甲方对营销代理公司的监管办法.doc

甲方对营销代理公司的监管办法为确保甲方项目的销售目标顺利完成并实现规范管理，特制定本监管办法。一、双方工作机制1、开发商和营销代理公司日常工作联系的电子文档均发送至双方公共邮箱，特别规定文件除外。2、开发商给营销代理公司与营销相关的通信、报告、方案、指令、联系函、会议记录、通知等重要材料均以书面方式传送，营销代理公司需要签收确认。3、根据工作情况，凡是营销代理公司需要开发商配合完成的工作，营销代理公司需要以工作联系单的形式，报送开发商招商部归口统一解决。如遇紧急情况，可以先口头通知，2日内补齐工作联系单。若既不口头通知又无工作联系单影响销售工作的，经核实，除承担相应损失外，并处以200元到1000元罚款。4、开发商需要营销代理公司协助或配合的有关事宜，特别是设计变更等需要及时协调客户的，开发商需要以书面工作联系单的方式发送至营销代理公司，营销代理公司签收确认，因营销代理公司不作为或工作不到位引起的问题，相关责任由营销代理公司承担。5、营销代理公司必须每周一、每月25日之前向开发商招商部提交周、月度销售情况报告，分析项目销售工作、产品等存在的问题，每周、月提交有关客户统计分析、媒体分析、销售分析、市场调查分析等报告，每延时一天，处罚200元整。6、销讲词、户型图、鸟瞰图、户型平面图、商铺平面图等项目资料的更新必须在每月15日之前、25日之前报送开发商存档，若有更新未及时报送，根据情况处以200元1000元罚款。7、营销代理公司规定工作人员在出席双方约定的例会时，无故迟到每次罚款100元，无故缺席每次罚款500元。8、营销代理公司与广告公司业务对接过程中，校稿印制后文字出现错误每颗字处罚20元，出现其他错误处罚20200元/处。9、本监管办法各项条例多次不按其执行的重重处罚。二、 项目价格管理1、项目销售价格表的管理1.1在前期的项目定位、成本核算后，结合市场行情和市场调查结果，确定当期的入市均价，营销代理公司在该均价基础上制定出详细项目价格表，采取商讨确定的定价方式，底价经开发商招商部 财务部 总经理/董事长签字后，形成销售底价，营销代理公司根据销售底价制定出销售表现价，如需根据市场行情调整和商讨确定，需书面报开发商总经理签字确认。1.2开发商财务部按照销售底价进行月度、季度、年度考核，计算溢价及佣金，案场的销售成交价格必须在双方签字确认的底价之上，销售过程中发现违规操作，经核实，营销代理公司除承担造成损失外，将视情节轻重，处以1000元到10000元罚款，罚款必须以现金形式按规定时间交至开发商财务部。1.3销售底价表一式两份，开发商和营销代理公司双方各执一份，双方内部各部门复印备用。1.4销售表现价在销售底价表签字确认后两日内提报开发商，但必须在月底之前一天提报，营销代理公司制定后交开发商财务部和招商部存档备查，每延期一天罚款200元整。1.5下个月份的销售底价营销代理公司必须在当月28日之前提报开发商招商部，每延时一天罚款1000元整，因价格提报时间过晚影响下月销售工作的，损失全部由营销代理公司承担。2、价格变动的管理2.1按双方签订的代理合同，销售任务及价格原则每月一定，要求营销代理公司每月15日之前、25日之前向开发商招商部提交项目竞争对手的市调信息，并每月25日提交最新房地产销售相关政策及市场信息，各类市调信息每项延误一天罚款200元整，若市调信息未能真实反映市场实际情况，核实后根据实际情况每次罚款500元1000元整。2.2价格变动必须经双方根据市场及销售情况协商调整，并签字认可。若未经过开发商审核批准而单方私自调动基底价，发现一次，经核实，营销代理公司除承担造成损失外，将视情节轻重，处以1000元到10000元罚款。三、 营销方案管理1、审核制度1.1营销代理公司必须每半年度进行一次营销方案提报。1.2、报告、营销方案、阶段性方案等必须在每月25日以前提报开发商招商部，经开发商审核确认后，双方签字执行，每延时一天罚款500元整，若因方案提报时间延误销售，所造成的损失由营销代理公司承担。1.3如在下个月的方案中有特殊或重大推广活动的，必须在制定方案前三天和招商部沟通，并以工作联系单的形式提交开发商招商部，经签字确认方可执行。1.4每月3号、每周一提交开发商月度计划、周计划，以便计划管理和沟通协商执行，延迟未说明原因的每次处罚20元。2、方案执行监管2.1报告、营销方案、阶段性方案等必须严格按照双方签字确认的方案执行，如发现未按照方案实施执行的或更改方案的情况，根据对项目销售造成的损失和影响后果，经核实，营销代理公司除承担相关损失外，处以1000元到10000元的罚款。2.2营销方案阶段性方案等执行过程中如遇较大节点变动，必须以书面工作联系单的形式提交开发商招商部，经签字确认方可执行。 四、 营销费用及推广的管理1、营销费用的管理：1.1营销代理公司每月发生的营销费用总额不能高于每月预算审批后的标准，由开发商财务部进行考核，若低于合同约定标准，开发商给乙方节约部分的20%作为奖励，若超出标准，开发商财务部根据合同约定下阶段费用中进行控制，考核结果每季度一结算。1.2营销费用的使用由开发商和营销代理公司指定的专人共同执行，每月营销执行方案后必须注明该月营销费用使用明细及预算总额，双方签字后方可予以执行。1.3月度方案执行过程中，如需临时增加的费用，必须以书面工作联系单形式经开发商签字确认方可增加，否则不计入营销费用，由营销代理公司承担相关费用。2、推广及营销物料的管理2.1开发商负责营销道具的制作、各类媒体的联系与选定、物料的购买等工作，推广策略、计划、各期推广费用具体安排、投放频次、投放渠道等由营销代理公司提出计划案，开发商和营销代理公司协商签字确认后，开发商通过招标的方式确定合作单位，由开发商和营销代理公司指定人员予以实施。2.2营销代理公司必须以月度为单位在每月25日之前随下月营销执行方案同时提报推广及营销物料的使用计划及预算，经开发商签字确认后予以执行。但每次费用的使用均须提前以工作联系单形式提报开发商招商部签字确认方可执行，否则相关费用不计入营销费用，不予报销。2.3所有涉及对外宣传的媒体广告、文案和画面必须经开发商签字确认后方可对外发布，未经审批擅自发布的广告对开发商和项目造成不良影响或后果的，经核实，由营销代理公司承担相应的损失，并根据实际情况处以500元到5000元罚款。2.4案场搞活动时的场地、展板等的布置，所需物料由营销代理公司列出详细报表，并书面报送至开发商招商部审核确认并统一购买。如若发现有虚报的，经核实，相关费用不计入营销费用，由营销代理公司承担，并处以500元到5000元罚款。2.5派单人员需营销代理公司对其进行房地产销售初级培训，派单方式、地点要进行严格监管，并提前将派单计划报开发商招商部备查，严禁乱发传单现象和扣而不发现象，发现一人次罚款200元整；派单人员必须签到、注明身份、联系方式，并经开发商驻项目财务工作人员进行签字确认，否则派单工资费用不予报销，产生的后果由营销代理公司承担。五、 财务管理1、销售报表管理1、每月的销售统计报表、剩余房源明细表、招商动态表，必须在次月的2日前，上报开发商财务部、招商部各一份（上街另交上街财务部一份），每逾期1天罚款200元，每出现一次错误罚款200元到1000元整。开发商公司要求营销代理公司报送的有关报表或有关数据等，如超过规定时间，逾期1天根据实际情况处以100元到500元罚款。2、每日的销售日报表在次日上午10：00之前， 发送至双方指定的邮箱，每出现一次不及时处罚100元；每出现一次错误处罚100元。3、老客户推荐的新客户应在新客户第一次来访时填写推荐表，如第一次未填写，必须在新客户交纳定金的当时填写，并要在协议书上注明老客户数据，如未注明及填写推荐表，视为无老客户推荐，不再享受老带新优惠政策。4、每日签订的购房合同，营销代理公司人员应在次日上午9：00之前交予开发商财务合同管理员处，逾期未交的每户处罚100元；已交到合同管理员处的购房合同，每出现一次差错处罚200元。5、现场财务人员需要积极配合营销代理公司的工作，协助好客户交款或合同签订等销售工作。销售案场财务人员如出现不予配合的或在态度上给客户造成不好影响的，营销代理公司必须及时以书面形式上报开发商公司处理。6、营销代理公司每月发生营销费用发票，营销代理公司负责人签字后，在次月6日前交予开发商审核签字。每笔逾期1天，罚款100元，超期一个月以上，该笔费用不计入营销费用，由营销代理公司自行承担。7、开发商财务部要求营销代理公司报送的其他报表或协助配合的有关事宜，置之不理或不及时的，出现一次处罚营销代理公司200元。六、 按揭贷款管理1、按揭贷款报表1.1按揭贷款办理情况报表每月的11日、21日、下月的1日按时上报开发商财务部指定邮箱一份（邮箱： ），逾期1天罚款500元。未到账的必须注明预计到账时间，逾期未到账的必须注明原因和解决办法。2、按揭贷款办理2.1客户签订完购房合同，财务同步在购房合同上盖章并出具正式发票，若当天已到下班时间，在次日下午上班之前补齐发票。若盖章与发票逾期影响办理按揭，则属开发商财务部责任；若盖章与发票时间及时，办理按揭时间滞后影响开发商的资金回笼，则属于营销代理公司责任。2.2签完购房合同，客户资料欠缺者，需银行中介和营销中心及时跟催，此项属营销代理公司责任。2.3客户资料完整已报送银行审批的，审批环节需中介、营销中心跟催银行，此项责任属营销代理公司责任。2.4针对按揭前期资料报批工作，由于营销代理公司自身责任而又不做出任何说明的，导致办理按揭时间滞后，则追究营销代理公司责任，并由营销代理公司承担相关损失。2.5银行审批通过后应及时办理预告登记，以便办理抵押。房管局规定办理预告登记需要10个工作日左右，若办理预告登记逾期，则属于开发商责任。2.6抵押后的放款环节由营销代理公司和中介跟催银行放款，此项责任属营销代理公司责任。2.7放款后由营销代理公司跟催中介将放款凭证返至开发商财务中心，若逾期又未说明原因的，直接追究营销代理公司责任。2.8针对按揭办理过程中的责任划分，若遇特殊情况，营销代理公司需提前写出书面报告报送开发商财务部。按揭贷款在30个工作日内必须到账，公积金贷款2个月内必须到账。2.9如按揭贷款到账逾期，则根据各阶段责任进行划分，属于营销代理公司责任的，若营销代理公司在各阶段没有做出任何书面说明，每笔逾期1天，处以罚金50元。如属业主按揭贷款逾期责任的，营销代理公司销售案场有责任积极配合督促业主及时还款，如果未办理房产证的业主逾期还款，营销代理公司需要积极配合。七、案场管理1、案场销售管理1.1置业预算单管理，营销中心交到财务处填写的置业预算单，每出现一次差错处罚100元。1.2房屋交接手续管理，已具备领钥匙条件的业主，营销中心应在20天内通知业主办理房屋交接手续，如逾期未办理的需写出情况说明，若核实，营销代理公司未及时通知业主的，除承担相关责任和损失外，每人次每天处罚100元整。营销代理公司每月30日前向物业公司客服转交当月具备领钥匙条件的业主明细，逾期1天罚款500元。1.3客服方面的管理：1.3.1如出现营销代理公司工作人员不按规定超出合同约定私自承诺客户优惠或其它情况，被客户投诉，产生的一切费用和责任由营销代理公司承担，经核实，每次根据实际情况处以200元2000元罚款。1.3.2房屋出现质量问题或其它情况，业主去营销中心投诉，营销中心案场经理应当天将问题反映至物业公司客服中心，并协调客服、业主共同核对出现的问题，制定解决办法，确定解决时间。未按此办理的，发现一次罚款200到2000元。1.3.3已办理完毕的房产证、土地证由营销代理公司在领回证之日起一个月内通知业主领取完毕，如逾期未领取的需写出情况说明。发现一次业主投诉未通知领证的情况，经核实，处罚100元整。1.3.4已成交业主信息登记表、访客信息登记表、意向客户信息登记表等客户资料营销代理公司必须以周为单位在次周周一10：00之前报送至开发商招商部，。2、案场销售人员管理2.1营销代理公司架构项目团队及通讯录更新在每月25日前随下月营销方案报送开发商招商部，内容包括各岗位工作经验、学历、专业、年龄等，置业顾问一年以上工作经验的要达到营销中心员工总数的80%以上，若经考察未达到，缺少一人每次罚款1000元。2.2营销代理公司与开发商招商部的对接人员如有变动，应提前三天书面通知开发商，否则每次处罚500元整；如项目经理或案场经理变动，必须提前一周报开发商招商部，并经开发商总裁/董事长签字批准后，方可更换，否则每次处罚5000元整。2.3营销中心的销售人员仪表要整洁，待客热情主动，不能在销售现场喧哗、嬉戏、吃零食等有损项目楼盘形象的行为，否则每次罚款1000元整。2.4开发商可随时抽查营销代理公司案场工作人员的业务能力、工作能力和对项目的了解情况，若发现不能胜任，必须在一周内调整。严禁业务不熟练销售人员上岗，开发商将不定期进行检查，发现一次因销售人员业务不熟导致客户流失的将处以1000元罚款。2.5营销代理公司不能进行有损开发商的私人交易活动并处以1000元以上罚款，不能以开发商名义进行任何损公利己的行为及进行任何超出代理合同所指定范围之外的业务，如有此类行为，须承担因此引起的一切法律责任，公司有权终止合同，并追究其法律责任。 未经公司许可，不得私自代已购客户转让楼盘，并赚取其差价； 对于未经授权之事，不得擅自答应客户之要求； 未经公司许可，任何人不得修改合同条款。2.6公司的文件、规定以及任何未对外公开的营销资料、信息，均属公司的商业机密，营销代理公司人员不得向外提供；任何人询问均须婉言谢绝或向公司部门负责人请示，如有违反将处以1000元罚款。3、销售环境及道具的管理3.1营销中心内部以及门口周边要保持卫生清洁，样板间室内和通道的日常卫生打扫和维护要彻底，不能留有垃圾死角，做到一尘不染，置业顾问带客户进样板间不能随意坐卧沙发和床铺，保持好样板间的室内整体环境，发现有需维护的地方及时以呈报形式上报开发商解决，发现一次环境卫生不合格或出现问题需要维修未上报的罚款1000元。3.2案场活动购买的礼品、赠品、宣传品等，由招商部相关管理人员和营销代理公司共同清点数量，办理入库手续，发放时由营销中心相关管理人员监督发放，每次发放必须有发放清单，并有业主领取签字。未有营销中心相关管理人员签字的，发票不予报销。3.3营销中心抽奖或案场活动，必须由营销中心相关管理人员现场监督，同时在抽取的获奖名单上签字确认。如未有营销中心相关管理人员签字奖项无效；如发现弄虚作假的，经核实，根据情况罚款200元到2000元。3.4营销中心由开发商提供的固定资产及办公耗材等，由营销代理公司负责使用和维护，并自行承担维修或维护费用。3.5营销中心的内外广告等的管理和维护由营销代理公司负责，若开发商发现管理不到位或广告维护不到位，视实际情况处以500元1000元罚款。3.6做好案场花卉的日常维护工作，如因日常护养不利而导致花卉死亡或丢失的由营销代理公司赔偿，若发现影响销售氛围较为严重的，每次根据实际情况处以200元到1000元罚款。3.7营销代理公司工作人员不爱护开发商现场办公用品和销售财物，造成人为破坏者，赔偿相应损失：1) 营销代理公司工作人员人为破坏开发商办公用品，造成物品不能正常使用者，由营销代理公司负责赔偿完好如初，并每次罚款1000元；2) 营销代理公司工作人员浪费销售海报、楼书、礼品等销售道具，性质恶劣者，每次罚款500元；3.8营销代理公司工作人员进入施工工地现场，自身未戴安全帽或未给客户佩戴安全帽，每次罚款500元。一旦因此出现安全事故，营销代理公司须承担相应责任。八、其他1、本管理办法依照人性管理为原则，合同约定的义务和权利不与本管理办法相冲突；2、本监管办法自签发之日执行，执行中如遇其他情况即时修订，并书面告知营销代理公司；3、本监管办法开发商拥有最终解释、修订权。2012年5月