医药公司采购合同管理制度.doc

医药公司采购合同管理制度第一章 总则第一条 为了规范合同管理，明确合同管理责任，预防经营风险，实现公司利益最大化，特制订本制度。第二条 本制度适用于本公司采购部门经营过程中与供货企业订立合同的管理。第三条 合同管理者包括采购部采购员、采购经理和质管部相关监督人员。第四条 所有参与合同管理的人员应对相关信息予以保密，不得公开或泄露。第五条 合同管理者必须在合同管理过程中妥善保管好各种合同资料及附件或补充合同，整理后上交质管部存档。第六条 公司对外订立合同除遇特殊情况，需制作经采购、质管部盖章生效的临时（口头）合同外一律采用书面形式。第二章 合同的订立第七条 采购员在购进的每一单药品前必须与供应厂商签订购销合同。在签定采购合同时，必须按照以下流程：1、索取资料:备齐营业执照副本复印件、法定代表人资格证明、法定代表人身份证复印件、签约代表的授权委托书。2、协商合同条款:经办人与对方就合同的具体内容进行磋商，逐一达成共识。3、签约:将双方达成一致的意思表示以合同条款的形式体现出来，形成正式合同文本，并请对方签字盖章，订立合同对应编号。4、盖章生效:采购人员申报，采购部经理审核签字，然后加盖公司合同印章。第八条 购进合同必须有如下要素构成：1、合同的标的；2、数量；3、价格、金额、付款方式和付款天数；4、履行的期限，地点和方式；5、质量条款；6、违约责任。第九条 采购合同中必须明确的质量条款。1、药品质量应符合质量标准和有关质量要求；2、药品附产品合格证；3、药品包装应有法定的批准文号、生产批号及有效期；4、药品包装符合有关规定和货物运输要求。5、购进进口药品，供应方应提供符合规定的证书和资料；6、明确药品的生产企业。第十条 在与产品正常经营过程中，产品供货价格、供应商、付款期限发生变化，单笔合同数量、金额变动，以及合同购进数量加库存大于库存上限等情况。必须经部门经理审批后，补签购货合同。第三章 合同的履行第十一条 合同订立后必须全面履行。履行过程中采购员必须自始至终督促协调，密切关注对方的履约状况、人员变动、资产变化、经营方向的转变等可能影响合同顺利履行的因素，以防范风险。第十二条 当出现以下情况时，采购员必须立即向直接上级报告，同时积极与对方沟通，寻求妥善的解决问题的方案。 1、对万明确表示或以自己的行为表明其不再继续履行合同时。 2、对方己无实际的履行能力。 3、对方有其他影响合同实际履行的重大变动。 4、在与对方沟通 (特别是以信函、传真等书面方式)时，采购员要慎重办理，必要时可征求法律事务部门的意见。