应用文写作第七章行政公文课件.ppt

,应用文写作,第七章 行政公文,【学习目标】1.了解什么是公文以及11种常见文种的定义及特点。2.掌握这些文种的写作方法。3.培养学习应用文尤其是行政公文的兴趣。,【情景导入】小王是某局的公职人员，因办公地址迁移，需要重新购置相关办公用品，所以小王撰写了一份请示公文，递交区领导批示。具体内容如下：XX局关于申请购买办公设备的请示市南区政府：为适应现代化办公的需要，改善办公条件，提高工作效率，经区政府批准，我局办公地点由五关路迁往新华路21号。因新换办公地址，我局需购买空调、办公桌椅、会议室桌椅、文件橱等办公设备价值约21万元，特恳请区领导予以解决。以上请示当否，请批示。附：各种办公设备明细表（略）XX局（公章）XXXX年X月X日 这是一篇请求批准性请示。正文开头先写清请示的缘由，提出了购买办公设备的原因，事件清楚，理由充分；接着交代请示事项，简洁明确；结语使用请示惯用语。,目录,第二节,第四节,命令与决定,通告、通知、通报,报告、请示、批复,第五节,函、会议记录、会议纪要,第一节行政公文概述,一、行政公文的概念,行政公文，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料，是办理公务的重要工具。,【小贴士】,“文书”“文件”“公文”这三个概念，在机关的日常活动中是基本一致的。,二、行政公文的特点,1.公文有法定的作者2.公文有法定的权威3.公文有特定的效用4.公文有规范的体式要求5.公文有规定的处理程序,三、行政公文的作用,具体地说，其作用主要表现在以下几个方面：1.领导和指导作用2.行为规范作用3.传递信息作用4.公文联系作用5.凭证记载作用,四、行政公文的分类,从公文的来源来划分，公文可分为对外文件、收来文件、内部文件。从公文的行文关系上来划分，公文可分为上行文、平行文、下行文。从公文的秘密程度和阅读范围来划分，公文可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。从公文的制发机关的性质和公文作用来划分，公文可分为法规文件、行政文件、党的文件。从公文内容的性质和特点来划分，公文可分为指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文。,【知识链接】,常见的公文分类还有：（1）从文件的缓急程度上划分，分为特急件和急件。（2）从文件的使用范围来划分，可分为通用文件、专用文件和技术文件。（3）从文件的发送目的来划分，可分为主送件、抄送件和批转件、转发件。（4）从文件的处理要求来划分，可分为急件和平件。急件又可可分为需办文件(办件)和参阅文件(阅件)等。,五、行政公文的写作,1.行政公文的结构 中华人民共和国国家标准（GB/T9704-1999）国家行政机关公文格式将构成公文的诸要素划分为眉首、主体、版记三个部分。2.行政公文写作的步骤（1）明确发文主旨（2）收集有关材料（3）拟出写作提纲（4）认真起草正文（5）反复检查修改,3.行政公文写作的基本要求 公文是一种特殊的文章，写作过程中除了要遵行一般的写作通则之外，还需要遵循一些特殊的规律，公文写作基本要求就是对这些规律的反映。其内容是：合“法”、求实、简明、合体、严谨、准确、规范、完整、清晰、耐久。4.行政公文的写作特点 公文写作的特点主要有以下几点。（1）被动写作，遵命性强（2）对象明确，针对性强（3）集思广益，群体性强（4）决策之作，政策性强（5）急迫之作，时限性强（6）讲究格式，规范性强,第二节命令与决定,一、命令,命令是法定的行政公文的一个文种。它是应用文写作的重要文体之一。它是指法定的领导机关或领导人对下级发布的一种具有强制执行效力的指挥性公文。1.命令的分类2.命令的特点3.命令的结构,【小贴士】,命，其词义为“使”，有“使人为事”之意，作为公文，始于商朝和西周，当时以王的意志为中心的“王命文书”，都是“命”的公务文书。令，其义与“命”相似，但还有“告诫”的意思，作为正式公文使用，始于战国时期。,二、决定,决定，是对重要事项或重大行动做出决策或安排，并要求机关各部门和下级机关或有关单位贯彻执行的指令性公文。1.决定的特点2.决定的分类3.决定的用途4.决定的结构5.决定的写作要求,【小贴士】,常见的决定有：法规性决定；重大事项决定；处理重大事件决定；表彰英模的决定；机构设置的决定；人事安排的决定；接受辞职的决定等。,1.标题，如 关于的决定。2.决定的原因和目的，如“目前，（事实依据）。根据，（理论依据），为了（目的主旨），现决定（意图主旨）。具体如下：”3.决定的内容。对具体事项做出安排的决定要写清安排的步骤。4.希望与要求。5.加盖公章，注明日期。,【知识链接】,第三节 通告、通知、通报,一、通告,（一）通告的特征1.法规性2.周知性3.实务性4.行业性（二）通告的格式及分类1.通告的写作格式 通告由标题、正文、发文机关和日期等部分组成。2.通告的分类 通告主要分为周知类通告和执行类通告两类。,【知识链接】,1.标题的写法（1）“通告”。如遇特别紧急情况，可在通告前加上“紧急”二字。（2）“关于XXX的通告”。（3）“XXX关于XXX的通告”。（4）“XXX的通告”。2.原由 主要阐述发布公告的背景、根据、目的、意义等。通告常用的特定承启句式“为，特通告如下”或者“根据，决定，特此通告”引出通告的事项。3.通告事项 通告事项是通告全文的核心部分，包括周知事项和执行要求。撰写这部分内容，首先要做到条理分明，层次清晰。如果内容较多，可采用分条列项的方法；如果内容比较单一，也可采用贯通式方法。其次要做到明确具体，需清楚说明受文对象应执行的事项，以便于理解和执行。4.结语 用“特此通告”或“本通告自发布之日起实施”表达。,二、通知,1.通知的种类（1）印发、批转、转发性通知（2）指示性通知（3）知照性通知（4）事务性通知（5）任免、聘用通知2.通知的用途3.通知的写作格式（1）印发、批转、转发性通知的写法（2）批示性通知的写法（3）知照性通知的写法（4）事务性通知的写法（5）任免、聘用通知的写法,【小贴士】,情况通报有两种形式：一种只对有关事实做客观叙述；另一种还对有关情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。,三、通报,1.通报的种类通报的种类主要有表彰性通报、批评性通报、传达性通报三种。2.通报的用途通报既可以用于表扬好人好事、新风尚；也可以用于批评错误，总结教训，告诫人们警惕类似问题的发生；还可以用来互通情况，传达重要精神，沟通交流信息，指导推动工作。3.通报的特点（1）告知性（2）教育性（3）政策性4.通报的格式和写作要求 通报由标题、主送单位、正文、发文机关和日期组成。此处我们重点介绍通报的标题和正文部分的写法。,第四节 报告、请示、批复,一、报告,报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问时使用的公文，是典型的上行文。报告的使用范围报告的特点报告的类别及其功用报告的结构,【小贴士】,报告容易出错的地方 1.结尾处有“特此报告”一类结语，由于词语既无实际意义，也无结构作用，应当去除。如果写成“以上报告当否，请指示”，就更错误，因为如上述，报告是无须上级回复处理的文种，所以，即使协商这句话也是白搭，上级不会答复你。2.同理，报告后面加附注标明“联系人”和“联系电话”也属废话。再次，写报告要避免太长，一般应控制在3000字以内。,二请示,请示是下级机关向上级机关请求对某项工作、问题做出指示，对某项政策界限给予明确，对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文，是应用写作实践中的一种常用文体。请示的必备条件请示的分类请示的结构,【知识链接】,报告与请示的区别 1.具体功用不同 请示属于请示性公文，侧重于提出问题和请求指示、批准；报告属于陈述性公文，侧重于汇报工作，陈述意见或者建议。请示的目的是请求上级机关批准某项工作或者解决某个问题；报告的目的是让上级机关了解下情，掌握情况，便于及时指导。2.内容含量不同 请示的内容要求一文一事；报告的内容可一文一事也可一文数事。请示一般只写一个主送机关；受双重领导的单位报其上级机关的请示，应根据请示的内容注明主报机关和抄报机关，主报机关负责答复请示事项；报告可以报送一个或多个上级机关。3.行文时机不同 请示必须事前行文；报告可以在事后或者事情发展过程中行文。,【小贴士】,撰写请示应注意的事项：第一，要正确选用文种。第二，要做到一文一事。第三，要避免多头请示。第四，要避免越级请示。,三、批复,批复是上级机关用来答复下级机关请示事项的下行公文。1.批复的特点（1）行文的被动性（2）内容的针对性（3）效用的权威性（4）态度的明确性2.批复的结构及写法批复一般由标题、主送机关、正文、落款四部分构成。,批复既是上级机关指示性、政策性较强的公文，又是对下级单位请求指示、批准的答复性公文，因此，撰写批复要慎重及时，根据现行政策法令及办事准则，及时给予答复。撰写时，不管同意与否，批复意见必须十分清楚明白，态度明朗。不能含糊其辞，模棱两可，以免下级无所适从。,【小贴士】,第五节 函、会议记录、会议纪要,一、函,函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。1.公函的适用范围2.公函的写作格式 公函的写作包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期等。3.公函的写作要求（1）要一函一事，切忌一函数事。（2）要体现平等坦诚精神，文字恳切得体、简洁朴实，用语谦和有礼切不可盛气凌人。,二、会议记录,会议记录是把会议发言者的语音信息、将稍纵即逝的口语转化成书面语言的过程。1.会议记录的格式2.会议记录的基本要求3.会议记录的重点4.会议记录的写作技巧,三、会议纪要,会议纪要是一种常用公文，是在会议记录的基础上整理加工而成的、记载传达会议决定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的，具有纪实性和指导性的公文。1.会议纪要的特点（1）综合性（2）指导性（3）备考性2.会议纪要的格式会议纪要一般分为标题、日期、签发人、正文、落款五个部分。3.会议纪要的三种写法（1）集中概述法（2）分项叙述法（3）发言提要法,【知识链接】,会议记录与会议纪要的区别 会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别有以下几点。1.性质不同 会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。2.功能不同 会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。3.载体样式不同 会议纪要作为一种法定公文，其载体为文件，享有中国共产党机关公文处理条例、国家行政机关公文处理办法(以下简称条例、办法)所赋予的法定效力。会议记录的载体是会议记录簿。4.称谓用语不同 会议纪要通常采用第三人称的写法，以介绍和叙述情况为主。会议记录中，发言者怎么说的就怎么记，会议怎么定的就怎么写，贵在“原汤原汁”不走样。,【知识链接】,5.适用对象不同 作为公文的会议纪要，具有传达告知功能，因而有明确的读者对象和适用范围。作为历史资料的会议记录，不允许公开发布，只是有条件地供需要查阅者查阅利用。6.分类方法不同 会议纪要种类很多。按其内容，可分为决议性纪要，意见性纪要，情况性纪要，消息性纪要等；按会议的性质，可分为常委会议纪要，办公会议纪要，例会纪要，工作会议纪要，讨论会纪要等。而会议记录通常只是按照会议名称来分类，往往以会议召开的时间顺序编号入档。对会议纪要的分类，有助于撰写者把握文体特点，突出内容重点，找准写作角度；对会议记录的分类则主要是档案管理的需要。,行政公文是公文的主要组成部分，是政府机关及其他社会团体、企事业单位使用的行政文书，是行政公务活动的重要工具。本章主要学习11个文种的行政公文的写作，并通过对这些常见、常用的公文的相关知识进行介绍，选取一些我们日常生活中常见的公文案例，采取理论与实际相结合的方式，力图全面的介绍这些文种，方便大家更好的掌握这些文种。,本章小结,人有了知识，就会具备各种分析能力，明辨是非的能力。所以我们要勤恳读书，广泛阅读，古人说“书中自有黄金屋。”通过阅读科技书籍，我们能丰富知识，培养逻辑思维能力；通过阅读文学作品，我们能提高文学鉴赏水平，培养文学情趣；通过阅读报刊，我们能增长见识，扩大自己的知识面。有许多书籍还能培养我们的道德情操，给我们巨大的精神力量，鼓舞我们前进。,