风电工程资料管理存在的问题及应对策略.doc

风电工程资料管理存在的问题及应对策略边旭峰摘 要： 风电工程资料的管理与编制正逐步成为新能源行业技术人员业务技能的一项重要的能力和业务技能，被越来越多的工程技术人员和管理人员所重视 ，工程资料的质量和工程质量紧密结合在一起成为工程分项、分部竣工验收的重要依据，没有合格的工程资料就不可能顺利地通过工程竣工验收。本文结合工作实践，对风电工程资料构成现状、管理存在的问题及原因分析，如何进一步规范风电工程资料归档管理工作的对策和思路谈些看法。关键词： 风电工程、资料归档、存在问题、对策和思路1.前言所谓风电工程资料指的是风电工程建设过程中形成的各种工程信息资料，并按一定原则分类、组卷，最后移交生产的整个工程的历史纪录，它包括风电工程基建过程形成的文件资料，风电工程监理过程形成的资料，风电工程物资资料，工程施工过程中形成的施工资料，施工管理资料，施工试验资料，施工验收资料，工程竣工图等，构成了整个工程完整历史的信息。完整的收集、积累和管理工程资料就成为整个工程建设的重要组成部分。综合近几年来在风电工程资料管理方面的实践，对风电工程文件资料管理归档方面存在的问题及应对措施进行总结。2.加强风电工程文件资料管理的重要意义任何产品，都需要用一些质量证明文件来证实它的质量。对于建筑工程来说，不仅需要最终的质量证明，还要包括设计、施工过程的质量控制和过程质量检测结果，以及建设过程合法性证明文件等，并且建筑工程的质量资料数量甚多且较为复杂，我们通常将上述的证明、检测结果、文件等统称为“工程资料”。鉴于建筑工程的特点，工程资料的内容远比普通产品复杂，工程资料的地位比普通产品的质量证明更为重要。工程资料的内容十分广泛，对一座新建成的风电场，其工程资料可能是数百或数千页各种材料的合格证、试验报告、验收单据、检查记录、质量控制措施、检测结果、质量验收证明等等。工程资料不仅由施工单位提供，参与工程建设的建设单位、承担监理任务的监理或咨询单位、检测单位，以及材料供应商等都负有收集、整理、签署、核查工程资料的责任。为了保证建筑工程的安全和使用功能，以及建设的合法性，必须重视工程资料的真实性、可靠性。因此，我们应当规范工程资料的管理，将工程资料视为工程验收、工程质量验收的重要依据，工程质量的重要组成部分。 我国有关工程建设法规和工程质量验收标准均对工程资料提出了明确要求。中华人民共和国建筑法、建设工程质量管理条例等法律、法规，建筑工程施工质量验收统一标准等规范，均把工程资料放在重要位置。任何新建、改建、扩建的建筑工程，参与工程建设的建设、勘察、设计、监理和施工等单位均不能忽视工程资料的管理。在工程实践中工程资料的验收应与工程验收同步进行，工程资料不符合要求的，将导致无法进行工程竣工验收。在现实中，未曾验收的工程如果由于某种原因遗失、毁损了工程资料，则工程的验收不能正常进行。必须通过有资格的检测单位进行质量检测，取得应有的质量资料，方可证明工程是否合格。已经投入使用的工程，如果没有妥善保存工程资料，则工程的维护、维修、改造都缺少必要的依据，由此可以看出工程资料的重要性。风电工程文件资料既是风电工程这一有形产品形成过程中的基础资料，也是施工过程中经验与成果的积累，既是风电工程产品质与量的反映，也是项目投资方使用风电工程的依据，甚至关系到风电工程出现工程质量，造价争议时仲裁、诉讼的重要证据。3.风电工程文件资料管理与归档中存在的的问题建设过程中必须保证各项资料的完整、准确、系统、规范、齐全、真实的记述和反映施工以及竣工验收的全过程，做到原始资料图物相符，技术数据真实可靠，签字手续完备齐全，同时又要按规范、标准填写，使之符合归档要求，从目前风电工程建设竣工资料的产生、整理过程中不难发现，在资料的形成过程中存在填写不及时、不准确、不规范、管理不善、资料丢失等诸多问题。给风电工程竣工验收工作带来很多困难，有时致使工程无法按期进行验收，严重影响了工程资料的归档质量，给工程建设留下了隐患。具体表现为:1)施工综合管理文件原件不齐全由于空间和时间的关系，有的单位疏于资料管理，造成原始文件丢失，有的非常重要的文件，在下发或转发时就是复印件，难以满足档案资料管理规定中竣工资料中不允许出现复印件的基本要求，也有的单位频繁更换专业技术人员 在资料移交时又把关不严，同样造成了原始文件遗失。2)工程资料验收签证不齐全，存在代签现象随着工程施工进度的需要，或为了急于满足施工进度要求，工程进行现场验收后，没有按照风力发电场项目建设工程验收规程 DLT5191-2004规定要求办理书面签字结果，等验收小组解散后找不到当事人签字。3)声像编制不够规范。声像资料整理时未附文字说明，仅仅收录施工过程中的照片，缺少事由、时间、地点、人物、作者等文字说明，且没有按照单位工程和专题形式体现工程的建设过程、亮点，不能真实反映工程建设的风貌。4)施工资料格式不规范风电工程开工前，建设单位未按照国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DAT28-2002和建设工程文件归档整理规范GBT50328-2001编制竣工档案管理实施细则，致使施工过程中形成的资料格式不统一、不规范。未统一用A4版面（个别情况下允许用A3，但装订时必须折成A4，所有印刷或自行编制形成的版面，其误差应掌握在±1mm以内，凡误差出入±2mm以上的，必须对其版面处理合格后方可使用），未统一用70-80克纸，个别用60克及以下的纸。各个承建单位施工资料文件幅面的页边距未统一，差距较大，使案卷的装订工作较被动。5)施工原始资料书写不规范施工过程中原始资料的书写五花八门、形形色色，有用纯蓝墨水的、有用圆珠笔的、有用铅笔的、有用复写纸的，而这些签证都不利于档案资料的长期保存 与工程资料归档要求不符。6)施工原始验收签证资料填写不规范隐蔽工程、验收鉴定书、质量保证资料里，有的栏目没有签署意见，有的随意进行涂改，降低了原始资料的可信度，从而降低了竣工资料的使用价值。4.造成风电工程文件资料管理质量差的原因4.1对风电工程文件资料管理归档的重要性认识不足由于大部分风电建设的管理人员对风电工程资料的归档与管理的重要性认识不够，工程建设主管单位的领导档案意识更是十分薄弱，长期存在着重建设，轻档案的现象，工程施工单位对资料管理重视程度不够，认为资料管理是可有可无的，只是在工程交工时应付一下即可，工程完了才忙着整理资料。4.2资料管理与归档人员的业务素质参差不齐由于领导对工程资料管理与归档工作不重视，再加上国家档案法、基本建设档案管理规定等关于竣工资料编制的质量标准规范宣传学习渠道不畅通，造成工程管理人员、工程技术人员、监理人员、施工单位领导人对档案意识、档案知识的相对缺乏和相关专业知识素质偏低，配备的资料管理人员大都没有经过专门的技术培训，对资料归档的概念认识不清，不会积极主动地开展工程资料管理工作，有的资料管理人员就是普通的行政管理人员兼职，没有专业的风电施工方面知识，不了解风电工程承包方式、合同签订、施工预算、现场经济活动，分析管理的基本知识，对相关的档案管理规定更是一问三不知，这些都造成了部分风电施工单位档案管理中的被动和混乱局面，作为资料管理人员要对风电工程项目的验评划分，工程资料的组成以及资料如何整理与管理等方面的基本知识融会惯通，学以致用。选拔管理人员，最好是从具备基本的风电施工与管理知识的专业技术人员中产生，这样，才能了解风电工程施工程序各个环节的关键数据与资料，搞好资料管理与归档工作。4.3没有完善的资料与档案管理体系风电施工单位作业层素质低，技术力量薄弱、培训少、管理水平低下也是造成施工过程中产生的各类原始资料文件不规范，质量不高的，一个不可忽视的重要因素。建设单位和施工单位质量管理体系对风电工程资料管理重视不够，缺乏有效控制竣工文件质量的具体措施，建设单位在工程资料管理过程中，对规范资料管理不细不严，不够深入使施工单位有时无所适从。4.4有的风电工程项目参建单位多，施工资料管理人员，技术人员业务素质良莠不齐，所用表格五花八门，不能形成统一格式。5.应对策略与解决办法5.1从工程项目立项抓起是做风电工程全过程文件资料管理与归档的前提.当前风电工程建设项目大多实行项目法人负责制的管理模式，项目法人既然对整个项目负责，自然也就意味着对项目的各阶段产生的工程资料负责，从风电工程项目立项开始就设立风电工程项目资料管理机构和管理人员，负责风电工程项目各阶段文件资料的收集、整理和归档管理工作，负责对各阶段文件资料管理的指导、监督，实现风电工程立项开始与竣工资料收集同步，风电工程施工过程与竣工资料形成同步，风电工程完工验收与工程资料验收同步，从而将资料管理 三同步，原则贯穿到风电工程施工资料管理的全过程。5.2 建立健全风电工程资料管理制度是做好风电工程资料档案的根本一个风电工程要求所有归档的资料具有准确、齐全、规范的特点。当有多个单位参与同一风电工程建设时，项目管理部门在风电工程建设初期（而不是中后期），就应结合风电工程项目的实际情况，制定适合本风电工程项目的资料管理规定，明确建设单位 、施工单位 、监理单位在工程资料形成过程中各自的职责和应承担的责任，做到分工明确、责任明确，风电工程项目管理单位和监理单位 在风电工程项目开始之初就应制定出一套可行的，适合本工程特点的资料所要求的表格及样本，以便于各参建单位在工程资料整理过程中有依据、好操作，这样 才能避免资料格式的多样性、不规范性。只有加强风电工程建设各阶段档案资料的有序管理，才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范，才能保证施工技术资料记录齐全、签署完备、原材料质量保证资料真实可靠 。5.3 加强过程控制是保证风电工程资料真实效的最好措施风电工程项目建设单位、监理单位工程管理人员、工程技术人员要切实负起责任，做到风电工程建设与资料整理同步进行，避免风电施工与资料整理两张皮 切忌先完成施工任务，而后补资料的现象发生，负有管理职责的档案资料管理人员要经常深入施工现场，对各施工单位的资料的同步性、真实性、准确性、完整性、规范性进行检查，建立过程控制奖罚制度，督促各参建单位高标准，严要求做好工程档案资料。5.4 重视档案知识宣传教育是确保 竣工资料质量的有力措施作为风电工程项目的管理单位，应高度重视和加强工程档案资料的基本知识宣传和教育工作，有计划、有措施、分期分批对工程管理人员、监理人员、施工单位管理技术人员进行档案基础知识和施工过程中原始资料签证操作方法、竣工资料整理编制、工程项目验收的基本要求进行培训，使风电工程项目管理人员、监理工程师、施工技术人员、竣工资料整理专业技术人员在增强档案意识的同时也熟知档案业务，使风电工程项目一开始就用规范化 标准化来严格要求，提高施工管理水平，杜绝风电施工过程中不规范的原始资料和文件出现，确保一流的工程，一流的竣工档案资料质量。6.结论近年来，随着新能源行业发展的日趋完善和成熟，工程资料管理正以其鲜明的特点发挥着越来越重要的作用，工程资料管理工作是工程建设过程中不可或缺的一项重要工作，是一项系统工程，是涉及各个专业技术部门的一项复合性工作，要保证工程竣工资料完整、准确、系统、齐全、真实地记录和反映施工及验收的全过程，就必须不断加强业主、监理和施工单位的管理水平，只有这样才能保证形成一流的工程施工资料，从而为建设一流风电工程项目提供资料方面的保证。各承建单位，在制定风电工程进度计划时，应将每个分部、分项工程竣工文件质量检查工作列入到该项工程单位工程进度计划中，并作为重要的网络节点来完成，对在整编资料中出现的“原件不齐全”、“签证资料不齐全”、“不规范”、“不统一”等问题，要及时研究给予解决，为防止再出现此类问题，要加强监督检查，各参建单位要执行标准，对不符合标准的资料要拒收，从源头保证竣工资料的质量。