岗位说明书编写培训课件.ppt
岗位说明书编写培训,主要内容,主要内容,认识岗位说明书,1,1.1 编写岗位说明书的目的,使根本不了解该岗位的人通过阅读岗位说明书，便可很快了解该岗位存在目的、职责及任职资格等。,为什么会有这个岗位？这个岗位是做什么的？谁适合这个岗位？,增加对岗位的理解程度，避免职责不清，使岗位任职者与管理者在对岗位的认识上达到共识。,1.1 编写岗位说明书的目的,1.1 编写岗位说明书的目的,为企业的招聘、岗位评估、绩效考核等人力资源管理工作提供依据。,岗位的任职资格是什么？岗位的管理幅度是怎样的？对内外的沟通涉及哪些？频率多少？岗位的主要核心工作内容是什么？,1.2 岗位说明书的“是与非”,岗位说明书不是什么？,某企业宾馆服务员,将岗位职责写成了岗位标准示例,1.2 岗位说明书的“是与非”,1.2 岗位说明书的“是与非”,是对岗位信息全面地概括,是对岗位的描述,是人力资源管理最基本的工具,岗位说明书是什么？,岗位的要求和存在目的，而不是任职者,岗位基本信息工作协作关系岗位职责任职资格,为岗位评估、绩效考核、员工招聘提供参考和依据,岗位说明书的应用,主要内容,如何编写岗位说明书,2,2.1 岗位说明书编写步骤,准备,岗位信息的收集,版式确定,文本制作,准备,岗位信息的收集,版式确定,文本制作,制定工作计划，分解落实各项任务；实施岗位说明书培训。,2.1 岗位说明书编写步骤,确定在岗位说明书中需要陈述哪些方面的信息；根据公司文化及企业特性，制定适应的岗位说明书的版式。,准备,岗位信息的收集,版式确定,文本制作,2.1 岗位说明书编写步骤,典型岗位说明书需包涵的要素,2.1 岗位说明书编写步骤,2.1 岗位说明书编写步骤,根据岗位说明书所需的信息点来收集相关信息；确认所收集信息的真实、有效性；依据文本格式，归并相关信息。,准备,岗位信息的收集,版式确定,文本制作,2.1 岗位说明书编写步骤,了解岗位说明书的编写要点及注意事项；对目标岗位的岗位说明书进行文本编辑工作。,准备,岗位信息的收集,版式确定,文本制作,2.1 岗位说明书编写步骤,2.2 岗位说明书编写说明岗位说明书名称及编号,编写要点：岗位说明书文档名称写清楚公司或者部门的名称。如：VC公司发酵工段材料员岗位说明书 组织人事部人力资源规划岗位说明书 编号为岗位说明书的编号，格式为：G单位编号-GS-岗位在部门内序号-编写年 份。如：VC公司发酵工段材料员的编号为：G16-GS-037-2010 组织人事部人力资源规划的编号为：G84-GS-003-2010,2.2 岗位说明书编写说明岗位基本信息,注意事项：岗位名称、部门名称要规范、具体，不能使用简称名称。如：人力资源部部长、发酵工段-段长助理；岗位编制根据定岗定编的结果进行准确填写；日期为岗位说明书下发并正式生效日期，每次对岗位说明书进行更新时，日期也要相应变更。,编写要点：此部分要求用简洁的语言描述岗位目标、主要职责。也就是：该职位设立的目 的是什么，要完成哪些工作，达成怎样的目标。格式要求“为了（实现），从事（做或负责）”。,2.2 岗位说明书编写说明岗位存在目的,达到的结果 市场份额 销售额数量质量财务结果,做什么组织监督指导操作,目标?,岗位主要职责?,为了,从事,2.2 岗位说明书编写说明岗位存在目的,【示例】某公司财务部经理,为了规范公司的财务管理，合理利用资金，提高资金利用的安全性和有效性，拟订公司的基本财务政策，指导和监督员工处理日常的账务工作和财务工作，推动预算管理、财务分析和成本控制。,【示例】某公司设备工程部师,为了确保机器的正常运行，为生产经营活动提供设备保障，维护生产机器、水电设备，办公室与宿舍的修缮，解决一般电器与机械故障，协助外部设备技术支持商进行设备的维修工作；提供机器设备供应商的技术信息与相关资料，为公司的采购决策提供建议；维护公司的软件、硬件设备。,2.2 岗位说明书编写说明岗位存在目的,界定岗位在组织中的上下级关系，明确该岗位任职者的管理幅度和指挥汇报线。,2.2 岗位说明书编写说明组织中的位置,编写要点：上下级的界定：此处界定为行政隶属关系的上下级，不包括业务管理或业务指 导的上下级。直接上级：岗位向上直接汇报的对象。间接上级：岗位非直接汇报的对象，即直接上级的上级。直接下级：直接下级是指归本岗位直接管理的下级。一般情况下行政级别的下 一级即为本岗位的直接下级。注意事项：此处填写的均为岗位的名称，而不是任职者的姓名，且填写全称。如果不是严格按行政等级进行管理，则按照实际分管情况进行描述。,2.2 岗位说明书编写说明组织中的位置,工作协作关系部分描述该岗位的对内和对外主要工作联系，即岗位需 要与哪些岗位、部门和机构联系。,2.2 岗位说明书编写说明工作协作关系,【示例】某公司办公室主任,2.2 岗位说明书编写说明工作协作关系,岗位职责是岗位说明书中核心的部分，体现了岗位的主要工作内容 及频率，从而将职责界定清晰。,2.2 岗位说明书编写说明岗位职责,编写要点：职责表述：对职责的一个概括性的描述，要全面对下面的工作内容进行概括，既不能对下面的工作内容遗漏，也不能简单的进行罗列。在职责表述下面对职责的概述进行分解，格式要求：动词+工作内容。职责数量：一个岗位可以有四到八条职责，不要超过八条。职责顺序：对职责进行排序，可以根据职责的重要性，也可以根据业务流程顺 序。频次：工作发生的频率。分为：不定期、日常、次/年，次/季，次/月，次/周 等类别。不定期表示时多时少不确定，日常表示几乎每天都发生的工作。,2.2 岗位说明书编写说明岗位职责,注意事项：岗位说明书中的职责是以岗位应做的事情为依据的，而不是针对现任职者的工作内容描述。编写者应注意在“应该”与“实际”中取得平衡。职责重点描述的是“做什么”，而不是“如何做”。例：客人到访时礼貌接待，并使用普通话对公司产品进行详细讲解。负责参观客人的引导工作及讲解公司产品及企业文化。描述的是常规、持续的工作，而不是临时的、特例的工作。,2.2 岗位说明书编写说明岗位职责,语言使用：为了减少理解的分歧，确保任职者和相关人员准确理解，岗 位职责的描述必须要注意语言的使用。,2.2 岗位说明书编写说明岗位职责,动词的使用根据其描述职责动作性质的不同，能够表达一个岗位的责任。比如：决策类：领导、批准、授权、委任、计划等管理类：管理、组织、评估、实施、改善等支持类：建议、提议、协助、分析、提供等其他基本用词：检查、收集、发放、提交等,草拟年度培训计划审核年度培训计划审批年度培训计划组织实施年度培训计划,这些分类没有严格区分，在使用时，选择合适的词语。可以同时使用两个动词，进行并列说明，比如：组织实施。,2.2 岗位说明书编写说明岗位职责,【示例】某公司研发部部长主要工作职责,2.2 岗位说明书编写说明岗位职责,界定岗位的管理权限是怎样的，从三方面进行描述。,2.2 岗位说明书编写说明工作权限,编写要点：人事权限：按性质可分为：建议权、决定权；按范围可分为：雇佣/解雇权、定薪调薪权、绩效考核权、升职/降 级权、内部调动/调整权等。例：对下级的绩效考核具有决定权；对下级升职或降级具有建议权。财务权限：分条进行描述。例：对预算内的培训费具有审批权；对预算内的招聘费具有审批权。业务权限：本岗位的业务和工作权限有哪些。例：对车辆及司机的调度权；对公司会议室、办公室的安排权；对所属下级的工作争议有 裁决权。,2.2 岗位说明书编写说明工作权限,描述胜任该岗位工作应该在教育程度、专业要求、知识技能、胜任能力等方 面达到的最低要求；描述的是岗位的实际要求，因而在填写过程中不应考虑 现有任职者的情况、条件等因素。,2.2 岗位说明书编写说明任职资格,编写要点：教育程度：岗位所要求的最低的教育程度。专业要求：岗位对任职者专业方向的要求。例：企业管理相关专业。岗位对专业资格证书的要求。例：会计岗位要求会计从业资格证书。相关工作经验：对任职者最起码的经验要求。从经验的种类、行业要求、年 限要求等方面进行描述。例：具有3年以上制药行业企业管理相关工作经验。知识、技能：为了完成岗位所要求的工作而必须具备的知识和技能。知识：描述需要具备的专业理论知识，一般从知识的理论和掌握程 度两方面进行描述。例：掌握机械制造的相关知识。,2.2 岗位说明书编写说明任职资格,知识、技能：技能：经过反复锻炼而习得的可以直接使用和指导工作的能力。主要包 括：专业技能、计算机技能、外语技能、公文处理技能、管理技 能等。例：机床操作技能、英语交流技能、商务谈判技能、办公软件使用技能等。核心能力：可预期的潜在心理素质及潜能，能在不同环境下综合运用。不同于技能，其过程不可完全重复。例：创新能力、组织能力、适应能力等。对于某些特殊岗位，由于业务或工作的特殊需要，可能在任职者的品质、个性特点方面加以适当的要求。例：经常出差的销售岗位需要具备较强的适应能力。填写本岗位要求表现突出的能力，而不是所有一般需要的能力。,2.2 岗位说明书编写说明任职资格,【示例】某公司办公室主任任职资格,2.2 岗位说明书编写说明任职资格,编写要点：工作场所：日常工作的主要场所。例：办公室、车间、库房、户外等。工作环境：从舒适度与危险性两方面来描述。例：舒适/高温/低温/潮湿/粉尘/噪声/有毒气体/危险性等。工作时间特征：正常工作时间/倒班/上下班时间随业务情况经常变化 偶尔出差/经常出差,2.2 岗位说明书编写说明其它工作特征,【示例】某公司人力资源部部长其它工作特征,2.2 岗位说明书编写说明其它工作特征,编写要点：岗位任职者、部门负责人就岗位说明书达成共识完成修订后，提交人力资源部。人力资源部经过审核通过后，由部门负责人、人力资源部共同签字确认，形成完 整的岗位说明书，并在岗位基本信息中日期一栏标注日期，以确定岗位说明书的生效日期。,2.2 岗位说明书编写说明确认,岗位说明书的维护更新,3,主要内容,至少每年一次，由人力资源部组织对岗位说明书进行检查；至少三年一次，由人力资源部组织对岗位说明书做一次修订；除周期性修订以外，当有新增岗位或岗位的某方面设置发生变化时，根据需要，部门可以向人力资源部说明修改理由及内容，由人力资源部审核通过，完成修订后再次备案。,3 岗位说明书的维护更新,END,
