新华人寿保险《时间管理》内部培训资料.doc

新华人寿保险公司职业能力进阶课程系列教材时 间 管 理编著 王智勇 李红军新华人寿保险公司人力资源部目 录序 言 让时间更有价值-3第一章 基础理论-5 一、基本概念-5 二、理论演进-5 三、典型观点-9 四、回顾与反思-11第二章 传统时间管理方法-13 一、设定SMART目标-13 二、时间优化配置-14 三、ABC分析法-15 四、超值时间运用法-16 五、生理节奏法-16 六、消除时间陷阱-17 七、回顾与反思-18第三章 要事第一-19一、七个习惯-19二、独立意志-21三、要事第一的程序-21四、个人管理四步骤-23五、回顾与反思-25第四章 案例分析-28 一、高效能人士的一天-28 二、办公室里的星期一早晨-32 三、星期日和家人在一起-38 四、繁忙的一周-39 五、李霞该怎么办-42 六、相同时间不同效率-42让时间更有价值（代序）“明日复明日，明日何其多！我生待明日，万事成蹉跎。世人若被明日累，春去秋来老将至。朝看水东流，暮看日西坠。百年明日能几何？请君听我明日歌。”这首明日歌大家一定耳熟能详，岁月如梭、光阴似箭，几乎每个人都拥有相同的时间长度，但是每个人的时间价值却千差万别。英雄岳飞更是在满江红中发出这样的感慨：“三十功名尘与土，八千里路云和月。莫等闲、白了少年头，空悲切。”每一位新华同仁可能都与我们有同样的需求：如何利用好时间，创造更多的财富？这正是本书所要向大家介绍的主要内容，目的是使大家能够对时间管理有比较全面的整体性认识，同时掌握被实践所证明的行之有效的时间管理方法。我们相信，只要大家能够循序渐进地应用这些方法，一定会明显地提高时间价值。本书在编著过程中，参考了大量的资料，对传统的、最新的时间管理理论和方法都有所介绍和涉猎，并征求了总公司员工的建议、问题和要求。根据我们实际工作的特点和读者群的特征，对大量的资料进行了系统整合，力求实现结构的完整性和思路的连续性，并进行了一定的创新。本书的第一章介绍了时间管理的基础理论。明确了时间长度和时间管理的概念；分析了三代时间管理理论的主要特点和优缺点；提出了学习第四代时间管理理论的必要性；并对时间管理学习过程中所涉及到的典型观点进行了归纳整理。本书的第二章介绍了六种传统的时间管理方法，尽管这些管理方法还存在一定的问题，但是它们依然具有实践的生命力，细细体会都是我们工作生活中常用到的方法。本书的第三章全面介绍了第四代时间管理理论的要点与方法，并用我们工作中的一个实例，依据个人管理四步骤提供给大家一个一周行事历范例，大家可以直接应用到实际工作中。本书的第四章所提供给大家的六个时间管理的案例，从不同层面不同角度揭示了学习时间管理理论与方法的重要性，通过对案例的研究学习期望能够使大家对时间管理从感性上有更为直观的认识，从理性上有更为深刻的理解。同时，在每章中我们都提出了需要回顾与反思的问题，研究这些问题是领会时间管理精髓的重要途径。 由于篇幅所限和作者的学识有限，本书不可能对时间管理的理论与方法面面俱到。如果大家对进一步的延伸学习感兴趣，可以参考两本书：一本是史蒂芬·柯维所著的高效能人士的七个习惯；另外一本是史蒂芬·柯维和梅里尔夫妇合著的要事第一最新的时间管理方法和实用的时间控制技巧。这两本书是编著本书时的主要参考资料。 最后，要特别感谢总公司人力资源部，不但为我们提供了为期四天的高水平职业能力进阶培训课程，而且让我们承担本册教材的编写工作。要特别感谢总公司精算部、银行代理业务管理部的领导和同仁，为我们能够深入做好教材编写工作创造条件。坦率地讲，作为时间管理的学习者和实践者，我们也是刚刚推开了一扇门，可以说是怀着诚惶诚恐的心情完成的编写任务。欣慰的是，我们可以站在巨人的肩膀上，姑且以“去糟粕、取精华”的大胆心态，力求为新华同仁提供一个较为完整的时间管理理论与方法的框架，希望能够为大家提高时间的价值带来帮助。 让我们共勉德国诗人歌德的一句名言：重要之事决不可受芝麻绿豆小事牵绊。永远记住：以原则为中心的要事第一，这不仅是本书的主旨，更是我们需要一贯遵循的行动指南。第一章 基础理论一、基本概念1.时间长度的概念人的一生有多长？七十古来稀，按照人一生有70年计算，每个人大概拥有不足25600天、不足62万小时、不足3700万分钟、约22亿秒。从人生的角度看，我们的时间长度是22亿秒，这是我们拥有的人生时间财富。工作的时间有多长？按照一个人25岁参加工作、60岁退休，每年去掉110个双休日、每天工作8个小时计算，每个人一生大概拥有的工作时间约7万小时、不足430万分钟、不足2.6亿秒。从工作的角度看，我们的时间长度是2.6亿秒，尽管2.6亿秒仅为我们全部人生时间长度的12%，但却是我们创造物质财富和精神财富的主要时间来源。 2.时间管理的概念你有足够的时间吗？对于这个问题，大多数人会明确的回答：“不”。90%的职业人士会象你一样回答。时间是一种无偿的“财富”，对于这个财富每个人都拥有同等的份额。为什么人与人之间时间效能的差别很大，关键要素之一在于时间管理的水平和能力。同时，时间又是我们确实可以拥有的最宝贵的财富之一。可是如何做才能使得我们的时间够用、时间财富增加呢？经过科学的研究与实践，有效的时间管理是关键。什么是时间管理？这是学习时间管理首先需要明确的概念。概括起来，时间管理是指提高时间使用效能和价值的理念、方法、技巧，时间管理的对象是人的行动与面对的事务。二、理论演进30多年来，时间管理方面的书籍出版了一百多部，文章发表了数百篇，以及各种各样的日历、计划手册、软件和其他的时间管理工具被发明。所有这些理论和方法基本上都可以归入传统时间管理的三代演进中。这三代中的每一代都是以上一代为基础，在效率与控制方面又有所提高。1.第一代时间管理理论备忘录第一代建立在“备忘录”的基础上。这一代是以便笺和核对表为特征的。它强调人们要随身携带核对表，作为参考，以免忘事。如果哪件事情完成了，就把它们从表中划除；如果有未完成的任务，就把它们放到明天的表中，在忙碌中调配时间与精力。第一代时间管理理论的优点：采用第一代时间管理法的人往往很灵活，能够随机应变，应对不同的人和不断变化的需要。他们适应能力强，擅长解决问题，有自己的时间表，做自己觉得需要做的事或当时看来很紧迫的事。第一代时间管理理论的缺点：经常有事被遗忘，忘记赴约、不恪守承诺。由于没有催人奋进的人生设想和目标，取得有意义的成就也就没有什么意义。对于采用这一代时间管理法的人来说，“首要事情”基本上就是摆在眼前的事情。2.第二代时间管理理论计划与准备第二代是“计划与准备”，以日历和约会登记簿为特征。这一代强调效率、个人责任感、确立目标、事前做计划、列出未来的活动和事情时间表。属于这一代时间管理的人会安排约会、写下承诺、确定最后期限、记下开会地点，还可能用电脑或网络等来做记录。第二代时间管理理论的优点：采用第二代时间管理方法的人做计划和准备。通常他们对结果和承诺有更高的个人责任感，行事历和日程表不仅起到提醒的作用，还促使他们为会议和发言做好更充分的准备不仅在职业上这样，对家人、朋友和同事也是如此。准备工作提高了办事效率和效果，确立目标和制订计划提高了成效。第二代时间管理理论的缺点：专注于时间表，目标和效率就会使时间表至高无上。虽然采用第二代时间管理法的很多人真心看重他人以及人际关系，但这种对时间表的专注经常导致他们的所作所为好像将别人当成“敌人”，别人成了使他们不能按照时间表实施计划的打断者或干扰者。他们将自己与他人隔离开来或孤立起来，或将工作委托别人去做，将别人看成是提高自己个人影响的资源。此外，采用第二代时间管理法的人可能得到了许多想要的，但他们所得到的却不一定能满足内心需要。对他们来说，“首要事情”是日历和目标的一种功能。3.第三代时间管理理论区分轻重缓急第三代是区分轻重缓急，使用“计划、排序、控制”的方法，也就是依据轻重缓急设定短期、中期、长期目标，再逐日制定实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。如果你属于这一代，你可能要花些时间明确自己的价值观和优先考虑的重点，将自己每一天的活动都进行优先排序。这一代的特征是有各种各样的计划手册和时间管理手册电子的或写在纸上的对每天的计划都有详细列表。第三代时间管理理论的优点：第三代时间管理法的一大贡献是将目标和计划同价值挂起钩来。采用这一代时间管理法的人通过重视做计划以及对事情进行排序安排，他们的个人生产率大幅增长。“首要事情”成了价值观和目标的功能。第三代时间管理理论的缺点：第三代时间管理法也有一些严重缺陷不是有意为之，而是无意的结果，是由不完整的模式和缺乏至关重要的元素造成的，例如如果地图错了，再快的速度只会远离正确的目的地，这种问题与行动和态度无关，问题是我们找错了方向。虽然这些缺陷存在于所有的传统时间管理方法中，但却在第三代中得到了凸显。一是强调控制。第三代的基本模式就是控制做计划、列时间表、进行管理，每次按部就班，不让任何事情遗漏。大多数人认为要是能“控制”我们的生活就太好了。但事实是，我们控制不了生活，生活是由原则控制的。我们可以控制自己的选择，但却不能控制这些选择的结果。认为自己控制着局面是一种错觉，这使得我们试图操纵结局。此外，我们也不能控制他人。因为基本模式是控制，所以时间管理基本上忽视了这样的事实：即我们大多数时间是和他人一起生活和工作的，而他人是控制不了的。二是强调效率。效率就是“在更短的时间内做更多的事”。听起来很有道理，做更多的事，减少甚至消除浪费，我们效率提高了，速度更快。我们过度付出，以期获得更多。生产率的提高令人难以置信，但其潜在的臆断是“越多”和“越快”也就越好。事实果真如此吗？实际上效率和效果之间存在着至关重要的差别。你如果沿着加利福尼亚海滨飞快的向南驾驶，效率很高，但如果你的目的地是芝加哥，你的做法就没有效果。此外，你能对“人”讲“效率”吗？在关键的感情问题上，你曾试图对自己的配偶、孩子或雇员讲效率吗？结果怎样？难道你可以说：“对不起，你不能表达自己内心深处的感受。这次面谈我只安排了10分钟。”或者说：“儿子，现在不要打扰我，带着你受伤流血的心灵去别处待会儿，我要完成时间表上需要做的事。”你可能做事很有效率，但是对人却不能太过于有效地讲效率。三是强调价值观。衡量某件事是否有价值就是判断这件事是否值得去做。价值观很重要，我们的价值观驱使我们做出选择并付诸行动。但我们可能重视各种不同的东西爱情、安全感、大房子、银行存款、地位、表彰、名望。我们仅仅重视某些东西并不一定意味着会创造生活质量。当所看重的东西与主宰心情平静及高质量生活的自然规律背道而驰时，我们就是将自己的生活建立在错觉上，注定要失败。四是强调独立成就。传统的时间管理注重的是实现、完成、达到自己的目标，不让任何事情阻碍挡道，基本上将别人当成自己提高效率多干事的资源或阻碍、干扰者。人际关系基本上相互作用。但事实上生活中大多数的最大成就和最大快乐来自于相互转化的人际关系。这不是效率的作用，而是相互交流理解力、洞察力、新知识以及对获得新知感到激动的作用。就时间和生活质量而言，获得相互依赖的协同关系的转化能力就是最终的“支点”。4.第四代时间管理理论自我管理尽管时间管理理论已经有了三代的发展，在提高工作效率和生活质量方面发挥了作用，但是对许多人来说，处于巅峰的第三代时间管理方法让人感觉太苛刻严厉、井井有条，这种紧张状态很难保持下去。显然需要有第四代时间管理理论的问世，它应该具有前三代的所有优点并消除不足，又有所超越。这就需要一个模式和一种方法，与前三代不只是程度上的不同，而且不是同类，与效率不高的思考和行动方式根本决裂。我们将在第三章详细介绍以原则为中心的第四代时间管理理论。三、典型观点时间管理不是孤立的方法，受到多种观念的影响和启发，理论体系庞大而复杂，我们选择一些对时间管理理论和方法构建影响比较大的典型观点，帮助大家更好的理解时间管理。1.二八定律二八定律又叫巴莱多定律，是19世纪末20世纪初意大利经济学家巴莱多提出的。他认为，在任何一组东西中，最重要的只占其中一小部分，约20%，其余80%尽管是多数，却是次要的，因此又称为二八定律。二八定律的核心含义是关键的少数决定多数。例如在空气中氧气约占20%，氮等其他气体约占80%；在社会里大约20%的少数人拥有80%的财富；在讨论会中，约20%的人通常发表80%的谈话；在销售公司里，约20%的推销员创造80%的销售业绩；通常约20%的关键员工创造80%的企业利润等等。就时间管理来讲，运用二八定律的关键在于把握决定大部分绩效的两、三项任务，合理分配时间集中精力完成，从而提高时间的使用价值。2.崔西定律任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比。例如完成一项工作有3个执行步骤，那么此项工作的困难度就是9；而如果完成一项工作有5个执行步骤，那么此项工作的困难度就是25。所以要降低工作难度、提高时间价值就必须简化工作流程，工作越简化，出现问题特别是大问题的可能性就越小。3.成功=价值×速度2这个观点告诉我们成功的关键在于：一是要做正确的事、做最有价值的事，从而提升你做事的价值；二是要正确的做事，在单位时间内做最多的事，从而提高你做事的速度。价值越高、速度越快，就越能够实现成功。4.时间管理心理学时间管理心理学强调从心理学的角度看待时间管理。首先，要加强自我心理建设。一是欲望。要有把事情做好、时间管理好的强烈欲望。二是决定。决定达成作好时间管理的目标。三是操练。时间管理是一种技巧，观念与行为存在差距，必须经常地去演练，才能养成良好的习惯。四是决心。下定决心持续学习，直到能运用自如。其次，树立时间比金钱更重要的观念。若时间管理好，才能够实现自我理想，建立自我形象，才能创造更多的财富，才能进一步提升自我价值。每个人应把自己当成一个时间管理的门外汉，努力不断地学习。若能每天节省2小时，一周就至少能节省10小时，一年节省500小时，则生产力就能提高25%以上。最后，努力追求强烈的成就感。引起动机的关键就是成就感。要成就一件事情，一定要以目标为导向，才会把事情做好，把握“现在”，专注在“今天”，每一分每一秒都要好好把握。要重视工作表现，要有能力去完成工作，而不是只强调努力与否；要重视结果，凡事一定要以结果为导向，做出成果来。时间管理好，能让人更满足、更快乐、赚取更多的财富、自我价值亦更高。5.时间管理哲学时间管理哲学强调从哲学的角度看待时间管理，提出了十六个要点：培养个人的时间管理哲学；要有远大的眼光；要有延后满足的能力；培养个人的特质，在行动中自我操练；学习微视，以每分钟来衡量时间；学习如何说“ 不”；要记住时间等于甚至大于金钱；要以每小时的工资为基础，来衡量每一件您被期待去做的事；完成较高价值的工作；时间管理是一生的技巧；以榜样去引导您的部属；平衡与适度：放轻松、要休假和运动；确定你的目标与价值一致；定期健康检查；吃清淡的食物；下定决心活到100岁。 四、回顾与反思 1.请提出你对时间价值和时间管理的看法，并列举出你在时间管理方面的优点和缺点？ 2.请举例说明前三代时间管理理论在你工作生活中的应用，结合实际情况具体分析前三代时间管理理论的优点和缺点？ 3.请举例说明你认为以原则为中心的第四代时间管理理论的主要含义是什么？ 4.请举例说明你工作生活中的二八定律现象，深入体会二八定律的实用价值，列举你工作生活中的“关键少数”，并进行合理的时间分配？ 5.请举例说明你工作生活中的崔西定律现象，并反思如何优化流程？ 6.请你对照时间管理哲学的十六个要点，分析差距和存在的问题？第二章 传统时间管理方法本章主要介绍依托前三代时间管理理论发展出来的时间管理方法，这些方法在我们的实践中得到了广泛的应用。就时间管理来讲，没有最好的方法，只有最适合的方法，特别是在你处于不同人生阶段、不同工作职务时时间管理方法往往也会发生比较大的变化。这些方法不是独立的，它们之间存在着千丝万缕的联系，相互渗透、相互影响，只是侧重点有所不同，只有不断体验、认真反思，才能从中找到受益一生的时间管理方法。一、设定smart目标控制时间的有效方法就是设定目标。它把构想具体化为可达成、可实现的行动，它是成功人士和成功机构的共同点。但围绕目标的设定，我们要尽量避免未达成目标对自己诚信和勇气的打击、以及有时实现目标反而会给自己带来毁灭性的结果。设定smart目标的方法告诉我们制定目标时应该遵循SMART原则。1.明确的（specific）：好的目标不应该是空中楼阁或者夸夸其谈，它应该是明细的、分项的，并且清晰而具体。2.可衡量的（measurable）：判断目标的好坏需要对目标的达成进行量化的分析，所以要求目标必须具有可量化、可比的标准。3.可达成的（attainable）：目标可以是具有挑战性，这样可以最大限度的激发人的潜能，但它也必须是可以达成的、真正创造成果的，否则都是空话。4.可兼容的（relevant）：个人、团队与公司的目标必须有机整合起来，这样才能在正向的团队目标与气氛中实现个人的目标与价值。5.时间性（time-table）：目标设定中包括的计划、期限等都受到时间等资源的制约，必须充分考虑。同时，如果能够确立长期和中期的“背景”目标，那么基于smart原则设定的目标会变得更为有效。长期、中期、短期三者目标紧密结合，我们才能够更深刻地认识问题和解决问题，我们才可能用正确的做事方法做正确的事。目标是时间管理的动力和基础。二、时间优化配置时间优化配置（prioritizing）就是根据手中的任务和商务活动的重要性、急迫性要求，对时间安排作出优化处理。经验告诉我们，任何一位工程师、一位经理人员手中总有一大堆任务等待处理，如果不进行时间的优化配置，从而确定优先顺序，就会影响目标的最终达成。亚历克·麦肯齐（Alex Mackenzie）在时间陷阱一书中讲，优先顺序有两方面含义：长期重要性和短期急迫性。如果年度预算编制期为12月份，而现在已是6月份，那么你现在就可以着手收集用于编制年度预算的数据了，这是一个长期重要性的例子。再比如，一架韩航（ASIANA）波音767起飞十分钟后因故障紧急返回迫降，这就是短期危机和紧急任务处理的实例。重要性和紧迫性是一对矛盾。衡量任务的重要性有两个标准：一是任务的来源。任务来自于公司领导、部门经理、下属还是其他人员，越是上层领导布置的任务越重要。二是任务的价值。评估衡量任务成功完成的效益性。衡量任务的紧迫性有三个标准：一是任务的期限。确认完成任务的结束时间，并评估任务完成期限的合理性，如果过于紧迫应当努力进行调整。二是资源的配置。评估能否利用内部的其他资源来完成任务。三是个人的精力。确认完成任务的最佳时间。 衡量任务的重要性和紧迫性之后，要确定优先顺序和工作步骤：1.列出一天的工作目标和主要任务。2.按照重要性和紧迫性标准确认各项任务的优先度。3.最优先处理最重要最紧迫的任务，因为重要，所以一定要自己亲自做，但要尽可能的减少花在这上面的时间，以免使得自己危机四伏、精疲力竭、压力重重；其次要花大量的时间在重要但不紧急的事情上，这些都是对自己的生活以及职业生涯产生积极影响的事件，所以一定要“留时间、认真做”；然后做紧急但不重要的工作，这些工作应充分授权或委派他人来做，以挤出时间做重要但不紧急的事；最后应该放弃那些既不重要又不紧急的事情，将时间配置在更优级别的工作上。三、ABC分析法对任务进行ABC分析的步骤如下：1.把在相关时间(周、天等等)内所有的任务列在一张表上。2.根据重要性和价值的大小对任务依次排序（请记住：紧急性与任务的价值、任务的重要性可以说没有太大的关联）。3.对任务依次编号。4.按照ABC分析法判断任务：A级任务：排在表中最前面的15%是A级任务。A级任务十分重要，对达到目标有重大价值，不可委派给他人，这些任务的产出大概占65%。B级任务：接下来的20%是B级任务。B级任务重要，但可以委派出去，这些任务的产出大概占20%。C级任务：剩下的65%是C级任务。C级任务不重要，要尽量委派出去，这些任务的产出大概占15%。5.检查A级任务的时间规划，估计需要的时间，看看时间预算是否与任务的重要性相称：65%的可规划时间留给A级任务；20%的可规划时间留给B级任务；15%的可规划时间留给C级任务。6.关于C级任务。C级任务并不是可有可无，除了A级和B级任务以外，工作中还有许多不重要但又不得不做的事情，例如准备工作、善后工作和日常工作等等。提高C级任务工作效率可以有五种方法供参考：一是合并同类。将同类的事情合并在一个时间内批量完成，例如复印资料。二是见缝插针。要善于利用时间碎片，例如可以在接电话的同时浏览回复你的电子邮件。三是授权处理。有些事情如果你的同事或下属可以完成，应当充分授权。四是提高效能。提高效能就是在设定正确目标的前提下尽可能的提高工作效率。五是改善方法。通过采用更有效的工作方法或借助更先进的科技手段提高工作的效率。四、超值时间运用法如果某件事情满足下面十个条件之一，那么这件事情就是你最需要优先考虑的：1.提升生命大目标的事；2.你一直想做的事；3.投入20%时间，产出80%的事；4.能大大节省时间并且（或者）能使品质倍增的事；5.别人说你不可能完成的事；6.别人已在其他领域进行且获得成功的事；7.运用自己创造力的事；8.能让别人为你工作而减少你工作量的事；9.与高品质合作者配合的事；10.千载难逢、稍纵即逝的事。五、生理节奏法这种方法强调时间的安排应该与自身生理的规律配合。每个人都有这样的体会：在某个时间段精力最充沛、脑子最清楚，有人可能在清晨，有人可能在深夜。所以首先需要认识自己的生物钟，找出自己的“黄金时间”。然后将你认为最有价值、最优先需要做的事情放在黄金时间内完成，这样就能达到事半功倍的效果。生理节奏法并不认同“头悬梁、锥刺骨”的努力方式，认为人如果感觉到疲倦，应该立即休息，否则2个小时的效率比不上黄金时间内的20分钟的效率，而且这种努力还带来身心上的痛苦。六.消除时间陷阱时间陷阱是指回报少但投入时间多的事情，以及其他浪费时间的因素。首先，从表2-1中找出你感触最深的5个时间陷阱。表2-1 常见时间陷阱列表l 同时做太多的事情l 无能力说：“不”l 多头领导l 重复努力l 陷于日常事务l 工作做到一半就丢下了l 不能认真地倾听l 电话干扰l 不速之客l 会议耗子l 做事丢三拉四l 确定不现实的工作完成期限l 工作优先程序多变l 工作目标不明l 拖延工作l 信息不全l 无效的授权l 不熟练的员工l 人员不足l 事无巨细事必躬亲 l 社交过多l 工作失误l 沟通欠佳l 缺乏激励l 信息存档错漏l 白日做梦，想入非非l 无计划性l 复印机/传真机故障l 休息时间过长l 午餐时间过长l 收发邮件烦琐l 其他： l 其他： l 其他： 其次，深入讨论产生这些时间陷阱的原因。再次，决定消除这些时间陷阱的方法。最后，执行这些方法并消除这些陷阱。七、回顾与反思1.请运用SMART原则检查你在设定目标时存在的问题，并尝试在实际工作中设定SMART目标？2.请运用时间优化配置的方法区分任务重要性和紧迫性，并进行排序？3.请在实际工作中尝试ABC分析法？4.请用超值时间运用法选择符合十大条件之一的事情？5.请认真识别时间陷阱并寻找消除的方法？第三章 要事第一 让我们回答两个问题 1.有哪件事情，你经常做的话会对你个人的生活产生重大的正面影响，可是却迟迟没有去做？ 2.有哪件事情，你经常做的话会对你职业的生涯产生重大的正面影响，可是却迟迟没有去做？ 这就是本章需要研究解决的问题。 要事第一是通过独立意志的发挥，建立以原则为重心的处事态度，进而达到有效的自我管理。管理不同于领导。领导是力道十足的右脑活动，有某种哲学为基础而更近乎艺术，讲究的是关于人生目标、使命等大道理。大方向确定之后，应落实于日常生活，此时管理就显得异常重要，管理是分析、推理、规划、应用等左脑所擅长的活动。概括起来，左脑管理，右脑领导。 一、七个习惯要事第一不仅是第四代时间管理理论的主要方针，更是高效能人士七个习惯的重要组成部分。高效能人士的七个习惯之间兼容并蓄、相互作用。掌握要事第一的自我管理方法，首先必须了解并实践七个习惯。 习惯一：积极主动（BE PROACTIVE） 主动积极即采取主动，为自己过去、现在及未来的行为负责，并依据原则及价值观，而非情绪或外在环境来下决定。主动积极的人是改变的催生者，他们扬弃被动的受害者角色，不怨恨别人，发挥了人类四项独特的禀赋自我意识、良知、想象力和独立意志，同时以由内向外的方式来创造改变，积极面对一切。他们选择创造自己的生命，这也是每个人最基本的决定。 习惯二：以终为始（BEGIN WITH THE END IN MIND） 所有事务都经过两次的创造先是在脑海里酝酿，其次才是实质的创造。个人、家庭、团队和组织在做任何计划时，均先拟出愿景和目标，并据此塑造未来，全心投注于自己最重视的原则、价值观、关系及目标上。对个人、家庭或组织而言，使命宣言可以说是愿景的最高形式，它是主要的决策，主宰了所有其他的决定。领导工作的核心，就是在共有的使命、愿景和价值观之后，创造出一个文化。 习惯三：要事第一（PUT FIRST THINGS FIRST） 要事第一即实质的创造，是梦想的组织与实践。次要的事不必摆在第一，要事也不能放在第二。无论迫切性如何，个人与组织均针对要事而来。 习惯四：双赢思维（THINK WIN/WIN） 双赢思维是一种基于互敬，寻求互惠的思考框架与心意，目的是更丰盛的机会、财富及资源，而非患不足的敌对式竞争。双赢即非损人利己（赢输），亦非损己利人（输赢）。我们的工作伙伴及家庭成员要从互赖式的角度来思考。双赢思维鼓励我们解决问题，并协助个人找到互惠的解决办法，是一种资讯、力量、认可及报酬的分享。 习惯五：知彼解己（SEEK FIRST TO UNDERSTAND, THEN TO BE UNDERSTOOD） 当我们舍弃回答心，改以了解心去聆听别人，便能开启真正的沟通，增进彼此关系。对方获得了解后，会觉得受到尊重与认可，进而卸下心防，坦然而谈，双方对彼此的了解也就更顺畅自然。知彼需要仁慈心；解己需要勇气，能平衡两者，则可以大幅提高沟通的效率。 习惯六：统合综效（SYNERGIZE） 统合综效谈的是创造第三种选择即非按照我的方式，亦非遵循你的方式，而是第三种远胜于个人之见的办法。它是互相尊重的成果不但是了解了彼此，甚至是称许彼此的差异，欣赏对方解决问题及掌握机会的手法。实践统合综效的人际关系和团队会扬弃敌对的态度，不以妥协为目标，也不仅止于合作，他们要的是创造式的合作。 习惯七：不断更新（SHARPEN THE SAW） 不断更新谈的是，如何在四个基本生活面向（身体、心智、精神、社会/情感）中，不断更新自己。这个习惯提升了其他六个习惯的实施效率。 二、独立意志 除了自我意识、良知和想象力之外，真正使有效管理成为可能的是人类的第四个天赋独立意志。有了它，人类得以做出各种抉择，并依据这些抉择行事。因此独立意志是有效自我管理的先决条件。 独立意志具有不可思议的力量，屡屡创造奇迹。不过对一般人而言，如何在日常每个决定中发挥独立意志，才是最重要的课题。独立意志的强弱，可由自制力是否言必行、行必果见出端倪，因此自制力是一项极为重要的品格。 有效管理是掌握重点式的管理，它把最重要的事放在第一位，唯有掌握重点才是成功的不二法门。由领导决定什么是重点后，再靠自制力来掌握重点，时刻把它们放在第一位，以免被感觉、情绪或冲动所左右。 三、要事第一的程序 以原则为中心的第四代时间管理理论一个明显的特征在于，它根本否定了“时间管理”这个名词，主张关键不在于时间管理，而在于个人管理。与其着重于时间与事务的安排，不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。 根据第四代时间管理理论，表3-1将耗费时间的事务依据急迫性与重要性分为四类。急迫性的事务是指必须立即处理的事务，例如尽管你正忙的焦头烂额，也不得不放下手边的工作去接听响起的电话。重要性的事务与目标有关，凡有价值、有利于实现个人目标的就是要事。一般人往往对燃眉之急和当务之急立即反应，所以更需要自制力与主动精神，急所当急。表3-1 事务分类表紧急不紧急重要危机急迫的问题有期限压力的计划防患于未然改进产能发掘新机会规划、休闲不重要l 不速之客l 某些电话l 某些信件与报告l 某些会议l 必要而不重要的问题l 受欢迎的活动l 繁琐的工作l 某些信件l 某些电话l 浪费时间的事l 有趣的活动 1.第一类事务：重要而紧急（第一象限）。比如处理怒气冲冲的客户问题、赶时限修改重要文件等。我们需要在第一象限投入时间。在这个象限，我们进行管理，创造，需要拿出自己的经验和判断力来应对诸多需要和挑战。如果只专注于这类活动，终有被问题淹没的一天。我们也需要认识到，很多重要事情之所以变得迫在眉睫，是因为被延误或因为没有进行足够的预防和筹划。偏重第一类事务的结果是：压力；筋疲力尽；危机处理；忙于收拾残局。 2.第二类事务：重要但不紧急（第二象限）。这是质量象限。在这个象限，我们进行长期规划，预测和预防问题，赋予能力，通过阅读和不断的专业培养来增长见识，提高技能。在这个象限多投入时间将提高我们的办事能力。忽视这个象限就会导致第一象限扩大，从而造成压力、筋疲力尽和更深层次的危机。另一方面，对这一象限进行投入将使第一象限缩小。计划、准备和预防可以避免很多事情变成当务之急。第二象限不会逼迫我们，但我们必须去做，这是个人领导象限。偏重第二类事务的结果是：有远见、有理想；平衡；纪律；自制；少有危机。 3.第三类事务：不重要但紧急（第三象限）。第三象限几乎就是第一象限的幻象，这是一个蒙蔽象限。紧急的噪声造成了重要的假相。而实际情况是，这些事情即使重要，也是对别人重要。很多电话、会议和不速之客都属于这一类。我们在第三象限花费