电子档案管理制度.docx

电子档案管理制度电子档案管理制度 为了加强中队电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和 有效开发利用，更好地为中队发展服务，根据中华人民共和国档案法等有关文件规定，结合本队实际， 特作如下规定： 一、建立与健全电子文件的管理体制和工作职责 1 电子文件是开设的一种独立的档案门类和载体， 它和其他档案一样，应加强领导。电子文件从形式到归档的管理过程中 2电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不损毁、不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。 3电子文件实行集中统一管理。档案室要配备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。档案人员应忠于职守，熟练地掌握计算机系统的使用技能，组织编制归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。 二、电子文件的归档方式 1 电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档， 根据本队工作实际， 现强调物理归档。 2根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类组盘。填写必要著录项目，编制机读记录和要存放载体的编号。 3 归档的电子文件要编制简要检索工具， 其基本著录项目为： 序号、 题名、 责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境 等著录内容，归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。 三、电子文件的移交与保管 1入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及进补救。 随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案进行同步更新复制、复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三年。 保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备， 四、电子文件的提供和利用 1封存的电子档案不外借，利用时使用复制件，联网利用要有安全保密防 范措施和可靠的监管保障。 2销毁电子档案，需经本单位档案鉴定小组、分管领导批准，编制销毁清册，监销人、销毁人签名盖章。