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电子档案系统操作手册电子档案管理系统操作手册 浙江安普利通信技术有限公司 二一四年六月 目录 1前言. 1 1.1导言 . 1 1.2适用对象 . 1 1.3公司地址 . 1 2.开始使用. 2 2.1登录系统 . 2 2.2系统主界面介绍 . 3 3.电子档案管理操作指南. 4 3.1首页 . 4 3.2档案查询 . 4 3.2.1个人查询 . 4 3.2.2单位查询 . 4 3.2.3业务查询 . 5 3.3档案采集 . 6 3.3.1历史采集 . 6 3.3.2事后采集 . 8 3.3.3实时采集 . 8 3.4影像管理 . 8 3.4.1建档 . 9 3.4.2归档 . 9 3.4.3变更 . 10 3.4.4销毁 . 10 3.5档案管理 . 11 3.5.1收集 . 11 3.5.2整理 . 11 3.5.3登记 . 11 3.5.4借阅 . 12 3.5.5归还 . 13 3.5.6催还 . 14 4.系统管理操作指南. 15 4.1接口管理 . 15 4.1.1业务系统 . 15 4.1.2档案属性 . 16 4.1.3接口协议 . 16 4.2库房管理 . 17 4.2.1物理位置 . 17 4.3系统管理 . 17 4.3.1组织机构 . 17 4.3.2角色管理 . 错误！未定义书签。 4.3.3用户管理 . 19 4.3.4菜单管理 . 20 4.3.5权限管理 . 21 4.3.6服务器配置 . 22 4.3.7服务器监控 . 22 4.3.8日志管理 . 23 电子档案管理系统操作手册 1前言 1.1导言 电子档案系统是以电子影像技术为支撑，将纸质档案转化为电子信息进行管理，从而对实现纸质档案的信息化管理和电子信息的档案化管理。本手册介绍了电子档案管理系统V1.0操作及使用，主要包括两部分，第一部分涉及到从纸质档案的采集，电子档案的建立，到电子档案的查询借阅等一系列的流程化管理功能，第二部分主要针对系统管理员讲解对于系统用户、权限、接口等方面的相关配置，它涵盖了系统首页、档案查询、档案采集、影像管理、档案管理、接口管理、库房、系统管理八个模块的使用说明。 1.2适用对象 本手册适用于电子档案系统管理员等技术支持人员，进行档案管理工作的档案管理员，以及需要进行档案上传、借阅等操作的其他工作人员。 1.3公司地址 浙江安普利通信技术有限公司 通信地址：杭州市西湖区金祝北路21号西湖物资大楼5楼 联系电话：0571-88035555 传真号码：0571-88035555转811 1 电子档案管理系统操作手册 2.开始使用 2.1登录系统 打开浏览器，在地址栏中输入权力运行工作平台的网址，如http:/XXXXX:7001/erecord，进入登录窗口。如下图2-1所示： 图2-1电子档案系统登录界面示意图 输入用户名和密码，回车或点击即可进入系统主界面。如下图2-2所示： 图2-2 电子档案系统主界面示意图 2 电子档案管理系统操作手册 2.2系统主界面介绍 图2-3 系统主界面介绍示意图 主界面如上图2-2分为登录信息栏、业务菜单栏和工作台这三个信息块： 登录信息栏：可查看当前登录的用户信息，点击可以切换其他用户登录；点击可以对自己帐号的密码进行修改。 业务菜单栏：为用户的模块栏。用户可以点击不同的模块进入对应模块所显示的信息界面。主要有首页、档案查询、档案采集、影响管理、档案管理、接口管理、库房管理和系统管理八个模块。其中前面五个模块是电子档案系统的档案维护相关的功能，后面三个模块式电子档案系统的系统管理相关的功能。 工作台：是用户的进行系统操作的主要区域，也是系统信息展示的主要区域。 3 电子档案管理系统操作手册 3.电子档案管理操作指南 3.1首页 正在建设中 3.2档案查询 图3-1 档案查询子菜单界面示意图 模块是对系统中所有已采集档案的检索和查询，当鼠标移动到模块上时，在菜单栏中显示出该模块的三个子菜单，如图3-1，分别为、。 3.2.1个人查询 正在建设中 3.2.2单位查询 正在建设中 4 电子档案管理系统操作手册 3.2.3业务查询 图3-2 业务查询界面示意图 选择->，进入如图3-2所示的业务员查询界面。 l 档案检索：先选择档案类别，然后依次选择我们所需的其他关键词，如档案编号，档案上传人等，点击“查询”就可以检索出我们所需要的档案，并以列表的形式显示其简略信息； l 详细信息查看：对于检索出的每条档案记录，点击其操作栏下面的“”按钮，在下面就会显示这条档案的详细信息，如图3-3所示，在这里点击“附件”，即可查看该档案上传的映像附件。 图3-3 档案详细信息示意图 5 电子档案管理系统操作手册 3.3档案采集 图3-4 档案采集子菜单界面示意图 模块是利用各种电子影像技术，将纸质档案转化为“电子文件”上传到系统中，之后可以对这些“电子文件”进行“建档”、“归档”等操作，使之转化为可以进行在线预览和借阅的电子档案。当鼠标移动到模块上时，在菜单栏中显示出该模块的三个子菜单，如图3-4，分别为、。 3.3.1基础采集 正在建设中 3.3.2历史采集 是针对系统创建之前已经入库的纸质档案，利用各种电子影像技术，将纸质档案转化为电子文件上传到系统中。 选择->，进入如图3-5所示的界面。 6 电子档案管理系统操作手册 图3-5 历史采集界面示意图 ² 档案增加：点击“增加”弹出如图3-63所示的窗口，先选择档案类别，然后依次录入该类别档案所需的相关信息，如档案编号，档案上传人，上传人身份证号等等，点击“附件”，上传该档案相关的影像资料； 图3-6 档案增加示意图 ² 在采集档案修改、删除：对于处于“采集”状态电子文件，的 “查询”按钮，找到需要进行处理的电子文件，如图3-7，点击列表中的“”和“”对电子文件进行相应修改和删除； 图 3-7 档案修改、删除示意图 ² 建档：对于已采集的电子文件，同样点击“查询”按钮，可以检索到这些电7 电子档案管理系统操作手册 子文件，此时它们的状态 为“采集”，点击“建档”按钮，如图3-8，管理员填入审核信息，这些电子文件就转变为较正式的电子档案，流转到“建档”环节中，这些电子档案的相关信息不能在进行修改和删除。 图3-8 采集文件建档示意图 3.3.3事后采集 是针对我们业务系统中产生的档案进行采集，当本系统与业务系统做好接口对接后，业务系统产生新的档案时会录入该档案的唯一标识信息，包括档案编号等等，这些信息会传递到我们系统中，按照与历史采集相似的操作方法，把这些唯一的标识信息录入系统，在系统中形成与业务系统相对应的电子档案，实现电子档案共享。 事后采集除录入档案信息时必须与业务系统一致外，其他操作与历史采集相同，这里不再过多介绍，详情参照章节3.3.1。 3.3.4实时采集 正在建设中。 3.4影像管理 模块是将已建档的电子档案进行归档，系统管理员将纸质档案入库，纸质档案与电子档案完全对应，形成正式的电子档案，同时还提供废弃档案销毁和原始档案变更的相关功能。当鼠标移动到模块上时，在菜单栏中显示出该模块的四个子菜单，如图3-9，分别为、。 8 电子档案管理系统操作手册 图3-9 影像管理界面示意图 3.4.1建档 选择->，进入如图3-10所示的建档界面。 图3-10 建档界面示意图 ² 查询已建档档案：点击“查询”，选择档案类型及相关关键字，检索所需的档案信息； ² 撤销建档：电子档案一旦建档则不能被修改和删除，如果我们需要对档案信息进行编辑，则需要点击“撤销建档”，使该档案由“建档”状态变为“采集”状态； ² 归档：档案管理员将纸质档案入库后，选择相应的建档信息，点击“归档”，输入相关审核信息，则形成正式的电子档案。 3.4.2归档 选择->，进入如图3-11所示的归档界面。 图3-11 归档界面示意图 9 电子档案管理系统操作手册 ² 查询已归档档案：点击“查询”，选择档案类型及相关关键字，检索所需的档案信息； ² 撤销归档：点击“撤销归档”，使该档案由“归档”状态变为“建档”状态； 3.4.3变更 选择->，进入如图3-12所示的归档界面。 图 3-12 变更界面示意图 ² 提交变更申请：点击“变更申请”，输入要变更档案的档案编号，以及档案变更信息和要变更的附件； ² 审核变更：选中变更申请记录，点击“审核”按钮，审核通过后档案信息和内容正式变更； 3.4.4销毁 选择->，进入如图3-13所示的销毁界面。 图3-13 销毁界面示意图 ² 提交销毁申请：点击“销毁申请”，输入要销毁的已归档档案的编号，依次输入所属机构，销毁原因等相关信息； 10 电子档案管理系统操作手册 ² 审核销毁：选中销毁申请记录，点击“审核”按钮，审核通过后该档案的所有信息都会清除； 3.5档案管理 模块是根据档案管理的相关规定，采用流程化方式对电子档案实施和纸质档案进行统一化、规范化的档案管理。主要包括收集、整理、登记、借阅、归还、催还等覆盖案卷使用和维护的各环节管理。当鼠标移动到模块上时，在菜单栏中显示出该模块的六个子菜单，如图3-14，分别为、。 图3-14 档案管理界面示意图 3.5.1收集 选择->，进入如图3-15所示的收集界面。 图3-15 收集界面示意图 模块是由档案形成部门提交档案至档案管理部门，要对提交的档案资料作一个记录，并可以跟踪这批资料的后续处理过程。点击“增加”按钮，依次填入相关的收集信息后保存。 3.5.2整理 选择->，进入如图3-16所示的整理界面。 11 电子档案管理系统操作手册 图3-16 整理界面示意图 模块是对已收集但未整理的档案材料进行整理，并且修改材料的处理状态。点击“增加”按钮，依次填入相关的整理信息后保存。 3.5.3登记 选择->，进入如图3-17所示的登记界面。 图3-17 登记界面示意图 模块对已整理的档案材料进行登记，并且修改材料的处理状态。点击“增加”按钮，依次填入相关的登记信息后保存。 3.5.4借阅 选择->，进入如图3-18所示的借阅界面。 图3-18 借阅界面示意图 ² 查询已借阅档案：点击“查询”按钮，依次选择业务系统、档案类型及档案编号，查询“待审核”和“审核通过”的档案借阅信息； ² 借阅档案：点击“增加”按钮，弹出图3-19所示的界面，依次录入档案相12 电子档案管理系统操作手册 应的业务系统，档案类别，档案编号及借阅人资料，借阅目的，预计归还时间等信息后，点击“确定”，该档案状态变为“申请中”，并将该条借阅信息提交给档案管理员； 图3-19 借阅信息界面示意图 ² 审核借阅档案：档案管理员对于借阅信息查看后进行审核，审核通过后转交申请者纸质档案，该档案的状态变为“审核通过”，则其他人不得在进行借阅。 3.5.5归还 选择->，进入如图3-20所示的归还界面。 3-20 归还界面示意图 13 电子档案管理系统操作手册 ² 查询归还档案信息：点击“查询”按钮，依次录入借阅编号和档案编号，查询“待归还”、“已归还”、“已催还”的档案信息； ² 审核归还档案：借阅人归还纸质档案，档案管理员确认无误后，点击“审核”按钮，则该档案变为“已归还”状态； ² 催还档案：点击“催还”按钮，可以对任意一条未归还的档案进行催还，催还后该条档案进入催还列表，可以再催还列表中查看。 3.5.6催还 选择->，进入如图3-21所示的催还界面。 图3-21 催还界面示意图 催还模块是对已催还档案的查看，可以查看其催还次数、催还时间等具体信息。 14 电子档案管理系统操作手册 4.系统管理操作指南 4.1接口管理 4.1.1业务系统 选择->，进入业务系统配置界面，如图4-1所示。 图4-1 业务系统界面示意图 ² 新增业务系统：点击“增加”按钮，界面下方弹出图4-2所示的业务系统增加界面，依次填入相应信息，点击确定后保存； 图4-2 业务系统增加界面示意图 图4-3 业务系统修改界面示意图 15 电子档案管理系统操作手册 ² 查看业务系统详细信息：查看已有的业务系统，如图4-3，点击操作列中“”，在下方弹出其详细信息； ² 修改业务系统：查看已有的业务系统，如图4-3，点击操作列中“”，对业务系统的详细信息进行修改； ² 修改业务接口关联： ² 修改关联角色：查看已有的业务系统，如图4-3，点击操作列中“”，对业务系统的关联角色进行修改； ² 删除业务系统：查看已有的业务系统，如图4-3，点击操作列中“”，删除不需要的业务系统。 4.1.2档案属性 选择->，进入档案属性和档案类型配置界面，如图4-4所示。 图4-4 档案属性界面示意图 ² 新增档案类型：直接在原有的档案类型上右击，在弹出的对话框中选择“新增类型” 4.1.3接口协议 选择->，进入接口协议显示界面，如图4-5所示。 16 电子档案管理系统操作手册 图4-5 接口协议界面示意图 接口协议是系统配置好的，不需要我们进行其他配置。 4.2库房管理 4.2.1物理位置 正在建设中 4.3系统管理 4.3.1组织机构 选择->，进入组织机构配置界面，如图4-6所示。 17 电子档案管理系统操作手册 图4-6 组织机构配置 ² 新增组织机构：点击“增加”按钮，弹出图4-7所示的窗口，依次填入机构名称、上级机构名称等内容后点击“确定”保存； 图4-7 组织机构新增界面示意图 图4-8 组织机构修改界面示意图 ² 查看组织机构：对于查询到的组织机构，如图4-8所示，点击其操作栏下的“”按钮，查看该组织机构的详细信息； ² 修改组织机构：对于查询到的组织机构，如图4-8所示，点击其操作栏下的“”按钮，修改该组织机构的信息； 18 电子档案管理系统操作手册 ² 系统关联：查看组织机构：对于查询到的组织机构，如图4-8所示，点击其操作栏下的“”按钮，选择相应的业务系统，将组织机构与业务系统相关联； ² 删除组织机构：查看组织机构：对于查询到的组织机构，如图4-8所示，点击其操作栏下的“”按钮，删除作废的组织机构； 4.3.2权限配置 用户属性配置 选择->->，进入用户属性界面，如图4-9所示。 图4-9 用户属性界面示意图 ² 新增用户：点击“增加”按钮，在页面下方弹出的窗口中依次填入员工编号、系统选择、登录帐号以及新增用户的个人信息后点击“确定”保存； ² 修改用户基本信息：对于已创建到的用户，如图4-9所示，点击其操作栏中的“修改”按钮，修改该用户的基本信息； ² 角色关联：对于已创建到的用户，如图4-9所示，在右侧“已拥有角色”中选择该用户的角色后保存，不同角色对应不同的用户权限，按照需要选择相应角色； ² 系统关联：对于已创建到的用户，如图4-9所示，在右侧“已拥有系统”中选择该用户的所属的业务系统后保存； ² 权限关联：对于已创建的用户，如图4-9所示，在右侧“已拥有权限”中选19 电子档案管理系统操作手册 择该用户的权限后保存； ² 地区关联：对于已创建的用户，如图4-9所示，在右侧“所属地区”中选择该用户的所属地区后保存； ² 删除用户：对于已创建到的用户，如图4-9所示，点击“删除”按钮，删除该用户。 人员角色配置 选择->->，进入人员角色配置界面，如图4-10所示。 图4-10人员角色界面示意图 ² 新增角色：点击“增加”按钮，在页面下方弹出的窗口中依次填入角色名称、系统选择等信息后点击保存； ² 修改角色信息：对于已创建到的用户，如图4-10所示，点击其操作栏中的“修改”按钮，修改该角色的基本信息； ² 权限关联：对于已创建的用户，如图4-10所示，在右侧“已拥有权限”中选择该角色的权限类型后保存； ² 菜单关联：对于已创建的用户，如图4-10所示，在右侧“已拥有菜单”中选择该角色所能打开的菜单后保存； 业务系统配置 选择->->，进入业务系统配置界面，如图4-11所示。 20 电子档案管理系统操作手册 图4-11 业务系统界面示意图 ² 新增业务系统：点击“增加”按钮，填入该业务系统的相关信息后点击保存； ² 修改业务系统信息：对于已创建到的用户，如图4-11所示，点击其操作栏中的“修改”按钮，修改该角色的基本信息； ² 角色：对于已创建的业务系统，如图4-11所示，在右侧“已拥有权限”中选择该角色的权限类型后保存； ² 接口关联：对于已创建的业务系统，如图4-11所示，在右侧“已拥有角色”中选择该业务系统所需的角色后保存； 4.3.4菜单管理 选择->，进入菜单管理界面，如图4-12所示。 图4-12 菜单管理界面示意图 这一部分是对档案属性进行配置，已配置完成。 4.3.5权限管理 是对按钮操作类型进行配置，系统已配置好，无需配置。 21 电子档案管理系统操作手册 4.3.6服务器配置 选择->，进入文件服务器配置界面，如图4-13所示。 图4-13 服务器配置界面示意图 服务器配置是选择电子档案系统对应的文件服务器，也就是保存电子档案文件的服务器。 ² 新增文件服务器：点击“增加”按钮，在页面下方弹出的窗口中依次填入组别、服务器IP地址、端口、等服务器基本信息后点击“确定”保存； ² 查看服务器信息：对于已创建的文件服务器，如图4-13所示，点击其操作栏下的“”按钮，查看该文件服务器的详细信息； ² 删除文件服务器：如图4-13所示，点击其操作栏下的“”按钮，删除该文件服务器。 4.3.7服务器监控 选择->，进入文件服务器监控界面，如图4-14所示。 22 电子档案管理系统操作手册 4-14 服务器监控界面示意图 服务器监控模块主要是监控文件服务器是否在可用状态，以及文件服务器硬盘剩余空间。 ² 查看服务器监控信息：如图4-14所示，点击其操作栏下的“”按钮，查看该文件服务器监控的详细信息； ² 删除文件服务器：如图4-14所示，点击其操作栏下的“”按钮，删除对该文件服务器的监控。 4.3.8日志管理 选择->，进入文件服务器监控界面，如图4-15所示。 23 电子档案管理系统操作手册 图4-15 日志管理界面示意图 日志管理模块主要是方便管理员查看系统的登录信息，以及用户登录后主要的操作的功能模块有哪些，方便管理员在系统出现错误日志时进行分析。 24