OA流程新建、变更管 理制度.doc

宁夏汇丰物贸（集团）有限公司宁汇字【2011】119号 OA流程新建、变更管理制度一、 目的及适用范围目的本制度规定了集团OA流程新建及变更过程中必须遵循的原则、程序和考核办法，明确了在集团OA流程新建和变更过程中各相关部门职责，保证了集团OA流程使用的严肃性和科学性。适用范围本制度适用于集团各部门OA流程新建和变更工作。二、 内容1. OA流程的定义：在OA系统中，一个任务借助OA流程表单从需求提出到任务完成所经过的一个或一个系列行为，包括每个部门在这个过程中所处的节点和承担的任务，以及该节点的输入、输出信息和成果。2. OA流程新建、变更的定义：集团各流程归口发起部门因管理或业务需要在OA系统中增加或修改流程的行为，包括OA流程新建、变更设计；OA流程新建、变更审批；OA流程新建、变更发布和执行；OA流程新建、变更实施和启用；OA流程后续管理。3. OA流程归口发起部门的定义：是指负责对与部门职责相关度最高的OA流程进行设计、变更管理的具有唯一性部门。对于存在归属争议的OA流程，由最先提出流程设计方案的部门申请召开集团经管会议对流程归属予以确定。最先对存在归属争议的OA流程提出流程设计方案并通过的，给予部门经理3分奖励，未通过的给予1分奖励；对后提出方案且方案通过的，给予部门经理2分奖励，未通过的部门经理不扣分；对存在归属争议的OA流程相关部门一直未提出流程设计方案的，部门经理考核扣2分。4. OA流程新建、变更设计：流程归口发起部门对需要新建、变更的管理或业务流程通过与流程相关部门经过反复沟通确认后，对流程名称、流程描述、流程节点、流程步骤、流程内容、流转条件、表单格式、表单内容、可写字段、经办部门、经办角色、经办人员、具体权限、实施要求等14项要素进行详细的设计。设计要求：1) 沟通充分：所有OA新建、变更流程在设计前都应做好沟通工作。部门内部使用的流程需要征求本部门所有主管的意见；跨部门使用的流程需要征求各相关部门所有主管的意见。如在设计过程中未进行沟通或沟通不充分，影响后续工作的，由OA新建、变更流程审批会议确定后由运营中心进行考核，考核流程设计部门经理0.5分。2) 内容全面：设计流程时应考虑到所有流程设计要素，不得遗漏。如有遗漏，由OA新建、变更流程审批会议确定后由运营中心进行考核，考核流程设计部门经理0.5分。3) 描述清楚：设计流程时应考虑非专业人员的理解能力，描述务求详细清楚。如描述不清，甚至产生异议，由OA新建、变更流程审批会议确定后由运营中心进行考核，考核流程设计部门经理0.5分。4) 要求明确：设计流程时应充分考虑到流程的特点和要求，充分考虑到非专业人员的理解能力，对制度要项、流程步骤、流程节点、流转条件、经办部门、经办角色、经办人员、具体权限、实施要求等要素的描述一定要清楚明确。如流程要求描述不明确，由OA新建、变更流程审批会议确定后由运营中心进行考核，考核流程设计部门经理0.5分。5) 闭环结构：集团所有OA流程在设计时需遵循闭环结构，流程最终由该流程发起人结束。如流程审批不通过需遵循逐级返回的原则。6) 设计要求：集团所有流程的设计制作需按照信息技术部所发布的最新“流程样板”进行制作，以便于进行统一、规范制作。如有特殊要求与流程样板冲突，需提前与信息技术部沟通，以确定是否可行。如按流程样板制作出的流程表单设计还是很粗糙，考核流程制作人1分，流程设计部门经理1分。7) 经过上会通过的流程表单，信息技术部进行审查的过程中，如有不足以协调形式发回流程表单制作部门，在规定的时间内重新修改，信息技术部已最终修改通过的流程进行制作。如果超过规定的时间，考核流程制作人0.5分，流程设计部门经理0.5分。（流程样板：）5. OA流程新建、变更审批：流程归口发起部门对设计好的流程需申请集团召开专门的流程审批会议进行审批，对于关键的管理和业务流程董事长必须亲自参与会议审批过程，会议审批通过的流程才可以集团红头文件的形式进行发布执行。审批要求：1) 流程是否成熟：OA新建、变更流程设计完成后，流程归口发起部门需结合管理和业务现状对设计好的流程进行应用评估，对评估结果成熟的流程才可申请流程审批会议。如未对设计好的流程进行应用评估就申请流程审批会议，由OA新建、变更流程审批会议确定后由运营中心进行考核，考核流程设计部门经理0.5分。2) 风险是否可控：OA新建、变更流程设计完成后，流程归口发起部门需结合管理和业务现状对设计好的流程进行风险评估，对评估结果成熟的流程才可申请流程审批会议。如未对设计好的流程进行风险评估就申请流程审批会议，由OA新建、变更流程审批会议确定后由运营中心进行考核，考核流程设计部门经理0.5分。3) 流程设计是否符合标准：流程审批会议将对流程归口发起部门提交的OA新建、变更流程进行流程名称、流程描述、流程节点、流程步骤、流程内容、流转条件、表单格式、表单内容、可写字段、经办部门、经办角色、经办人员、具体权限、实施要求等流程要素进行审批，如存在流程设计内容缺失、流程描述不清、流程要求不明确，由OA新建、变更流程审批会议确定后由运营中心进行考核，考核标准详见（4.OA流程新建、变更设计）。4) 流程发布执行：OA流程新建、变更审批会议由流程归口发起部门发起，流程使用相关部门经理及信息技术部流程主管参加，对设计完成且应用成熟的流程进行审批，审批通过的流程由流程归口发起部门申请集团以文件的形式发布执行，对未见集团红头文件的流程，信息技术部流程主管必须拒绝实施，否则由运营中心考核扣0.5分。对未申请流程主管参加OA流程新建、变更审批会议的发起部门，没经过专业人员的意见就通过的流程表单，在红头文件发布后，出现问题由信息技术部提交运营中心考核流程设计人及部门经理各0.5分，并发回流程表单设计部门重新设计。6. OA流程新建、变更实施：信息技术部流程主管根据集团红头文件内容，在OA系统中对流程的归口发起部门、流程名称、流程描述、流程节点、流程步骤、流程表单、表单内容、可写字段、经办部门、经办角色、经办人员、具体权限、实施要求等进行实施。实施要求：1) 按时完成：流程表单的制作周期，以红头文件发布之日起，经过信息技术部审核后，没设计缺陷的、一张表单的制作周期是一个工作日（如遇见大量表单同时发布制作，制作周期按表单数量叠加计算）流程主管在流程实施过程中要严格按照流程设计要求进行实施，对流程设计中不明确或不合理的地方可以拒绝实施并向流程归口发起部门提出质疑。如流程设计要求明确、合理，描述清晰，但流程主管未按要求在1个工作日内完成实施的，由流程归口发起部门向运营中心上报，由运营中心进行考核，扣信息技术部经理、流程主管各0.5分。2) 测试验收：在实施的最后阶段，由信息技术部流程主管与流程归口发起部门协作，对OA新建、变更流程实施成果进行测试验收。如实施流程未经过测试验收通过就启用的，出现问题后，由审计监察部负责审计核实并上报运营中心进行考核，扣信息技术部经理、流程主管、流程归口发起部门经理各0.5分。7. OA新建、变更流程启用：在信息技术部流程主管与流程归口发起部门完成新建、变更流程的联合测试后，由信息技术部流程主管对OA新建、变更流程赋予使用权限，新流程正式开始启用。同时，原新流程设计部门以协调的方式通知流程主管需要停用的旧表单、以及启用的新表单。信息技术部流程主管对旧流程收回使用权限，旧流程正式停用，所有未结束的旧流程一律重新按新流程进行办理。虽然已有集团红头文件，但在新流程正式启用时，流程归口发起部门必须要在集团晨会上对启用的新流程进行全员培训，对新流程的内容、步骤、要求等进行详细的解释和说明，以起到明确流程使用范畴和广而告之的作用。如流程归口发起部门未做新流程培训的，由信息技术部流程主管负责统计并上报运营中心进行考核，扣流程归口发起部门经理0.5分。8. 流程后续管理流程后续管理是指对所有已启用流程进行持续优化工作、使用监督工作、风险防范工作。1) 持续优化：流程归口发起部门对已启用的流程根据组织架构变化，部门职责转移，业务内容发展和风险控制等因素对流程进行及时的调整。2) 使用监督：流程归口发起部门对已启用的流程在运行过程中出现的滥用、延时、随意转交、随意修改内容（表单可写内容在第一次填写后就不可以再进行修改操作，所有修改操作只能在会签意见栏中填写,如违反本规定，修改一次扣2分）等情况进行监督；对信息中心在没有流程归口发起部门同意的情况下随意修改流程内容等情况进行监督。一经发现，由流程归口发起部门向运营中心上报，由运营中心进行考核，扣当事人1分。3) 风险防范：对于重要的流程（资金、财产、物资），流程归口发起部门要对流程中存在的风险进行防范，一旦有风险发生，流程归口发起部门应立即停止该流程的运行，并采取积极手段控制风险。9. OA流程新建、变更特殊情况1) 特殊情况是指不需要进行OA流程新建、变更设计，不需要进行OA流程新建、变更审批，不需要进行OA流程新建、变更发布的已启用的OA流程。具体包括经办表单格式、经办人员、实施要求等3项要素进行变更的情况。操作流程：由流程归口发起部门填写OA流程变更申请表，按要求将需要变更的流程名称、流程节点、经办部门、经办角色、经办人员、可写字段、表单格式等内容填制清楚，有集团红头文件的将文件号填写清楚。信息技术部流程主管负责按照审批通过的OA流程变更申请表进行实施。信息技术部流程主管对流程归口发起部门未上OA流程变更申请表的变更要求必须拒绝实施，否则由运营中心考核扣0.5分。OA流程变更申请表流程描述：由OA流程归属部门填制集团OA流程变更申请表 申请人所在部门经理给予审核（是否同意?不同意返回上一步）中心事业部总经理给予审核（是否同意?不同意返回上一步）信息中心总经理给予审核（是否同意?不同意返回上一步）集团总经理给予审核（是否同意?不同意返回上一步）流程主管实施 返回发起人。样板如下：2) 所有变更的OA流程凡涉及到经办人员要素变更且变更流程为集团通用流程的，由信息中心流程主管依据集团任命、调岗等红头文件进行实施，OA流程归属部门无需再填制集团OA流程变更申请表进行审批。三、 执行时间本制度自发布之日起执行。宁夏汇丰物贸（集团）有限公司2011年7月8日主题词： OA流程新建、变更管理 制度 主 发：董事长刘玉平、总经理刘彦 抄 送： 全员