差旅公司实习报告.doc

实习报告携瑞信息技术有限公司是全球领先的差旅和财务解决方案提供商。它通过最全面和创新的在线管理工具，为客户提供差旅管理、会议管理、在线财务、管理分析的端到端服务。基于客户需求持续创新，通过直观和易于使用的在线体验，为客户提供按需服务。携瑞信息技术有限公司目前的产品是优行商旅网。优行商旅网为企业和个人提供全方位和个性化的差旅管理解决方案，提供差旅资源的选择、整合与优化，以此保证企业员工和个人用户的出差质量，节省差旅支出成本和时间成本。优行商旅网提供的具体业务有机票服务解决方案，酒店服务解决方案，会议及活动解决方案，管理咨询服务，智能报告服务和VIP垫付服务。用户能够随时随地查询航班和酒店信息，随时随地进行预订和修改，享受系统带来的便捷和效率，还可以数据报告，制订和完善本企业商务旅行管理政策，企业差旅的采购人员和管理者可以在线获取详细的企业差旅支出数据，核实和控制商务旅行成本。流程精简便捷，管理高效安全，实现了企业商务各个环节的通畅，自动化处理和无缝链接，提高了整体商务旅行运作的效率。全球经济危机迫使许多企业收缩经营规模，加大成本控制，而差旅开支是企业第二大可控制成本，企业需要制订更高效的差旅政策。差旅管理是指企业利用信息技术，对差旅活动进行全过程监控，从而达到控制差旅成本的目的。传统的差旅管理模式存在巨大的浪费、有着难以克服的管理漏洞，而现代化的差旅管理能够为企业提供完善、快捷、方便、经济的差旅服务，为企业节约费用、减轻企业行政人员和财务人员的负担，为企业管理层提供差旅管理报告以利于差旅费用的控制和提升整个企业的管理水平。中国企业差旅管理的现状目前中国多数企业缺乏差旅管理意识，其差旅费用的报销流程复杂而繁琐，财务人员的工作量巨大，出差员工差旅费用控制薄弱，管理效率低下。1企业管理层缺乏差旅管理意识2针对出差费用缺乏管理控制力3报销流程复杂、数据无法用于管理4现金是首要的差旅费支付模式实施现代化差旅管理的建议1建立一套体现企业文化、人性化的差旅政策企业差旅政策的制定体现了公司差旅费用支出的具体原则，涉及到旅行安排、付款方式、差旅开销及支出的处理程序等。在差旅政策中应有以下条款：员工出差的审批、出差员工的职责、旅行指南、交通工具的选择、机票和酒店预订系统选择、住宿标准、员工安全及保险条款、同行家属费用条款、信用卡和现金使用条款、出差餐饮条款、电话费及出租车费条款、报销程序条款、可以选用的差旅行程预订系统、协议酒店名单、协议航空公司名单等，差旅政策条款应尽量细化以方便嵌入差旅预订系统，从而保证良好的执行效果。2任命差旅经理，确定差旅经理职责当一家企业或者企业集团每年的差旅费用达到一定规模，任命一名专门负责企业或者企业集团差旅事务的经理人员将是十分必要的。其工作职责应该包括：（1）参与制定差旅政策，负责向员工宣讲差旅政策。差旅经理应配合企业差旅业务发展的需要，协同财务人员、经常出差的员工参与制定差旅政策，提出适合企业文化和业务需求的建议；差旅政策一旦确定，差旅经理所带领的差旅管理团队需要采用网上公示、进行培训、和出差人员充分沟通等方式确保差旅相关人员了解该政策。（2）担当外部商旅供应商与企业内部出差员工的中介。差旅经理所带领的团队有义务与每位差旅者进行沟通，使他们了解安排差旅时能够利用哪些资源；当差旅政策中列示的供应商发生改变时，差旅部门应及时将新供应商名单告知全体员工，同时定期更新和增加差旅网页的信息，使出差员工及时了解差旅管理部门的工作；随时与以下供应商签订合同并协调关系：差旅管理公司、航空公司、酒店、汽车租赁公司、企业信用卡提供商等。（3）监控差旅活动。差旅经理需要监控、追踪并评估公司差旅过程的各个方面，并就差旅工作质量进行管理和监督，确保差旅工作的准确性和及时性；及时妥当地安排差旅事务中遇到的特殊情况；根据差旅业务的需求，引进新的差旅服务方案并制定相应的工作计划，以达到高效率、高标准地服务内部差旅员工的目标；负责开发新的商旅供应商以及评估现有供应商，保证现有供应商所提供的服务能够最大程度地满足本企业差旅需求。3选择适合企业的差旅管理公司 一家专业的差旅公司，能够消化企业差旅管理中较为繁琐且专业性甚强的内部事务，而使企业将有限的精力集中于主业的开拓上。在选择差旅管理公司时要注意以下几点：（1）选择经验丰富、讲求信誉的差旅管理公司。认真审阅差旅管理公司的“报价表”，确认其所提供服务的全部内容和标准是否符合公司的经营目标，是否能够与公司的差旅政策相符合。（2）挑选具有强大网络的差旅管理公司。网络强大的差旅管理公司可根据企业的各种实际要求和变化对差旅活动适时进行调整和重新做出安排，以确保企业差旅活动的顺利进行。（3）差旅管理公司应能够在为企业开辟的专门网页上提供在线预订服务，使企业员工能够方便地使用该系统进行机票和酒店以及行程的预订。(4) 保证企业的差旅政策与差旅管理公司的系统相整合。例如将差旅审批、各部门差旅预算、各种人员出差住宿的标准等嵌入差旅公司的预订系统。预订系统通过自动辨认个人账号和个人身份证号码，为出差员工显示他（她）所能够乘坐的舱位和入住的酒店，因此出差人员只需输入事先得到的个人账号，输入身份证号码即可在网上申请出差，出差申请被批准后购买机票、挑选座位、预订宾馆、租车等均不需担心会违反企业的相关规定。企业在差旅政策中可能会要求员工在预订时选择最低票价，那么在预订系统中就会有相应的提示。(5)差旅管理公司应能用电子邮件将旅行路线图以及机票确认号码发送给即将出差的员工，而员工也可利用在线预订系统、打印确认函确认电子机票和酒店的预订是否成功。(6)差旅管理公司的预订系统能够与企业的网上报销系统、企业的ERP系统，网上银行实现数据的共享，从而最大程度地避免信息孤岛，提高工作效率，规避风险。（7）差旅管理公司将能提供除预订行程以外的其他增值服务，例如提供差旅管理报告以便于企业对各种出差数据进行分析、协同企业差旅经理分析现有差旅政策的合理性并提出改进建议、利用企业消费的数据向航空公司和酒店议价，为企业争取最优惠的价格。4制定信用卡计划信用卡能够有效地帮助企业管理日常开支，如机票、酒店住宿、餐饮以至办公用品的支出等，为企业省时省钱。采用信用卡结算机票和酒店等一系列差旅费支出能使企业透过此卡所提供的全面性综合报告，对账项一目了然，掌握全盘开支，也免除了预借现金、归还现金的环节。由于信用卡具有免息期的功能，也避免了占用企业流动资金，能够有效地提高企业资金的使用效率。具体做法是为企业不同级别的人员办理不同信用额度的信用卡。企业工作人员外出公务消费时，可以不再预借现金，而是持信用卡先行刷卡支付，并取得发票及刷卡凭证，出差回来后通过网上提请单位财务进行报销，单位财务审核无误后将在银行预先确定的信用卡还款日前将款项打入工作人员信用卡账户。由于企业财务人员可以通过专门的信用卡支持系统直接查询该工作人员公务消费的时间、地点、消费金额、商户名称等十多项明细信息，并与发票及刷卡凭证一一核对审核，杜绝利用虚假发票报销等漏洞，提高了差旅费用支出的透明度，并在一定程度上起到了成本控制的作用。有的企业担心公卡私用，其实这个问题很好解决，只要在差旅政策中规定可以报销的明细项目和消费限额，如果出差人员的消费不符合差旅政策，那么他（她）多花费的钱应自动从其下月工资中扣除。当企业选择信用卡发卡行时应考虑免息期是否足够长、是否能够提供较为完善的网上银行服务，从而便于企业在网上进行消费明细的查询、还款，并能够方便地将交易数据下载至企业会计系统，极大地方便企业对差旅费用的管理。5选择自助式差旅管理模式近年来航空机票实现了电子化，各家酒店开始建立电子商务平台，在其开放式的网络平台上查询价格、预订房间、查看消费报表和消费记录成为可能。分销渠道的价格优势已经不像以前那样突出，因此一些中小型企业开始转向使用软件公司开发的网上差旅管理系统，这个系统可以使差旅计划制定、预订机票和酒店全部自动化，这种差旅管理系统与企业ERP系统、人力资源系统等能够做到无缝联接，前提是全部采用一家公司的软件。这种差旅管理系统能够与企业的差旅政策全面集成，当出差员工提出超出政策的要求时系统将提示员工使其计划合理化，也可以选择严格地执行政策并防止他采取超出政策的行为。月末或者年度终了，该系统将生成差旅管理报告，由企业的差旅经理所率领的团队自行分析，得出结论。这种自助式差旅管理模式省去了支付给差旅管理公司的服务费用，同样也能实现一定的差旅管理的目的。6对差旅费支出进行事后分析企业无论是使用哪种差旅管理模式，最终网上差旅管理系统都能够向企业提供每一位员工的详尽消费报表，包括：消费日期、内容、金额等。比对员工消费和其正在开展的项目收益，方便对员工进行绩效考核。在一定程度上能够避免虚开发票、增开发票等问题的发生。报表还提供了员工消费排名、城市消费排名和航空公司消费排名等情况，透过这些信息可以知道在过去的一年里最常出差的人员，热门的出差地点，每个出差人员的话费，出差的时间，差旅费用的部门分布，主要交通工具等。如果对信息进一步分析，能够得出员工到哪些城市出差的频率最高，是否需要在那里建立办事处或者分公司；哪些出差行程对公司的业务最有帮助，机票和酒店的折扣价是否还可以降低。分析员工出差过程中的各种消费不仅可以帮助企业了解所有费用支出的合规性、合法性和合理性，而且统计企业员工出行工具、所选航空公司以及酒店的信息，可以为企业进一步修订差旅政策、改进差旅管理、进行差旅费支出的控制奠定数据基础。经过这次在公司的实习，我深刻地感觉到差旅管理在企业中的重要性，同时差旅管理公司在这一行业的可发展空间是多么地巨大，如何能够有效突出在这一行业的领先地位呢？