痕迹化管理.docx

痕迹化管理痕迹化管理，是在各种管理工作过程中，从时间和管理内容方面，不留间隙或空白、死角的缜密的工作记录，包括交接班记录和留下证据。 痕迹化管理最大的优点就是通过查证保留下来的文字、图片、实物、电子档案等资料，可以有效复原已经发生了的生产经营活动。实行痕迹化管理就是让所有的日常活动都留下印迹，可供日后查证。 痕迹管理过程 通常情况下，单位要做什么事，都需要首先通过办公会议或专题会议研究决定，接下来再走审批流程和业务流程。管理层是日常工作的决策者，普通员工只是具体事务的执行者。因此，查具体某一个工作活动是否规范，很大程度上取决于管理层履职是否规范。 管理层在履职过程中会留下各种各样的痕迹，痕迹记录着管理层履职的全过程。会议记录真实反映每一个管理者的发言表态和会议决定，各类报支单据和业务报表、合同等也真实再现管理层批办意见。管理者可以通过痕迹对比纠正错误，弥补不足，改进管理方法和艺术，提高成效和水平。在各项检查过程中，检查组更要借助痕迹来考察管理层的管理过程、方法、效果与艺术，评价一个单位管理的优劣。因此，痕迹化管理不仅是管理者自身提高管理艺术和方法的需要，也给各项检查留下了可供考察、评估、佐证管理的旁证材料。 因此运用指令要特别注意以下几个方面： 1、要适当和谨慎运用指令，不得超越被授权范围发布指令。 2、不得超越本人的岗位职责范围发指令。 3、不要轻易发“建议性”指令。所谓建议性指令是越出职权范围以外，带有咨询性质的指令。 4、不要用指令来炫耀自己的权威。其害有三：一是容易引起对方的反感，出现问题，难以沟通；二是对方为避免下达不利的指令而曲意奉承酿成不正之风；三是这种威吓容易使对方文过饰非，使你看不到真相，特别是对于问题，容易留下隐患。 5、指令要讲求实效。对方容易接受，执行起来也有效果。 准确性。请注意以下四个方面： 事实材料要准确。事实材料是下指令的依据，因此必须准确无误，真实可靠。要作到这一点，必须深入实际，加强巡检获得可靠的第一手资料。当需要应用第二手资料时，一定要慎重核实，不要随意引用。也不能凭记忆，更不能道听途说，这样都是容易出差错的。 分析判断要准确。对发现的问题，分析判断要准确。 运用指令要准确。指令是对接受方的指示，一定要准确。不然易引起抵触与反感，不利于问题的解决。 语言要准确。语言不准确就不能很好地表达你的本意。词义模糊、用词不当、句子成分不完整或滥用修辞等都会影响指令的表达效果。 指令要具备以下几方面： 1、鲜明性。指令一定要态度鲜明，一是一、二是二，决不含糊。质量不合格，要返工的，一定要指令返工；进度滞后于计划，需要调整的，就得指令调整，决不能模棱两可。 2、时效性。指令的时效性很强，有时还要争分夺秒，不得贻误。特别是对于安全、质量问题，如不及时处理，延误时机可能会酿成事故。因此管理者要有敏锐的观察力和较高的工作效率，不能反应迟钝、办事拖沓。 3、简洁性。指令一定要用最简洁的语言，寥寥数语，说明情况，指出问题，显示旨意，也就是我们常说的“言简意赅”.言简与意赅是辨证统一的。言简而意不赅，就是苟简；意赅而言不简，就是繁沉。这两种情况都是要不得的。因此指令一定要写得语言精练，表现力强。 4、口语指令下达口语指令时，应做到态度鲜明、语气坚定、语义明确、语句简单、语音铿锵。表现出一种严肃性与警迫感，使接受者感到指令的权威。使用口语指令有五忌：一忌含糊不清，叫人不得要领、无法执行；二忌说话太软，叫人爱理不理、有令不行；三忌商量口气，叫人讨价还价、大打折扣；四忌声色俱厉，叫人望而生畏、敬而远之；五忌粗话脏话，叫人厌恶反感、嗤之以鼻。