯柄或杯肚，不可握杯口，将茶杯轻放至访客的右边，茶柄调整于访客的45度位置，并说："先生/小姐，请用茶（咖啡）。"上茶结束后，礼貌退出，并视情况在门外适当等待2-5分钟，防有特别需要。5.1.4 仪表举止端庄、得体、热情、大方，提供接待服务时保持"三轻"（走路轻、讲话轻、操作轻）。5.1.5 送客时，应陪同被访者送访客至车前或门口道别，并目送访客离去（视访客类别而定）。5.1.6 确保到公司的每一位访客都得到应有的礼遇。5.2 保安人员 基本礼仪5.2.1 时刻保持仪容仪表整洁、规范，有礼貌地迎送进出科技园之访客。5.2.2 对于来园区之无关人员，应婉言劝离，保证正常秩序不受打扰。5.2.3 以标准手式引领来访车辆进出和停靠。6 备用资源会务接待应事先准备交通图、车船航班信息、雨伞、常用药品等物资，以备不时之需。1 制定目的规范会务、接待活动的组织与开展，满足业主的需求。2 适用范围适用于各类会务、接待工作的组织与开展。3 责任归属3.1 管理处是会务、活动工作的归口管理部门。3.2 各部门提供协助。4 流程图接受任务明确会议或活动的人数、层次，确定活动的日期、时间及活动形式，了解其他特殊要求工作布置包括人员配置与分工；场地布置方式；照明、空调、电梯等供应要求；环境装饰；安全保卫；所需物品品种与数量等。管理处会务接待按要求布置场地，准备会议或活动所需用品，与客户的有关联络等。环境管理部负责清洁、绿化布置、清洁设施及用品的安排。设备管理部负责设施保障，保障照明、音响、空调、供水、电梯等，协助挂放会标、横幅等。安保管理部负责对所有准备作安全方面的检查、 认可，确保安全。准备物品、布置场所准备工作的总体验收清场工作活动过程的实施5 操作要求5.1 接受任务5.1.1 管理处接受任务，明确会议或活动的人数、标准，确定活动的日期、时间及活动形式，了解其他特殊要求。5.2 拟定详细的方案5.2.1 管理处根据所接受任务的具体要求，布置工作内容（包括人员配置与分工；场地布置方式；照明、空调、电梯等供应要求；环境装饰；安全保卫；所需物品品种与数量等）。5.3 准备物品、布置场所5.3.1 各相关部门根据所分配任务，做好相应准备。5.3.2 会务接待按要求场所布置，会议或活动所需用品的准备，与业主的有关联络等。5.3.3 环境管理部负责清洁、绿化布置、清洁设施的安排。5.3.4 设备管理部负责设施保障，保证照明、音响、空调、供水、电梯等正常运作，协助挂放会标、横幅等。5.3.5 安保管理部负责对所有准备作安全方面的检查、认可，确保安全；并协助场地布置。5.4 准备工作的总体验收5.4.1 各部门负责人组织人员对所有的准备工作作最后的确认，发现问题及时通知有关人员纠正补救。5.4.2 会务接待将会议或活动的用品数量详细记录于“会议、接待活动用登记表”内以备查。5.5 活动过程的实施5.5.1 管理处根据会议或活动标准确定接待人员名单，监督、实施会务或文化活动的方案。5.5.2 各部门和责任人按分工提前30分钟到岗，各负其职。5.5.3 设备管理部确保活动过程中活动场所内设备、设施运转正常并及时处理突发性事故。5.5.4 会务接待确保环境卫生的维护和对客的交流与服务（茶水供应等）。5.6 清场工作5.6.1 会务接待负责安排场内物品的整理，并将会议情况记录在“会务、接待接待工作日报表”上。5.6.2 环境管理部负责安排场地及场内物品清洁，检查场地向否有客人的遗留物，如发现应及时向保卫科汇报。5.6.3 设备管理部负责关闭所有应关闭的设备。5.6.4 安保管理部做安全检查，确保安全。5.6.5 各部门负责人对各负责工作进行最后的检查确认，发现问题及时安排纠正、补救。6 相关文件会务接待服务操作规程7 质量记录“会议、接待活动用品登记表”“会务、接待活动工作日报表”三. 会中： 1. 会议接待：提早将会议室摆放好、 调幅、欢送牌、签到台、指示牌等 2. 会前准备：准备好会议所需求的会议用品，笔、毛巾、纸、矿泉水、鲜花、茶水、投影、白板、白板笔、  会议茶歇准备方式：多场会议要同时改换不同的饮品、点心组合。大致上茶歇的分类是中式与西式。中式的饮品包括矿泉水、开水、绿茶、花茶、红茶、奶茶、果茶、罐装饮料、微量酒精饮料，点心普通是各类糕点、饼干、袋装食品、时令水果、花式果盘等等。西式茶歇饮品普通包括各式咖啡、矿泉水、低度酒精饮料、罐装饮料、红茶、果茶、牛奶、果汁等等，点心有蛋糕、各类甜品、糕点、水果、花式果盘， 如何安排茶歇？ 通常茶歇的准备包括点心要求、饮品要求、摆饰要求、服务及茶歇开放时间要求等等。 内容： 茶歇可以分为中式和西式两种，就目前的茶歇市场而言，酒店一般采用的是西式茶歇， 由3部分内容组成：饮品、点心和水果。 饮品方面一般情况才使用的是咖啡和红茶 2种常见的饮品，或者是这两种的其中之一，当然客户也可以根据自己的喜好来安排如绿茶、花茶、奶茶、果茶、罐装饮料、微量酒精饮料等。 点心方面，现在常用的是西点，一般有2-3个种类的点心组成，常见的如披萨、蛋塔、蛋糕、三明治、手工饼干、曲奇；在港式的茶歇中也经常会采用中式的点心，如大家都非常喜欢的小笼包、蜜汁叉烧包、萝卜丝饼、叉烧酥、虾皇饺、烧卖等。 水果方面一般也是由2-3种水果组成，常见的有西瓜、哈密瓜、橙子、鲜梨、苹果等。   使用时间 全天会议一般有上下午茶歇各1次，使用茶歇的时间在15-30分钟不等，其中上午茶歇的使用时间一般在10：00-10：30，下午茶歇的使用时间15：00-15：30。   服务 服务人员进行相关的引导 ，最重要的是在茶歇开始前做好相关的准备工作，如餐具、纸巾、垃圾筒 会议茶歇服务方案     注：一、会议茶歇服务品种：     1、饮品类：矿泉水、绿茶、红茶、奶茶、牛奶、果汁、咖啡、鸡尾酒  2、点心类：中西式糕点、甜品、饼干  3、水果类：时令水果、花式果盘 、香焦，蕃茄；龙眼、桔子、草莓、葡萄、西瓜、火龙果、哈密瓜、4、坚果类：白瓜子、开心果、杏仁、   1红茶：有几种有趣的说法，  健康保健方面：红茶可以帮助胃肠消化、促近食欲，可利尿、消除水肿，并强壮心肌功能。   预防疾病方面：红茶的抗菌力强，用红茶漱口可防滤过性病毒引起的感冒，并预防蛀牙与食物中毒，降低血糖值与高血压。 研究表明：红茶功效不逊于绿茶 2枸杞菊花茶 且更有益于心脏经常喝枸杞菊花茶对人是没有害处的,反而会有益处的:  枸杞子味甘，性平。入肝、肾经。本品质体柔润多液，是一味补养肝肾冲督精血之品。功擅补阴壮水、滋水涵木，以治肝肾不足，精血亏损所引起的腰膝酸软、头昏耳鸣、遗精滑泄，以及肝肾不足，精血不能上荣于目所引起的眼目昏花、视力减退。另外，它对肝脏尚有保护作用，可用于治疗慢性肝炎、肝硬变，症属阴虚者。还可用于消渴、虚痨咳嗽。  3人参乌龙茶 “兰贵人”是人参乌龙茶的通称，属于功夫茶，由台湾传入内地，由于其具有品位的名称，被茶界通用。 人参乌龙茶是用上等乌龙茶，与西洋参加工，精致而成，既保留了乌龙醇厚的回味，又加入了西洋参的补性和甘甜，入口清香扑鼻，舌底生津，回味无穷。且具有提神醒脑、美容减脂、延年益寿和预防冠心病等功用。是一款不可多得的天然健康饮品。它的口味甜美独特，令人回味无穷。乌龙茶口味甘醇，加以人参的滋养功效，常饮此茶既可品到茶的清香，又可达到保健益寿的作用。  4金银花。 金银花又称忍冬花。忍冬是半常绿灌木，茎半蔓生，叶卵圆形，开喇叭形的花朵。初开花时白色，后逐渐转变为黄色，这是“金银花”名称的由来。金银花茶是一种新兴保健茶，茶汤芳香、甘凉可口。常饮此茶，有清热解毒、通经活络，护肤美容之功效。 5.普洱茶 1）降脂、减肥、降压、抗动脉硬化 2）防癌、抗癌科学家通过大量的人群比较，证明饮茶人群的癌症发病率较低。而普洱茶含有多种丰富的抗癌微量元素，普洱茶杀癌细胞的作用强烈。 3）健齿护齿普洱茶中含有许多生理活性成分，具有杀菌消毒的作用，因此能去除口腔异味，保护牙齿。 4）护胃、养胃在适宜的浓度下，饮用平和的普洱茶对肠胃不产生刺激作用，粘稠、甘滑、醇厚的普洱茶进入人体肠胃形成的膜附着胃的表层，对胃产生有益的保护层，长期的饮用普洱茶后可以起到护胃、养胃的作用。这是国内外崇尚饮用普洱茶的消费者称谓普洱茶为“美容茶 ”、“益寿茶”的主要原因。 （普洱茶为茶中之茶，是暖胃、降脂、养气、益寿延年及品茗的圣品。云南有最古老的茶树王，也是茶的原产地，早在明末清初至同治年间，帝王、皇族中便崇尚喝普洱茶，此时也是普洱茶的兴盛时期。普洱茶是一种后发酵茶，具有“长寿茶”的美称，亦称“可以喝的古董”，可长期存放、愈陈愈香） 6.铁观音茶 铁观音茶， 属于乌龙茶类，是中国十大名茶之一乌龙茶类的代表。介于绿茶和红茶之间，属于半发酵茶类，铁观音独具“观音韵”，清香雅韵，“七泡余香溪月露 满心喜乐岭云涛 ”。除具有一般茶叶的保健功能外，还具有抗衰老、抗癌症、抗动脉硬化、防治糖尿病、减肥健美、防治龋齿、清热降火，敌烟醒酒等功效。  7.西洋参茶 -西洋参茶抗疲劳，抗衰老，提神醒脑，快速解乏，神清气爽 1）强壮中枢神经，安定身心，抗疲劳；    2）抗疲劳、延缓衰老；    3）镇静及解酒、增强记忆能力；  4）预防和治疗心脑血管疾病，抗心肌缺血和抗休克作用，并可明显降低血脂。 8苦丁茶，它具有降血压、降血脂、利便、降火、清咽利喉、治牙龈、牙齿发炎，散风热、清头目、除烦渴的作用，可用来治疗头痛、牙痛、目赤、热病烦渴、痢疾等。现代药理研究则证明，苦丁茶中不仅含有人体必需的多种氨基酸、维生素及锌、锰、铷等微量元素，还具有降血脂、增加冠状动脉血流量、增加心肌供血、抗动脉粥样硬化等作用，对心脑血管疾病患者的头晕、头痛、胸闷、乏力、失眠等症状均有较好的防治作用，  9咖啡  1.咖啡含有一定的营养成分。咖啡的烟碱酸含有维他命B，烘焙后的咖啡豆含量更高。并且有游离脂肪酸、咖啡因、单宁酸等。    2.咖啡对皮肤有益处。咖啡可以促进代谢机能，活络消化器官，对便秘有很大功效。使用咖啡粉洗澡是一种温热疗法，有减肥的作用。    3.咖啡可以消除疲劳。要消除疲劳，必须补充营养、休息与睡眠、促进代谢功能，而咖啡则具有这些功能。    4.一日三杯咖啡可预防胆结石。对于含咖啡因的咖啡，能刺激胆囊收缩，并减少胆汁内容易形成胆结石的胆固醇，最新美国哈佛大学研究人员发现，每天喝两到三杯咖啡的男性，得胆结石的机率低于40%。    5.常喝咖啡可防止放射线伤害。放射线伤害尤其是电器的辐射已成为目前较突出的一种污染。印度笆巴原子研究人员在老鼠实验中得到这一结论，并表示可以应用到人类。    6.咖啡的保健医疗功能。咖啡具有抗氧化及护心、强筋骨、利腰膝、开胃促食、消脂消积、利窍除湿、活血化淤、息风止痉等作用。  7.咖啡对情绪的影响力。实验表明，一般人一天吸收300毫克（约3杯煮泡咖啡）的咖啡因，对一个人的机警和情绪会带来良好的影响。 四、会议茶歇安排示例如下：      4日下午会议：饮品：咖啡、矿泉水、铁观音茶                  糕点：美式曲奇饼、牛奶球、油枣                          水果：桔子、香蕉； 、                   坚果：开心果、杏仁、  （薄荷糖） 4日晚上会议： 饮品：咖啡、矿泉水、菊花茶   糕点：曲奇饼、绿茶毛巾卷、芝麻糖                   水果：桔子、蕃茄； 、             坚果： 杏仁、 青豆 （薄荷糖） 5日下午会议： 饮品：咖啡、矿泉水、果汁                   糕点：曲奇饼、芒果夹心面包、花生糖 水果：桔子、蕃茄； 、              坚果： 杏仁、 青豆 （薄荷糖） 6日上午会议： 饮品：咖啡、矿泉水、西洋参茶                  糕点：曲奇饼、黑美人蛋糕、葱油饼、                   水果：桔子、蕃茄； 、              坚果： 杏仁、 青豆 （薄荷糖） 6日下午会议： 饮品：咖啡、矿泉水、金银花茶                  糕点：曲奇饼、原味毛巾卷、 椒盐糕                   水果：桔子、蕃茄； 、             坚果： 杏仁、 青豆 （薄荷糖） 7日下午会议： 饮品：咖啡、矿泉水、苦丁茶                   糕点：曲奇饼、绿豆糕           水果：桔子、蕃茄； 、              坚果： 杏仁、 青豆 （薄荷糖） 8日上午会议： 饮品：咖啡、矿泉水、人参乌龙茶                  糕点：曲奇饼、芝麻糖                   水果：桔子、蕃茄； 、              坚果： 杏仁、 青豆 （薄荷糖） 8日下午会议： 饮品：咖啡、矿泉水、普洱茶            糕点：曲奇饼、芝麻糖              水果：桔子、蕃茄； 、             坚果： 杏仁、 青豆