买卖合同管理办法及流程.doc

合同管理办法为进一步加强本单位买卖合同的管理，使买卖材料规范化、程序化，确保所供材料的质量，减少经济纠纷的发生。依据公司合同管理办法及公司物资采购管理办法有关规定，特制定本办法。1. 买卖合同管理1.1、买卖合同一律进行统一编号，例如：XJ（MM）TRQ2012-，为了规范公司合同管理，合同签约单位不得随意改变内部合同编号及各类代号书写要求。1.2除5万元以下即时结清的采购外、均应签订书面合同（暂定）1.3钢材、油料、水泥、维修用料不留质保金外，其它材料留合同总额的510。（暂定）1.4合同明细表每页右上角注明合同编号、右下角加盖供应商合同章。1.5合同文本必须带有油建公司防伪水印及合同系统审批表和相关附件（如下要求）1.5.1比质比价采购：附供应商原始报价单一份。1.5.2竞争性谈判采购和单一来源采购：附谈判会议纪要原件一份。1.5.3招（议）标采购：附中标通知书及中标材料价格明细表原件各一份。1.5.4紧急放行采购：附物资采购紧急放行申请表原件一份、供应商原始报价单一份。1.5.5同一采购项目同一采购物资计划量增补，可与原供应商签订补充合同。原供应商不意签订补充合同的，采购部门必须重新询价选商（暂定）。1.5.6业主指定或业主委托项目有特殊规定的（ 对于业主指定供货商，由分公司提供业主指定供应商的相关文件。没有文件的由分公司拟请示报告给予说明原因，报告上除加盖分公司公章外，还必须有分公司主管领导签字确认）。1.5.7对关键设备及技术条件复杂的设备和材料，在签订合同前，供应商必须提供与相关门签订的技术协议书。1.6按照公司招标中心签发的中标通知书，核实无误后，一式三份，交材料办、项目办各一份，合同员自存一份，并将其扫描后做成WORD文档提交经营计划部做合同的签约依据。1.7上合同管理系统，进入合同系统立项申报界面，填写各相关要素（计10项），无误系统默认提交本单位的经营负责人、公司经理审核，同意后，按规定和要求办理合同的订工作。1.8合同签订之前，除业主指定之外，供应商的选择必须在公司评审下发的CPE新油建公司合格物资供方名单内进行， 确认是合格供应商后，方可填报相对人信息录表（见附表一）报公司经营计划部核实审批。1.9.拟定合同文本，文本的选择要符合公司的要求（见附表二），经甲、乙双方在公平、正、自愿、意思统一的基础上，就合同条款及物资采购一般采取验收后付款，确需预付的，执行公司预付款管理办法一般不得超过合同总价款的20%，达成一致无误后，入合同申报界面，填写各相关要素（计12项 ） 按照公司合同系统程序审批，完成合的签订工作。 1.10.负责合同文本的打印、盖章、登记、分发、管理、以及每月28号，季报、半年和年的合同统计上报工作。1.11. 未涉及到的内容执行公司下发的合同管理办法。 附表一： 名称(姓名)合同相对人性质住所法定代表人(负责人)注册资本组织代码税务登记证号开户银行银行帐号联系人联系电话传真电子邮件经营范围 6500161250005000244刘新江139991169220991-3626673lxhmns高低压及防爆电器、自动化设备，五金交电、化工附表二： 合同编号：XJ(MM)TRQ2012-2-27-01 *有限责任公司与*有限公司买 卖 合 同签订地点：* 签订日期： 年 月 日买卖合同签订流程 招标中心提供中标通知书及相关资料审核通过后合同签订、盖章、登记、分发合同承办单位按照合同约定履行合同采办人员留存，并确定材料的数量 项目部留存合同员 留存合同员填报合同立项申请经营负责人审批主要领导审批 合同人员根据中标通知书、通知书及商谈通知书拟定合同文本经营负责人审核合同文本上传公司合同系统公司相关部门审核合同相对人确定 合同条款及文本