浅谈成人教育的学籍档案管理.docx

浅谈成人教育的学籍档案管理浅谈成人教育的学籍档案管理 吴志芳 (盐城师范学院成人教育处, 江苏盐城224002) 成人教育是传统教育向终身教育发展的一种新型的教育制度,成人教育的学籍档案管理是成人教育管理的重要组成部分。它主要包括:学生入学和注册手续的管理,校徽和学生证的管理,学生学业成绩的管理;办理学员的升、留级和休学、复学、转学、退学事宜;学生的奖惩;学历证书的验印和发放;用计算机学籍管理软件提供各类信息,完成有关统计数据和报表;学籍档案的管理;研究学生学籍管理制度的执行情况,总结经验,提出改革建议等。搞好成人教育学籍档案管理,关系到成人教育办学规范化、制度化问题,直接影响到办学质量和效益。因此,必须认真研究成人教育学籍档案管理的基本特点,改变管理过程中的不适应状况,针对性采取改进措施,提升管理水平,以促进成人教育的健康发展。 一、成教学籍管理的基本特点 特点一:成人教育与普通教育相比,有其自身的特殊性和复杂性。就目前的成人教育类型来说,按学历教育划分:有本科、专科(含二学历) 。从性质上划分:有学历教育(包括函授、夜大、脱产、专业证书后教育) 与非学历教育(包括中小学校长岗位培训班、提高班、省级中小学骨干教师培训班) 。从学习形式上划分:有脱产的,也有业余的,有长期的,也有短期的,还有远程教育等多种形式。这就决定了成人教育学籍档案管理远比普通教育学籍管理要复杂得多。 特点二:成教学员有别于普通在校生。除全日制成人脱产班外,学员自学时间长,在校时间短,尤其是夜大函授学员,其学籍档案的建立完善,特别是信息采集、核对等,必须依靠面授阶段进行,否则既不能保证档案管理的时效性,又会加大管理运作成本。 特点三:随着成教事业的蓬勃发展,不少学校除在本校举办成人教育外,还普遍在校外(部分高校还在外省、外市) 设立成人教育分院或教学站(点) 。远距离办学必然形成学籍管理的远程操作,增加了学籍管理的中间环节,也增加了成教学籍管理的工作难度。此外,由于成人教育办学的自身特点,预科班学员学籍取得时间的不统一,在籍学员因学习成绩不符合毕业要求而留级以及因工作矛盾休学的人数都远远超过普通教育的学生,使成人学籍时间跨度增加,势必会带来成教学籍管理的复杂性。 二、成教学籍管理的现状分析 应该说,多年来各级教育主管部门和各类举办成人教育的学校在发展成人教育的过程中,逐步统一了对成教学籍管理的认识,特别是举办成人教育的学校,加大了人力、物力、财力的投入力度,成教学籍的管理工作有了明显的改观,但是不可否认成教学籍管理的现状仍不容 乐观,主要表现在: 1、缺少符合学校自身特点的成人学籍管理制度。我国成人教育的一大特点是办学形式、办学机构类型和办学层次的多样化。因此,各校在实施成人教育学籍管理的过程中,除了要执行学籍管理的有关法规外,还应该结合自身办学的情况,制定出具有自身特点的切实可行的 管理制度。然而有些高校没有完善的学籍管理制度,这就使成人教育学籍档案管理工作不可避免地出现一些疏漏。如有些高校成教学生的论文答辩材料没有存入学生的学籍档案,而只存入学校的文书档案甚至不存档;有些单位送往人事部门的档案材料杂、乱、差,在鉴别整理过程中浪费了大量的人力和时间;有些档案在平时的材料收集过程中就出现了遗漏、遗失和遗忘的情况;另外,有些部门领导年初有布置,年终无检查,只靠兼职档案员东找西要,能收多少算多少。这些现象的存在,严重影响了档案的完整性和可靠性。 2、成人教育学籍档案形成过程管理不够到位。学生学籍档案的形成过程是一个有时间跨度的过程。对成人学历教育而言,从学生录取入学到毕业离校,一般要经过两到三年的时间。所以,学籍档案管理必须从头抓起,层层把关,注意过程管理。但有些学校没有形成从收集、整理、审查到归档的规范的学籍档案管理程序,这就必然造成学籍档案材料内容残缺,质量低下,可信度差。 3、部分管理人员档案质量意识不强。有些档案管理人员认为,现代社会,信息技术飞速发展,人才流动加快,档案资料有无关系不大。由于认识上的偏颇,所以在工作中就存在着一系列不容忽视的问题,诸如: 填表不认真,该收集的材料未收集,档案材料内容不全面;对学生的鉴定和评语中掺杂有人情因素和水分,不够客观公正,缺少可信度;在档案的管理、传送过程中手续不规范,学籍档案出现人为的改动和档案丢失等现象,影响了档案的原始性、真实性和完整性。 三、成教学籍管理的强化措施 1、明确标准,完善制度,确保档案材料归档的及时准确、完整规范。由于成人教育的学生来自社会的各个层面,学习形式的多样化决定了档案收集和分类整理工作的艰巨性和复杂性,这就要求成人学籍档案管理有统一的标准,克服各行其事的局面,必须建立健全收集整理、检查核对、鉴别归档、保管保密、转递送交和管理职责等各项制度,做到有据可依,有章可循,按章办事。在实施过程中,各单位要有整体观念,要服从大局,用标准去统一行动,用标准去规范管理工作。只有严把质量关,才能保证学籍档案管理工作逐步走向规范化。2、利用现代技术设备,实现成人教育学籍档案的现代化管理。当今,电子技术以其快速、准确、方便的优势广泛地应用于社会的各个领域,成人教育的学籍档案也由原来的传统管理逐步转化为计算机管理、网络管理等,这种现代化的管理手段不仅方便快捷,而且能有效地杜绝制、贩假文凭的现象,这为进一步提高学籍档案的管理水平,塑造成人教育在社会上的良好形象提供了可靠保证。 3、加大审查力度,确保档案的真实性和严肃性。成人教育的类型较多,形成的档案内容较散,光靠某一人难以完成,这就需要全体管理人员团结协作,平时注意收集,及时移交。而要做到这一点,领导重视、及时检查又显得尤为重要。各部门的领导要把档案工作列入学校工 作的议事日程,要像抓教学、抓管理等工作一样抓档案工作,要把档案管理纳入个人的目标管理进行考核,要定期检查,及时纠正实施过程中出现的问题,特别要抓好学生毕业前学籍档案材料的检查审核,以便及时补缺。只有这样,才能保证每个学生的档案材料真实、完整,也才能维护学籍档案材料的严肃性。 4、加强学习,提高档案工作者自身的素质。要做好成人教育学籍档案的管理工作,不仅档案主管部门要定期对档案工作者进行岗位培训和专题培训,而且档案工作者本人也要加强学习,不断提高包括思想素质和业务素质在内的整体素质,在实践中不断积累经验,并虚心向 同行们学习。只有这样,才能使自己工作起来得心应手,才能把档案管理工作由原来的随意化、手工化,转化为规范化、标准化、科学化、现代化。