企业行政管理课件.ppt

企业行政管理实务,【学习目标】了解解企业行政管理的含义、特点及工作内容；理解企业行政组织的结构及要素；把握企业行政管理各类岗位的工作内容和岗位要求。【技能点】对企业行政管理工作岗位对应的岗位工作有正确的认识；对从事企业行政管理工作有正确的定位；能够编写企业行政管理岗位说明书、对企业行政组织进行分析。,第一章 企业行政管理概述,第一节 企业行政管理认知,行政管理，在传统意义上主要是指国家行政机关对国家政务的公共管理活动，是“政府及其行政组织为了公共利益和目的，以公共权利和法律为基础，对社会公共事务和政府自身内部事务进行的管理和服务活动”。,企业行政管理的内容 企业的业务部门：生产销售研发企业的非业务事务:企业行政规划;办公室事务管理;文书档案管理;总务后勤事务;公共关系等,广义的行政管理事务，简单理解就是企业中除去基本的“研发”“生产”“销售”这些直接创造企业效益的业务性工作之外的全部事务 狭义的行政管理往往又将其中比较专业的“人事管理”与“财会管理”工作独立出来所剩下的工作事务。,企业的行政管理，是企业为了自身的生存发展，依据一定的法律、制度、原则、方法对内部开展职能性管理的总和。这个认识可以分为三个层次：第一，企业行政管理的目标是全局性的，为的是企业整体的生存发展；第二，企业行政管理职能是企业领导主要管理内容，处于企业系统的中心位置；第三，企业行政管理的职能性管理是跳出生产、财务、技术等具体职能而产生出的管理服务平台。,企业行政管理的特点,企业行政管理具有服从性。企业行政管理具有服务性。企业行政管理具有效益性。企业行政管理具有灵活性。,讨论：,企业行政管理同政府行政管理的不同？比较：日本企业同欧美企业对企业行政的认识差异。,企业行政管理同政府行政管理的不同,独立性与一体性官僚与服务性非盈利性与盈利性制度性与灵活性,广义企业行政管理工作内容明细,第二节 企业行政组织,一、行政行政组织的职能 企业行政组织属于企业的综合管理部门，人员涉及的主要工作职能包括：行政协调 信息处理 决策参谋 综合事务管理。,在企业里，对于行政组织的地位往往有两种错误的认识：一种误读是将行政组织的管理地位看得很高，造成行政人员习惯发号司令，把自己的意志强加于其他部门。另一种误读是把行政组织的企业地位看得很低，认为其就是“打杂、服务”的，对忽视其工作的重要性，造成行政人员工作积极性低，效率不高。,二、企业行政组织的结构,图1-1 职能型行政管理组织结构,图1-2 综合型行政管理组织结构,图1-3 混合型行政管理组织结构,三、企业行政组织设计的要素,按照组织管理理论，分析企业行政组织的基本要素有劳动分工、部门划分、权力划分、确定管理幅度与层次。,案例学习1-1疲惫的管理,一、企业行政管理的典型岗位企业行政管理是一系列综合性的工作的总称，不同的工作内容在行政组织设计时被划分为不同的工作岗位，有不同的工作职责，对应工作人员也有不同的岗位素质要求。企业行政管理岗位分为企业行政管理基层岗位和企业行政管理领导岗位两种岗位。,第三节 企业行政管理岗位,（一）企业行政管理基层岗位描述企业行政管理基层岗位主要是指企业行政助理和企业行政部采购这两个工作岗位的岗位职责。,第三节 企业行政管理岗位,行政部采购员主要进行企业办公用品、劳保用品、后勤物资的日常采购，是负责一项具体行政事务的工作岗位，属于企业行政管理的基层事务性工作岗位。采购本身是一项专业而重要的工作，而行政部的采购对行政管理工作的开展又是必须的，这就要求行政部采购员既了解采购的专业知识，又理解行政工作的特性。行政部采购的具体岗位职责是：汇总企业各部门的行政用品需求，核实后填写采购计划清单上报各级主管审批，以便及时采购；及时了解所购物品的市场动态，坚持货比三家，保持对采购信息的熟悉准确；严格对采购物品进行验收检查，确保交货品种、规格、数量达到要求，与发票相符；与保管员做好交接工作；了解已有采购物品的使用、维修等情况，跟踪产品售后服务；对日常办公耗费品的管理应同供应商建立友好稳定的供货关系，以免影响行政工作；严格执行采购制度、财务制度，采购中及时办理各项手续，做到程序、单证、审批检查等都符合要求。行政部采购的岗位素质要求主要有：熟悉了解办公用品、办公设备、办公软件等产品的性能要求；掌握采购专业知识，善于谈判，熟悉企业财务管理规范；具有办公软件的操作能力，尤其是制表、制单的计算机操作；热爱企业，责任心强，工作细心；严格自律，维护公司利益，不谋私利；具备协作精神和服务意识，积极配合其他部门工作需求。,企业行政管理基层岗位的特点企业行政的基层岗位主要从事行政事务性工作，具有鲜明的工作特点。事务性。服务性。规范性。,企业行政管理基层岗位的素质要求根据企业行政基层岗位的特点，做好企业行政基层岗位工作，有以下几个方面要求：思想素质。心理素质。身体素质。能力素质。知识素质、专业要求。,总之，一般的企业行政工作都是涉及面广，综合性强，即使在企业行政的基层岗位工作也应该有较宽的知识面和较高的理论水平、政策水平、业务水平，企业行政员工必须把学习作为一项重要任务，做到理论联系实际，务实求实，注重实效，在实践中增长才干。,行政管理人员的基本素质 遵守制度纪律；人际技能；Office,办公技能；身心健康；思考：还有那些细节是反映行政管理人员素质特点的？,企业行政管理领导岗位的特点企业行政管理领导岗位是指负责管理企业行政部门的岗位，如行政副总、行政总监、行政经理、行政主管等。企业行政管理部门是综合性部门，其职能具有综合性和兼容性特征。担任企业行政部门的管理者，需要企业组织中担当多重工作角色：管家角色。助手角色。参谋角色。活动家角色。,（二）企业行政管理领导岗位描述企业行政管理领导岗位主要有企业行政总监和企业行政部主管两种。,企业行政管理领导岗位的素质要求工作的多变性和多重性特征所决定了企业行政的管理层岗位具有多重角色定位。这就对企业行政部门管理者提出了更高的素质要求：资历要求。思想素质。心理素质。专业素质。形象要求。,一些行政管理岗位：行政总监、行政经理、经理秘书、行政主管、行政秘书、总务部主管、档案管理员、企业文化专员、差旅管理员、ISO9000专员思考：还有什么企业行政管理的工作岗位，介绍一下这些岗位负责的工作。,思考讨论你如何认识企业行政管理的工作范围及工作特点？企业行政管理的基层岗位同领导岗位的要求有何差异，如何实现从基层行政岗位向行政管理层岗位的职业过渡？在企业行政管理的工作内容中，有哪些在你以往的工作或学习中已经能很好的掌握或处理，哪些尚不熟悉？某公司招聘行政经理，待遇很好，你很想应聘到这个职位，可是你发觉有些条件或技能你并不太符合，你该怎么办？,第一章 企业行政管理概述,实践实训环节,第二章 企业行政事务,第二章 办公室日常行政事务,办公室工作的认识 办公室涵义：(1)办公的房子，是工作人员办理公务的地方；（这种理解比较大，非行政人员也有办公室）(2)机关和企事业单位内部办理行政事务的工作机构，是设在上司身边直接为上司服务的综合部门；协助上司办理专门事项、起辅助和协调整个日常工作作用的部门。,第二章 办公室日常行政事务,办公室的地位和作用 中心的地位和作用 枢纽的地位和作用 窗口的地位和作用,第二章 办公室日常行政事务,办公室的外部职能 服务职能 指导职能 管理职能 监督职能 协调职能 办公室的内部管理 办公室制度规范 办公室文化 办公室员工管理,办公室管理名言,把每一件简单的事做好就是不简单；把每一件平凡的事做好就是不平凡。海尔集团 总裁 张瑞敏,案例分析,某公司经理收到一封措辞无礼的信，是由某个与公司交往较深的代理商写来的。经理怒气冲冲地把文员李小姐叫来，要她写封回信，与这位代理商断绝一切交易和关系，并命令李小姐立即将信打印寄出。李小姐可以有以下做法，哪一种做法做妥当，为什么？（1）按照经理指示立即回到自己的办公室，将信打印寄走了。（2）写完了信，想到自己是经理的助手，有责任提醒经理，为了公司利益得罪了经理也值得。于是对经理说：“经理，这封信不能发，把它撕掉算了！”（3）没有马上去写信，而是向经理提出忠告：“经理，请您冷静一点！与对方断绝关系会产生什么后果呢？在这件事情上，我们难道就没有应该反省的地方吗？”（4）当天快下班时，将打印好的信递给已经心平气和的经理：“经理，可以将这信寄走吗？”,（一）接待工作的原则通常的企业接待工作，行政人员应注意以下几个原则：1诚恳热情、讲究礼仪。2细致周到、按章办事。3俭省节约。4保守秘密。企业接待中还可能遇到外事接待工作。外事接待是指接待外国来宾，随着我国对外经贸往来的日益频繁，接待外国来宾、客商、技术人员等的工作也越来越多。外事接待涉及国际交往关系，与一般的企业接待有所不同，因此需要特别注意。外事接待工作中的基本原则是：1主权高于一切原则。2高度统一的原则。3平等相待原则。4内外有别原则。5接待得当原则。,一、办公室接待工作,（二）企业接待工作的内容企业接待工作的内容包括：接待前的准备，到访时接待，以及来宾离开后的后续工作。,1接待前的准备工作（1）邀请：向来宾发出邀请，可以口头邀请、书面邀请或者上门邀请，书面邀请是最常用、最正式的邀请方式，通常采取“请柬”或“信函”的方式。（2）拟定接待方案：确定有接待任务后，行政人员应该提前制定好行程方案。制定方案时需要详细了解来宾的人数、行程，并与对方加强沟通，将制定的方案提前告知对方，进行确定。（3）接待活动预算：对接待活动事先进行经费预算，以便对确定接待的规格有所把握。（4）全面准备：开始落实接待方案的各项细节，主要有预定酒店食宿、交通安排、会议场所布置、接待人员安排、物资采购等。应做到周密细致，有条不紊。,2到访接待（1）迎接：一般而言，重要的接待工作需要安排专门人员前往车站、机场地迎接客人。必要时，还需要行政部门主要负责人亲自前往迎接。接待客到单位时，企业主要负责人若没有在车站、机场等地迎接，则应在单位门口迎接，以示尊重。必要时，还可以举行一定规模的欢迎仪式。（2）正式接待活动：原则上应该按照事先拟订的计划书来进行。接待内容应当包括：双方业务负责人间的会晤及技术上的交流活动；对本方企业各项情况的介绍、安排企业的整体参观活动；安排宴会款待来宾，以示对客人的尊重和欢迎；在正式接待内容完成之后，可以邀请并陪同外地客人游览本地名胜古迹等。（3）妥当安排送行：接待工作应该有始有终，当接待活动结束，客人即将返程时，接待工作绝不能在此时有丝毫的松懈。应当为客人定好回程的车、船、机票。准备有地方特色或企业特色的纪念品赠送客人。,3接待后续工作在来宾离开之后，还应做好后续的一些工作，包括客人离开后应该及时联系，确认是否安全返回，并了解对接待工作的意见；条件允许，可以安排到对方单位进行回访，进一步强化访问达成的成果；接待期间的照片、音像资料、合作协议等应在处理好后及时邮寄给对方。此外，接待人员要接待活动进行认真全面的总结，看看哪些方面客人最满意，哪些方面还存在一些问题或不足，好的方面要继续发扬，不足之处注意弥补改进。要通过总结不断提高接待质量和效率，使今后的接待工作责任分工明确，头绪层次清楚，既让客人满意，又能降低接待成本。,团体接待程序：若有会见与会谈、宴请、参观活动,第二章 办公室日常行政事务,二、对外联络、接待工作（1）企业对外联络的对象政府管理部门 业务相关单位 社会媒体供应商 经销商 客户 竞争对手 行业协会 联络方式：日常联络（节日、庆典）任务宴请或拜访,第二章 办公室日常行政事务,（二）处理政府关系,地方村、镇、区、市政府及所属部门；行业主管政府部门；省市、中央政府；,处理政府关系的技巧：了解政府的工作方式讲规格、讲形式、务虚不务实制度程序性强，有时个人说了不算,第二章 办公室日常行政事务,（三）接待工作事前准备接待后续工作重点技巧技能：建立好第一印象（介绍、明片、形象）；寻找话题：既要围绕工作，又要交上朋友；用心注意细节；,第二章 办公室日常行政事务,外事接待：注意有关国家主权等敏感问题的说法；注意尊重国家、民族的习惯；内外有别，注意保密工作；对外事务的管理、手续都较为复杂，要提前办理留有余地。,第二章 办公室日常行政事务,技能点：赠送商务礼物（1）商务礼品的意义作用（2）商务礼品的选择（3）把握赠送的时机（4）商业礼品的赠送要领(P32),思考：邀请经销商、供应商、关系户到珠海开会有什么特色礼物？,第二章 办公室日常行政事务,三、行政会议的组织案例分析：三星的“沙漏会议”企业行政会议的特点？,讲究效率：减少时间，减少成本，增加效果,第二章 办公室日常行政事务,会议组织环节：会前准备会中服务会后工作,列写做一次简洁高效的行政会议的工作要领：,第二章 办公室日常行政事务,四、差旅管理含义：对员工外出工作的管理或协助，包括：交通安排、食宿安排、出差经费、各类手续主要问题：管理太严，影响员工工作积极性；管理太松，产生漏洞，成本上升。,第二章 办公室日常行政事务,（一）交通安排 出差的交通手段有公司车辆、的士、火车、客车、飞机、轮船等六种。事先根据出差级别规定好可选的范围；留好票据以供报效；商务活动要避免过分节俭耽误工作；,第二章 办公室日常行政事务,（二）食宿安排酒店的级别：15星级酒店 兴新的快捷酒店,阿联酋迪拜的七星级酒店,第二章 办公室日常行政事务,住宿注意：根据工作需要选择酒店：方便，配套服务酒店价格浮动很大，争取优惠；注意酒店各项规定：退房、自费项目、免费项目等；,第二章 办公室日常行政事务,（3）办理出国手续基本流程：办理护照签证（申请、面试）注意问题：护照的性质与限制；提前的时间；拒绝签证的可能；,第二章 办公室日常行政事务,（四）差旅费用报效一般流程：,个人垫付（公司预借）,消费、保留票据,凭票据，领导签字报帐,领款，冲低借款,第二章 办公室日常行政事务,报销上的注意：健全报效制度，加强监管；简化流程，服务员工；加强审查，杜绝作假；经大细算，鼓励节俭；,第二章 办公室日常行政事务,差旅管理的新趋势（1）外包，专业化的解决方案；（2）信息化，高科技运用方案；（3）集中化管理，全球大企业的选择；（4）费用承包，鼓励节俭；,第二章 办公室日常行政事务,技能点：差旅省钱方案买到廉价机票提前订票；淡季出行；选择航空公司；留意航空信息；网上订票,注意：,不要太节约，耽误了生意。,第二章 办公室日常行政事务,实践实训环节制作一份行政会议的策划方案会议背景：公司年度业绩发布及业绩问题分析方案基本内容包括：（参考）拟定会议主题：确定会议的主要内容，知道思想，目的任务。会议内容：时间、地点、议程、形式、人员等。准备会议文件：列出文件清单。时间允许可以列出文件内容。拟发会议通知：将参加会议需要知道的事项以通知的形式告诉参加会议的人员。会议布置及服务准备事项。应急预案：对会议可能发生的意外事项进行遇见和准备。,Thank You!,